Управување со перформансите на тимската работа
Управувањето со перформансите на тимот е серија планирани процеси за да се обезбеди тимовите да можат да работат ефикасно, продуктивно и усогласено со организациските цели. Во пракса, управувањето со перформансите не е само за проценка на конечните резултати, туку и за управување со тоа како работат тимовите: како се поставуваат целите, како се доделуваат улогите, како се гради соработката, како се одржува комуникацијата, како се решаваат пречките и како континуирано се спроведува учењето. Во ерата на динамична работа - со хибридни модели, барања за брзина и сложеност на проектот - доброто управување со перформансите е клучна основа за тимовите не само да бидат „зафатени“, туку и навистина да остварат влијание.
1. Разберете го концептот на тимски перформанси
Перформансите на тимот се колективно достигнување кое произлегува од придонесите на секој член. Перформансите се оценуваат преку квалитетот на резултатите, навременоста, ефикасноста на користењето на ресурсите, задоволството на клиентите или корисниците и способноста на тимот да се прилагоди на промените. За разлика од индивидуалните перформанси, тимските перформанси нагласуваат синергија: процес на координација, меѓузависност и заедничко донесување одлуки. Затоа, управувањето со тимските перформанси бара рамнотежа помеѓу два аспекта: постигнување на целта (резултати) и квалитет на работата (процес).
2. Поставете јасни и мерливи цели
Првиот чекор во управувањето со перформансите е да се осигура дека тимот има јасни цели. Нејасните цели честопати водат до спротивставени приоритети, преработка и одложувања. Многу организации користат рамки како што се SMART (Специфични, Мерливи, Достижни, Релевантни, Временски ограничени) или OKR (Цели и Клучни Резултати). Без оглед на рамката, клучните принципи се: тимот мора да разбере зошто се работи, што сакаат да постигнат и како ќе се мери успехот.
Добрите цели треба да се поделат и на неделни или спринт цели за пофокусирано извршување. Понатаму, менаџерите и членовите на тимот треба да се согласат за стандардите за квалитет, дефиницијата за завршено дело и индикаторите за успех. Кога целите и стандардите се договорени од самиот почеток, евалуациите на перформансите се пообјективни и пофер.
3. Поделба на улоги, одговорности и очекувања
Перформансите на тимот се под силно влијание на правилната распределба на улогите. Нејасните улоги можат да доведат до преклопување на задачите или нерешени области. Еден често користен пристап е матрицата RACI (Одговорен, Отчетен, Консултиран, Информиран). Со RACI, тимовите можат да утврдат кој што прави, кој е целосно одговорен за резултатите, кој треба да биде вклучен за давање придонес и кој е доволно информиран.
Покрај распределбата на улогите, важни се и очекувањата за однесување. Тие вклучуваат стандарди за комуникација, методи на донесување одлуки, решавање на конфликти и временски ограничувања за одговор. Писмените очекувања ја минимизираат недоразбирањето, особено во меѓуфункционални и далечински тимови.
4. Градење култура на комуникација и соработка
Добрата комуникација не значи бројни состаноци, туку размена на целни информации. Тимовите со високи перформанси обично одржуваат конзистентен ритам на комуникација: кратки состаноци за синхронизација (како што се дневните проверки), состаноци за планирање и форуми за евалуација. Надвор од состаноците, документацијата е исто така важна за да се осигури дека информациите не остануваат ограничени само на поединечни раководители.
Соработката може да се зајакне преку работни алатки како што се управување со проекти, табли со задачи и наменски комуникациски канали. Сепак, алатките сами по себе не се доволни. Менаџерите треба да поттикнат отвореност за членовите на тимот да можат со сигурност да ги искажат ризиците, неизвесностите или потребите за помош. Кога тимовите се чувствуваат психолошки безбедни, тие се поподготвени да експериментираат и побрзо да ги исправат грешките.
5. Следење на перформансите: податоци, повратни информации и прилагодувања
Мониторингот на перформансите на тимот треба да се спроведува редовно и врз основа на податоци. Податоците можат да бидат во форма на индикатори за излез (број на завршени задачи), исходи (влијание врз клиентите), квалитет (стапки на дефекти или ревизии) или ефикасност (трошоци и време). Сепак, мерењата треба да бидат прилагодени на видот на работата. Креативната и работата на знаење не се секогаш најдобро мерени само со бројки.
Освен податоците, повратните информации се клучна компонента. Ефективните повратни информации се специфични, се фокусираат на однесувањето и неговото влијание и се доставуваат навремено. На ниво на тим, ретроспективите или евалуациите на процесите можат да помогнат да се идентификува што оди добро и што треба да се подобри. Принципот е: управувањето со перформансите е циклус, а не годишна активност што вклучува само проценка.
6. Коучинг, развој на компетенции и мотивација
За да се подобри ефикасноста на тимот, менаџерите треба да дејствуваат како тренери. Коучингот се разликува од инструкцијата. Коучингот ги охрабрува членовите на тимот да пронајдат решенија, да развијат вештини и да изградат чувство на одговорност. Коучингот може да се спроведува преку редовни сесии еден на еден, развојни дискусии или спарувања за решавање задачи.
Развојот на компетенции, исто така, бара јасен план. Менаџерите можат да ги мапираат потребите за вештини на тимот врз основа на целите на проектот, а потоа да развијат стратегии: обука, менторство, ротација на работни места или самостојно учење. Во меѓувреме, мотивацијата на тимот е под влијание на чувството за значење, признание за придонесите и можностите за раст. Наградите не мора секогаш да бидат финансиски; вистинското, целно признание често има големо влијание.
7. Управување со конфликти и пречки во перформансите
Конфликтот во тимот е нормален, особено кога се судираат висок притисок и различни перспективи. Разликата помеѓу здрав тим и нездрав тим е начинот на кој се управува со конфликтот. Неконтролираниот конфликт може да ја поткопа довербата и соработката. Менаџерите треба да им помогнат на тимовите да ги одделат проблемите од личностите, да поттикнуваат дискусии засновани на податоци и да бараат правични решенија.
Бариерите во перформансите можат да произлезат и од неефикасни процеси, неурамнотежени работни оптоварувања, меѓузависности или недоволни ресурси. Затоа, управувањето со перформансите не треба да се фокусира на „кој е виновен“, туку на „што ве спречува“. Пристапот континуирано подобрување ќе им помогне на тимовите да ги подобрат работните системи, а не само да ги поттикнуваат поединците да работат понапорно.
8. Фер и транспарентна евалуација на перформансите
Проценките на перформансите на тимот треба да бидат транспарентни: индикаторите се јасни, методите се конзистентни, а резултатите се објаснети. Доколку организацијата користи индивидуални проценки, менаџерите треба да се осигурат дека придонесите на тимот се препознаваат и дека не се поттикнува конкуренција што ја поткопува соработката. Еден начин да се направи ова е со балансирање на проценките на индивидуалните резултати, заедничкото однесување и придонесите кон целите на тимот.
Евалуациите треба да резултираат и со конкретни последователни активности, како што се планови за развој, подобрувања на процесите или прераспределба на ресурсите. На овој начин, евалуациите не запираат на бројки, туку стануваат двигатели на промени.
9. Предизвици на управувањето со перформансите во модерната работна ера
Современите тимови се соочуваат со предизвици како што се работа од далечина, разлики во временските зони и големо преоптоварување со информации. Вообичаените ризици вклучуваат комуникациски силоси, намален ангажман и тешкотии при следење на напредокот во реално време. За да се справат со овие предизвици, организациите треба да воспостават дисциплина во документацијата, стандарди за комуникација и употреба на унифицирани алатки за соработка. Понатаму, фокусот на резултатите и јасните приоритети се клучни за да се спречи тимовите да се заглават во активности што не испорачуваат вредност.
Заклучок
Управувањето со перформансите на тимот е сеопфатен процес што опфаќа поставување цели, распределба на улоги, подобрена комуникација, следење базирано на податоци, обука и развој и фер евалуација. Клучот за успех лежи во балансирањето на резултатите и процесот, како и во здрава работна култура: отвореност, соработка и континуирано учење. Кога управувањето со перформансите се спроведува доследно, тимовите не само што ги постигнуваат своите цели, туку и прераснуваат во адаптивни, кохезивни работни единици, подготвени да се соочат со идните организациски предизвици.
