മുൻഗണനാ സ്കെയിൽ എങ്ങനെ നിർണ്ണയിക്കും

മുൻഗണനാ സ്കെയിൽ എങ്ങനെ നിർണ്ണയിക്കും

നമ്മുടെ ദൈനംദിന ജീവിതത്തിൽ, ഒരേസമയം നിരവധി തിരഞ്ഞെടുപ്പുകളും ആവശ്യങ്ങളും നാം നേരിടുന്നു: ജോലി, കുടുംബകാര്യങ്ങൾ, സാമ്പത്തിക ലക്ഷ്യങ്ങൾ, ആരോഗ്യം, സ്വയം വികസന ആവശ്യങ്ങൾ പോലും. എല്ലാം പ്രധാനമാണെന്ന് തോന്നിയാൽ, നമുക്ക് ക്ഷീണം, ശ്രദ്ധ നഷ്ടപ്പെടൽ, ഒടുവിൽ ഒന്നും മികച്ച രീതിയിൽ പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയാതെ വരാനുള്ള സാധ്യത കൂടുതലാണ്. ഇവിടെയാണ് മുൻഗണനാക്രമം പ്രധാനമാകുന്നത്. ചെയ്യേണ്ട കാര്യങ്ങളുടെ പട്ടിക എഴുതുക മാത്രമല്ല, ഏറ്റവും സ്വാധീനം ചെലുത്തുന്നതും, ഏറ്റവും അടിയന്തിരവും, നമ്മുടെ ജീവിത ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി ഏറ്റവും യോജിക്കുന്നതും ഏതൊക്കെയാണെന്ന് തരംതിരിക്കുന്ന പ്രക്രിയയാണിത്.

1. മുൻഗണനാ സ്കെയിലിന്റെ അർത്ഥം മനസ്സിലാക്കുക

ഒരു ജോലിയുടെയോ തീരുമാനത്തിന്റെയോ പ്രാധാന്യം അതിന്റെ മൂല്യം, ഉദ്ദേശ്യം, അടിയന്തിരാവസ്ഥ, സ്വാധീനം എന്നിവയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി റാങ്ക് ചെയ്യുന്നതാണ് മുൻഗണനാക്രമം. യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾക്ക് ആദ്യം സമയം, ഊർജ്ജം, വിഭവങ്ങൾ എന്നിവ നീക്കിവയ്ക്കാൻ മുൻഗണനാക്രമം നമ്മെ അനുവദിക്കുന്നു. തൽഫലമായി, ഉൽപ്പാദനക്ഷമത വർദ്ധിക്കുന്നു, സമ്മർദ്ദം കുറയുന്നു, യഥാർത്ഥ പുരോഗതി നമുക്ക് എളുപ്പത്തിൽ അനുഭവപ്പെടുന്നു.

മുൻഗണനകൾ പലതുണ്ടെന്ന് പലരും തെറ്റായി വിശ്വസിക്കുന്നു. വാസ്തവത്തിൽ, മുൻഗണനകൾ വളരെ കുറവാണ്. നമുക്ക് നിരവധി പദ്ധതികൾ ഉണ്ടാകാം, എന്നാൽ ഏത് സമയത്തും, വിജയകരമായ ഒരു ദിവസത്തിന് യഥാർത്ഥത്തിൽ മുൻഗണന നൽകേണ്ട 1–3 കാര്യങ്ങൾ മാത്രമേ ഉണ്ടാകൂ.

2. ലക്ഷ്യത്തിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക: നിങ്ങൾ എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നത്?

നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ വ്യക്തമല്ലെങ്കിൽ മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടായിരിക്കും. അതിനാൽ ആദ്യപടി ഒരു ലളിതമായ ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം നൽകുക എന്നതാണ്: "എന്റെ ജീവിതത്തിലെ ഈ ഘട്ടത്തിൽ ഞാൻ എന്താണ് പിന്തുടരുന്നത്?" ലക്ഷ്യങ്ങൾ വ്യത്യസ്തമായിരിക്കാം: ഒരു കരിയർ കെട്ടിപ്പടുക്കുക, എന്റെ സാമ്പത്തികം സ്ഥിരപ്പെടുത്തുക, കോളേജ് പഠനം പൂർത്തിയാക്കുക, എന്റെ ആരോഗ്യം മെച്ചപ്പെടുത്തുക, കുടുംബബന്ധങ്ങൾ ശക്തിപ്പെടുത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ബിസിനസ്സ് ആരംഭിക്കുക.

ദീർഘകാല ലക്ഷ്യങ്ങൾ (ഉദാ. 1–5 വർഷം) എഴുതിവയ്ക്കുക, തുടർന്ന് അവയെ ഇടത്തരം (3–6 മാസം) ഹ്രസ്വകാല ലക്ഷ്യങ്ങൾ (ആഴ്ചതോറും/ദിവസവും) എന്നിങ്ങനെ വിഭജിക്കുക. വലിയ ലക്ഷ്യങ്ങളിലേക്ക് നയിക്കുന്ന "പടികൾ" ആയിരിക്കണം ദൈനംദിന മുൻഗണനകൾ. ഒരു പ്രവർത്തനം ഒരു ലക്ഷ്യത്തെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, അത് ഒരു മുൻ‌ഗണന ആയിരിക്കില്ല - അത് തിരക്കേറിയതായി തോന്നിയാലും.

3. ഇൻവെന്ററി: നിങ്ങൾ ചെയ്യേണ്ടതും ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതുമായ എല്ലാം എഴുതുക.

അടുക്കുന്നതിനു മുമ്പ്, എല്ലാം ഒരുമിച്ച് ശേഖരിക്കുക. ഒരു സമഗ്രമായ പട്ടിക എഴുതാൻ 10–15 മിനിറ്റ് എടുക്കുക: ജോലി ജോലികൾ, സമയപരിധികൾ, വീട്ടുജോലികൾ, അപ്പോയിന്റ്മെന്റുകൾ, നിങ്ങൾ പഠിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ, വിശ്രമത്തിന്റെ ആവശ്യകത പോലും. ധാരാളം ആളുകൾ അമിത ജോലി അനുഭവിക്കുന്നത് അവർക്ക് വളരെയധികം ജോലി ഉള്ളതുകൊണ്ടല്ല, മറിച്ച് വ്യക്തമായ ഒരു ഘടനയില്ലാതെ എല്ലാം അവരുടെ തലയിൽ കറങ്ങുന്നതിനാലാണ്.

എഴുതി വയ്ക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ മനസ്സിൽ നിന്ന് ഭാരം കടലാസിലേക്ക് (അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കുറിപ്പ് ആപ്പിലേക്ക്) മാറ്റുന്നു. എന്തിന് മുൻഗണന നൽകണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ കൂടുതൽ വസ്തുനിഷ്ഠമായിരിക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു.

4. "പ്രധാനം", "അടിയന്തിര" എന്നിവ തമ്മിൽ വേർതിരിക്കുക

മുൻഗണനാക്രമം നിശ്ചയിക്കുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും അറിയപ്പെടുന്ന രീതികളിൽ ഒന്ന് പ്രധാനപ്പെട്ടതും അടിയന്തിരവുമായ ജോലികൾ തമ്മിൽ വേർതിരിച്ചറിയുക എന്നതാണ്. അടിയന്തിര ജോലികൾക്ക് ഉടനടി ശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ് (ഉദാ. നാളത്തെ അവസാന തീയതി), അതേസമയം പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികൾ ദീർഘകാല ലക്ഷ്യങ്ങളുമായും മൂല്യങ്ങളുമായും ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു (ഉദാ. പതിവ് വ്യായാമം അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കഴിവ് മെച്ചപ്പെടുത്താൻ പഠിക്കുക).

പൊതുവേ, ജോലികളെ നാല് വിഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കാം:

1. പ്രധാനപ്പെട്ടതും അടിയന്തിരവും: ഉടനടി ചെയ്യണം (പ്രതിസന്ധി, അവസാന സമയപരിധി).
2. പ്രധാനപ്പെട്ടത് പക്ഷേ അടിയന്തിരമല്ല: ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്തത് (ആസൂത്രണം, സ്വയം വികസനം, ആരോഗ്യം).
3. അപ്രധാനം എന്നാൽ അടിയന്തിരം: ഏൽപ്പിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ പരിമിതപ്പെടുത്തുക (ശ്രദ്ധ തിരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ, മറ്റുള്ളവർക്ക് കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ചെറിയ അഭ്യർത്ഥനകൾ).
4. പ്രധാനമല്ല, അടിയന്തിരവുമല്ല: ഇല്ലാതാക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക (ലക്ഷ്യമില്ലാത്ത സ്ക്രോളിംഗ്, മൂല്യം നൽകാത്ത പ്രവർത്തനങ്ങൾ).

തിരക്കുള്ളതായി തോന്നുന്നതിനാൽ "അടിയന്തിര" എന്നാൽ അപ്രധാനമായ കാര്യങ്ങളിൽ സമയം ചെലവഴിക്കുന്നതാണ് ഒരു സാധാരണ തെറ്റ്. എന്നാൽ ജീവിതത്തെ ഏറ്റവും മാറ്റിമറിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ പലപ്പോഴും അടിയന്തിരമല്ലാത്ത പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളാണ്: പഠനം, ആരോഗ്യകരമായ ശീലങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കൽ, പണം ലാഭിക്കൽ, ബന്ധങ്ങൾ വളർത്തിയെടുക്കൽ.

5. ഇംപാക്ട് മാനദണ്ഡങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക: ഏതാണ് ഏറ്റവും കൂടുതൽ ഫലങ്ങൾ നൽകുന്നത്?

ജോലികൾ തുല്യ പ്രാധാന്യമുള്ളപ്പോൾ, ഇംപാക്ട് മെട്രിക്സ് ഉപയോഗിക്കുക. ചോദിക്കുക: "ഞാൻ ഇത് പൂർത്തിയാക്കിയാൽ, അതിന്റെ ആഘാതം എന്തായിരിക്കും?" ഏറ്റവും മികച്ച ഫലങ്ങൾ നൽകുന്ന ജോലി തിരഞ്ഞെടുക്കുക. 80/20 (പാരേറ്റോ) തത്വം പലപ്പോഴും ബാധകമാണ്: 20% പ്രവർത്തനങ്ങൾ 80% ഫലങ്ങൾ നൽകുന്നു.

മിസൽന്യ:
– ഒരു വലിയ ക്ലയന്റിനു വേണ്ടി ഒരു പ്രധാന അവതരണം പൂർത്തിയാക്കുന്നത് ഒരു ഇമെയിൽ ഫോൾഡർ വൃത്തിയാക്കുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ ഫലപ്രദമായിരിക്കും.
- ഒഴിവുകൾ വെറുതെ വായിച്ചു കൊണ്ടിരിക്കുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ ഫലപ്രദമായിരിക്കും ഒരു സിവിയും പോർട്ട്‌ഫോളിയോയും തയ്യാറാക്കുന്നത്.

ആഘാതത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, ഉൽപ്പാദനക്ഷമമെന്ന് തോന്നുമെങ്കിലും സൂചി ചലിപ്പിക്കാത്ത ചെറിയ ജോലികളുടെ കെണി നിങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുന്നു.

6. അനന്തരഫലങ്ങളും സമയപരിധികളും പരിഗണിക്കുക

മുൻഗണനകളെ അനന്തരഫലങ്ങളും സ്വാധീനിക്കുന്നു. മാറ്റിവച്ചാൽ കാര്യമായ പ്രശ്‌നങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന ജോലികൾക്കാണ് സാധാരണയായി മുൻഗണന നൽകേണ്ടത്. ഇനിപ്പറയുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക:
– ഈ ജോലി ഇന്ന് ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ എന്ത് സംഭവിക്കും?
– നിങ്ങൾ വൈകിയാൽ സാമ്പത്തിക, പ്രശസ്തി, ആരോഗ്യ, അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധ അപകടങ്ങൾ ഉണ്ടാകുമോ?
– യഥാർത്ഥ സമയപരിധി എന്താണ്?

സമയപരിധികൾ പ്രധാനമാണ്, പക്ഷേ എല്ലാം ഒരു "അടിയന്തരാവസ്ഥ" ആയി മാറാൻ അനുവദിക്കരുത്. പരിഭ്രാന്തരാകാതെ സ്ഥിരതയോടെ പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നതിന് ന്യായമായ ആന്തരിക സമയപരിധികൾ സജ്ജമാക്കുക.

7. ഒരു യഥാർത്ഥ ദൈനംദിന പട്ടിക ഉണ്ടാക്കുക (സ്വപ്ന പട്ടികയല്ല)

പലരും ഒരു ദിവസം 15 ജോലികൾ എഴുതുന്നു, പക്ഷേ പിന്നീട് 5 എണ്ണം മാത്രം പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനാൽ പരാജയമാണെന്ന് തോന്നുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, 5 ലക്ഷ്യബോധമുള്ള ജോലികൾ 15 ക്രമരഹിത ജോലികളേക്കാൾ വളരെ ഫലപ്രദമാണ്. ഈ രീതി പരീക്ഷിക്കുക:
- 3 പ്രധാന ജോലികൾ (ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികൾ) നിർണ്ണയിക്കുക.
– സമയമുണ്ടെങ്കിൽ 2–5 ചെറിയ ജോലികൾ ചേർക്കുക.
- അപ്രതീക്ഷിതമായ കാര്യങ്ങൾക്ക് ഇടം നൽകുക.

നിങ്ങളുടെ ഊർജ്ജം ഏറ്റവും കൂടുതലായിരിക്കുമ്പോൾ (ഉദാഹരണത്തിന്, രാവിലെ) പ്രധാന ജോലികൾ ചെയ്യണം. നിങ്ങളുടെ ഊർജ്ജം കുറവായിരിക്കുമ്പോഴോ അല്ലെങ്കിൽ ഇടവിട്ട് ചെറിയ ജോലികൾ ചെയ്യാവുന്നതാണ്.

8. "ഇല്ല" എന്ന് പറയാൻ പഠിക്കുകയും അതിരുകൾ നിശ്ചയിക്കുകയും ചെയ്യുക.

എല്ലാ അഭ്യർത്ഥനകളും നിങ്ങൾ സ്ഥിരമായി സ്വീകരിക്കുകയാണെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ മുൻഗണനാ പട്ടിക നിലനിൽക്കില്ല. "ഇല്ല" എന്ന് പറയുന്നത് സ്വാർത്ഥതയല്ല, മറിച്ച് കൂടുതൽ പ്രധാനപ്പെട്ടതോടുള്ള നിങ്ങളുടെ പ്രതിബദ്ധത നിലനിർത്തുക എന്നതാണ്. നിങ്ങൾക്ക് മാന്യമായി നിരസിക്കാം:
– “ഈ ആഴ്ച എനിക്ക് കഴിയില്ല, പക്ഷേ അടുത്ത ആഴ്ച എനിക്ക് സഹായിക്കാനാകും.”
– “ഞാൻ സമയപരിധിയിലാണ് ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നത്, അതിനുശേഷം എനിക്ക് തിരിച്ചുവരാൻ കഴിയുമോ?”
– “എനിക്ക് ഇപ്പോൾ പുതിയ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ ഏറ്റെടുക്കാൻ കഴിയില്ല.”

അതിരുകൾ നിങ്ങൾക്കും ബാധകമാണ്: ശ്രദ്ധ തിരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ പരിമിതപ്പെടുത്തുക, ചില സമയങ്ങളിൽ സോഷ്യൽ മീഡിയ പരിശോധിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ജോലി ചെയ്യുമ്പോൾ ഫോക്കസ് മോഡ് ഉപയോഗിക്കുക.

9. ഇടയ്ക്കിടെ വിലയിരുത്തുകയും ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക

മുൻഗണനകൾ ചലനാത്മകമാണ്. ഈ മാസം പ്രധാനപ്പെട്ടത് അടുത്ത മാസം മാറിയേക്കാം. അതിനാൽ, ഒരു ദ്രുത വിലയിരുത്തൽ നടത്തുക:
– ദിനപത്രം: നാളത്തെ മൂന്ന് പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്?
– ആഴ്ചപ്പതിപ്പ്: ഈ ആഴ്ച നിങ്ങളുടെ നേട്ടങ്ങൾ എന്തായിരുന്നു, തടസ്സങ്ങൾ എന്തൊക്കെയായിരുന്നു?
– പ്രതിമാസം: ലക്ഷ്യങ്ങൾ ഇപ്പോഴും പ്രസക്തമാണോ? എന്താണ് കൂട്ടേണ്ടത് അല്ലെങ്കിൽ കുറയ്ക്കേണ്ടത്?

വിലയിരുത്തൽ പാറ്റേണുകളിൽ നിന്ന് പഠിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്നു: ഏതൊക്കെ പ്രവർത്തനങ്ങളാണ് ഫലങ്ങളില്ലാതെ സമയം പാഴാക്കുന്നത്, ഏതൊക്കെ ശീലങ്ങൾ ശക്തിപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്, ഏതൊക്കെ തീരുമാനങ്ങളാണ് മാറ്റേണ്ടത്.

10. മുൻഗണനകൾ ഒരു സാങ്കേതികത മാത്രമായി ഒതുക്കാതെ ഒരു ശീലമാക്കുക.

മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുന്നത് സമയ മാനേജ്‌മെന്റിനെ മാത്രമല്ല, സ്വയം മാനേജ്‌മെന്റിനെയും കുറിച്ചാണ്. നിങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ വിലമതിക്കുന്ന കാര്യങ്ങളെക്കുറിച്ച് സത്യസന്ധത പുലർത്തേണ്ടതുണ്ട്. നിങ്ങളുടെ ആരോഗ്യം ഒരു മുൻഗണനയാണെന്ന് നിങ്ങൾ പറയുകയും, എന്നാൽ നിരന്തരം ഉറക്കവും വ്യായാമവും ത്യജിക്കുകയും ചെയ്യുന്നുവെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ മൂല്യങ്ങൾക്കും പ്രവൃത്തികൾക്കും ഇടയിൽ ഒരു തെറ്റായ ക്രമീകരണമുണ്ട്.

ചെറുതായി തുടങ്ങുക: എല്ലാ ദിവസവും ഒരു പ്രധാന പ്രവൃത്തി തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഒരു ആഴ്ച മാത്രം നീണ്ടുനിൽക്കുന്ന വലിയ മാറ്റങ്ങളേക്കാൾ ചെറുതും സ്ഥിരതയുള്ളതുമായ പ്രവർത്തനങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ ജീവിതത്തിൽ വ്യക്തമായ ദിശ സ്ഥാപിക്കും.

പെനുട്ടപ്പ്

മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുന്നത് കൂടുതൽ ലക്ഷ്യബോധമുള്ളതും ശാന്തവുമായ ജീവിതം നയിക്കാൻ നമ്മെ സഹായിക്കുന്നു. ദൈനംദിന ജോലികളെ ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക, പ്രധാനപ്പെട്ടതും അടിയന്തിരവുമായ കാര്യങ്ങൾ തമ്മിൽ വേർതിരിച്ചറിയുക, ആഘാതവും അനന്തരഫലങ്ങളും വിലയിരുത്തുക, അതിരുകൾ നിശ്ചയിക്കാനുള്ള ധൈര്യം കാണിക്കുക എന്നിവയാണ് പ്രധാനം. യാഥാർത്ഥ്യബോധമുള്ള മുൻഗണനകൾ നിശ്ചയിക്കുകയും അവ പതിവായി വിലയിരുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾ കൂടുതൽ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയുള്ളവരാകുക മാത്രമല്ല, സമയവും ഊർജ്ജവും ബുദ്ധിപൂർവ്വം ഉപയോഗിക്കേണ്ട ആസ്തികളാണെന്ന് കൂടുതൽ ബോധവാന്മാരാകുകയും ചെയ്യും.

നിങ്ങൾക്ക് വേണമെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ സാഹചര്യത്തെ (ഉദാ: വിദ്യാർത്ഥി, ജീവനക്കാരൻ, ഫ്രീലാൻസർ അല്ലെങ്കിൽ വീട്ടമ്മ) അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു ദൈനംദിന/വാരാന്ത്യ മുൻഗണനാ സ്കെയിലിന്റെ ഒരു ഉദാഹരണം സൃഷ്ടിക്കാൻ ഞാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കാനാകും.