ການບໍລິຫານຫ້ອງການ: ວິທີການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການຈັດຊື້

ການບໍລິຫານຫ້ອງການ: ວິທີການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການຈັດຊື້

ການບໍລິຫານຫ້ອງການບໍ່ພຽງແຕ່ກ່ຽວກັບການຕິດຕໍ່ສື່ສານ, ການບັນທຶກເອກະສານ, ຫຼື ການກຳນົດເວລາການປະຊຸມເທົ່ານັ້ນ. ໜ້າທີ່ສຳຄັນອັນໜຶ່ງທີ່ມັກກຳນົດການດຳເນີນງານທີ່ລາບລື່ນແມ່ນການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການຈັດຊື້. ການຈັດຊື້ທີ່ມີການຈັດຕັ້ງຊ່ວຍໃຫ້ຫ້ອງການໄດ້ຮັບສິນຄ້າທີ່ຕ້ອງການຕາມເວລາ, ຕາມຂໍ້ກຳນົດ, ແລະ ດ້ວຍຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ໃນທາງກົງກັນຂ້າມ, ການຈັດຊື້ທີ່ບໍ່ເປັນລະບຽບສາມາດນຳໄປສູ່ການສູນເສຍ, ຄວາມລ່າຊ້າ, ແລະ ຄວາມສ່ຽງຂອງຄວາມບໍ່ສະໝໍ່າສະເໝີ. ບົດຄວາມນີ້ສົນທະນາກ່ຽວກັບວິທີການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການຈັດຊື້ຢ່າງເປັນລະບົບໃນການບໍລິຫານຫ້ອງການ, ຕັ້ງແຕ່ການວາງແຜນຄວາມຕ້ອງການຈົນເຖິງການປະເມີນຜູ້ສະໜອງ.

1. ເຂົ້າໃຈບົດບາດຂອງການບໍລິຫານຫ້ອງການໃນການຈັດຊື້

ໃນຫຼາຍອົງກອນ, ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການເຮັດໜ້າທີ່ເປັນສູນກາງປະສານງານສູນກາງ. ທີມງານບໍລິຫານເຮັດໜ້າທີ່ເປັນຜູ້ປະສານງານລະຫວ່າງໜ່ວຍງານຜູ້ໃຊ້, ການເງິນ, ສາງ ແລະ ຜູ້ສະໜອງ. ໜ້າທີ່ຂອງເຂົາເຈົ້າລວມມີການບັນທຶກຄວາມຕ້ອງການ, ການກະກຽມເອກະສານ, ຮັບປະກັນການປະຕິບັດຕາມຂັ້ນຕອນ, ການເກັບຮັກສາໃບຮັບເງິນທຸລະກຳ, ແລະ ການຕິດຕາມສະຖານະການຈັດສົ່ງ. ດັ່ງນັ້ນ, ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການຈຳເປັນຕ້ອງເຂົ້າໃຈຂະບວນການຈັດຊື້ ແລະ ມີທັກສະການສື່ສານທີ່ເຂັ້ມແຂງເພື່ອຫຼີກເວັ້ນການສື່ສານທີ່ຜິດພາດລະຫວ່າງພະແນກຕ່າງໆ.

2. ການປະເມີນຄວາມຕ້ອງການ

ຂັ້ນຕອນທຳອິດ ແລະ ສຳຄັນທີ່ສຸດແມ່ນການວາງແຜນຄວາມຕ້ອງການ. ການຈັດຊື້ທີ່ມີປະສິດທິພາບແມ່ນອີງໃສ່ຂໍ້ມູນທີ່ແທ້ຈິງ, ບໍ່ແມ່ນພຽງແຕ່ການຄາດຄະເນເທົ່ານັ້ນ. ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການຈຳເປັນຕ້ອງເກັບກຳຂໍ້ມູນຈາກແຕ່ລະພະແນກກ່ຽວກັບສິ່ງຂອງທີ່ຕ້ອງການ, ປະລິມານ, ເວລາທີ່ຕ້ອງການ, ແລະ ເພື່ອຈຸດປະສົງຫຍັງ.

ບາງວິທີທີ່ສາມາດນຳໃຊ້ໄດ້:
- ການວິເຄາະການນຳໃຊ້ກ່ອນໜ້ານີ້, ຕົວຢ່າງເຊັ່ນ ການນຳໃຊ້ເຄື່ອງຂຽນຕໍ່ເດືອນ.
– ກວດສອບສິນຄ້າຄົງຄັງ, ເພື່ອຮັບປະກັນວ່າສິນຄ້າທີ່ຮ້ອງຂໍຍັງບໍ່ທັນມີ.
- ການວາງແຜນໂດຍອີງໃສ່ໂຄງການເຮັດວຽກ, ເຊັ່ນ: ຄວາມຕ້ອງການອຸປະກອນສຳລັບການຝຶກອົບຮົມ ຫຼື ກິດຈະກຳຕ່າງໆ.

ໃນຂັ້ນຕອນນີ້, ມັນຍັງມີຄວາມສຳຄັນທີ່ຈະຕ້ອງຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນ. ບໍ່ແມ່ນທຸກຄວາມຕ້ອງການລ້ວນແຕ່ຮີບດ່ວນ. ການຈັດລຳດັບຄວາມສຳຄັນຈະຊ່ວຍໃຫ້ຫ້ອງການສາມາດຫຼີກລ່ຽງການຊື້ແບບບໍ່ຄິດ ແລະ ຄຸ້ມຄອງກະແສເງິນສົດໄດ້ຢ່າງສະຫຼາດຫຼາຍຂຶ້ນ.

3. ການກະກຽມຂໍ້ມູນສະເພາະຂອງຜະລິດຕະພັນທີ່ຊັດເຈນ

ຄວາມຜິດພາດໃນການຈັດຊື້ທົ່ວໄປແມ່ນລາຍລະອຽດທີ່ບໍ່ຊັດເຈນ. ຕົວຢ່າງ, "ຊື້ເຄື່ອງພິມ" ໂດຍບໍ່ໄດ້ລະບຸປະເພດ, ຄຸນສົມບັດ, ຄວາມຈຸ, ແລະ ຄວາມຕ້ອງການຂອງໝຶກ/ໂທນເນີ. ສິ່ງນີ້ສາມາດສົ່ງຜົນໃຫ້ຜະລິດຕະພັນມາຮອດບໍ່ຖືກຕ້ອງ, ເຊິ່ງເຮັດໃຫ້ຂະບວນການສົ່ງຄືນໃຊ້ເວລາຫຼາຍ.

ເພື່ອເຮັດໃຫ້ລາຍລະອຽດມີຄວາມຊັດເຈນ, ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການສາມາດສ້າງລາຍຊື່ລະອຽດໄດ້ເຊັ່ນ:
- ຊື່​ສິນຄ້າ ​ແລະ ຈຸດ​ປະ​ສົງ​ຂອງ​ການ​ນໍາ​ໃຊ້
– ຍີ່ຫໍ້/ປະເພດ (ຖ້າລະບຸ) ຫຼື ມາດຕະຖານຄຸນນະພາບຂັ້ນຕ່ຳ
– ຂະໜາດ, ສີ, ວັດສະດຸ, ຄວາມຈຸ (ຕາມຄວາມຕ້ອງການ)
– ການຮັບປະກັນ ແລະ ບໍລິການຫຼັງການຂາຍ
– ມາດຕະຖານຄວາມປອດໄພ/ການຮັບຮອງ (ຖ້າຕ້ອງການ)

ລາຍລະອຽດທີ່ດີຊ່ວຍໃຫ້ຂະບວນການປະມູນຂອງຜູ້ສະໜອງມີຄວາມຖືກຕ້ອງຫຼາຍຂຶ້ນ ແລະ ຫຼຸດຜ່ອນທ່າແຮງທີ່ຈະເກີດຄວາມຂັດແຍ້ງ.

4. ກຳນົດງົບປະມານ ແລະ ການອະນຸມັດ

ເມື່ອໄດ້ພັດທະນາຂໍ້ກຳນົດ ແລະ ລາຍລະອຽດແລ້ວ, ຂັ້ນຕອນຕໍ່ໄປແມ່ນການສ້າງຕັ້ງງົບປະມານ. ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການຄວນຮ່ວມມືກັບພະແນກການເງິນ ຫຼື ຜູ້ນຳໜ່ວຍງານເພື່ອຮັບປະກັນວ່າການຈັດຊື້ຕອບສະໜອງຂອບເຂດງົບປະມານທີ່ໄດ້ກຳນົດໄວ້.

ຂະບວນການອະນຸມັດຄວນຈະມີຫຼາຍລະດັບເພື່ອຮັບປະກັນການຄວບຄຸມທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ຕົວຢ່າງ:
– ມູນຄ່າຂະໜາດນ້ອຍທີ່ໄດ້ຮັບການອະນຸມັດຈາກຫົວໜ້າຝ່າຍບໍລິຫານ
– ມູນຄ່າປານກາງໄດ້ຮັບການອະນຸມັດຈາກຜູ້ຈັດການຝ່າຍປະຕິບັດການ
- ຈຳນວນເງິນຫຼາຍທີ່ໄດ້ຮັບການອະນຸມັດຈາກຜູ້ອຳນວຍການ ຫຼື ຄະນະກຳມະການຈັດຊື້

ເອກະສານອະນຸມັດສາມາດຢູ່ໃນຮູບແບບຂອງແບບຟອມໃບຮ້ອງຂໍຊື້ ຫຼື ບົດບັນທຶກພາຍໃນ. ໂດຍພື້ນຖານແລ້ວ, ທຸກໆລາຍຈ່າຍຕ້ອງມີຮ່ອງຮອຍການອະນຸມັດທີ່ສາມາດຕິດຕາມໄດ້.

5. ການເລືອກວິທີການຈັດຊື້

ວິທີການຈັດຊື້ແມ່ນຂຶ້ນກັບມູນຄ່າ ແລະ ຄວາມຊັບຊ້ອນຂອງສິນຄ້າທີ່ຊື້. ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການຄວນມີຄຳແນະນຳ, ຕົວຢ່າງ:
– ການຊື້ໂດຍກົງສຳລັບຄວາມຕ້ອງການຂະໜາດນ້ອຍ ແລະ ຄວາມຕ້ອງການປະຈຳວັນ (ຕົວຢ່າງ: ເຄື່ອງຂຽນ).
– ການຮ້ອງຂໍໃບສະເໜີລາຄາຈາກຜູ້ສະໜອງຫຼາຍລາຍສຳລັບສິນຄ້າມູນຄ່າປານກາງ ເພື່ອໃຫ້ສາມາດປຽບທຽບລາຄາ ແລະ ຄຸນນະພາບໄດ້.
- ການປະມູນ ຫຼື ການປະມູນສຳລັບການຈັດຊື້ຂະໜາດໃຫຍ່, ໂດຍສະເພາະໃນອົງການທີ່ມີລະບຽບການທີ່ເຂັ້ມງວດ.

ດ້ວຍວິທີການທີ່ຖືກຕ້ອງ, ຫ້ອງການຕ່າງໆສາມາດຮັກສາຄວາມໂປ່ງໃສ ແລະ ໄດ້ຮັບລາຄາທີ່ແຂ່ງຂັນໄດ້ໂດຍບໍ່ຕ້ອງເສຍສະລະຄຸນນະພາບ.

6. ການຄັດເລືອກ ແລະ ການປະເມີນຜົນຜູ້ສະໜອງ (ຜູ້ຂາຍ)

ຜູ້ຂາຍທີ່ດີບໍ່ພຽງແຕ່ສະເໜີລາຄາຕໍ່າເທົ່ານັ້ນ, ແຕ່ຍັງມີຄຸນນະພາບທີ່ສະໝໍ່າສະເໝີ, ການຈັດສົ່ງທີ່ທັນເວລາ, ແລະ ການບໍລິການຫຼັງການຂາຍທີ່ດີເລີດ. ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການຄວນສ້າງລາຍຊື່ຜູ້ຂາຍທີ່ໄດ້ຮັບການຢັ້ງຢືນ, ລວມທັງປະຫວັດການເຮັດທຸລະກຳທີ່ຜ່ານມາ.

ເງື່ອນໄຂການປະເມີນຜູ້ຂາຍອາດຈະປະກອບມີ:
- ລາຄາ ແລະ ແຜນການຊຳລະເງິນ
- ການປະຕິບັດຕາມສະເປັກ ແລະ ຄຸນນະພາບຂອງຜະລິດຕະພັນ
- ຄວາມທັນເວລາຂອງການຈັດສົ່ງ
– ການບໍລິການຕອບຮັບການສື່ສານ ແລະ ການຮ້ອງທຸກ
– ຄວາມຊັດເຈນດ້ານກົດໝາຍ (NPWP, ທີ່ຢູ່ທີ່ຊັດເຈນ, ເອກະສານຂອງບໍລິສັດ)

ຖ້າເປັນໄປໄດ້, ໃຫ້ໃຊ້ລະບົບການໃຫ້ຄະແນນຜູ້ຂາຍແບບງ່າຍໆເພື່ອເຮັດໃຫ້ການຕັດສິນໃຈເລືອກມີຄວາມເປັນກາງຫຼາຍຂຶ້ນ.

7. ການກະກຽມເອກະສານການຈັດຊື້

ເອກະສານແມ່ນຫຼັກຂອງການບໍລິຫານຫ້ອງການ. ໃນການຈັດຊື້, ເອກະສານທົ່ວໄປປະກອບມີ:
– ການຮ້ອງຂໍຊື້ (PR) ຈາກໜ່ວຍຜູ້ໃຊ້
- ການຮ້ອງຂໍໃບສະເໜີລາຄາ (RFQ) ຫຼື ລາຍການປຽບທຽບລາຄາ
– ໃບສັ່ງຊື້ (PO) ຫຼື ໃບສັ່ງຊື້ຢ່າງເປັນທາງການ
- ສັນຍາ/ຂໍ້ຕົກລົງສຳລັບການຈັດຊື້ສະເພາະ
– ບົດບັນທຶກການຮັບສິນຄ້າ (BAPB)
– ໃບແຈ້ງໜີ້ ແລະ ຫຼັກຖານການຊຳລະເງິນ
– ເອກະສານຮັບປະກັນ ແລະ ຄູ່ມືຜູ້ໃຊ້

ເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ຕ້ອງໄດ້ຮັບການເກັບຮັກສາໄວ້ຢ່າງເປັນລະບຽບທັງທາງດ້ານຮ່າງກາຍ ແລະ ດິຈິຕອນ, ເພາະວ່າພວກມັນເປັນຫຼັກຖານການກວດສອບ ແລະ ເອກະສານອ້າງອີງເມື່ອມີບັນຫາເກີດຂຶ້ນ.

8. ຂະບວນການສັ່ງຊື້ ແລະ ການຕິດຕາມການຈັດສົ່ງ

ເມື່ອອອກໃບສັ່ງຊື້ແລ້ວ, ວຽກງານບໍລິຫານກໍ່ຍັງບໍ່ແລ້ວສົມບູນ. ການຕິດຕາມກວດກາການຈັດສົ່ງແມ່ນມີຄວາມຈຳເປັນ, ໂດຍສະເພາະສຳລັບສິນຄ້າທີ່ຕ້ອງການໃນທັນທີ. ໃຫ້ຈົດບັນທຶກຕາຕະລາງການຈັດສົ່ງ ແລະ ຢືນຢັນກັບຜູ້ຂາຍກ່ອນເສັ້ນຕາຍ.

ວິທີປະຕິບັດທີ່ແນະນຳ:
- ໃສ່ວັນທີສົ່ງສິນຄ້າໃນໃບສັ່ງຊື້
- ຂໍເລກທີໃບຮັບເງິນ ຫຼື ຫຼັກຖານການຈັດສົ່ງ
– ຈັດການຮັບສິນຄ້າກັບພະນັກງານສາງ ຫຼື ຜູ້ຮັບສິນຄ້າ
- ແຈ້ງໃຫ້ໜ່ວຍງານຜູ້ໃຊ້ຮູ້ກ່ຽວກັບເວລາທີ່ຄາດຄະເນມາຮອດ

ການສື່ສານຢ່າງຕັ້ງໜ້າຊ່ວຍປ້ອງກັນການຊັກຊ້າ ແລະ ເລັ່ງການເຮັດວຽກໃຫ້ສຳເລັດໄວຂຶ້ນ.

9. ການຮັບເງິນ, ການກວດກາ ແລະ ການບັນທຶກສິນຄ້າ

ເມື່ອມາຮອດ, ໃຫ້ດຳເນີນການກວດກາທາງດ້ານຮ່າງກາຍ ແລະ ການບໍລິຫານ. ຮັບປະກັນວ່າປະລິມານ, ເງື່ອນໄຂ ແລະ ລາຍລະອຽດຕ່າງໆ ກົງກັບໃບສັ່ງຊື້ ຫຼື ສັນຍາ. ຖ້າມີຄວາມເສຍຫາຍ ຫຼື ຂໍ້ບົກຜ່ອງໃດໆ, ໃຫ້ຈົດບັນທຶກທັນທີ ແລະ ຍື່ນຄຳຮ້ອງຂໍກັບຜູ້ຂາຍ.

ການຮັບສິນຄ້າຄວນມີເອກະສານປະກອບດັ່ງນີ້:
– ການກວດສອບຄຸນນະພາບ (ໜ້າທີ່, ຄວາມຄົບຖ້ວນ, ວັນໝົດອາຍຸ ຖ້າມີ)
- ເອກະສານຮູບພາບຖ້າຈຳເປັນ
- ແບບຟອມບັນທຶກການມອບໝາຍ ຫຼື ການຍອມຮັບ
- ປ້ອນຂໍ້ມູນເຂົ້າລະບົບສາງ ຫຼື ລະບົບສາງສິນຄ້າໃນຫ້ອງການ

ສຳລັບລາຍການສິນຄ້າຄົງຄັງ (ເຊັ່ນ: ຄອມພິວເຕີໂນດບຸກ, ໂປເຈັກເຕີ), ໃຫ້ຕິດປ້າຍຊັບສິນ ແລະ ບັນທຶກໝາຍເລກລຳດັບເພື່ອງ່າຍຕໍ່ການຕິດຕາມ.

10. ການຊຳລະເງິນ ແລະ ການกระทบยอดເອກະສານ

ການຈ່າຍເງິນຈະເຮັດຫຼັງຈາກເອກະສານຄົບຖ້ວນ ແລະ ໄດ້ຮັບສິນຄ້າຕາມຂໍ້ກຳນົດ. ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການຕ້ອງຮັບປະກັນຄວາມສອດຄ່ອງຂອງເອກະສານສຳຄັນສາມຢ່າງຄື: ໃບສັ່ງຊື້, ໃບຮັບເງິນ ແລະ ໃບແຈ້ງໜີ້. ຂະບວນການນີ້ມັກຖືກເອີ້ນວ່າການຈັບຄູ່ສາມທາງ.

ເປົ້າໝາຍ:
- ປ້ອງກັນການຈ່າຍເງິນສຳລັບສິນຄ້າທີ່ຍັງບໍ່ໄດ້ຮັບ
- ຫຼີກລ່ຽງການຈ່າຍເງິນຊ້ຳຊ້ອນ
- ຮັບປະກັນວ່າມູນຄ່າໃບແຈ້ງໜີ້ແມ່ນສອດຄ່ອງກັບຂໍ້ຕົກລົງ

ການกระทบยอดທີ່ເປັນລະບຽບຊ່ວຍໃຫ້ວຽກງານການເງິນໄວຂຶ້ນ ແລະ ຫຼຸດຜ່ອນບັນຫາການກວດສອບທີ່ອາດເກີດຂຶ້ນ.

11. ການເກັບຮັກສາ ແລະ ການປະເມີນຜົນການຈັດຊື້

ຂັ້ນຕອນສຸດທ້າຍແມ່ນການເກັບຮັກສາ ແລະ ການປະເມີນຜົນ. ບັນທຶກການຈັດຊື້ຄວນຖືກຈັດກຸ່ມຕາມໄລຍະເວລາ, ປະເພດລາຍການ, ຫຼື ຜູ້ຂາຍ. ດ້ວຍບັນທຶກທີ່ເໝາະສົມ, ຫ້ອງການສາມາດຕິດຕາມປະຫວັດການຊື້, ສັ່ງຊື້ສິນຄ້າຊ້ຳໆ, ຫຼື ຈັດການກັບການຮຽກຮ້ອງການຮັບປະກັນໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ.

ການປະເມີນຜົນແມ່ນດຳເນີນເພື່ອຕອບຄຳຖາມຕ່າງໆ:
- ສິນຄ້າເຫຼົ່ານັ້ນເໝາະສົມກັບຄວາມຕ້ອງການຂອງທ່ານ ແລະ ຖືກນໍາໃຊ້ຢ່າງດີທີ່ສຸດບໍ?
- ຜູ້ຂາຍຕອບສະໜອງມາດຕະຖານການບໍລິການ (ຄວາມທັນເວລາ, ຄຸນນະພາບ) ບໍ?
- ມີໂອກາດໃນການປະຫຍັດຕົ້ນທຶນບໍ?
- ຂັ້ນຕອນໃດແດ່ທີ່ຈຳເປັນຕ້ອງໄດ້ງ່າຍດາຍ?

ຈາກການປະເມີນຜົນນີ້, ຝ່າຍບໍລິຫານຫ້ອງການສາມາດປັບປຸງຂັ້ນຕອນການດຳເນີນງານການຈັດຊື້ ແລະ ສ້າງລະບົບທີ່ມີປະສິດທິພາບຫຼາຍຂຶ້ນໃນໄລຍະຕໍ່ໄປ.

Penutup

ການຄຸ້ມຄອງຂະບວນການຈັດຊື້ໃນການບໍລິຫານຫ້ອງການຮຽກຮ້ອງໃຫ້ມີຄວາມແມ່ນຍຳ, ເອກະສານທີ່ຖືກຕ້ອງ, ແລະ ການປະສານງານລະຫວ່າງພະແນກ. ຕັ້ງແຕ່ການວາງແຜນຄວາມຕ້ອງການ ແລະ ການພັດທະນາສະເປັກ, ການຄັດເລືອກຜູ້ຂາຍ, ຈົນເຖິງການຮັບ ແລະ ການຈ່າຍເງິນ, ແຕ່ລະຂັ້ນຕອນຕ້ອງໄດ້ຮັບການປະຕິບັດຢ່າງເປັນລະບົບເພື່ອຮັບປະກັນການດຳເນີນງານຂອງຫ້ອງການຢ່າງราบລื่น. ດ້ວຍມາດຕະຖານການເຮັດວຽກທີ່ຊັດເຈນ ແລະ ວິໄນການບໍລິຫານທີ່ດີ, ການຈັດຊື້ບໍ່ພຽງແຕ່ເປັນເລື່ອງຂອງການຊື້ເທົ່ານັ້ນ, ແຕ່ຍັງເປັນຍຸດທະສາດທີ່ສຳຄັນສຳລັບການຮັກສາປະສິດທິພາບ, ຄວາມຮັບຜິດຊອບ, ແລະ ຄຸນນະພາບຂອງອົງກອນ.

ຖ້າທ່ານຕ້ອງການ, ຂ້ອຍຍັງສາມາດສ້າງຕົວຢ່າງ SOP ສຳລັບການຈັດຊື້ສິນຄ້າ, ແມ່ແບບແບບຟອມ PR/PO, ຫຼື ແຜນວາດການຈັດຊື້ສຳລັບຄວາມຕ້ອງການຂອງຫ້ອງການຂອງທ່ານໄດ້.