Финансиска администрација: Како да креирате буџетски план
Финансиската администрација е процес на управување со пари на целен начин за постигнување на организациските цели и личните потреби. Клучна компонента на финансиската администрација е буџетскиот план - документ што ги мапира приходите, расходите, приоритетите и стратегиите за контрола на трошоците за одреден период. Без буџет, финансиските одлуки често се базираат на проценки, а не на податоци. Како резултат на тоа, трошоците лесно можат да се зголемат, заштедите стануваат тешки за градење, а финансиските цели стануваат нереални.
Оваа статија дискутира за тоа како да се создаде буџетски план кој е систематски, лесен за спроведување и релевантен за финансиската администрација во домаќинствата, заедниците и организациите.
1. Разберете ја целта на буџетскиот план
Пред да ги пресметате броевите, прво утврдете ги вашите буџетски цели. Овие цели ќе ви послужат како компас при изборот на приоритети. Општо земено, буџетскиот план има за цел да:
1. Контролирајте ги трошоците за да не ги надминат приходите.
2. Распределување на средствата според потребите и работните планови.
3. Поставете приоритети: што е задолжително, важно и што може да се одложи.
4. Поддршка на краткорочни и долгорочни цели, како што се средства за итни случаи, инвестиции или проширување на активностите.
5. Зголемување на одговорноста, особено во организациите кои треба да бидат одговорни пред членовите, менаџментот или донаторите.
Со јасна цел, буџетот станува не само список на броеви, туку и алатка за донесување одлуки.
2. Одредување на периодот и обемот на буџетот
Следниот чекор е да се постави буџетскиот период. Општо земено, буџетскиот план се креира за:
– Месечно (погодно за домаќинства, мали бизниси, дневно работење)
– Квартално/Семестрално (погодно за постепени работни програми)
– Годишно (заедничко за организации, институции и стратешко планирање)
Покрај периодот, дефинирајте го и обемот: дали буџетот е само за рутински операции или вклучува посебни програми, проекти и набавка на средства. Колку е појасен обемот, толку е полесно да се категоризираат и избегнат неевидентираните „сиви“ трошоци.
3. Прецизно собирање податоци за приходите
Добриот буџет секогаш започнува со приход. Наведете ги сите извори на приход врз основа на историски податоци или реални проекции, на пример:
– Плата или надници
- Оперативни приходи
– Членарина
– Грантови или помош
– Бонус, провизија или дополнителен приход
Клучот овде е да се биде конзервативен: немојте да бидете претерано оптимистични. Ако вашиот приход варира, користете просек од последните 3-6 месеци или земете ја најбезбедната минимална бројка. Во организациската финансиска администрација, приходот треба да се разликува и помеѓу дискрециони средства и ограничени средства (на пример, грантови кои се дозволени само за одредени активности).
4. Идентификувајте и групирајте ги трошоците
Откако ќе ги соберете приходите, направете список на трошоци. Поделете ги во неколку групи за полесна анализа:
а) Фиксни расходи
Расходи кои се релативно стабилни во секој период, како што се:
- Изнајмување
- Плаќање на рати
– Плата на постојан вработен
– Претплата за интернет/телефон
б) Променливи расходи
Трошоци чиј износ може да се промени:
– Потрошувачка
– Транспорт
– Трошоци за состаноци/активности
– Електрична енергија и вода (често варираат)
в) Периодични/годишни расходи
Често се заборава бидејќи не се случува секој месец:
– Годишен данок
– Одржување на возила/опрема
– Надомест за продолжување на дозволата
– Униформи, обуки или ревизии
За да избегнете неочекувани периодични трошоци, можете да ги делите месечно. На пример, годишен трошок од 1.200.000 рупии може да се распредели како 100.000 рупии месечно.
5. Поставување приоритети: Потреби наспроти желби
Еден од најголемите предизвици во финансиското управување е разликувањето помеѓу потребите и желбите. Здравиот буџет ги става основните потреби на прво место, на пример:
– Основни трошоци за живот (храна, сместување, комунални услуги)
– Задолжителни оперативни трошоци на организацијата
– Обврски за плаќање (рати, даноци, задолжителни придонеси)
– Фонд за итни случаи или оперативна резерва
Желбите сепак можат да бидат вклучени, но тие мора да бидат пропорционални и усогласени со вашите можности. Во принцип, буџетот не е алатка за „забрана“, туку алатка за „регулирање“.
6. Создадете јасна структура на буџетот
Откако категориите ќе бидат организирани, креирајте лесно читлив формат за буџет. Тој треба да содржи барем:
– Име на ставка од буџетот
– Буџет (план) по период
– Реализација (реални трошоци)
– Разлика (повеќе/помалку)
– Опис (причина за промена, посебни забелешки)
Едноставен пример за структура на објава:
1. Приход
2. Оперативни трошоци
3. Трошоци за програмата/активноста
4. Резерви/фондови за итни случаи
5. Заштеди/инвестиции (доколку е релевантно)
За организациите, структурата може да биде подетална, на пример по оддел или по програма, за да може да се оцени пофер и мерливо.
7. Креирајте проекции и сценарија
Добриот буџет не има само еден план. Идеално, ќе подготвите сценарија како што се:
– Умерено сценарио: нормални услови според историските просеци
– Песимистичко сценарио: приходите се намалуваат или трошоците се зголемуваат
– Оптимистичко сценарио: се постигнуваат зголемувања на приходите или ефикасност
Сценаријата ве прават подобро подготвени за неочекувани настани. Во организациите, потребни се сценарија за да се предвидат доцнења во исплатата на средствата или промени во цената на неопходните производи.
8. Воспоставете ограничувања и правила за контрола
За да се осигурате дека буџетот нема да остане само на хартија, креирајте правила за контрола, на пример:
– Максимален лимит за трошење по ставка
– Постапки за одобрување (на пример, над одреден номинален износ мора да биде одобрен од претпоставениот/претседателот)
– Доказ за трансакција е задолжителен (белешка, фактура, доказ за трансфер)
– Политика за набавки (купувањето споредува неколку понуди)
Во контекст на финансиската администрација, овие контроли помагаат да се спречи расипништвото, грешките во евидентирањето и потенцијалната злоупотреба на средствата.
9. Вршете рутинско евидентирање на реализирањата
Буџетскиот план е ефективен само ако сте дисциплинирани во евидентирањето на неговото спроведување. Запис:
– Секоја трансакција, доколку е можно
– Минимална неделна вредност за домаќинствата
– Дневен минимум за бизниси или организации со голем број трансакции
Можете да користите книга за благајна, табеларна пресметка или финансиска апликација. Важно е таа да биде конзистентна, уредна и лесна за ревизија. Одделете ги сметките доколку е потребно - на пример, оперативни и резервни сметки - за да го поедноставите управувањето.
10. Евалуација и ревизија на буџетот
На крајот од периодот (или секој месец), направете евалуација:
– Кои ставки постојано го надминуваат буџетот? Зошто?
– Кои објави секогаш имаат многу вишок? Дали се преголеми или се само ефикасни?
– Дали беше постигната целта за заштеди/резерви?
– Дали има некои нови барања што треба да се вклучат?
Ревизиите на буџетот не се неуспеси. Напротив, тие покажуваат дека финансиската администрација е адаптивна и водена од податоци. Она што треба да се избегнува се ревизии без јасно оправдување или одговорна евиденција.
Затворање
Доброто финансиско управување започнува со реалистичен, структуриран и лесно следлив буџетски план. Со поставување цели, прецизно евидентирање на приходите и расходите, утврдување приоритети и спроведување редовни евалуации, можете да го контролирате паричниот тек и поефикасно да ги постигнете финансиските цели. И за домаќинствата и за организациите, буџетот не е само документ, туку алатка за управување што поттикнува дисциплина, транспарентност и одржливост.
Доколку сакате, можам да ви помогнам да креирате примерок на формат на табела за буџет (месечна или годишна) што ќе одговара на потребите на вашето домаќинство, мал бизнис или организација.
