Убакытты жакшыраак башкаруу боюнча административдик кеңештер
Бүгүнкү күндөгү динамикалуу жана тез өзгөрүп жаткан жумуш ордунда убакытты башкаруу - бул өздөштүрүү үчүн маанилүү көндүм. Айрыкча, башкаруу тармагында иштегендер үчүн тапшырмаларды аткаруудагы натыйжалуулук жана тактык ийгиликти аныктоодо чечүүчү факторлор болушу мүмкүн. Убактыңызды жакшыраак башкарууга жардам бере турган бир нече административдик кеңештер:
1. Тапшырмаларыңызды артыкчылыктуу деп эсептеңиз
Тапшырмаларды артыкчылыктуу кылуу - убакытты натыйжалуу башкаруунун биринчи кадамы. Бардык эле тапшырмалардын мааниси жана шашылыштыгы бирдей эмес. Ошондуктан, артыкчылык шкаласы - бул кайсы тапшырмаларды биринчи кезекте аткаруу керектигин аныктоого жардам бере турган курал. Эйзенхауэр кутучасынын ыкмасы тапшырмаларды төрт топко бөлүүгө жардам берет:
– Маанилүү жана шашылыш (Азыр жасаңыз):
Бул милдеттерге артыкчылык берилиши керек, анткени алар сиздин максаттарыңызга жетүүгө түздөн-түз таасир этет.
– Маанилүү, бирок шашылыш эмес (график):
Маанилүү, бирок шашылыш эмес тапшырмалар. Аларды аткаруу үчүн так график түзүңүз.
– Маанилүү эмес, бирок шашылыш (Делегат):
Негизги максаттарыңызга түздөн-түз таасир этпеген шашылыш иштерди башкаларга өткөрүп берсеңиз болот.
– Маанилүү эмес жана шашылыш эмес (Өчүрүү):
Убактыңызды оптималдаштыруу үчүн бул тапшырмаларды өчүрүңүз же кийинкиге калтырыңыз.
2. Натыйжалуу аткарыла турган иштердин тизмесин түзүңүз
Күнүмдүк аткарыла турган иштердин тизмесин түзүү көңүлүңүздү топтоого жардам берет. Аткарыла турган иштердин тизмеси сизге аткарылышы керек болгон нерселердин баарын көзөмөлдөөгө мүмкүндүк берет, ошол эле учурда ар бир тапшырманы аткарган сайын жетишкендик сезимин берет. Натыйжалуу аткарыла турган иштердин тизмесин түзүү боюнча кээ бир кеңештер төмөнкүлөрдү камтыйт:
– Конкреттүү: Жөн гана "долбоордун үстүндө иштөө" деп жазбаңыз; эмне кылуу керектигин тактап жазыңыз.
– Мөөнөт коюңуз: Ар бир тапшырманы аткарууга түрткү берүү үчүн мөөнөт коюңуз.
– Чоң тапшырмаларды бөлүп алыңыз: Чоң тапшырмаларды кичинекей, башкарылуучу кадамдарга бөлүңүз.
3. Туура куралдарды жана технологияны колдонуңуз
Технология убакытты башкарууда күчтүү өнөктөш боло алат. Trello, Asana же Microsoft To-Do сыяктуу тапшырмаларды башкаруу колдонмолору сизге тапшырмаларыңызды пландаштырууга, көзөмөлдөөгө жана башкарууга жардам берет. Google Calendar сыяктуу санариптик календарлар жолугушууларды жана мөөнөттөрдү пландаштыруу жана эстеп калуу үчүн да абдан пайдалуу.
4. Көп тапшырмалуулуктан алыс болуңуз
Көп адамдар бир эле учурда бир нече тапшырманы аткаруу көп жумушту тез бүтүрүүнүн натыйжалуу жолу деп ойлошот. Чындыгында, бир эле учурда бир нече тапшырманы аткаруу көп учурда иштин сапатын төмөндөтөт жана аткаруу убактысын узартат. Натыйжалуулукту жана ишиңиздин сапатын жакшыртуу үчүн бир тапшырманы бүтүргөнгө чейин көңүл буруңуз, андан кийин экинчисине өтүңүз.
5. Помидор ыкмасы
Помодоро ыкмасы көңүлдү топтоону жана өндүрүмдүүлүктү жогорулатуу үчүн убакытты натыйжалуу башкаруу ыкмасы болуп саналат. Бул ыкманын негизги принциби - кыска аралыкта (адатта 25 мүнөт) иштөө, андан кийин кыска тыныгуу (5 мүнөт). Төрт помидор жегенден кийин, узак тыныгуу (15-30 мүнөт) алынат. Бул ыкма көңүлдү топтоо жана чарчоону азайтуу үчүн жумуш-эс алуу циклин колдонот.
6. Тапшырмаларды өткөрүп берүү
Ар бир тапшырманы жалгыз аткаруунун кажети жок. Өзгөчө көңүл бурууну талап кылган тапшырмаларга көңүл буруу үчүн убактыңызды бошотуу үчүн башкалар аткара ала турган тапшырмаларды башка бирөөгө өткөрүп бериңиз. Бул натыйжалуу гана болбостон, жалпы команданын ишин да жакшырта алат.
7. Убакыт чегин коюңуз
Көп учурда убакыт текке кетет, анткени так мөөнөт жок. Мисалы, эгер сиз өзүңүзгө бир тапшырманы аткаруу үчүн бир саат убакыт берсеңиз, мээңиз ошол убакыттын чегинде иштейт. Ар бир тапшырма үчүн реалдуу убакыт чектөөлөрүн коюу көңүл бурууну жана натыйжалуулукту жакшыртууга жардам берет.
8. Жок деп айтууну үйрөнүңүз
Убакытты башкаруудагы эң чоң кыйынчылыктардын бири - "жок" деп айтуудан баш тартуу. Көптөгөн адамдар ар бир тапшырманы жана өтүнүчтү кабыл алууга жакын, бул акыры жумуштун ашыкча жүктөлүшүнө алып келет. Жаңы тапшырма сиздин негизги артыкчылыктарыңызга дал келбегенде, сылык түрдө "жок" деп айтууну үйрөнүү көңүлдү топтоону жана өндүрүмдүүлүктү сактоонун ачкычы болуп саналат.
9. Партиялык иштетүү ыкмаларын колдонуңуз
Топтук иштетүү – бул окшош тапшырмалар бир убакта аткарылуучу ыкма. Мисалы, ар бир жаңы эскертме келген сайын эмес, электрондук почтаны текшерүү үчүн күн сайын белгилүү бир убакыт бөлүңүз. Ошо сыяктуу эле, документтерди толтуруу, көчүрүү же соода кылуу сыяктуу административдик тапшырмаларды бир жумуш сессиясына топтоңуз.
10. Кайра карап чыгуу жана түзөтүү киргизүү
Убакытты башкаруу жөн гана пландаштыруу эмес; бул ошондой эле ой жүгүртүү жана өзгөртүү жөнүндө. Эмнеге жетишкениңизди жума сайын карап чыгыңыз. Эмне жакшы болду? Эмнени жакшыртуу керек? Бул түшүнүктү келечектеги убакытты башкаруу стратегияңызды өркүндөтүү үчүн колдонуңуз.
11. Эс алууга жана көңүл ачууга убакыт бөлүңүз
Эс алуу жана көңүл ачуу үчүн убакыт бөлүүнү унутпаңыз. Тыныгуусуз тынымсыз иштөө узак мөөнөттүү келечекте өндүрүмдүүлүктү төмөндөтөт. Жетиштүү эс алуу энергияны калыбына келтирип, психикалык тең салмактуулукту сактай алат.
12. Алаксыткан нерселерди азайтыңыз
Алаксытуулар – убакытты туура башкаруунун негизги душманы. Жумуш чөйрөңүздөгү алаксытуулардын негизги булактарын аныктап, аларды азайтуунун жолдорун табыңыз. Мисалы, катуу көңүл бурууну талап кылган жумуш учурунда керексиз эскертмелерди өчүрүңүз же "Тынчымды алба" белгисин коюңуз.
13. Административдик көндүмдөрдү өркүндөтүңүз
Убакытты туура башкаруу оптималдуу административдик көндүмдөргө да көз каранды. Жаңы ыкмаларды үйрөнүңүз, бар болгондорду өркүндөтүңүз жана ар дайым натыйжалуулукту жогорулатуунун жолдорун издеңиз. Окутууларга же семинарларга катышуу жаңы көндүмдөрдү үйрөнүүнүн жана бар болгондорду бекемдөөнүн натыйжалуу жолу болушу мүмкүн.
14. Физикалык жана психикалык жактан чың болуңуз
Убакытты башкаруу үчүн физикалык жана психикалык жактан чың болуу абдан маанилүү. Үзгүлтүксүз көнүгүү жасоо, туура тамактануу жана жетиштүү уйку оптималдуу өндүрүмдүүлүктүн негизи болуп саналат. Стрессти башкаруу да абдан маанилүү; медитация же йога сыяктуу ыкмалар көп жумуш жүгүнүн ортосунда психикалык тең салмактуулукту сактоого жардам берет.
Корутунду
Убакытты жакшыраак башкаруу бир күндө эле ишке аша турган нерсе эмес. Бул үчүн аң-сезим, көндүм жана үзгүлтүксүз машыгуу талап кылынат. Тапшырмаларды артыкчылыктуу деп эсептөө, технологияны колдонуу, бир убакта бир тапшырмага көңүл буруу жана жумуш менен эс алуунун ортосундагы тең салмактуулукту сактоо сыяктуу туура ыкмалар менен сиз күнүмдүк ишиңизде жогорку натыйжалуулукка жетише аласыз. Эсиңизде болсун, убакытты туура башкаруу сизди өндүрүмдүү гана кылбастан, жашоонун сапатын жакшыртууга да мүмкүнчүлүк түзөт.
