Apskaitos naudojimas mažose įmonėse
Apskaita dažnai laikoma didelių korporacijų, turinčių daug padalinių, finansų personalą ir sudėtingą ataskaitų teikimą, privilegija. Tačiau apskaita yra labai svarbi mažoms įmonėms. Net ir mažų įmonių savininkai turi suprasti savo finansinę padėtį, kad galėtų priimti pagrįstus sprendimus, palaikyti pinigų srautus, išvengti paslėptų nuostolių ir pasiruošti augimui. Šiame straipsnyje aptariama, kaip apskaita mažose įmonėse gali padėti visose srityse – nuo kasdienės veiklos iki ilgalaikio planavimo.
Kodėl apskaita yra svarbi mažoms įmonėms?
Daugelis mažų įmonių veikia vadovaudamosi intuicija: „tol, kol vyksta pardavimai“ arba „tol, kol yra pinigų“. Problema ta, kad dideli pardavimai nebūtinai reiškia pelną, o iš pažiūros saugūs pinigų srautai iš tikrųjų gali atsirasti dėl skolų arba dar neatsižvelgti į būsimus įsipareigojimus. Apskaita padeda mažoms įmonėms pamatyti tikrąjį savo verslo vaizdą: kokios yra jų faktinės pajamos, kokios yra jų išlaidos, ar jos yra pelningos ir ar jos turi pakankamai lėšų savo įsipareigojimams įvykdyti.
Be to, apskaita yra verslo kalba. Kai mažos įmonės nori bendradarbiauti su tiekėjais, kreiptis dėl paskolų ar ieškoti investuotojų, išorės šalys ieško finansinių duomenų. Tvarkingos ir patikimos ataskaitos didina pasitikėjimą ir palengvina prieigą prie kapitalo.
Finansinis apskaitymas kaip apskaitos pagrindas
Apskaitos taikymas mažose įmonėse paprastai prasideda nuo operacijų registravimo. Operacijos gali apimti pardavimus, žaliavų pirkimus, atlyginimų mokėjimus, sąskaitas už elektrą, nuomą ir net klientų skolas. Nuoseklus apskaitos tvarkymas leidžia įmonių savininkams stebėti finansinę veiklą be spėlionių.
Yra du įprasti įrašų tvarkymo būdai:
1. Įrašymas grynaisiais pinigais pagrįstas (grynaisiais pinigais)
Pajamos pripažįstamos, kai gaunami pinigai, o išlaidos pripažįstamos, kai sumokami pinigai. Šis metodas yra paprastesnis ir dažnai naudojamas mažų įmonių, tačiau kartais jis gali būti ne toks tikslus, kai reikia parodyti įsipareigojimus ir gautinas sumas.
2. Įrašymas kaupimo principu pagrįstas (kaupimo principu)
Pajamos pripažįstamos, kai įvyksta pardavimas, net jei pinigai dar negaunami, o išlaidos pripažįstamos, kai atsiranda įsipareigojimas, net jei jis dar nebuvo sumokėtas. Šis metodas geriau atspindi tikrąjį verslo pobūdį, ypač jei verslas atlieka daug kredito operacijų.
Mažos įmonės gali pasirinkti metodą, kuris atitinka jų poreikius, operacijų sudėtingumą ir ataskaitų teikimo reikalavimus.
Asmeninių ir verslo pinigų atskyrimas
Dažniausia mažųjų įmonių daroma klaida – asmeninių ir verslo finansų maišymas. Savininkai bet kada išsiima pinigus iš įmonės kasos aparato arba naudoja asmenines sąskaitas verslo išlaidoms apmokėti. Šis įprotis sukuria netvarkingą apskaitą ir apsunkina nustatymą, ar verslas tikrai pelningas.
Gera apskaitos praktika pabrėžia atskyrimą: sukurkite atskirą verslo sąskaitą, asmeninius išėmimus registruokite kaip „privačius“ arba savininko išėmimus ir nustatykite išėmimo limitus bei grafikus. Tokiu būdu įmonė turi aiškius duomenis, kuriuos galima objektyviai įvertinti.
Finansinės ataskaitos, reikalingos mažoms įmonėms
Apskaita neapsiriboja vien operacijų registravimu. Šie duomenys turi būti apibendrinti lengvai skaitomose ataskaitose, kurios būtų naudingos priimant sprendimus. Trys pagrindinės ataskaitos, būtinos mažoms įmonėms, yra šios:
1. Pajamų ataskaita (Pelno (nuostolių) ataskaita)
Rodo pajamas, išlaidas ir pelną arba nuostolius per konkretų laikotarpį (pvz., mėnesį). Ši ataskaita leidžia įmonių savininkams nustatyti, ar pardavimo kainos yra tinkamos, kurios išlaidos yra didžiausios ir ar pelno maržos yra pakankamos.
2. Balansas
Apibūdina finansinę būklę konkrečiu laiko momentu: turtas (grynieji pinigai, atsargos, įranga), įsipareigojimai (mokėtinos sumos, paskolos) ir nuosavas kapitalas. Balansas padeda įvertinti įmonės stiprumą turto ir skolos naštos atžvilgiu.
3. Laporanas Arusas Kas (Pinigų srautų ataskaita)
Rodo pinigų įplaukas ir išmokas iš veiklos, investavimo ir finansavimo. Daugelis mažų įmonių teoriškai dirba pelningai, tačiau dėl prastų pinigų srautų joms sunku apmokėti sąskaitas. Ši ataskaita padeda išvengti tokių problemų.
Jei verslas vis dar labai paprastas, bent jau savininkas privalo turėti pardavimo įrašus, išlaidų įrašus ir dienos/savaitinę pinigų suvestinę.
Pinigų srautų ir apyvartinio kapitalo valdymas
Pinigų srautai yra mažos įmonės gyvybės šaltinis. Apskaita padeda įmonių savininkams numatyti pinigų poreikius ir užtikrinti pakankamą apyvartinį kapitalą. Paprastas pavyzdys: jei įmonė suteikia klientams mokėjimo sąlygas (gautinas sumas), bet turi sumokėti tiekėjams anksčiau laiko, atsiranda piniginis spaudimas. Tvarkydami buhalteriją, savininkai gali apskaičiuoti pinigų įplaukas ir išmokas, o tai leidžia jiems derėtis dėl tinkamesnių sąlygų arba įsteigti atsarginį fondą.
Apskaita taip pat padeda valdyti atsargas. Per didelis atsargų kiekis sukelia pinigų „stagnaciją“, o per mažas jų kiekis gali trukdyti pardavimams. Stebėdamos atsargas, mažos įmonės gali nustatyti, kada papildyti atsargas ir kurie produktai juda sparčiausiai.
Pardavimo kainos nustatymas remiantis savikainos apskaičiavimu
Daugelis mažų įmonių nustato pardavimo kainas remdamosi vien tik konkurentų kainomis arba apytiksliais įvertinimais. Tačiau nustatant kainas reikia atsižvelgti į sąnaudas. Sąnaudų apskaita padeda apskaičiuoti:
– žaliavų sąnaudos,
- darbo sąnaudos,
– eksploatavimo išlaidos (elektra, nuoma, transportas),
– rinkodaros išlaidos,
– įrangos nusidėvėjimas.
Žinodami bendrą produkto ar paslaugos kainą, verslo savininkai gali nustatyti kainas, kurios duotų pagrįstą pelno maržą. Apskaita taip pat padeda įvertinti akcijas: nuolaidos gali padidinti pardavimus, bet ar pelnas išliks saugus?
Sprendimų priėmimo apskaita
Apskaita teikia duomenis strateginiams sprendimams, pavyzdžiui:
– Ar reikia pridėti darbuotojų?
Įvertinkite įmonės galimybes padengti atlyginimų išlaidas ir jų poveikį pelnui.
– Ar verta atidaryti naują filialą?
Naudokite pardavimo duomenis, sąnaudas ir pinigų srautų prognozes.
– Kuris produktas yra pelningiausias?
Išanalizuokite kiekvieno produkto pelno maržas. Kartais perkamiausi produktai turi mažiausias pelno maržas.
– Kada tinkamas metas pirkti naują įrangą?
Įvertinkite pinigų srautus, nusidėvėjimą ir poveikį gamybos pajėgumams.
Sprendimai, paremti skaičiais, paprastai yra saugesni nei sprendimai, paremti vien instinktais.
Mokesčių atitiktis ir administravimas
Tiksli apskaita supaprastina mokesčių mokėjimų vykdymą. Mažos įmonės dažnai susiduria su baudų rizika dėl aplaidaus apskaitos tvarkymo ar nepilnos dokumentacijos. Naudodami struktūrizuotą apskaitą, savininkai gali parengti pardavimo, sąnaudų ir pelno duomenis mokesčių ataskaitoms. Be mokesčių, administracinius dokumentus, tokius kaip sąskaitos faktūros, kvitai ir mokėjimo įrodymai, taip pat lengviau atsekti skundo ar audito atveju.
Apskaitos technologijų panaudojimas
Šiais laikais apskaitos nebereikia vesti rankiniu būdu užrašų knygelėse. Mažos įmonės gali naudoti skaičiuokles (pvz., „Excel“ ar „Google“ skaičiuokles) arba buhalterinės apskaitos programas. Technologijų privalumai:
– sumažinti skaičiavimo klaidas,
– automatinės ataskaitos,
– greitesnis įrašymas,
– saugesnis duomenų saugojimas,
– palengvina stebėjimą mobiliuoju telefonu.
Tačiau norint naudotis programa, vis tiek reikia drausmingai ir reguliariai įvesti duomenis. Gera sistema yra nenaudinga, jei operacijos nėra registruojamos.
Praktiniai žingsniai, kaip įdiegti apskaitą mažose įmonėse
Pradedantiesiems mažiems verslams pateikiame kelis paprastus, bet veiksmingus veiksmus:
1. Atskirkite verslo ir asmenines sąskaitas.
2. Registruokite visas dienos operacijas, kad ir kokios mažos jos būtų.
3. Išsaugokite operacijų įrodymus (užrašus, sąskaitas faktūras, pavedimus).
4. Kas savaitę sudarykite pardavimų ir išlaidų suvestinę.
5. Bent kartą per mėnesį rengkite pelno (nuostolio) ataskaitą.
6. Stebėkite gautinas ir mokėtinas sumas, kad jos nesikauptų.
7. Periodiškai vertinkite sąnaudas ir pelno maržas.
8. Jei jūsų verslas pradeda augti, apsvarstykite galimybę kreiptis į buhalterį ar konsultantą.
Išvada
Apskaitos naudojimas mažose įmonėse yra ne tik formalumas, bet ir gyvybiškai svarbi būtinybė norint palaikyti verslo sveikatą. Tiksliai tvarkydami apskaitą, atskirdami asmenines ir verslo lėšas bei rengdami paprastas finansines ataskaitas , verslo savininkai gali kontroliuoti pinigų srautus, nustatyti tinkamas kainas, įvertinti pelningumą ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus. Apskaita padeda mažoms įmonėms išlikti konkurencinėje kovoje ir padidina tvaraus augimo galimybes.
Jei pageidaujate, galiu pritaikyti šį straipsnį konkrečiam verslo tipui (pvz., maisto kioskui, internetinei parduotuvei, grožio salonų paslaugoms arba gamybos MVĮ), pateikdamas paprastus ataskaitų pavyzdžius ir kasdienės apskaitos formatus.
