Administratīvie soļi risku pārvaldībā
Risku pārvaldība ir procesu kopums, kas paredzēts risku identificēšanai, novērtēšanai, kontrolei un uzraudzībai, lai samazinātu to ietekmi uz organizāciju. Praksē risku pārvaldības panākumus nosaka ne tikai tehniskā analīze, piemēram, varbūtības aprēķini vai ietekmes modeļi, bet arī administratīvā izturība: kā organizācija izstrādā politikas, dokumentē soļus, piešķir lomas un nodrošina konsekventu turpmāko rīcību.
Šajā rakstā ir aplūkoti administratīvie soļi, kas saistīti ar sistemātisku risku pārvaldību. Šos soļus var piemērot dažāda veida organizācijām — uzņēmumiem, valdības aģentūrām, skolām, slimnīcām un pat bezpeļņas organizācijām —, jo risku pārvaldība pamatā uzsver procesu kārtību un atbildību.
1. Riska pārvaldības konteksta un mērķu noteikšana
Pirmais administratīvais solis ir konteksta noteikšana. Organizācijai ir jādefinē risku pārvaldības iemesls, tās darbības joma un mērķi, kurus tā vēlas sasniegt. Šis konteksts ir ļoti svarīgs, lai visas puses saprastu, kādi riski ir iesaistīti un kam šis process kalpo.
Administratīvi šī posma rezultāti parasti tiek norādīti tādos dokumentos kā:
– Riska pārvaldības mērķu un darbības jomas apraksts
– Procesa robežas (darba vienības, atrašanās vietas, projekti vai konkrētas aktivitātes)
– Ar risku saistītie veiksmes kritēriji un snieguma rādītāji
Bez skaidra konteksta riska pārvaldības process var kļūt par formalitāšu kontrolsarakstu, nevis lēmumu pieņemšanas rīku.
2. Riska politikas un sistēmu izstrāde
Kad mērķi ir noteikti, organizācijai ir jāizstrādā risku pārvaldības politika. Šī politika kalpo kā galvenais pamatprincips, kas vada visas atvasinātās procedūras. Politikā ir arī precizētas vadības saistības, veidojamā riska kultūra un principi, kas jāievēro.
Administratīvi riska politikas un sistēmas parasti ietver:
– Riska pārvaldības principi (piemēram, piesardzība, pārredzamība, ilgtspējība)
– Organizatoriskā struktūra un risku ziņošanas līnijas
– Terminu definīcijas un riska kategorijas
– Riska politikas saistība ar SOP vai citām vadības sistēmām (kvalitāte, K3, informācijas drošība, iekšējais audits)
Politikas dokumentiem jābūt viegli pieejamiem un izplatāmiem, kā arī regulāri jāpārskata, lai tie saglabātu savu aktualitāti.
3. Nosakiet lomas, pienākumus un pilnvaras
Risku pārvaldība būs efektīva, ja katras puses lomas būs skaidras. Organizācijām ir jānosaka, kam pieder risks, kas to uzrauga, kas apstiprina mazināšanas pasākumus un kas nodrošina ziņošanu.
Parasti piešķirtajās lomās ietilpst:
– Augstākā vadība: nosaka virzienu, apstiprina politikas, nodrošina resursus
– Riska pārvaldības nodaļa vai sekretariāts: koordinē procesus, sagatavo ziņojumus, veicina novērtējumus
– Riska īpašnieks: persona, kas ir tieši atbildīga par riskiem savā darba zonā
– Iekšējais auditors/riska komiteja: veic neatkarīgas pārbaudes un sniedz ieteikumus
Šim lēmumam jābūt norādītam dekrētā, organizācijas shēmā, RACI matricā (Atbildīgs, Pārskatāms, Konsultēts, Informēts) vai citos pārvaldības dokumentos.
4. Veikt strukturētu risku identificēšanu
Risku identificēšana ir process, kurā tiek identificēti notikumi vai apstākļi, kas varētu kavēt mērķu sasniegšanu. Administratīvi identificēšana jāveic, izmantojot konsekventu metodi, lai rezultātus varētu salīdzināt starp vienībām un periodiem.
Bieži izmantotās identifikācijas metodes ietver:
– Mērķtiecīga ideju ģenerēšana ar darba vienībām
– Intervijas un anketas
– Biznesa procesu analīze un SOP
– Notikušo incidentu/sūdzību izvērtēšana
– Iekšējās un ārējās vides analīze
Identifikācijas rezultāti jāreģistrē risku reģistrā, kurā iekļauts riska apraksts, riska avots, skartā zona un atbildīgā persona.
5. Riska novērtēšana: varbūtība, ietekme un prioritātes līmenis
Kad riski ir reģistrēti, nākamais solis ir risku novērtēšana. Administratīvi organizācijām ir jādefinē skaidri novērtēšanas kritēriji, piemēram, varbūtības un ietekmes skala no 1 līdz 5, lai novērstu to, ka novērtējums ir pilnīgi subjektīvs.
Šajā posmā parasti sagatavotie dokumenti ietver:
– Riska matrica
– Riska kritēriji un katra līmeņa definīcija
– Riska novērtējuma piezīmes par katru riska reģistra vienību
Galvenais rezultāts ir prioritāšu karte: kuri riski ir jārisina nekavējoties, kurus var uzraudzīt un kuri ir pieņemami.
6. Riska pārvaldības stratēģijas noteikšana
Riska pārvaldība ir lēmumu un darbību kopums, lai samazinātu varbūtību vai ietekmi vai pārvaldītu sekas. Parasti riska pārvaldības stratēģijas ietver:
– Izvairieties no riska: pārtrauciet darbības, kas rada riskus
– Samazināt risku (mazināt): uzlabot kontroles mehānismus, procedūras vai sistēmas
– Riska pārnešana: apdrošināšana, ārpakalpojumi vai noteikti līgumi
– Pieņemt risku (pieņemt): pieņemt, ievērojot uzraudzību un ārkārtas rīcības plānus
Laba administrēšana paredz, ka katrs ārstēšanas lēmums tiek reģistrēts kopā ar pamatojumu, izmaksām, laika grafiku un atbildīgo personu. Tas parasti ir izklāstīts riska ārstēšanas plānā, kurā iekļauti laika grafiki, indikatori un nepieciešamie resursi.
7. Apkopojiet pamatojošo dokumentu kopumu un standartizējiet procedūras
Bieži vien riska kontrole neizdodas nevis sliktas idejas dēļ, bet gan tāpēc, ka tā nav standartizēta. Tāpēc organizācijām ir jānodrošina, lai izvēlētie mazināšanas pasākumi tiktu ietverti skaidros darbības dokumentos.
Apliecinošo dokumentu piemēri:
– Jauna SOP vai pārskatīta SOP
– Darba instrukcijas
– Pārbaudes veidlapas, kontrolsaraksti un reģistrācijas žurnāli
– Minimālie pakalpojumu standarti vai kvalitātes standarti
– Līgumu noteikumi ar trešajām personām
Šī standartizācija palīdz nodrošināt, ka riska kontrole nav atkarīga no indivīdiem, bet gan ir iestrādāta sistēmā.
8. Komunikācija, socializācija un apmācība
Risku pārvaldība ietver arī efektīvu iekšējo komunikāciju. Riski nepieder vienai atsevišķai nodaļai; daudzi riski ir starpfunkcionāli. Tāpēc identificēšanas rezultāti, prioritāšu noteikšana un mazināšanas plāni ir jāpaziņo attiecīgajām pusēm.
Bieži veiktās administratīvās darbības:
– Riska politikas un procedūru socializācija
– Apmācība riska reģistru un novērtēšanas matricu lietošanā
– Regulāras informatīvas sanāksmes par organizācijas galvenajiem riskiem
– Incidentu komunikācija un gūtās atziņas
Mērķis ir veidot risku apzinošu kultūru, kurā problēmu ziņošana tiek uzskatīta par uzlabošanas centienu, nevis kļūdu, kas jāslēpj.
9. Uzraudzība, novērtēšana un periodiska ziņošana
Risks ir dinamisks. Tāpēc riska pārvaldība ir jāuzrauga. Šajā posmā ir nepieciešama efektīva pārskatu administrēšana: kas, kad un kādā formātā ziņo.
Uzraudzība var ietvert:
– Mazināšanas ieviešanas statuss (pabeigts, notiekošs, kavēts)
– Riska līmeņa izmaiņas pēc kontroles pasākumu ieviešanas
– Jaunu risku rašanās vides vai projekta izmaiņu dēļ
– Incidentu, sūdzību vai sistēmas kļūmju tendences
Ziņošanu var veikt reizi mēnesī, ceturksnī vai pēc nepieciešamības. Ideālā gadījumā ziņojumos būtu jāizceļ prioritārie riski, šķēršļi, ieteikumi un lēmumi, kas vadībai jāpieņem.
10. Revīzija, vadības pārskats un nepārtraukta uzlabošana
Pēdējais solis ir nodrošināt, lai kopējā risku pārvaldības sistēma turpinātu uzlaboties. Iekšējās revīzijas vai neatkarīgi novērtējumi kalpo, lai novērtētu atbilstību politikai un kontroles efektivitāti. Turklāt vadības pārskati nodrošina vadības iesaistīšanos stratēģisko ar risku saistīto lēmumu pieņemšanā.
Pastāvīga uzlabošana parasti tiek veikta, izmantojot:
– Pielāgot riska politikas un kritērijus
– Uzlabot identifikācijas un novērtēšanas procesu, lai tas būtu precīzāks
– Integrēt risku pārvaldību plānošanā un budžeta veidošanā
– Tehnoloģiju ieviešana (riska informācijas panelis, digitālā ziņošanas sistēma)
Ar šo uzlabošanas ciklu risku administrēšana neapstājas kā dokuments, bet gan kļūst par organizācijas mācību mehānismu.
Pennutup
Administratīvie riska pārvaldības soļi ir pamats konsekventam, atbildīgam un ietekmīgam riska procesam. Sākot ar konteksta noteikšanu, politiku izstrādi un lomu piešķiršanu līdz uzraudzībai un auditam — viss ir savstarpēji saistīts un prasa precīzu dokumentāciju.
Organizācijas ar spēcīgām risku pārvaldības prasmēm būs labāk sagatavotas nenoteiktības pārvarēšanai, ātrāk reaģēs uz pārmaiņām un spēs labāk uzturēt ilgtspējīgu sniegumu. Galu galā risku pārvaldība nav tikai problēmu novēršana, bet gan nobriedušākas, drošākas un mērogojamākas darba sistēmas izveide.
