Жоба портфолиосын басқару
Жоба портфолиосын басқару - ұйымдық мақсаттарға сәйкес келетін жобалар жиынтығын таңдауға, басымдық беруге, басқаруға және бағалауға стратегиялық тәсіл. Бір жобаның табысына бағытталған жобаны басқарудан айырмашылығы, жоба портфолиосын басқару жобаларды жалпы құрамы, тәуекелдері және пайдасы үшін басқарылуы тиіс «инвестициялар» ретінде қарастырады. Бұл тәжірибе арқылы ұйымдар ең үлкен құндылық беретін және ең өзекті бастамаларға шектеулі ресурстардың - бюджеттің, уақыттың және таланттың бөлінуін қамтамасыз ете алады.
1. Жоба портфолиосын басқару неліктен маңызды?
Көптеген ұйымдарда жобалар көбінесе бірнеше көздерден туындайды: операциялық қажеттіліктер, тұтынушылардың сұраныстары, басшылықтың нұсқаулары және тіпті реттеуші талаптар. Жақсы басқарылатын портфолио болмаса, ұйымдар «жобаның шамадан тыс жүктелуіне» осал: бір уақытта жұмыс істейтін тым көп жобалар, бірақ уақытында аяқтап, нақты әсер ететіндері аз.
Жоба портфолиосын басқару негізгі сұрақтарға жауап беруге көмектеседі: қай жобаларды қазір жүзеге асыруға тұрарлық, қайсысын кейінге қалдыру керек және қайсысын тоқтату керек. Бұл ұйымдарға назарды арттыруға, қалдықтарды азайтуға және жүзеге асырылып жатқан жобалардың бизнес стратегиясын шынымен қолдайтынына көз жеткізуге мүмкіндік береді.
2. Портфолио, бағдарлама және жоба арасындағы айырмашылықтар
Шатастырмау үшін осы үш терминді ажырату маңызды:
– Жоба – жаңа қолданба, қойма салу немесе өнімді іске қосу сияқты бірегей өнімді шығаруға бағытталған уақытша әрекет.
– Бағдарлама – жобалар жеке басқарылған жағдайда қол жеткізу мүмкін емес пайдаға қол жеткізу үшін үйлестірілген түрде басқарылатын өзара байланысты жобалардың жиынтығы.
– Портфолио – ұйымның стратегиялық мақсаттарына жету үшін біртұтас бірлік ретінде басқарылатын жобалар мен/немесе бағдарламалар жиынтығы.
Портфолио міндетті түрде өзара байланысты жобалардан тұруы міндетті емес. Керісінше, ол көбінесе әртүрлі функциялардан тұратын әртүрлі жобаларды қамтиды, егер олар ұйымдық ресурстарды пайдаланатын және стратегияға қол жеткізуге әсер ететін болса.
3. Жоба портфолиосын басқарудың негізгі мақсаттары
Жалпы алғанда, жоба портфолиосын басқару келесі мақсаттарға бағытталған:
1. Жобаларды ұйымдық стратегиямен үйлестіріңіз
Әрбір жобаның кірісті арттыру, операциялық тиімділік, сәйкестік немесе тұтынушылардың қанағаттанушылығын жақсарту сияқты нақты стратегиялық негіздемесі болуы керек.
2. Портфель құнын барынша арттыру
Құндылық қаржылық пайда, тәуекелді азайту, брендті нығайту немесе бәсекелестік артықшылық болуы мүмкін.
3. Тәуекел мен кірістілікті теңестіру
Инвестициялар сияқты, жоба портфолиосы да теңгерімді болуы керек — тәуекелі төмен «қауіпсіз» жобалар және тәуекелі жоғары, бірақ әлеуеті жоғары инновациялық жобалар бар.
4. Ресурстарды пайдалануды оңтайландыру
Портфолионы басқару ресурстармен бәсекелестіктің алдын алады, кедергілерді азайтады және команданың әлеуетін шынайы ұстайды.
5. Ашықтық пен басқаруды жақсарту
Портфолио туралы есеп беру арқылы көшбасшылар мәртебені, шығындарды, пайданы және кедергілерді жан-жақты бақылай алады.
4. Портфолионы басқарудағы негізгі процестер
Әрбір ұйым әртүрлі болғанымен, жоба портфолиосын басқару процесі әдетте келесі қадамдарды қамтиды:
а. Жобалық ұсыныстарды анықтау және жинау
Ұйым жоба идеяларын әртүрлі бөлімшелерден жинайды. Бұл кезеңде бірыңғай ұсыныс форматын жасау маңызды: мақсаттар, қысқаша ауқым, болжамды шығындар, пайда, тәуекелдер, мерзім және ресурстарға қойылатын талаптар.
b. Жіктеу және санаттау
Жобаларды түрі бойынша топтастыруға болады, мысалы:
– Сәйкестік/реттеу жобалары
– Шығындарды тиімді пайдалану жобалары
– Өсу жобалары (кіріс өсуі)
– Инновациялық және трансформациялық жобалар
Санаттау портфолио теңгерімін қамтамасыз етуге көмектеседі, сондықтан ұйымдар тек бір бастама түріне ғана назар аудармайды.
c. Бағалау және басымдық беру
Бұл кезең портфельді басқарудың негізі болып табылады. Жиі қолданылатын әдістерге мыналар жатады:
– Салмақталған бағалау моделі: жобалар стратегиялық әсер, инвестицияның қайтарымдылығы, жеделдігі, тәуекелі және күрделілігі сияқты критерийлер бойынша бағаланады.
– Шығындар мен пайданы талдау: жоба шығындарын болжамды пайда құнымен салыстыру.
– Тәуекел мен құндылық матрицасы: тәуекелдер мен ықтимал сыйақылардың таралуын көру үшін жобаны картаға түсіреді.
Жақсы басымдық беру тек «ең үлкен» жобаны ғана емес, сонымен қатар қазіргі ұйымдастырушылық жағдайға ең қолайлы жобаны таңдауды білдіреді.
d. Портфолионы таңдау және теңгерімдеу
Рейтинг орнатылғаннан кейін, ұйым қай жобаларды мақұлдау, қайсысын кейінге қалдыру және қайсысын қабылдамау керектігін шешеді. Теңгерімде ресурстардың шектеулері және қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді жобалардың үйлесімін сақтау қажеттілігі ескеріледі.
e. Портфолио деңгейіндегі рұқсат беру, қаржыландыру және жоспарлау
Портфолиолар қаржыландыру жоспарын және макрокестесін талап етеді. Мұнда ұйым жобалар қашан басталуы мүмкін екенін, қандай топтар қатысатынын және жалпы бюджет шектеулерін анықтайды.
f. Мониторинг, есеп беру және мерзімді шолу
Портфолиолар динамикалық. Бастапқыда жоғары басымдыққа ие болған жобалар нарықтағы, саясаттағы немесе жобаның өнімділігіндегі өзгерістерге байланысты төмендетілуі мүмкін. Сондықтан, келесі мақсаттар үшін үнемі шолулар жүргізу қажет:
- жобаның тиімділігін бағалау,
– пайданың жүзеге асырылуын бағалау,
– енді өзекті емес жобаларды тоқтату,
– ресурстарды құндырақ жобаларға бағыттау.
5. Басқару және PMO рөлі
Портфолионың тиімді басқарылуы нақты басқаруды талап етеді. Көптеген ұйымдар портфолио стандарттарын, процестерін және есептілігін басқару үшін Жобаларды басқару кеңсесін (ЖБК) немесе осыған ұқсас бөлімше құрады. ЖБК келесідей қызмет ете алады:
– әдіснама мен үлгілерді сақтаушы,
– басымдықты анықтау бойынша көмекші,
– жобаның өнімділігі туралы деректер жеткізушісі,
– портфолио басқару тақтасының менеджері,
- басшылықтың шешім қабылдауына қолдау көрсету.
Дегенмен, PMO әрқашан «жоба полициясы» болуы міндетті емес. Жетілген PMO ұйымның табысқа жету мүмкіндігін арттыруға көмектесетін стратегиялық серіктес ретінде қызмет етеді.
6. Жоба портфолиосын басқарудағы жиі кездесетін қиындықтар
Көбінесе кездесетін кедергілердің кейбіріне мыналар жатады:
1. Жобаның мақсаттары түсініксіз немесе өлшенбейді
Анықталған артықшылықтар мен табыс көрсеткіштерінсіз жобаның құндылығын объективті бағалау қиын.
2. Ұйымдастырушылық бейімділік және саясат
Жобалар көбінесе олардың құнына емес, «кім ұсынғанына» негізделіп таңдалады. Бұл портфолио сапасына нұқсан келтіреді.
3. Сәйкес келмейтін деректер
Стандарттарсыз жасалған шығындар, ұзақтық және пайда бағалаулары жобаларды салыстыруды қиындатады.
4. Ресурстардың шынайы емес сыйымдылығы
Көптеген ұйымдар тым көп жобаларды мақұлдайды, содан кейін жұмыс баяу жүреді және мерзімдерді өткізіп алады.
5. Жобаны тоқтатуда тәртіп жоқ
Енді өзекті емес жобалар көбінесе шығындардың азаюы туралы қателікке байланысты жалғасады: шығындар қазірдің өзінде жұмсалғандықтан, оларды тоқтатқанына өкіну.
7. Қолдануға болатын ең жақсы тәжірибелер
Жоба портфолиосын басқаруды күшейту үшін келесі тәжірибелер көмектесе алады:
– Басшылық үшін ашық және келісілген басымдық критерийлерін белгілеу.
– Кірістің артуы, шығындарды үнемдеу, процесс уақытының қысқаруы немесе NPS/тұтынушылардың қанағаттанушылығын арттыру сияқты айқын пайда көрсеткіштерін пайдаланыңыз.
– Ресурстардың мәртебесін, шығындарын, тәуекелдерін және сыйымдылығын көрсететін портфолио бақылау тақтасын жасаңыз.
– Жобаларды жеделдету, кейінге қалдыру немесе тоқтату туралы шешімдерді қоса алғанда, портфолиоға үнемі шолулар жүргізу, мысалы, ай сайын немесе тоқсан сайын.
– Тек адамдар санын ғана емес, әр рөлге (әзірлеуші, талдаушы, инженер және т.б.) қолжетімділікті қарастыру арқылы ресурстар сыйымдылығын белсенді түрде басқарыңыз.
– Біріктірілуі немесе жеңілдетілуі мүмкін жобалардың қайталануын болдырмау үшін бөлімшелер арасындағы байланысты қамтамасыз ету.
8. Кесімпулан
Жоба портфолиосын басқару тек жүзеге асырылып жатқан жобалардың тізімі ғана емес; бұл ұйымның дұрыс жобалармен, дұрыс уақытта, дұрыс ресурстармен жұмыс істеуін қамтамасыз ететін стратегиялық шешім қабылдау жүйесі. Анықтау, бағалау, басымдық беру, теңгерім және мониторингтің тәртіпті процесі арқылы ұйымдар жоба инвестицияларының құнын арттыра алады, тәуекелдерді азайта алады және бизнес мақсаттарына жетуді жеделдете алады. Жылдам өзгеретін әлемде жоба портфолиосын тиімді басқару мүмкіндігі қазіргі заманғы ұйымдар үшін барған сайын маңызды бәсекелестік артықшылыққа айналуда.
