Įrankiai su tiesioginio spausdinimo iš debesies funkcija
Debesų technologijų plėtra pakeitė ne tik duomenų saugojimo būdą, bet ir tai, kaip kasdien dirbame su dokumentais. Nors anksčiau failų spausdinimas apėmė dokumentų perkėlimą į USB atmintinę, siuntimą el. paštu arba laidų prijungimą prie kompiuterio ir spausdintuvo, dabar šis procesas tapo daug patogesnis. Įvairūs įrenginiai su tiesioginio spausdinimo iš debesies funkcijomis leidžia vartotojams spausdinti dokumentus iš bet kur ir bet kada, jei tik jie yra prisijungę prie interneto ir turi prieigą prie spausdintuvo, kuris palaiko šią paslaugą.
Šiame straipsnyje aptariama, kas yra debesijos spausdinimo funkcija, kokios priemonės ją palaiko, jos privalumai, naudojimo pavyzdžiai įvairiems poreikiams ir dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti prieš ją diegiant.
Kas yra tiesioginis spausdinimas iš debesies?
Spausdinimas iš debesies – tai galimybė siųsti spausdinimo komandas iš debesies pagrindu veikiančios saugyklos paslaugos ar programos (pvz., „Google“ disko, „OneDrive“, „Dropbox“ ar dokumentų valdymo programos) į prie tinklo prijungtą spausdintuvą. Praktiškai vartotojai tiesiog pasirenka debesyje saugomą failą, paspaudžia mygtuką „Spausdinti“ ir tada pasirenka paskirties spausdintuvą. Dokumentas bus atspausdintas nereikalaujant pirmiausia atsisiųsti failo į vietinį įrenginį ar fiziškai prijungti spausdintuvo prie kompiuterio.
Ši technologija paprastai veikia pagal vieną iš šių schemų:
1. Išmanieji spausdintuvai (debesų kompiuterijai paruošti spausdintuvai), kurie gali prisijungti prie interneto ir gauti spausdinimo užduotis per oficialias programėles arba debesų kompiuterijos paslaugas.
2. Tarpinė programa (jungtis) kompiuteryje arba biuro serveryje, kuri sujungia įprastą spausdintuvą, kad šis galėtų gauti komandas iš debesies.
3. Tiekėjų spausdinimo paslaugos (pvz., spausdintuvo gamintojo), kurios valdo spausdinimo eiles naudodamos vartotojų paskyras ir šifravimą.
Įrenginių, palaikančių tiesioginį spausdinimą iš debesies, tipai
1. „Wi-Fi“ spausdintuvas su debesies integracija
Tai populiariausia kategorija. Daugelyje šiuolaikinių spausdintuvų yra „Wi-Fi“ ryšys ir papildomos programėlės (mobiliosios / stalinės), leidžiančios spausdinti iš debesies paslaugų. Paprastai vartotojai tiesiog prijungia spausdintuvą prie „Wi-Fi“ tinklo, sukuria tiekėjo paskyrą (jei reikia) ir susieja jį su programėle savo telefone arba nešiojamajame kompiuteryje.
Kai kurie spausdintuvai netgi turi jutiklinius ekranus, leidžiančius tiesiogiai prisijungti prie tam tikrų debesijos paslaugų ir tada pasirinkti dokumentus spausdinimui be jokių papildomų įrenginių. Tai ypač naudinga mažuose biuruose arba bendrose darbo vietose.
2. Daugiafunkcis spausdintuvas (MFP) biurui
Daugiafunkciai įrenginiai (DFP) paprastai turi išsamesnes funkcijas: spausdinimą, nuskaitymą, kopijavimą ir faksogramų siuntimą. Biuro klasės įrenginiuose spausdinimas iš debesies dažnai integruojamas su naudotojų valdymo sistemomis, vaidmenimis pagrįstais prieigos nustatymais ir autentifikavimu (PIN kodu, prieigos kortele arba prisijungimu prie paskyros). Tai labai svarbu įmonėms, nes spausdinant dažnai naudojami slapti dokumentai, pvz., sutartys, finansinės ataskaitos ar klientų duomenys.
Be spausdinimo, daugiafunkciai įrenginiai dažnai gali nuskaityti į debesį, tai reiškia, kad jie nuskaito fizinius dokumentus ir įkelia juos tiesiai į konkretų debesies aplanką. „Nuskaitymo į debesį“ ir „spausdinimo iš debesies“ derinys šiuos įrenginius paverčia efektyviais darbo įrankiais hibridiniams dokumentų srautams (fizinio ir skaitmeninio dokumentų deriniui).
3. Mobilioji programa spausdinimui iš debesies
Daugelis vartotojų dažniau dirba savo išmaniaisiais telefonais. Todėl mobiliosios programėlės tapo būtinomis priemonėmis spausdinti tiesiai iš debesies. Šios programėlės paprastai jungiasi prie debesies paslaugų ir tinklo spausdintuvų, leisdamos vartotojams spausdinti dokumentus, nuotraukas ar el. laiškus vos keliais žingsniais.
Privalumas – lankstumas: galite spausdinti iš telefono keliaudami, iš namų vaiko mokyklos reikmėms arba iš posėdžių kambario, kai staiga prireikia atspausdinti pristatymo medžiagą.
4. Debesijos pagrindu veikianti spausdinimo valdymo sistema
Įmonės aplinkoje naudojami ne tik spausdintuvai ir jų programos, bet ir spausdinimo valdymo platformos. Šios sistemos reguliuoja, kas gali spausdinti, kiek kvotos naudojama, kaip registruojama veikla ir kaip vykdoma saugumo politika. Naudodamos debesijos modelį, IT komandos gali valdyti įrenginius ir spausdinimo eiles nuolat nekonfigūraudamos vietinių serverių.
Tokie sprendimai paprastai suteikia:
– Žiniatinklio pagrindu veikianti administratoriaus skydelis
– Vartotojo integracija su katalogų paslaugomis / SSO
– Naudojimo ataskaitos
– „saugaus spausdinimo išleidimo“ funkcija (nauji dokumentai spausdinami vartotojui autentifikavusis spausdintuve)
– Sąnaudų taupymo politika, pavyzdžiui, spalvoto spausdinimo apribojimai
5. Kiosko arba debesijos pagrindu veikiančios spausdinimo paslaugos
Kai kuriose vietose (universitetuose, bendradarbystės erdvėse, bibliotekose) vartotojai gali spausdinti iš debesies per kioskus arba interneto portalus. Tai veikia: vartotojai įkelia failus arba pasirenka failus iš savo debesies paskyros, sumoka (jei reikia) ir tada atsispausdina juos turimu spausdintuvu. Šio tipo įrenginys idealiai tinka viešosioms erdvėms, kurioms reikalinga lengva prieiga ir kontrolė.
Pagrindiniai spausdinimo tiesiai iš debesies privalumai
Praktiška ir taupo laiką
Nereikia perkelti failų į USB atmintinę ar sinchronizuoti rankiniu būdu. Procesas yra greitesnis, ypač komandoms, kurios dažnai dirba su dokumentų taisymais.
Nuotolinio darbo palaikymas
Ši funkcija ypač naudinga nuotoliniams darbuotojams arba paskirstytoms komandoms. Pavyzdžiui, vadovai gali siųsti debesyje saugomus dokumentus spausdinti į būstinę, nereikalaudami siųsti failų per atskirą pokalbį.
Sklandesnis bendradarbiavimas
Komandos nariai gali atsispausdinti tą patį dokumentą iš naujausios versijos debesyje. Tai sumažina pasenusios versijos spausdinimo riziką.
Lengviau naudoti su keliais įrenginiais
Vartotojai nebėra priklausomi nuo vieno nešiojamojo kompiuterio. Kol galite prisijungti prie savo debesies paskyros, galite spausdinti iš bet kurio įrenginio.
Geresnės kontrolės ir saugumo potencialas (jei teisingai nustatyta)
Naudodamos debesijos pagrindu veikiančią spausdinimo valdymo sistemą, įmonės gali taikyti prieigos politikas, autentifikavimą ir audito žurnalus. Tai padeda laikytis reikalavimų ir sumažina duomenų nutekėjimą, kurį sukelia spausdintuvo dėkle palikti atspausdinti dokumentai.
Naudojimo įvairiose situacijose pavyzdžiai
1. Mokyklos ir kolegijos poreikiai: mokiniai spausdina medžiagą iš „Google“ disko neperkeldami failų, ypač kai failai dažnai atnaujinami.
2. Mažos ir vidutinės įmonės bei parduotuvės: spausdinkite sąskaitas faktūras, siuntimo etiketes arba atsargų ataskaitas iš debesijos pagrindu veikiančios kasos sistemos tiesiai į spausdintuvą.
3. Profesionalus biuras: spausdinkite sutartis arba pasiūlymus iš projektų aplankų debesyje, naudodami PIN kodą, kad apsaugotumėte dokumentus nuo neteisėtos prieigos.
4. Kūrybinė komanda: spausdinkite dizaino maketus arba pristatymo medžiagą iš debesyje saugomų failų, užtikrindami, kad atspausdinta versija būtų galutinė.
Dalykai, į kuriuos reikia atsižvelgti prieš renkantis įrankį
Ekosistemų suderinamumas
Įsitikinkite, kad jūsų spausdintuvas arba spausdinimo sprendimas palaiko jūsų naudojamas debesijos paslaugas. Pavyzdžiui, jei jūsų komanda naudoja „Microsoft 365“, „OneDrive“ ir „SharePoint“ palaikymas bus aktualesnis.
Paskyros ir tinklo saugumas
Spausdinimas iš debesies reiškia, kad duomenys teka internetu. Naudokite stiprius slaptažodžius, įjunkite dviejų veiksnių autentifikavimą (2FA), jei įmanoma, ir užtikrinkite, kad jūsų biuro „Wi-Fi“ tinklas naudotų saugų šifravimą.
Prenumeratos mokesčiai ir modeliai
Kai kurioms spausdinimo iš debesies arba spausdinimo valdymo funkcijoms reikalinga prenumerata. Atsižvelkite į bendrą kainą: spausdintuvo, rašalo / tonerio, priežiūros ir platformos mokesčius, jei taikomi.
Interneto ryšio patikimumas
Jei neveikia internetas, spausdinimas gali būti atidėtas. Biurams, kurie labai priklauso nuo spausdinimo, sprendimas gali būti atsarginis ryšys arba atsarginė sąranka (pvz., vietinis spausdinimas).
Privatumas ir duomenų saugojimas
Atkreipkite dėmesį į tiekėjo politiką: ar failai laikinai saugomi jų serveriuose, kiek laiko ir kaip įdiegtas šifravimas. Tai svarbu, jei spausdinate konfidencialius dokumentus.
Uždarymas
Debesijos spausdinimo įrankiai keičia dokumentų tvarkymo būdą. Nuo namų naudojimui skirtų „Wi-Fi“ spausdintuvų iki debesijos pagrindu veikiančių spausdinimo valdymo sistemų įmonėms – visi jie skirti supaprastinti darbo eigą, pagerinti bendradarbiavimą ir paspartinti dokumentų srautą. Naudojant tinkamus įrankius, tinkamą ekosistemos suderinamumą ir patikimus saugos nustatymus, debesijos spausdinimas gali būti modernus ir efektyvus sprendimas įvairiems poreikiams.
Jei pageidaujate, galiu pritaikyti šį straipsnį konkrečiai tikslinei auditorijai (pvz., studentams, MVĮ, dideliems biurams) arba pridėti rekomendacijų dėl minimalių funkcijų, kurias turėtų turėti debesijos spausdintuvas.
