Жижиг төслүүдийг удирдах удирдлагын гарын авлага
Жижиг төслүүдийг удирдах нь ихэвчлэн том төслүүдийг удирдахаас илүү хялбар гэж тооцогддог. Гэсэн хэдий ч жижиг төслүүд нь анхаарал болгоомжтой, үр дүнтэй менежмент шаарддаг өөрийн гэсэн өвөрмөц бэрхшээлтэй байдаг. Сайн удирдлага нь төслийг жигд явуулж, зорилгодоо хүрэхийн тулд чухал үндэс суурь болдог. Энэ нийтлэлд жижиг төслийн удирдлагын төлөвлөлтөөс эхлээд эцсийн үнэлгээ хүртэлх алхамууд болон шилдэг туршлагуудыг авч үзэх болно.
1. Төслийн төлөвлөлт
А. Зорилгоо тодорхойлох
Жижиг төслийг удирдах эхний алхам бол төслийн зорилгыг тодорхой тодорхойлох явдал юм. Зорилтууд нь тодорхой, хэмжигдэхүйц, хүрч болохуйц, хамааралтай, цаг хугацаатай (SMART) байх ёстой. Тодорхой зорилтуудыг тодорхойлох нь төслийн амжилтыг эцэст нь үнэлэхэд хялбар болгоно.
B. Багийн бүрдүүлэлт
Төслийн менежментийн чухал хэсэг бол зөв багийг сонгох явдал юм. Багийн гишүүн бүр холбогдох мэргэжлийн ур чадвар, тодорхой үүрэгтэй эсэхийг шалгаарай. Тодорхой үүрэгтэй жижиг багуудыг ашиглах нь үр ашиг, харилцаа холбоог сайжруулж чадна.
C. Хамрах хүрээг тодорхойлох
Төслийн үйл явцын явцад өөрчлөлт оруулахаас зайлсхийхийн тулд төслийн цар хүрээг нарийвчлан тодорхойл. Хамрах хүрээ нь төлөвлөсөн төслийн бүх элементүүдийг хамарч, бүх оролцогч талуудын хоорондын тохиролцоог хангах ёстой.
2. Захиргааны тохиргоо
А. Баримтжуулалтын систем
Баримтжуулалт бол захиргааны чухал тал бөгөөд үүнийг орхигдуулж болохгүй. Төслийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, хуваарь, багийн үүрэг хариуцлага гэх мэт төсөлтэй холбоотой бүх мэдээллийг сайн баримтжуулсан байх ёстой. Төслийн удирдлагын програм хангамжийг ашиглан баримт бичгийг төвлөрсөн байдлаар удирдаж, бүх багт хялбархан хүртээмжтэй болгоно уу.
B. Төсвийн удирдлага
Төсвийн менежмент нь төслийн удирдлагын чухал хэсэг юм. Зардлын хэтрэлтээс урьдчилан сэргийлэхийн тулд бодитой төсөв гаргаж, зардлыг тогтмол хянаж байгаарай. Санхүүгийн эрсдэлийг урьдчилан сэргийлэхийн тулд хатуу бөгөөд уян хатан төсвийн зарчмуудыг баримтал.
C. Хуваарь гаргах
Төслийн нарийвчилсан, бодитой хуваарь гарга. Төслийн явцыг дүрслэн харуулах, хянахын тулд Ганттын диаграмм гэх мэт хэрэгслүүдийг ашиглаарай. Хуваарьт төслийн үе шат бүрийн цаг хугацаа болон гэнэтийн саатлыг харгалзан үзэх зарим урьдчилан тооцоолоогүй хугацааг багтаасан эсэхийг шалгаарай.
3. Төслийн хэрэгжилт
А. Үр дүнтэй харилцаа холбоо
Үр дүнтэй харилцаа холбоо нь төслийн амжилтын түлхүүр юм. Багийн гишүүд болон бусад оролцогч талуудын хооронд тодорхой, бүтэцлэгдсэн харилцаа холбооны сувгууд байгаа эсэхийг шалгаарай. Төслийн явцыг хэлэлцэх, гарч ирж буй асуудлуудыг шийдвэрлэхийн тулд тогтмол уулзалт эсвэл долоо хоног бүр мэдээлэл өгөх хуваарь гаргаж болно.
B. Эрсдэлийн удирдлага
Төсөл бүр, тэр ч байтугай жижиг эрсдэлтэй байдаг. Эрсдэлийг эрт үед нь тодорхойлж, бууруулах арга хэмжээг тодорхойл. Боломжит эрсдэл болон тэдгээрийг бууруулах стратегийн жагсаалтыг гаргаж, төслийн туршид үе үе үнэл.
C. Хяналт ба хяналт
Төслийн явцыг тогтмол хянаж байх. Төсөл тохиролцсон төлөвлөгөө, төсвийн дагуу хэрэгжиж байгаа эсэхийг шалгах. Хэрэв ямар нэгэн асуудал илэрсэн бол үндсэн шалтгааныг шинжилж, төслийг хэвийн үргэлжлүүлэхийн тулд яаралтай арга хэмжээ авах.
4. Төслийн хаалт
А. Үр дүнгийн үнэлгээ
Төсөл дууссаны дараа анхны зорилтуудтай харьцуулсан үр дүнг цогцоор нь үнэлнэ. Энэхүү үнэлгээнд зөвхөн эцсийн үр дүн төдийгүй хэрэгжүүлсэн үйл явц, төслийн удирдлагын үр нөлөө багтана.
B. Эцсийн тайлан
Төслийн бүх талыг эхнээс нь дуустал нь баримтжуулсан эцсийн тайлан гарга. Энэхүү тайланд амжилтын дүн шинжилгээ, багийн гүйцэтгэлийн үнэлгээ, сургамжийг багтаасан байх ёстой. Сайн тайлан нь ирээдүйн төслүүдэд үнэ цэнэтэй лавлагаа болно.
C. Багийн татан буулгалт
Төсөл албан ёсоор хаагдсаны дараа багийг талархал илэрхийлж, бүтээлч санал хүсэлтээ илэрхийлж ажлаас нь хална. Сайн ажлаас халах нь эерэг сэтгэгдэл төрүүлж, ирээдүйн хамтын ажиллагааны бат бөх мэргэжлийн харилцааг бий болгоно.
5. Суралцах ба боловсронгуй болгох
А. Эргэцүүлэл ба суралцах
Бүх үйл явцыг эргэцүүлэн бодож, сайжруулах шаардлагатай хэсгүүдийг тодорхойлох цаг гарга. Энэ бол алдаанаасаа суралцаж, ирээдүйд менежментийн ур чадвар, төслийн удирдлагын арга барилаа сайжруулах чухал боломж юм.
B. Архивлах
Төслийн бүх баримт бичгийг зохих ёсоор архивласан эсэхийг шалгаарай. Энэхүү архивт төслийн туршид үүсгэсэн бүх тэмдэглэл, тайлангуудыг хялбархан хандах, ирээдүйд лавлах зорилгоор багтаасан болно.
C. Инновацийг хэрэгжүүлэх
Төслийн явцад гарч ирж буй инноваци эсвэл шинэ аргуудыг хэрэгжүүлэх боломжийг үнэлэх. Өөрчлөлтөд нээлттэй байж, шинэ санаануудыг хэрэгжүүлэх нь ирээдүйн төслүүдийн үр нөлөө, үр ашгийг дээшлүүлэхэд тусална.
Дүгнэлт
Жижиг төслүүдийг удирдахад нямбай төлөвлөлт, сайн зохион байгуулалттай удирдлага шаардлагатай. Энэхүү гарын авлагыг дагаж мөрдвөл төслийн менежерүүд захиргааны ажлуудыг илүү үр дүнтэй, үр дүнтэй гүйцэтгэх боломжтой болно. Сайтар бодож боловсруулсан стратеги боловсруулах, үр дүнтэй харилцаа холбоог хангах, алхам бүрийг нарийвчлан авч үзэх нь төслийн амжилтын боломжийг хамгийн их байлгах болно. Жижиг төсөл бүрээс авсан туршлага, сургамж нь ирээдүйд томоохон төслүүдийг удирдах бат бөх суурийг тавих болно.
