Опции за сметководствени методи за мали бизниси
Кога се води мал бизнис, сметководството често се смета само за „даночно известување“ или административна работа што може да се одложи. Сепак, методот на сметководство избран од самиот почеток значително влијае на квалитетот на донесувањето одлуки, паричниот тек, можноста за добивање финансирање, па дури и подготвеноста на бизнисот за раст. Правилниот метод им помага на сопствениците на бизниси да разберат дали бизнисот е навистина профитабилен, кои производи се најпрофитабилни и кога е безбедно да се зголеми залихата или да се вработат вработени.
Генерално, постојат неколку сметководствени методи што најчесто ги користат малите бизниси. Секој од нив има свои предности, ограничувања и различни нивоа на сложеност. Оваа статија ги разгледува опциите за сметководствени методи, кога да се користат и практичните размислувања за да ви помогне да го изберете методот што најдобро одговара на карактеристиките на вашиот бизнис.
1) Сметководство на готовинска основа
Наједноставниот и најшироко користен метод од страна на микро и малите бизниси е сметководството базирано на готовина. Во овој метод, приходите се евидентираат кога готовината всушност се прима, а расходите се евидентираат кога готовината всушност се плаќа. Затоа, фокусот не е на тоа кога се случуваат трансакциите, туку на тоа кога готовината влегува и излегува.
Вишок:
– Многу лесно за имплементација. Евидентирањето може да се врши со помош на благајничка книга, табеларна пресметка или едноставна апликација.
– Усогласено со дневното управување со готовина. Сопствениците на бизниси можат директно да го видат својот готовински биланс.
– Ефикасно за бизниси со готовински трансакции, како што се тезги со храна, дневни услуги или бизниси кои ретко издаваат побарувања.
Недостаток:
– Не ги одразува вистинските перформанси. Можеби изгледате дека сте „профитабилни“ во даден месец едноставно поради големиот број дојдовни плаќања, кога всушност, тие плаќања може да бидат побарувања од претходниот месец.
– Точната анализа на побарувањата и обврските е тешка бидејќи неплатените кредитни трансакции не се евидентираат како приходи или расходи.
– Помалку погодно за бизниси кои сакаат брзо да растат. Инвеститорите, банките или партнерите честопати претпочитаат известување базирано на пресметковна основа бидејќи е порепрезентативно.
Методот на готовина е погоден за мали бизниси со едноставен промет на трансакции, повеќето трансакции се готовински/директни трансфери, а барањата за известување се сè уште минимални.
2) Сметководство на пресметковна основа
Методот на пресметковно пресметување ги признава приходите кога ќе се случи продажба (иако парите не се примени) и ги признава расходите кога ќе се појави обврска (иако не е платена). На пример, да претпоставиме дека продавате стока на 5-ти, а купувачот не плаќа до 30-ти. Во пресметковното сметководство, приходите се евидентираат на 5-ти, додека плаќањето на 30-ти ги намалува побарувањата.
Вишок:
– Обезбедува попрецизна слика за профитабилноста. Приходите и расходите се споредуваат во истиот период.
– Подобро донесување одлуки. Можете прецизно да ги процените маржите, трендовите на продажба и трошоците.
– По„банкарски исплатливо“. Многу надворешни страни повеќе се потпираат на пресметковно известување за да ја проценат состојбата на бизнисот.
Недостаток:
– Посложено. Треба да управувате со побарувањата, обврските, амортизацијата на средствата и прилагодувањата на крајот од периодот.
– Не секогаш го одразува паричниот тек. Профитот може да биде висок, но паричниот тек може да биде ограничен поради зголемените побарувања.
Методот на пресметковна сметка е генерално погоден за бизниси кои имаат кредитна продажба, значителни залихи, договори за инкрементални услуги или бизниси кои почнуваат да бараат финансирање и проширување.
3) Мешан метод (хибрид)
Некои мали бизниси користат мешан метод: на пример, приходите се евидентираат на готовинска основа, но одредени расходи се евидентираат на пресметковна основа; или обратно. Други ги евидентираат дневните трансакции на готовинска основа за погодност, а потоа прават пресметковни прилагодувања на крајот од месецот или годината за потребите на известувањето.
Вишок:
– Пофлексибилно. Можете да ја балансирате леснотијата на водење евиденција со потребата за поуредно известување.
– Помазна транзиција. Погодно за бизниси кои растат од едноставен систем кон поформален.
Недостаток:
– Постои ризик од забуна доколку е неконзистентно. Без јасни правила, извештаите може да бидат тешки за споредување помеѓу периодите.
– Усогласувањето бара дисциплина, особено ако има залихи, побарувања и обврски.
Хибридниот метод може да биде мост, но бара внатрешни политики: кои трансакции се евидентираат како готовина, кои се пресметковни и кога се прават корекции.
4) Еднократен влез наспроти двоен влез (систем за снимање)
Покрај готовинската или пресметковната основа, малите бизниси треба да изберат и систем на водење сметководство: еднокласичен или двоен запис.
Еднократен влез
Еднокниговодството е слично на книгата за благајна: ги евидентирате приходите и расходите, понекогаш со категории. Ова е погодно за многу мали бизниси со едноставни трансакции.
– Предности: лесно, брзо, не бара познавање на дебитно-кредитните услови.
– Недостатоци: склони кон грешки, тешко се креираат биланси на состојба и помалку поддржуваат длабински ревизии или евалуации.
Двоен влез
Двојното сметководство е современиот сметководствен стандард: секоја трансакција влијае на најмалку две сметки (дебитна и кредитна). Овој систем ви овозможува посигурно да подготвувате биланс на успех, биланс на состојба и извештаи за паричниот тек.
– Предности: попрецизно, поцелосно и полесно за пребарување.
– Недостатоци: потребна е сметководствена апликација или персонал кој разбира основно сметководство.
Многу сметководствени апликации денес го олеснуваат двојното внесување бидејќи трансакциите за продажба, купување и плаќање се креираат преку автоматизирани формулари.
5) Третман на залихи: периодичен наспроти постојан
За бизнисите што продаваат стоки, методите за евидентирање на залихите се исто така важни.
– Периодичен систем: залихите се бројат периодично (на пр., на крајот од месецот). Трошоците за продадени стоки (ЦПС) се пресметуваат од почетните залихи + набавките – крајните залихи.
– Погодно за мали малопродажни бизниси кои сè уште не користат систем за евиденција на залихи во реално време.
– Перпетуален систем: залихите и COGS се ажурираат со секоја трансакција на продажба/купување.
– Погодно за бизниси кои имаат многу SKU, голем обем на продажба или бараат строга контрола на залихите.
Уредното управување со залихите помага да се спречи губење на залихи, да се одреди вистинската продажна цена и да се следат производите што се движат бавно.
6) Размислувања за избор на вистинскиот метод
За да го изберете сметководствениот метод што одговара на вашите потреби, земете ги предвид следниве фактори:
1. Бизнис модел и метод на трансакција
– Доколку поголемиот дел од трансакциите се готовински и едноставни, готовинската основа може да биде доволна.
– Доколку има многу побарувања/обврски, методот на пресметковна постапка дава попрецизна слика.
2. Размер и раст
– Бизнисите што сакаат да се прошират треба рано да почнат да преминуваат на пресметковно и двојно сметководство за да избегнат „повторно составување“ на системот откако ќе пораснат.
3. Барања за известување
– Само за внатрешна употреба, едноставен систем може да биде доволен.
– За банките/инвеститорите/партнерите, уредните и конзистентни извештаи се многу корисни.
4. Административни вештини
– Доколку нема административен персонал, изберете го најреалниот метод за имплементација.
– Ако користите софтвер, двојното внесување и пресметувањето на средства може да се направат полесно.
5. Даночна усогласеност
– Осигурајте се дека вашиот метод на евидентирање ви овозможува да ја соберете потребната документација (на пр., резимеа на продажба, трошоци, залихи и потврди за трансакции). Консултацијата со даночен консултант/сметководител може да ви помогне да се придржувате до важечките прописи.
7) Практични препораки за мали бизниси
Како едноставен водич:
– Микро бизниси со претежно готовински трансакции: готовинска основа + уредно евидентирање по категорија на трошоци, плус месечно банкарско усогласување.
– Малопродажни бизниси со залихи: размислете за систем за минимален периодичен инвентар и започнете да користите апликација за залихи/продажба, така што COGS не се „само пресметува“.
– Услуги базирани на проекти или претплата: пресметките се често порепрезентативни, особено ако има аванси, рати или приходи признати на рати.
– Претпријатија кои бараат финансирање: користат двојно внесување и пресметковно известување за да ги одржат деловните метрики јасно видливи.
Најважно е доследноста. Методот „доволно добар, но рутински“ е често поефикасен од софистициран метод кој не се следи дисциплинирано.
Затворање
Сметководствените методи не се само формалности; тие се алатки за навигација во бизнисот. Сметководството на готовинска основа се истакнува по едноставноста и контролата на паричниот тек, додека сметководството на пресметковна основа се истакнува по точноста на перформансите и подготвеноста за проширување. Хибридниот метод може да биде мост, додека изборот на еднократен или двоен запис одредува колку сеопфатни можат да бидат вашите извештаи. Со разгледување на вашиот бизнис модел, трансакции, административен капацитет и бизнис цели, можете да го изберете најсоодветниот сметководствен метод - и да ги користите бројките за да донесете посигурни одлуки.
