ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບການເຮັດວຽກເປັນທີມ
ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບຂອງທີມງານແມ່ນຂະບວນການທີ່ວາງແຜນໄວ້ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າທີມງານສາມາດເຮັດວຽກໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບ, ມີປະສິດທິພາບ, ແລະ ສອດຄ່ອງກັບເປົ້າໝາຍຂອງອົງກອນ. ໃນທາງປະຕິບັດ, ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບບໍ່ພຽງແຕ່ກ່ຽວກັບການປະເມີນຜົນໄດ້ຮັບສຸດທ້າຍເທົ່ານັ້ນ, ແຕ່ຍັງຄຸ້ມຄອງວິທີການເຮັດວຽກຂອງທີມງານ: ວິທີການກຳນົດເປົ້າໝາຍ, ໜ້າທີ່, ການສ້າງການຮ່ວມມື, ການຮັກສາການສື່ສານ, ການແກ້ໄຂອຸປະສັກ, ແລະ ການຮຽນຮູ້ແມ່ນດຳເນີນຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ. ໃນຍຸກຂອງການເຮັດວຽກແບບເຄື່ອນໄຫວ - ດ້ວຍຮູບແບບປະສົມປະສານ, ຄວາມຕ້ອງການຄວາມໄວ, ແລະ ຄວາມຊັບຊ້ອນຂອງໂຄງການ - ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບທີ່ດີແມ່ນພື້ນຖານທີ່ສຳຄັນສຳລັບທີມງານທີ່ຈະບໍ່ພຽງແຕ່ "ຫຍຸ້ງ" ແຕ່ເພື່ອສ້າງຜົນກະທົບຢ່າງແທ້ຈິງ.
1. ເຂົ້າໃຈແນວຄວາມຄິດຂອງການປະຕິບັດງານຂອງທີມ
ປະສິດທິພາບຂອງທີມແມ່ນຜົນສຳເລັດຮ່ວມກັນທີ່ເກີດຈາກການປະກອບສ່ວນຂອງສະມາຊິກແຕ່ລະຄົນ. ປະສິດທິພາບແມ່ນຖືກປະເມີນຜ່ານຄຸນນະພາບຂອງຜົນໄດ້ຮັບ, ຄວາມທັນເວລາ, ປະສິດທິພາບຂອງການໃຊ້ຊັບພະຍາກອນ, ຄວາມພໍໃຈຂອງລູກຄ້າ ຫຼື ຜູ້ໃຊ້, ແລະ ຄວາມສາມາດຂອງທີມໃນການປັບຕົວເຂົ້າກັບການປ່ຽນແປງ. ບໍ່ເຫມືອນກັບປະສິດທິພາບຂອງແຕ່ລະບຸກຄົນ, ປະສິດທິພາບຂອງທີມເນັ້ນໜັກເຖິງການຮ່ວມມືກັນ: ຂະບວນການປະສານງານ, ການເພິ່ງພາອາໄສເຊິ່ງກັນແລະກັນ, ແລະ ການຕັດສິນໃຈຮ່ວມກັນ. ດັ່ງນັ້ນ, ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບຂອງທີມຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີຄວາມສົມດຸນລະຫວ່າງສອງດ້ານຄື: ຜົນສຳເລັດເປົ້າໝາຍ (ຜົນໄດ້ຮັບ) ແລະ ຄຸນນະພາບຂອງວຽກງານ (ຂະບວນການ).
2. ກຳນົດເປົ້າໝາຍທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ວັດແທກໄດ້
ຂັ້ນຕອນທຳອິດໃນການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບແມ່ນການຮັບປະກັນວ່າທີມງານມີຈຸດປະສົງທີ່ຊັດເຈນ. ຈຸດປະສົງທີ່ບໍ່ຈະແຈ້ງມັກຈະນໍາໄປສູ່ຄວາມສໍາຄັນທີ່ຂັດແຍ້ງກັນ, ການເຮັດວຽກຄືນໃໝ່, ແລະ ຄວາມລ່າຊ້າ. ຫຼາຍອົງກອນໃຊ້ຂອບການເຮັດວຽກເຊັ່ນ: SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) ຫຼື OKR (Objectives and Key Results). ບໍ່ວ່າຈະເປັນຂອບການເຮັດວຽກແບບໃດກໍຕາມ, ຫຼັກການຫຼັກແມ່ນ: ທີມງານຕ້ອງເຂົ້າໃຈວ່າເປັນຫຍັງວຽກງານຈຶ່ງຖືກເຮັດ, ສິ່ງທີ່ເຂົາເຈົ້າຕ້ອງການບັນລຸ, ແລະ ວິທີການວັດແທກຄວາມສໍາເລັດ.
ເປົ້າໝາຍທີ່ດີຍັງຈຳເປັນຕ້ອງແບ່ງອອກເປັນເປົ້າໝາຍປະຈຳອາທິດ ຫຼື ເປົ້າໝາຍແລ່ນໄວ ເພື່ອການປະຕິບັດທີ່ສຸມໃສ່ຫຼາຍຂຶ້ນ. ນອກຈາກນັ້ນ, ຜູ້ຈັດການ ແລະ ສະມາຊິກໃນທີມຈຳເປັນຕ້ອງຕົກລົງເຫັນດີກ່ຽວກັບມາດຕະຖານຄຸນນະພາບ, ຄຳນິຍາມຂອງສິ່ງທີ່ເຮັດສຳເລັດ ແລະ ຕົວຊີ້ວັດຄວາມສຳເລັດ. ເມື່ອເປົ້າໝາຍ ແລະ ມາດຕະຖານໄດ້ຮັບການຕົກລົງກັນຕັ້ງແຕ່ເລີ່ມຕົ້ນ, ການປະເມີນຜົນການປະຕິບັດຈະມີຄວາມເປັນກາງ ແລະ ຍຸດຕິທຳຫຼາຍຂຶ້ນ.
3. ການແບ່ງໜ້າທີ່, ຄວາມຮັບຜິດຊອບ ແລະ ຄວາມຄາດຫວັງ
ປະສິດທິພາບຂອງທີມໄດ້ຮັບອິດທິພົນຢ່າງຫຼວງຫຼາຍຈາກການຈັດສັນບົດບາດທີ່ເໝາະສົມ. ບົດບາດທີ່ບໍ່ຊັດເຈນສາມາດນຳໄປສູ່ໜ້າວຽກທີ່ຊ້ອນກັນ ຫຼື ຂົງເຂດທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບການແກ້ໄຂ. ວິທີການໜຶ່ງທີ່ມັກໃຊ້ເລື້ອຍໆແມ່ນຕາຕະລາງ RACI (ຮັບຜິດຊອບ, ຮັບຜິດຊອບ, ປຶກສາຫາລື, ໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນ). ດ້ວຍ RACI, ທີມງານສາມາດກຳນົດວ່າໃຜກຳລັງເຮັດຫຍັງ, ໃຜຮັບຜິດຊອບຢ່າງເຕັມທີ່ຕໍ່ຜົນໄດ້ຮັບ, ໃຜຕ້ອງມີສ່ວນຮ່ວມໃນການປ້ອນຂໍ້ມູນ, ແລະ ໃຜໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນພຽງພໍ.
ນອກເໜືອໄປຈາກການມອບໝາຍໜ້າທີ່ແລ້ວ, ຄວາມຄາດຫວັງດ້ານພຶດຕິກຳກໍ່ມີຄວາມສຳຄັນເຊັ່ນກັນ. ສິ່ງເຫຼົ່ານີ້ລວມມີມາດຕະຖານການສື່ສານ, ວິທີການຕັດສິນໃຈ, ການແກ້ໄຂຂໍ້ຂັດແຍ່ງ, ແລະ ຂອບເຂດເວລາຕອບສະໜອງ. ຄວາມຄາດຫວັງເປັນລາຍລັກອັກສອນຊ່ວຍຫຼຸດຜ່ອນການສື່ສານທີ່ຜິດພາດ, ໂດຍສະເພາະໃນທີມງານຂ້າມໜ້າທີ່ ແລະ ທີມງານທີ່ຢູ່ຫ່າງໄກສອກຫຼີກ.
4. ການສ້າງວັດທະນະທໍາການສື່ສານ ແລະ ການຮ່ວມມື
ການສື່ສານທີ່ດີບໍ່ໄດ້ໝາຍເຖິງການປະຊຸມຫຼາຍໆຄັ້ງ, ແຕ່ແມ່ນການແລກປ່ຽນຂໍ້ມູນເປົ້າໝາຍ. ທີມງານທີ່ມີປະສິດທິພາບສູງມັກຈະຮັກສາຈັງຫວະການສື່ສານທີ່ສອດຄ່ອງ: ການປະຊຸມປະສານງານສັ້ນໆ (ເຊັ່ນ: ການກວດສອບປະຈຳວັນ), ກອງປະຊຸມວາງແຜນ, ແລະ ກອງປະຊຸມປະເມີນຜົນ. ນອກເໜືອໄປຈາກການປະຊຸມ, ເອກະສານກໍ່ມີຄວາມສຳຄັນເພື່ອຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ມູນຈະບໍ່ຖືກຈຳກັດຢູ່ໃນແຕ່ລະຫົວໜ້າ.
ການຮ່ວມມືສາມາດເສີມສ້າງຄວາມເຂັ້ມແຂງໄດ້ຜ່ານເຄື່ອງມືການເຮັດວຽກເຊັ່ນ: ການຄຸ້ມຄອງໂຄງການ, ກະດານວຽກ, ແລະຊ່ອງທາງການສື່ສານທີ່ອຸທິດຕົນ. ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ເຄື່ອງມືຢ່າງດຽວບໍ່ພຽງພໍ. ຜູ້ຈັດການຕ້ອງສົ່ງເສີມການເປີດເຜີຍເພື່ອໃຫ້ສະມາຊິກໃນທີມສາມາດສະແດງຄວາມໝັ້ນໃຈໃນຄວາມສ່ຽງ, ຄວາມບໍ່ແນ່ນອນ, ຫຼືຄວາມຕ້ອງການຄວາມຊ່ວຍເຫຼືອ. ເມື່ອທີມງານຮູ້ສຶກປອດໄພທາງດ້ານຈິດໃຈ, ພວກເຂົາເຕັມໃຈທີ່ຈະທົດລອງແລະແກ້ໄຂຄວາມຜິດພາດໄດ້ໄວຂຶ້ນ.
5. ການຕິດຕາມປະສິດທິພາບ: ຂໍ້ມູນ, ຄຳຕິຊົມ ແລະ ການປັບຕົວ
ການຕິດຕາມກວດກາປະສິດທິພາບຂອງທີມງານຄວນໄດ້ຮັບການປະຕິບັດເປັນປະຈຳ ແລະ ອີງໃສ່ຂໍ້ມູນ. ຂໍ້ມູນສາມາດຢູ່ໃນຮູບແບບຂອງຕົວຊີ້ວັດຜົນຜະລິດ (ຈຳນວນໜ້າວຽກທີ່ສຳເລັດ), ຜົນໄດ້ຮັບ (ຜົນກະທົບຕໍ່ລູກຄ້າ), ຄຸນນະພາບ (ຂໍ້ບົກພ່ອງ ຫຼື ອັດຕາການແກ້ໄຂ), ຫຼື ປະສິດທິພາບ (ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ ແລະ ເວລາ). ເຖິງຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ການວັດແທກຕ້ອງໄດ້ຮັບການປັບແຕ່ງໃຫ້ເໝາະສົມກັບປະເພດຂອງວຽກງານ. ວຽກງານສ້າງສັນ ແລະ ວຽກງານຄວາມຮູ້ບໍ່ໄດ້ຖືກວັດແທກດ້ວຍຕົວເລກພຽງຢ່າງດຽວສະເໝີໄປ.
ນອກຈາກຂໍ້ມູນແລ້ວ, ຄຳຕິຊົມແມ່ນອົງປະກອບຫຼັກ. ຄຳຕິຊົມທີ່ມີປະສິດທິພາບແມ່ນສະເພາະ, ສຸມໃສ່ພຶດຕິກຳ ແລະ ຜົນກະທົບຂອງມັນ, ແລະ ຖືກສົ່ງໃຫ້ທັນເວລາ. ໃນລະດັບທີມ, ການປະເມີນຍ້ອນຫຼັງ ຫຼື ການປະເມີນຜົນຂະບວນການສາມາດຊ່ວຍລະບຸສິ່ງທີ່ດຳເນີນໄປດ້ວຍດີ ແລະ ສິ່ງທີ່ຕ້ອງການການປັບປຸງ. ຫຼັກການແມ່ນ: ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບແມ່ນວົງຈອນ, ບໍ່ແມ່ນກິດຈະກຳປະຈຳປີທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບການປະເມີນເທົ່ານັ້ນ.
6. ການຝຶກສອນ, ການພັດທະນາຄວາມສາມາດ, ແລະ ແຮງຈູງໃຈ
ເພື່ອປັບປຸງປະສິດທິພາບຂອງທີມ, ຜູ້ຈັດການຈຳເປັນຕ້ອງເຮັດໜ້າທີ່ເປັນຄູຝຶກ. ການຝຶກສອນແຕກຕ່າງຈາກການສອນ. ການຝຶກສອນຊຸກຍູ້ໃຫ້ສະມາຊິກໃນທີມຊອກຫາວິທີແກ້ໄຂ, ພັດທະນາທັກສະ, ແລະ ສ້າງຄວາມເປັນເຈົ້າຂອງ. ການຝຶກສອນສາມາດເຮັດໄດ້ຜ່ານກອງປະຊຸມແບບໜຶ່ງຕໍ່ໜຶ່ງເປັນປະຈຳ, ການສົນທະນາເພື່ອການພັດທະນາ, ຫຼື ການຈັບຄູ່ການແກ້ໄຂບັນຫາຕ່າງໆ.
ການພັດທະນາຄວາມສາມາດຍັງຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີແຜນການທີ່ຊັດເຈນ. ຜູ້ຈັດການສາມາດວາງແຜນຄວາມຕ້ອງການທັກສະຂອງທີມໂດຍອີງໃສ່ຈຸດປະສົງຂອງໂຄງການ ແລະ ຈາກນັ້ນພັດທະນາຍຸດທະສາດຕ່າງໆ: ການຝຶກອົບຮົມ, ການໃຫ້ຄຳປຶກສາ, ການໝູນວຽນວຽກ, ຫຼື ການຮຽນຮູ້ດ້ວຍຕົນເອງ. ໃນຂະນະດຽວກັນ, ແຮງຈູງໃຈຂອງທີມແມ່ນໄດ້ຮັບອິດທິພົນຈາກຄວາມໝາຍ, ການຮັບຮູ້ການປະກອບສ່ວນ, ແລະ ໂອກາດໃນການເຕີບໂຕ. ລາງວັນບໍ່ຈຳເປັນຕ້ອງເປັນທາງດ້ານການເງິນສະເໝີໄປ; ການຮັບຮູ້ທີ່ແທ້ຈິງ ແລະ ມີເປົ້າໝາຍມັກຈະມີຜົນກະທົບສູງ.
7. ການຄຸ້ມຄອງຂໍ້ຂັດແຍ່ງ ແລະ ອຸປະສັກດ້ານປະສິດທິພາບ
ຂໍ້ຂັດແຍ່ງພາຍໃນທີມແມ່ນເລື່ອງປົກກະຕິ, ໂດຍສະເພາະເມື່ອຄວາມກົດດັນສູງ ແລະ ທັດສະນະທີ່ແຕກຕ່າງກັນປະທະກັນ. ຄວາມແຕກຕ່າງລະຫວ່າງທີມທີ່ມີສຸຂະພາບດີ ແລະ ທີມທີ່ບໍ່ມີສຸຂະພາບດີແມ່ນວິທີການຈັດການຂໍ້ຂັດແຍ່ງ. ຂໍ້ຂັດແຍ່ງທີ່ບໍ່ມີການກວດສອບສາມາດທຳລາຍຄວາມໄວ້ວາງໃຈ ແລະ ການຮ່ວມມື. ຜູ້ຈັດການຕ້ອງຊ່ວຍທີມງານແຍກບັນຫາອອກຈາກບຸກຄະລິກກະພາບ, ຊຸກຍູ້ການສົນທະນາທີ່ຂັບເຄື່ອນດ້ວຍຂໍ້ມູນ, ແລະ ຊອກຫາວິທີແກ້ໄຂທີ່ຍຸດຕິທຳ.
ອຸປະສັກດ້ານປະສິດທິພາບຍັງສາມາດເກີດຈາກຂະບວນການທີ່ບໍ່ມີປະສິດທິພາບ, ປະລິມານວຽກທີ່ບໍ່ສົມດຸນ, ການເພິ່ງພາອາໄສເຊິ່ງກັນແລະກັນ, ຫຼື ຊັບພະຍາກອນທີ່ບໍ່ພຽງພໍ. ດັ່ງນັ້ນ, ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບບໍ່ຄວນສຸມໃສ່ "ໃຜເປັນຜູ້ຜິດ," ແຕ່ຄວນສຸມໃສ່ "ສິ່ງທີ່ກີດຂວາງທ່ານ." ວິທີການປັບປຸງຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງຈະຊ່ວຍໃຫ້ທີມງານປັບປຸງລະບົບການເຮັດວຽກ, ບໍ່ພຽງແຕ່ຊຸກຍູ້ບຸກຄົນໃຫ້ເຮັດວຽກໜັກຂຶ້ນເທົ່ານັ້ນ.
8. ການປະເມີນຜົນການປະຕິບັດທີ່ຍຸດຕິທຳ ແລະ ໂປ່ງໃສ
ການປະເມີນຜົນການປະຕິບັດງານຂອງທີມຄວນມີຄວາມໂປ່ງໃສ: ຕົວຊີ້ວັດຕ້ອງຊັດເຈນ, ວິທີການຕ້ອງສອດຄ່ອງ, ແລະ ຜົນໄດ້ຮັບຕ້ອງອະທິບາຍໄດ້. ຖ້າອົງກອນໃດໜຶ່ງໃຊ້ການປະເມີນຜົນສ່ວນບຸກຄົນ, ຜູ້ຈັດການຕ້ອງຮັບປະກັນວ່າການປະກອບສ່ວນຂອງທີມໄດ້ຮັບການຮັບຮູ້ ແລະ ການແຂ່ງຂັນທີ່ບ່ອນທຳລາຍການຮ່ວມມືບໍ່ໄດ້ຮັບການສົ່ງເສີມ. ວິທີໜຶ່ງໃນການເຮັດສິ່ງນີ້ແມ່ນການດຸ່ນດ່ຽງການປະເມີນຜົນຂອງຜົນໄດ້ຮັບສ່ວນບຸກຄົນ, ພຶດຕິກຳການຮ່ວມມື, ແລະ ການປະກອບສ່ວນຕໍ່ເປົ້າໝາຍຂອງທີມ.
ການປະເມີນຜົນຄວນສົ່ງຜົນໃຫ້ມີການປະຕິບັດຕາມຢ່າງເປັນຮູບປະທຳ, ເຊັ່ນ: ແຜນການພັດທະນາ, ການປັບປຸງຂະບວນການ, ຫຼື ການຈັດສັນຊັບພະຍາກອນຄືນໃໝ່. ວິທີນີ້, ການປະເມີນຜົນບໍ່ໄດ້ຢຸດຢູ່ທີ່ຕົວເລກແຕ່ກາຍເປັນຕົວຂັບເຄື່ອນຂອງການປ່ຽນແປງ.
9. ສິ່ງທ້າທາຍຂອງການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບໃນຍຸກການເຮັດວຽກທີ່ທັນສະໄໝ
ທີມງານທີ່ທັນສະໄໝປະເຊີນກັບສິ່ງທ້າທາຍຕ່າງໆເຊັ່ນ: ການເຮັດວຽກທາງໄກ, ຄວາມແຕກຕ່າງຂອງເຂດເວລາ, ແລະ ຂໍ້ມູນທີ່ຫຼາຍເກີນໄປ. ຄວາມສ່ຽງທົ່ວໄປລວມມີການສື່ສານແບບແຍກສ່ວນ, ການມີສ່ວນຮ່ວມທີ່ຫຼຸດລົງ, ແລະ ຄວາມຫຍຸ້ງຍາກໃນການຕິດຕາມຄວາມຄືບໜ້າໃນເວລາຈິງ. ເພື່ອແກ້ໄຂສິ່ງທ້າທາຍເຫຼົ່ານີ້, ອົງກອນຕ່າງໆຈຳເປັນຕ້ອງສ້າງລະບຽບວິໄນດ້ານເອກະສານ, ມາດຕະຖານການສື່ສານ, ແລະ ການນຳໃຊ້ເຄື່ອງມືການຮ່ວມມືທີ່ເປັນເອກະພາບ. ນອກຈາກນັ້ນ, ການສຸມໃສ່ຜົນໄດ້ຮັບ ແລະ ບຸລິມະສິດທີ່ຊັດເຈນແມ່ນມີຄວາມສຳຄັນຫຼາຍເພື່ອປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ທີມງານຕິດຂັດກັບກິດຈະກຳທີ່ບໍ່ໄດ້ໃຫ້ຄຸນຄ່າ.
ສະຫຼຸບ
ການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບຂອງທີມງານແມ່ນຂະບວນການທີ່ສົມບູນແບບເຊິ່ງກວມເອົາການກຳນົດເປົ້າໝາຍ, ການຈັດສັນບົດບາດ, ການສື່ສານທີ່ດີຂຶ້ນ, ການຕິດຕາມກວດກາທີ່ຂັບເຄື່ອນດ້ວຍຂໍ້ມູນ, ການຝຶກສອນ ແລະ ການພັດທະນາ, ແລະ ການປະເມີນຜົນທີ່ຍຸດຕິທຳ. ກຸນແຈສູ່ຄວາມສຳເລັດແມ່ນຢູ່ໃນການດຸ່ນດ່ຽງຜົນໄດ້ຮັບ ແລະ ຂະບວນການ, ພ້ອມທັງວັດທະນະທຳການເຮັດວຽກທີ່ມີສຸຂະພາບດີ: ເປີດກວ້າງ, ຮ່ວມມື, ແລະ ການຮຽນຮູ້ຢ່າງຕໍ່ເນື່ອງ. ເມື່ອການຄຸ້ມຄອງປະສິດທິພາບຖືກຈັດຕັ້ງປະຕິບັດຢ່າງສະໝໍ່າສະເໝີ, ທີມງານບໍ່ພຽງແຕ່ບັນລຸເປົ້າໝາຍຂອງເຂົາເຈົ້າເທົ່ານັ້ນ ແຕ່ຍັງເຕີບໃຫຍ່ເປັນໜ່ວຍງານທີ່ສາມາດປັບຕົວໄດ້, ພ້ອມທີ່ຈະປະເຊີນກັບສິ່ງທ້າທາຍຂອງອົງກອນໃນອະນາຄົດ.
