Најдобри практики во внатрешната ревизија
Внатрешната ревизија е клучен столб на стабилно организациско управување. Преку внатрешни ревизии, компаниите можат да проценат дали деловните процеси се одвиваат во согласност со политиката, дали ризиците се соодветно управувани и дали внатрешните контроли се ефикасни во спречувањето на грешки и измами. Во услови на брзо менување на деловното опкружување - од дигитализација, динамични регулативи до зголемување на очекувањата на засегнатите страни - функцијата на внатрешна ревизија се бара да биде сè постратешка. Оваа статија ги разгледува најдобрите практики во внатрешната ревизија за да им се овозможи на организациите да ја максимизираат вредноста од нивните надзорни активности.
1. Воспоставете силен мандат и независност
Најдобрите практики за внатрешна ревизија започнуваат со поставување на основа на управување. Внатрешната ревизија треба да има јасна повелба, одобрена од одборот на комесари или одборот за ревизија, и да ги дефинира целта, овластувањата и одговорностите на ревизорската функција. Повелбата, исто така, го дефинира пристапот на внатрешните ревизори до релевантни податоци, системи, персонал и документи.
Независноста и објективноста се клучни услови за веродостојна внатрешна ревизија. Структурно, раководителот на внатрешната ревизија идеално треба да поднесува извештаи до ревизорскиот комитет или одборот на комесари, а не само до менаџментот. Административно, раководителот на внатрешната ревизија треба да поднесува извештаи до извршниот директор за да се обезбеди непречено работење. Оваа структура на известување помага да се избегнат судири на интереси и гарантира дека наодите од ревизијата се обработуваат без притисок.
2. Користење на пристап базиран на ризик (Ревизија базирана на ризик)
Ефективната внатрешна ревизија оди подалеку од едноставно потврдување на усогласеноста со процедурите, туку и ги приоритизира областите што имаат најголемо влијание врз постигнувањето на организациските цели. Пристапот базиран на ризик вклучува идентификување на клучните ризици, проценка на нивната веројатност и влијание и развивање годишен план за ревизија врз основа на овие приоритети на ризик.
Најдобрите практики вклучуваат спроведување редовни проценки на ризикот (на пр., квартално или полугодишно), вклучување на носителите на процесите и усогласување на плановите за ревизија со деловната стратегија на компанијата. Ова ѝ овозможува на внатрешната ревизија да биде попроактивна и порелевантна, наместо само реактивна на постојните проблеми.
3. Зајакнување на планирањето на ревизијата и јасен опсег
Пред теренската работа, ревизорите треба да развијат робустен план за ревизија: разбирање на деловните процеси, целите на ревидираната единица, инхерентните ризици, клучните контроли и релевантните индикатори за перформанси. Опсегот на ревизијата мора јасно да се дефинира за да се осигури дека ревизијата е фокусирана и дека резултатите се применливи.
Најдобрите практики во оваа фаза вклучуваат развивање на структурирана програма за ревизија, мапирање на процесите и почетни дискусии со менаџментот во врска со очекувањата и ограничувањата. Добро испланираната ревизија обично дава поостри наоди и покорисни препораки.
4. Усвојување на конзистентни професионални стандарди и методологии
Внатрешните ревизии треба да се придржуваат до признати професионални стандарди, како што се Меѓународните стандарди за професионална пракса на внатрешна ревизија на IIA. Овие стандарди служат како насоки за одржување на квалитетот, етиката, документацијата и конзистентноста на спроведувањето на ревизијата.
Покрај стандардите, конзистентната методологија на ревизија - од планирање и тестирање до известување и следење - ќе ја подобри ефикасноста и ќе го олесни оценувањето на квалитетот. Работните документи треба да бидат добро организирани, лесно проследливи и соодветно да ги поткрепуваат заклучоците од ревизијата.
5. Искористување на технологијата и анализата на податоци
Во дигиталното доба, модерната внатрешна ревизија ја користи технологијата за да го зголеми обемот и точноста на тестирањето. Употребата на анализа на податоци им овозможува на ревизорите да анализираат цели популации на трансакции (не само примероци), да идентификуваат аномални шеми и рано да откријат потенцијални измами.
Најдобрите практики вклучуваат спроведување на континуирана ревизија или континуирано следење во специфични области како што се набавки, плаќања и приходи. Ревизорите можат да користат и алатки како што се компјутерски потпомогнати техники за ревизија (CAAT), контролни табли за ризик и анализа на трендови за да ги поддржат заклучоците засновани на податоци.
6. Компетентност и развој на градежни ревизори
Квалитетот на внатрешната ревизија во голема мера зависи од компетентноста на нејзиниот тим. Внатрешните ревизори имаат потреба од технички вештини (сметководство, внатрешна контрола, управување со ризици), деловна остроумност и меки вештини како што се комуникација, преговарање и критичко размислување. Во некои индустрии, дополнителни вештини како што се ИТ ревизија, сајбер безбедност или разбирање на специфични регулативи стануваат сè поважни.
Најдобрите практики вклучуваат обезбедување континуирана обука, поттикнување професионални сертификати (на пр., CIA, CISA или сертификати за управување со ризик) и ротирање на задачи за проширување на хоризонтите на ревизорите низ деловните процеси.
7. Воспоставете ефективна комуникација со засегнатите страни
Внатрешните ревизии не се однесуваат само на идентификување на слабостите, туку и на помагање на организациите да ги подобрат процесите. Затоа, ефективната комуникација е клучна. Ревизорите треба да градат професионални работни односи со субјектите на ревизија без да ја загрозат нивната независност.
Комуникацијата може да се зајакне преку воведен состанок, меѓудискусија и завршен состанок. Наодите треба да бидат поткрепени со силни докази, нивното влијание да биде објаснето и презентирано на јасен и конструктивен јазик. Добрата комуникација ќе го зголеми прифаќањето на препораките од страна на субјектот на ревизија и ќе го забрза процесот на подобрување.
8. Подгответе вреден и мерлив извештај за ревизија
Добриот ревизорски извештај не само што ги наведува наодите, туку обезбедува и контекст на ризикот, основните причини и реални и мерливи препораки. Најдобрите практики сугерираат дека препораките треба да ги исполнуваат SMART (специфични, мерливи, остварливи, релевантни и временски ограничени) критериуми.
Дополнително, менаџментот треба да достави акционен план за управување, заедно со одговорните лица и целно време за завршување. На овој начин, извештајот за ревизија станува алатка за управување што води кон вистински промени, а не само формалност.
9. Следење на дисциплиниран начин
Внатрешните ревизии ја губат својата вредност ако препораките не се имплементираат. Затоа, следењето е клучен чекор. Најдобра практика е да се воспостави систем за следење на препораките: статусот на подобрувањата, роковите, доказите за имплементација и ескалацијата доколку се појават доцнења.
Зрелите организации обично имаат механизам за редовно известување до ревизорскиот комитет за следење. Ова ја зајакнува одговорноста на менаџментот и гарантира дека идентификуваните ризици нема да се дозволат да продолжат.
10. Имплементирајте Програма за обезбедување и подобрување на квалитетот (QAIP)
За да се одржи квалитетот, функцијата на внатрешна ревизија треба да имплементира QAIP, програма за обезбедување и подобрување на квалитетот. QAIP вклучува и внатрешни проценки (на пр., периодичен преглед на работни документи, евалуација на усогласеноста со стандардите) и надворешни проценки (на пр., надворешни проценки на квалитетот на секои неколку години, како што е вообичаена практика).
Преку QAIP, внатрешната ревизија може да идентификува области за подобрување, да ги ажурира методологиите и да обезбеди ревизорската функција да остане релевантна, ефикасна и усогласена со професионалните стандарди.
Заклучок
Најдобрите практики во внатрешната ревизија бараат комбинација од силна независност, пристап базиран на ризик, конзистентна методологија, употреба на технологија и ефективна комуникација. Современата внатрешна ревизија не е само „куче за надзор“ кое бара грешки, туку стратешки партнер кој им помага на организациите да ги зајакнат контролите, да управуваат со ризиците, да ја подобрат ефикасноста и да ја одржат усогласеноста. Со доследно спроведување на овие најдобри практики, организациите можат да обезбедат дека внатрешната ревизија навистина додава реална и одржлива вредност.
