Administraciniai darbuotojų vertinimo proceso etapai
Darbuotojų veiklos vertinimas yra daugiau nei vien tik metinė veikla, skirta nustatyti atlyginimų didinimą ar paaukštinimą. Žmogiškųjų išteklių valdyme veiklos vertinimas yra struktūrizuoti administraciniai procesai, naudojami darbuotojų veiklos rezultatams, darbiniam elgesiui, kompetencijoms ir indėliui į organizacijos tikslus įvertinti. Siekdamos užtikrinti objektyvius, atskaitingus ir naudingus darbuotojų tobulėjimo rezultatus, įmonės turi įdiegti aiškius administracinius veiksmus – nuo planavimo ir įgyvendinimo iki dokumentavimo ir tolesnių veiksmų.
Toliau pateikiami administraciniai darbuotojų vertinimo proceso etapai, kurie gali būti naudojami kaip vadovas, siekiant užtikrinti sklandų, nuoseklų ir atitinkantį įmonės valdymą.
1. Nustatyti vertinimo politiką ir tikslus
Pirmasis administracinis žingsnis – užtikrinti, kad įmonė turėtų rašytinę veiklos vertinimo politiką. Šiame politikos dokumente apibrėžiamas vertinimo tikslas (pvz., veiklos vertinimas, atlyginimo nustatymas, paaukštinimas, tobulinimas ar veiklos gerinimas), naudojami principai (sąžiningumas, skaidrumas, išmatavimas) ir pagrindinių terminų, tokių kaip KPI, kompetencijos, darbo elgsena ir pasiekimų standartai, apibrėžimai.
Administraciniu požiūriu, žmogiškųjų išteklių skyrius turi parengti oficialias gaires, jas platinti visiems padaliniams ir užtikrinti, kad politika atitiktų taikomus įmonės ir darbo teisės aktus. Aiškūs tikslai sumažins šališkumą ir palengvins vertinimo priemonių kūrimą.
2. Nustatykite laikotarpį, ciklą ir vertinančiąją šalį
Veiklos vertinimo administracija turi nustatyti grafiką: ar jis bus atliekamas kas pusmetį, kasmet ar kas ketvirtį. Be to, svarbu nustatyti, kas atliks vertintojo vaidmenį, pavyzdžiui, tiesioginis vadovas, netiesioginis vadovas, bendradarbiai (kolegų vertinimas), pavaldiniai (jei naudojamas 360 laipsnių grįžtamasis ryšys) ar personalo komanda kaip proceso kontrolierius.
Šiame etape personalo skyrius paprastai sukuria vertinimo kalendorių, nustato formų pildymo terminus, vertinimo susitikimų tvarkaraščius ir rezultatų patvirtinimo terminus. Vaidmenų apibrėžimas taip pat yra labai svarbus siekiant išvengti atsakomybės dubliavimosi ar įgaliojimų spragų.
3. Sukurkite veiklos standartus: KPI, tikslus ir kompetencijas
Siekiant užtikrinti, kad vertinimai nebūtų subjektyvūs, administracija turi užtikrinti, kad kiekvienoms pareigoms būtų taikomi išmatuojami veiklos standartai. Šie standartai paprastai skirstomi į:
– KPI / darbo tikslai (kiekybiškai įvertinami rezultatai ir išdirbiai),
– Kompetencija (žinios, įgūdžiai ir gebėjimai),
– Darbinis elgesys (drausmė, bendradarbiavimas, sąžiningumas, lyderystė).
Žmogiškųjų išteklių skyrius turi palengvinti su padalinio tikslais susijusių KPI rengimą, užtikrinti aiškius rodiklių apibrėžimus ir nustatyti vertinimo svorius (pvz., 60 % KPI ir 40 % kompetencija). Brandžios įmonėse šie standartai taip pat yra susieti su pareigybių aprašymais ir organizacinėmis struktūromis, siekiant nuoseklumo.
4. Parengti vertinimo priemones ir dokumentus
Kitas žingsnis – parengti administracines priemones, kurios bus naudojamos, tokias kaip:
– Vertinimo forma (rankinė arba skaitmeninė),
– Pildymo vadovas ir vertinimo kriterijai,
– Darbo įrodymų (įrodymų), pvz., ataskaitų, tikslų įgyvendinimo, portfolio ar projekto užrašų, sąrašas,
– Standartinė vertinimo skalė (pvz., 1–5 arba kategorijos: prastas, pakankamas, geras, labai geras).
Žmogiškųjų išteklių administratorius arba Žmogiškųjų išteklių informacinių sistemų (ŽISIS) komanda (jei naudojama sistema) užtikrina, kad formatas būtų patogus vartotojui, klausimai būtų aiškūs ir lengvai interpretuojami, o ant jų būtų vietos tiek vertintojo, tiek darbuotojo pastaboms. Vertinimo duomenų kokybę lems priemonės išsamumas.
5. Proceso socializacija ir vertintojų mokymas
Viena iš veiklos vertinimo problemų priežasčių yra ta, kad vertintojas nesupranta, kaip nuosekliai vertinti. Administraciniu požiūriu įmonės turi supažindinti su procedūromis ir trumpai apmokyti vadovus ar vertintojus šiomis temomis:
– Kaip nustatyti SMART tikslus,
– Kaip teikti sąžiningus ir duomenimis pagrįstus įvertinimus,
– Kaip išvengti šališkumo (aureolės efekto, atlaidumo šališkumo, neseniai atlikto darbo šališkumo),
– Kaip teikti konstruktyvų grįžtamąjį ryšį.
Šie mokymai ne tik pagerina vertinimo kokybę, bet ir sustiprina proceso teisėtumą darbuotojų akyse.
6. Veiklos duomenų ir patvirtinamųjų įrodymų rinkimas
Įgyvendinimo etape personalo skyrius koordinuoja duomenų rinkimą, įskaitant darbo sistemas (KPI rezultatus), padalinių ataskaitas ir darbo elgsenos įrašus. Paprastai darbuotojų prašoma atlikti savęs vertinimą kaip lyginamosios analizės proceso dalį.
Geram administravimui reikalingi patvirtinamieji įrodymai kiekvienam svarbiam vertinimui, ypač jei rezultatai turi įtakos paaukštinimams, premijoms ar taisomiesiems veiksmams. Įrodymai gali būti tikslų pasiekimo ataskaitos, audito rezultatai, lankomumo žurnalai, klientų atsiliepimai arba projektų vertinimo rezultatai.
7. Vadovų ir (arba) vertinimo komandos atliekamas vertinimas
Surinkus duomenis, vertintojas užpildo instrumentą pagal vertinimo kriterijus. Siekdamos užtikrinti nuoseklumą, įmonės dažnai įdiegia pakopinį peržiūros mechanizmą, pavyzdžiui, kai vertina tiesioginis vadovas, o po to patikrina viršesnis vadovas.
Administraciniu požiūriu, personalo skyrius yra atsakingas už paraiškos vykdytojų stebėseną, vėlavimų pašalinimą ir užtikrinimą, kad visi padaliniai laikytųsi tų pačių standartų. Jei vertinimai atliekami per programėlę, personalo skyrius taip pat užtikrina sklandų sistemos veikimą ir saugų duomenų saugojimą.
8. Kalibruokite vertes (jei reikia)
Kalibravimas – tai procesas, kurio metu vertinimo standartai suvienodinami visuose padaliniuose, siekiant užtikrinti, kad nė vienas skyrius nebūtų per „žemai įvertintas“ ar per „šykštus“. Tai ypač svarbu didelėse organizacijose.
Kalibravimo metu personalo skyrius organizuoja susitikimus su vadovais, kad aptartų pažymių pasiskirstymą, palygintų įrodymus ir įvertintų rezultatų pagrįstumą. Kalibravimo administravimas apima susitikimų protokolą, įvertinimų pakeitimų sąrašą (jei tokių yra) ir pakeitimų pagrindimą audituojamumo tikslais.
9. Rezultatų peržiūra, patvirtinimas ir patvirtinimas
Kai vertinimas baigtas, rezultatai pereina į tvirtinimo etapą. Pavyzdžiui, galutinį balą patvirtina skyriaus vadovas ir personalo skyrius, o tada jį ratifikuoja vadovybė arba direktorių valdyba, atsižvelgiant į įgaliojimų struktūrą.
Šis etapas yra administracinė „kokybės kontrolė“, skirta užtikrinti:
– Užpildyta forma,
– Teisingi svorio dydžiai ir skaičiavimai,
– Nėra interesų konflikto,
– Rezultatai atitinka įmonės politiką.
Svarbu pateikti patvirtinimo dokumentus, kad ateityje nekiltų ginčų.
10. Atsiliepimų susitikimas ir pasirašymas
Po gero vertinimo visada vyksta grįžtamojo ryšio sesija. Vadovas paaiškina rezultatus, aptaria stipriąsias puses ir tobulintinas sritis ir pakviečia darbuotoją susitarti dėl tobulėjimo plano. Administraciniu požiūriu šis susitikimas paprastai apima:
– Protokolas arba diskusijų forma,
– Vertintojo ir darbuotojo parašas (arba skaitmeninis patvirtinimas),
– Prieštaravimo raštelis, jei darbuotojas nesutinka.
Pasirašymas nebūtinai reiškia, kad darbuotojai sutinka su vertybėmis, tačiau tai patvirtina, kad diskusija įvyko. Tai svarbu atskaitomybės užtikrinimui.
11. Tolesni veiksmai: tobulėjimas, atlyginimas arba veiklos gerinimas
Siekiant strateginės vertės, vertinimo rezultatai turi būti toliau nagrinėjami. Administraciniai tolesni veiksmai gali apimti:
– Treniruočių planas,
– Koučingas / mentorystė,
– Karjeros planavimas ir paaukštinimas,
– Atlyginimų / premijų koregavimai,
– Veiklos gerinimo planas (PIP) esant žemam našumui.
Žmogiškųjų išteklių skyrius užtikrina, kad tolesni veiksmai būtų registruojami, jiems būtų skirtas laiko grafikas ir būtų stebima pažanga. Be tolesnių veiksmų vertinimai tampa tik administracine rutina, kuri nepagerina veiklos rezultatų.
12. Archyvai, duomenų konfidencialumas ir procesų vertinimas
Paskutinis etapas yra dokumentų archyvavimas ir paties vertinimo proceso vertinimas. Įmonės turi turėti dokumentų saugojimo politiką (kiek laiko saugoti dokumentus), apsaugoti asmens duomenis ir apriboti prieigą tik įgaliotiems asmenims.
Be to, personalo skyrius turėtų įvertinti procesą: ar formos nėra pernelyg sudėtingos, ar grafikas realus, ar darbuotojai supranta rodiklius ir ar vertinimo rezultatai yra nuoseklūs. Šis vertinimas sudaro pagrindą patobulinimams kitame cikle.
Uždarymas
Administraciniai darbuotojų vertinimo proceso etapai užtikrina, kad vertinimas neapsiribotų vien tik „pažymio davimu“. Turėdamos aiškią politiką, išmatuojamus standartus, gerai organizuotus įrankius, išsamią dokumentaciją ir konkrečius tolesnius veiksmus, įmonės gali sukurti sąžiningo darbo kultūrą ir skatinti nuolatinį darbuotojų tobulėjimą. Galiausiai, gerai struktūruotas vertinimo procesas ne tik apsaugo įmonę nuo administracinės rizikos, bet ir padeda darbuotojams suprasti savo indėlio kryptį ir augti organizacijoje.
