Өзгерістерді басқаруды енгізу
Өзгерістерді басқару - жеке тұлғаларға, топтарға және ұйымдарға қазіргі күйінен қалаған күйіне өтуге көмектесудің құрылымдық тәсілі. Технологиялық дамулардың, нарықтық динамиканың, ережелердің және тұтынушылардың сұраныстарының әсерінен болатын бүгінгі жылдам қарқынмен дамып келе жатқан бизнес ортасында өзгеріс енді кездейсоқ емес, тұрақты қажеттілікке айналды. Дегенмен, нашар басқарылатын өзгерістер қарсылық тудыруы, өнімділіктің төмендеуі, ішкі қақтығыстар және тіпті жобаның сәтсіздігі қаупін тудырады. Сондықтан, өзгерістерді басқаруды енгізу тиімді және тұрақты трансформацияны қамтамасыз ету үшін маңызды ұйымдастырушылық құзыреттілік болып табылады.
Неліктен өзгерістерді басқару маңызды?
Көптеген трансформация бағдарламалары идеяның нашарлығынан емес, оларды жүзеге асыруда адами фактор ескерілмегендіктен сәтсіздікке ұшырайды. Өзгерістер көбінесе белгісіздік әкеледі: жаңа рөлдер, жұмыс істеудің жаңа тәсілдері, жаңа мақсаттар немесе жаңа технологиялар. Анық коммуникация және тиісті қолдау болмаса, қызметкерлер өздерін қауіп төнген, бағаланбаған немесе дайын емес сезінуі мүмкін. Әсері үнсіз қарсылыққа, жұмыс сапасының төмендеуіне және тіпті кадрлардың жоғары ауысуына дейін болуы мүмкін. Өзгерістерді басқару бизнес стратегиясын адамның дайындығымен байланыстыратын «көпір» қызметін атқарады, өзгерістердің қабылдануына, қабылдануына және нақты пайда әкелуіне мүмкіндік береді.
Іске асырудың негізгі қағидаттары
Өзгерістерді басқаруды енгізу, әдетте, бірнеше негізгі қағидаттарға сүйенеді. Біріншіден, өзгерістердің күшті негіздемесі (шұғылдық сезімі) және айқын мақсаты болуы керек. Екіншіден, қызметкерлер басшыларының үлгісіне еліктейтіндіктен, тұрақты көшбасшылық өте маңызды. Үшіншіден, ұйым өзгерістерді «хабарлап» қана қоймай, сонымен қатар алаңдаушылықтар мен кері байланыстарды тыңдауы үшін екі жақты байланыс өте маңызды. Төртіншіден, өзгерістер нақты қолдау арқылы жүзеге асырылуы керек: оқыту, тәлімгерлік, ресурстар және саясатты түзету. Бесіншіден, ұйым не жұмыс істеп жатқанын және нені жақсарту қажет екенін анықтай алуы үшін табысты өлшеу қажет.
1-кезең: Дайындықты диагностикалау және талдау
Іске асырудың алғашқы қадамы - бастапқы деңгейді түсіну. Ұйымдар жұмыс мәдениетін, дағдылар деңгейін, жұмыс жүктемесін және алдыңғы өзгерістердің сәттілік немесе сәтсіздік тарихын қамтитын өзгерістерге дайындық талдауын жүргізуі керек. Бұл кезеңде мүдделі тараптарды картаға түсіру өте маңызды: кім тікелей әсер етеді, кімнің айтарлықтай ықпалы бар және кімнің қолдау немесе қарсылық көрсету мүмкіндігі бар. Диагноз сонымен қатар өтпелі кезеңге байланысты операциялық тәуекелдер, жаңа жүйені енгізу кезіндегі деректер қауіпсіздігіне қауіптер немесе тұтынушыларға қызмет көрсетудің төмендеуі қаупі сияқты тәуекелдерді анықтауды қамтиды.
Бұл кезеңнің нәтижесі ұйымның дайындық деңгейінің, назар аударуды қажет ететін салалардың және ең қолайлы тәсіл стратегиясының шынайы көрінісі болып табылады.
2-кезең: Өзгерістерге арналған көзқарасты, ауқым мен жоспарды белгілеу
Бастапқы жағдайларды түсінгеннен кейін, ұйым өзгерістерге қатысты айқын және түсінікті көзқарас қалыптастыруы керек. Көзқарас «Өзгерістен кейін біз қандай болғымыз келеді?» деген сұраққа жауап беруі керек. Көзқарастан басқа, түсініксіз күтулерден аулақ болу үшін ауқымын нақтылау қажет. Мысалы, ERP жүйесін енгізу тек бағдарламалық жасақтаманы орнатумен ғана шектелмейді; ол сонымен қатар сатып алу, түгендеу, есепке алу және есеп беру процестеріндегі өзгерістерді қамтиды.
Өзгерту жоспары әдетте мыналарды қамтиды:
1. Мақсаттар мен табыс көрсеткіштері (мысалы, процесс жылдамдығы 30%-ға артты, қателіктер 20%-ға азайды).
2. Мерзімі және іске асыру кезеңдері (пилоттық жоба, біртіндеп енгізу, тұрақтандыру).
3. Ресурстарға қойылатын талаптар (жоба тобы, бюджет, жеткізушілер, жаттықтырушылар).
4. Қарым-қатынас және оқыту стратегиялары.
5. Тәуекелдерді азайту және қарсылықты басқару жоспарлары.
Жақсы жоспар өзгерістерді шоғырландырады және саладағы шатасулардың алдын алады.
3-кезең: Құрылымдалған және бірізді коммуникация
Байланыс өзгерістерді басқарудың негізінде жатыр. Ұйымдар хабарламалардың үнемі, өзекті және тиімді жеткізілуін қамтамасыз етуі керек. Бір ғана байланыс сессиясы жеткіліксіз, себебі адамдарға түсіну, қабылдау және сайып келгенде бейімделу үшін қайталау қажет.
Тиімді коммуникацияның кейбір тармақтарына мыналар жатады:
– Неліктен өзгеріс енгізілді (бизнес себептері, қиындықтар, мүмкіндіктер).
– Не өзгереді және не өзгеріссіз қалады (белгісіздікті азайту).
– Рөлдер мен жұмыс орындарына әсер ету (анық және нақты).
– Қолжетімді қолдау (оқыту, анықтама қызметі, нұсқаулықтар).
– Өзгерістер қашан болады (кесте және кезеңдері).
Компанияның электрондық поштасы, әкімдіктер немесе интранет сияқты ресми арналардан басқа, бейресми байланыс - команда жетекшілері мен өзгеріс чемпиондары арқылы - көбінесе тиімдірек болады, себебі ол жақындық сезімін тудырады және тікелей сұрақтарды қамти алады.
4-кезең: Негізгі мүдделі тараптармен өзара әрекеттесу және өзгеріс жақтаушылары
Қызметкерлер өздерінің қатысуын сезінсе, өзгерістер оңайырақ қабылданады. Бұл қатысу талқылау сессиялары, процестерді жобалау бойынша семинарлар, жүйелік сынақтар немесе кері байланыс форумдары түрінде болуы мүмкін. Қатысу арқылы ұйымдар тек құнды пікірлер алып қана қоймай, сонымен қатар меншік сезімін де қалыптастырады.
Бір кең таралған тәжірибе - өзгеріс жақтаушыларының желісін құру: жоба тобы мен далалық пайдаланушылар арасындағы байланыс ретінде әрекет ететін әртүрлі бөлімшелерден таңдалған қызметкерлер. Өзгеріс жақтаушылары өзгерістерді әлеуметтендіруге, мәселелерді тезірек анықтауға және жаңа мінез-құлықты қабылдауды модельдеуге көмектеседі.
5-кезең: Оқыту, тәлімгерлік және процесті түзету
Өзгерістерді енгізу көбінесе сәтсіздікке ұшырайды, себебі адамдар оны орындауға дайын емес. Оқыту қарапайым пайдаланушылардан бастап супервайзерлерге және жүйелік әкімшілерге дейінгі әрбір пайдаланушының қажеттіліктеріне бейімделуі керек. Оқыту материалдары да практикалық, күнделікті жұмысқа қатысты және кейс-стадилерді қамтуы керек.
Оқытудан басқа, коучинг және енгізуден кейінгі қолдау өте маңызды, мысалы:
– анықтама қызметі немесе анықтама орталығы,
- жұмыс нұсқаулықтары және бейне сабақтар,
– апта сайынғы клиникалық сессиялар,
– мәселенің ушығу механизмі.
Екінші жағынан, ұйымдастырушылық процестер мен саясаттарды үйлестіру қажет. Егер компания жұмыс істеудің жаңа тәсілдерін талап етсе, бірақ KPI, SOP немесе ынталандыру құрылымдары ескірген күйінде қалса, өзгерісті сақтау қиын болады.
6-кезең: Қарсыласу мен қақтығыстарды басқару
Қарсыласу табиғи нәрсе, жау емес. Ол көбінесе бақылауды жоғалтып алудан, түсінбеушіліктен немесе өткендегі жағымсыз тәжірибелерден қорқудан туындайды. Қарсыласуды басқару стратегияларына мыналар кіреді:
– шағымдарды тыңдап, ақпаратты нақтылау;
– шешімге қарсы тарапты тарту,
– қиын жағдайдағы бөлімшелерге қосымша қолдау көрсету,
– тікелей бастығының үлгі болуын қамтамасыз ету.
Сондай-ақ эмоционалды және фактілерге негізделген қарсылықты ажырата білу маңызды. Егер алаңдаушылықтар орынды болса (мысалы, жұмыс жүктемесінің артуы), ұйым іске асыру жоспарын түзетуі керек.
7-кезең: Мониторинг, бағалау және мәдени нығайту
Жаңа жүйе іске қосылғанда немесе жаңа құрылым құрылған кезде өзгеріс толық болмайды. Маңызды кезең бастапқы енгізуден кейін, ұйымдар өзгерістің әдетке айналуын қамтамасыз етуі керек кезде орын алады. Бақылау өнімділік көрсеткіштері, пайдаланушылардың қанағаттанушылығы туралы сауалнамалар, процестерді аудиттеу немесе қызмет көрсету сапасын бағалау арқылы жүзеге асырылады.
Күшейтуді келесі жолдармен жасауға болады:
– жылдам жеңістерді тойлау,
– сәтті енгізген командаларды марапаттау,
– жұмыстың жаңа тәсілдеріне сәйкес келетін ережелер мен рәсімдерді жетілдіру,
– өнімділікті бағалауға жаңа мінез-құлықтарды енгізу.
Өзгерістер ұйымдық мәдениетке енгізілген кезде, пайдасы тұрақты және ұзақ мерзімді болады.
Жабу
Өзгерістерді басқаруды енгізу - жоспарлауды, көшбасшылықты және адамдарға назар аударуды қажет ететін стратегиялық процесс. Өзгерістерді сәтті басқаратын ұйымдар трансформация бағдарламаларын іске қосып қана қоймай, сонымен қатар бұл өзгерістердің жаңа стандартқа айналғанға дейін түсінілуін, қабылдануын және жүзеге асырылуын қамтамасыз ете алады. Дәл диагноз қою, күшті коммуникация, қызметкерлердің қатысуы, тиісті оқыту және енгізілгеннен кейінгі күшейту арқылы компаниялар қарсылықты азайтып, жобаның табыстылығын арттырып, болашақтағы қиындықтарға бейімделетін ұйымдар құра алады.
