Командалық жұмыстың өнімділігін басқару
Команданың өнімділігін басқару - бұл командалардың тиімді, өнімді және ұйымдық мақсаттарға сәйкес жұмыс істей алуын қамтамасыз ету үшін жоспарланған процестер сериясы. Іс жүзінде өнімділікті басқару тек соңғы нәтижелерді бағалау ғана емес, сонымен қатар командалардың қалай жұмыс істейтінін басқару: мақсаттар қалай қойылады, рөлдер қалай бөлінеді, ынтымақтастық қалай құрылады, коммуникация қалай сақталады, кедергілер қалай шешіледі және оқу үздіксіз жүзеге асырылады. Гибридті модельдермен, жылдамдыққа қойылатын талаптармен және жобаның күрделілігімен динамикалық жұмыс дәуірінде жақсы өнімділікті басқару командалардың тек «бос емес» болуының ғана емес, сонымен қатар шынымен әсер етуінің маңызды негізі болып табылады.
1. Команданың өнімділігі тұжырымдамасын түсіну
Команданың өнімділігі - әрбір мүшенің қосқан үлесінен туындайтын ұжымдық жетістік. Өнімділік нәтижелердің сапасы, уақтылылығы, ресурстарды пайдалану тиімділігі, тұтынушылардың немесе пайдаланушылардың қанағаттануы және команданың өзгерістерге бейімделу қабілеті арқылы бағаланады. Жеке өнімділіктен айырмашылығы, команданың өнімділігі синергияны: үйлестіру процесін, өзара тәуелділікті және бірлесіп шешім қабылдауды баса көрсетеді. Сондықтан команданың өнімділігін басқару екі аспект арасындағы тепе-теңдікті талап етеді: мақсатқа жету (нәтижелер) және жұмыс сапасы (процесс).
2. Анық және өлшенетін мақсаттар қойыңыз
Өнімділікті басқарудың алғашқы қадамы - команданың нақты мақсаттары болуын қамтамасыз ету. Анық емес мақсаттар көбінесе қарама-қайшы басымдықтарға, қайта жұмыс істеуге және кідірістерге әкеледі. Көптеген ұйымдар SMART (нақты, өлшенетін, қол жеткізуге болатын, тиісті, уақытпен шектелген) немесе OKR (мақсаттар мен негізгі нәтижелер) сияқты құрылымдарды пайдаланады. Құрылымға қарамастан, негізгі қағидаттар: команда жұмыстың не үшін жасалып жатқанын, неге қол жеткізгісі келетінін және табыстың қалай өлшенетінін түсінуі керек.
Жақсы мақсаттарды мақсатты орындау үшін апталық немесе спринттік мақсаттарға бөлу қажет. Сонымен қатар, менеджерлер мен команда мүшелері сапа стандарттары, орындалған жұмыстың анықтамасы және табыс көрсеткіштері бойынша келісуі керек. Мақсаттар мен стандарттар басынан бастап келісілген кезде, өнімділікті бағалау объективті және әділ болады.
3. Рөлдерді, жауапкершіліктерді және күтілетін нәтижелерді бөлу
Команданың жұмысына рөлдердің дұрыс бөлінуі қатты әсер етеді. Рөлдердің анық еместігі тапсырмалардың бір-бірімен қабаттасуына немесе қарастырылмаған салаларға әкелуі мүмкін. Жиі қолданылатын тәсілдердің бірі - RACI (Жауапты, Есеп беруші, Кеңес берілген, Хабардар) матрицасы. RACI көмегімен командалар кімнің не істеп жатқанын, нәтижелерге кімнің толық жауапты екенін, кімнің пікір білдіруі керектігін және кімнің жеткілікті хабардар екенін анықтай алады.
Рөлдерді тағайындаудан басқа, мінез-құлыққа қатысты күтулер де маңызды. Оларға коммуникация стандарттары, шешім қабылдау әдістері, қақтығыстарды шешу және жауап беру уақытының шектеулері кіреді. Жазбаша күтулер, әсіресе функцияаралық және қашықтан жұмыс істейтін топтарда, түсініспеушілікті азайтады.
4. Қарым-қатынас және ынтымақтастық мәдениетін қалыптастыру
Жақсы қарым-қатынас көптеген кездесулерді емес, мақсатты ақпарат алмасуды білдіреді. Жоғары өнімді топтар әдетте тұрақты қарым-қатынас ырғағын сақтайды: қысқа синхрондау кездесулері (мысалы, күнделікті тексерулер), жоспарлау кездесулері және бағалау форумдары. Кездесулерден тыс, ақпараттың тек жеке басшылармен шектеліп қалмауын қамтамасыз ету үшін құжаттама да маңызды.
Ынтымақтастықты жобаны басқару, тапсырмалар тақталары және арнайы байланыс арналары сияқты жұмыс құралдары арқылы нығайтуға болады. Дегенмен, тек құралдар жеткіліксіз. Басшылар команда мүшелері тәуекелдерді, белгісіздіктерді немесе көмекке деген қажеттіліктерді сенімді түрде айта алуы үшін ашықтықты дамытуы керек. Командалар психологиялық тұрғыдан қауіпсіз сезінген кезде, олар тәжірибе жасауға және қателіктерді тезірек түзетуге дайын болады.
5. Өнімділікті бақылау: деректер, кері байланыс және түзетулер
Команданың жұмысын бақылау үнемі және деректерге негізделіп жүргізілуі керек. Деректер шығыс көрсеткіштері (орындалған тапсырмалар саны), нәтижелер (тұтынушыларға әсер ету), сапа (ақау немесе қайта қарау көрсеткіштері) немесе тиімділік (құны мен уақыты) түрінде болуы мүмкін. Дегенмен, өлшемдер жұмыс түріне бейімделуі керек. Шығармашылық және білімді жұмыс әрқашан тек сандармен өлшенген дұрыс емес.
Деректерден басқа, кері байланыс маңызды құрамдас бөлік болып табылады. Тиімді кері байланыс нақты, мінез-құлыққа және оның әсеріне бағытталған және уақтылы жеткізіледі. Команда деңгейінде ретроспективалар немесе процестерді бағалау не жақсы жүріп жатқанын және не жақсартуды қажет ететінін анықтауға көмектеседі. Принцип: өнімділікті басқару - бұл тек бағалауды қамтитын жылдық іс-шара емес, цикл.
6. Коучинг, құзыреттілікті дамыту және мотивация
Команданың жұмысын жақсарту үшін менеджерлер коуч ретінде әрекет етуі керек. Коучинг нұсқаулықтан ерекшеленеді. Коучинг команда мүшелерін шешімдер табуға, дағдыларды дамытуға және жауапкершілікті қалыптастыруға шақырады. Коучингті үнемі жеке-жеке сессиялар, дамытушылық талқылаулар немесе тапсырмаларды шешу жұптары арқылы жүзеге асыруға болады.
Құзыреттілікті дамыту да нақты жоспарды қажет етеді. Менеджерлер жоба мақсаттарына негізделген командалық дағдыларға деген қажеттіліктерді картаға түсіре алады, содан кейін стратегияларды әзірлей алады: оқыту, тәлімгерлік, жұмысқа ауысу немесе өзін-өзі басқару. Сонымен қатар, командалық мотивацияға мағына сезімі, үлестері үшін тану және өсу мүмкіндіктері әсер етеді. Марапаттар әрқашан қаржылық болуы міндетті емес; шынайы, мақсатты тану көбінесе өте әсерлі болады.
7. Қақтығыстар мен өнімділік кедергілерін басқару
Команда ішіндегі қақтығыс қалыпты жағдай, әсіресе жоғары қысым мен әртүрлі көзқарастар соқтығысқан кезде. Дені сау команда мен денсаулығы нашар команданың айырмашылығы қақтығыстың қалай басқарылатынында. Бақыланбаған қақтығыс сенімділік пен ынтымақтастықты бұзуы мүмкін. Менеджерлер командаларға мәселелерді жеке тұлғалардан бөлуге, деректерге негізделген талқылауларды ынталандыруға және әділ шешімдер іздеуге көмектесуі керек.
Өнімділік кедергілері тиімсіз процестерден, теңгерімсіз жұмыс жүктемелерінен, өзара тәуелділіктерден немесе ресурстардың жеткіліксіздігінен де туындауы мүмкін. Сондықтан өнімділікті басқару «кім кінәлі» дегенге емес, «сізді не артта қалдырып жатқанына» назар аударуы керек. Үздіксіз жетілдіру тәсілі командаларға тек жеке тұлғаларды көбірек жұмыс істеуге итермелеуге ғана емес, сонымен қатар жұмыс жүйелерін жақсартуға көмектеседі.
8. Әділ және ашық өнімділікті бағалау
Команданың жұмысын бағалау ашық болуы керек: көрсеткіштер анық, әдістер бірізді және нәтижелер түсіндірмелі болуы керек. Егер ұйым жеке бағалауды қолданса, менеджерлер команданың үлестерінің мойындалуын және ынтымақтастықты бұзатын бәсекелестіктің қалыптаспауын қамтамасыз етуі керек. Мұны істеудің бір жолы - жеке нәтижелерді бағалауды, бірлескен мінез-құлықты және команда мақсаттарына қосқан үлестерді теңестіру.
Бағалаулар сонымен қатар даму жоспарлары, процестерді жақсарту немесе ресурстарды қайта бөлу сияқты нақты кейінгі әрекеттерге әкелуі керек. Осылайша, бағалау сандармен тоқтап қалмайды, керісінше, өзгерістердің қозғаушы күшіне айналады.
9. Қазіргі заманғы жұмыс дәуіріндегі өнімділікті басқарудың қиындықтары
Қазіргі заманғы командалар қашықтан жұмыс істеу, уақыт белдеулерінің айырмашылығы және ақпараттың шамадан тыс көптігі сияқты қиындықтарға тап болады. Жалпы тәуекелдерге коммуникациялық кедергілер, қатысудың төмендеуі және нақты уақыт режимінде прогресті бақылаудағы қиындықтар жатады. Бұл қиындықтарды шешу үшін ұйымдар құжаттама тәртібін, коммуникация стандарттарын және бірыңғай ынтымақтастық құралдарын пайдалануды белгілеуі керек. Сонымен қатар, командалардың құндылық әкелмейтін іс-шараларға батып кетуіне жол бермеу үшін нәтижелерге және айқын басымдықтарға назар аудару өте маңызды.
Қорытынды
Команданың өнімділігін басқару - бұл мақсат қоюды, рөлдерді бөлуді, жақсартылған коммуникацияны, деректерге негізделген мониторингті, коучинг пен дамуды және әділ бағалауды қамтитын кешенді процесс. Табысқа жетудің кілті нәтижелер мен процесті теңестіруде, сондай-ақ салауатты жұмыс мәдениетінде: ашық, ынтымақтастықта және үздіксіз оқуда жатыр. Өнімділікті басқару үнемі енгізілген кезде, командалар тек мақсаттарына жетіп қана қоймай, сонымен қатар болашақ ұйымдастырушылық қиындықтарға төтеп беруге дайын бейімделгіш, үйлесімді жұмыс бөлімшелеріне айналады.
