Қолма-қол ақша мен олардың баламаларын есепке алу
Қолма-қол ақша және оның баламалары компания қаржысының негізгі бөлігі болып табылады. Тұтынушылардың төлемдерін қабылдаудан және жеткізушілерге төлем жасаудан бастап, қызметкерлерге төлем жасау және несиелерді өтеуге дейінгі барлық дерлік бизнес қызметі қолма-қол ақшаны басқаруды азайтады. Қолма-қол ақша ең өтімді және оңай дұрыс пайдаланылатындықтан, ол ең жиі тексерілетін және қатаң бақыланатын шоттардың бірі болып табылады. Бұл мақалада қолма-қол ақша мен оның баламаларының анықтамасы, оның құрамдас бөліктері, бухгалтерлік есеп жүргізу және дәл және сенімді қаржылық есептілік үшін маңызды ішкі бақылау тәжірибелері талқыланады.
Қолма-қол ақша және оның баламаларын түсіну
Жалпы алғанда, қолма-қол ақша – бұл дереу пайдалануға болатын қолма-қол ақша және қалдықтар. Қолма-қол ақшаға қолма-қол ақша да, банктегі қолма-қол ақша да кіреді. Баланста қолма-қол ақша ағымдағы актив ретінде ұсынылады, себебі оны кез келген уақытта компанияның қызметін қаржыландыру үшін пайдалануға болады.
Сонымен қатар, ақшалай қаражаттардың баламалары – бұл жоғары өтімді, белгілі бір мөлшерде қолма-қол ақшаға оңай айналдырылатын және құнның ауытқу қаупі аз қысқа мерзімді инвестициялар. Негізінде, ақшалай қаражаттардың баламалары қолма-қол ақшамен «дерлік бірдей», себебі оларды тез және қауіпсіз түрде сатуға болады.
Көптеген бухгалтерлік есеп стандарттарына сәйкес, ақшалай қаражаттардың эквиваленттері әдетте өте қысқа мерзімге ие, әдетте сатып алынған күннен бастап үш ай немесе одан аз. Бұл мерзім құралдың жоғары өтімділігі мен төмен тәуекелді шынымен көрсетуі үшін маңызды.
Ақшалай компоненттер
Қолма-қол ақша практикада бірнеше түрде болуы мүмкін:
1. Қолма-қол ақша: банкноттар мен тиындар ұсақ кассалық жәшікке немесе сейфке салынады.
2. Банк шотының қалдығы: кез келген уақытта алуға болатын ағымдағы немесе жинақ ақша.
3. Алынған және дереу қолма-қол ақшаға айналдыруға болатын чектер мен джиро шоттары (егер ешқандай мәселе болмаса).
4. Ұсақ ақша: жергілікті көлік шығындары, жиналыс шығындары немесе кеңсе тауарларын сатып алу сияқты ұсақ күнделікті шығындарға бөлінген қаражат.
Дегенмен, банктегі барлық қаражат автоматты түрде қолма-қол ақша ретінде жіктелмейтінін ескеру маңызды. Шектеулі қолма-қол ақша қалдықтары — мысалы, эскроу қорлары, кепілдік қорлары немесе тек белгілі бір мақсаттар үшін пайдаланылуы мүмкін қорлар — көбінесе шектеулердің сипатына байланысты қаржылық есептіліктің ескертпелерінде бөлек көрсетілуі немесе тиісті түрде ашылуы қажет.
Ақшалай қаражаттың баламалы компоненттері
Ақшалай қаражаттардың баламаларына әдетте жоғары өтімді, төмен тәуекелді құралдар кіреді, мысалы:
– Айтарлықтай айыппұлдарсыз қолма-қол ақшаға айналдыруға болатын өте қысқа мерзімді салымдар (мысалы, 1 ай немесе 3 ай).
– Қысқа мерзімді өтелетін және несиелік тәуекелі төмен ақша нарығындағы бағалы қағаздар.
– Белгілі бір құнға жақын ақшаға тез айналдыруға болатын басқа ақша нарығының құралдары.
Жай акциялар сияқты құралдар ақшалай балама болып саналмайды, себебі олардың құны өзгеріп отырады. Ұзақ мерзімді облигациялар да ақшалай балама болып табылмайды, себебі олардың құнының ауытқуы мен өтімділік тәуекелдері әртүрлі.
Тану және өлшеу
Бухгалтерлік есепте ақшалай қаражат және оның баламалары компания ақшалай қаражатты немесе оған балама құралдарды бақылауға алған кезде танылады. Өлшеулер әдетте ақшалай қаражаттың номиналды құнын және ақшалай қаражаттың баламаларының әділ құнына жуықтап есептелетін баланстық құнын пайдаланады. Ақшалай қаражаттардың баламалары қысқа мерзімді және төмен тәуекелді болғандықтан, құн айырмашылығы әдетте маңызды емес.
Есеп беру үшін активтердің дұрыс жіктелуін қамтамасыз ету маңызды: құралдың қолма-қол ақша, қолма-қол ақша баламалары, қысқа мерзімді инвестициялар немесе басқа активтер ретінде жіктелетіні. Дұрыс емес жіктеу компанияның өтімділігі мен қаржылық жағдайын талдауға әсер етуі мүмкін.
Қолма-қол ақша операцияларын тіркеу
Күнделікті кассалық операциялар дебеттік және кредиттік механизм арқылы тіркеледі. Қарапайым мысал:
– Қолма-қол ақшаны сатудан түскен қолма-қол ақша түсімдері
Дебет: Қолма-қол ақша
Несие: Сату
– Клиенттердің дебиторлық берешегін өтеуден түскен ақшалай түсімдер
Дебет: Қолма-қол ақша
Несие: Дебиторлық берешек
– Жеткізушілерге төлем
Дебет: Кредиторлық берешек
Несие: Қолма-қол ақша
– Пайдалану шығындарын төлеу (мысалы, электр энергиясы, жалдау ақысы)
Дебет: Шығындар (Электр энергиясы/Жалдау ақысы)
Несие: Қолма-қол ақша
Іс жүзінде компаниялар әдетте есеп жүйелерінде операцияларды хронологиялық тәртіппен тіркеу үшін кассалық кітаптарды немесе кассалық/банктік модульдерді пайдаланады, оларға тиісті транзакциялық дәлелдер (шот-фактуралар, түбіртектер, аударымның дәлелі) қоса беріледі.
Ұсақ қолма-қол ақша жүйесі: мерзімді және өзгермелі
Ұсақ ақшаны басқару әдетте екі әдіспен жүзеге асырылады:
1. Жылдам төлем жүйесі
Бұл жүйеде ұсақ кассадағы қалдық белгіленген мөлшерде сақталады. Ұсақ кассадағы шығындар шығыс квитанцияларын пайдаланып тіркеледі, ал қаражат азайған кезде ұсақ касса шығыс квитанциясының сомасына дейін толықтырылады.
Бухгалтерлік жазбалар әдетте толтыру кезінде жасалады:
Дебет: Байланысты шығындар (көлік, кеңсе тауарлары және т.б.)
Несие: Қолма-қол ақша/Банк
2. Флуктуациялық жүйе
Ұсақ ақшалай шығындар пайда болғаннан кейін бірден тіркеледі, бұл ұсақ ақшалай шоттағы қалдықтың транзакцияларға байланысты өзгеруіне мүмкіндік береді. Бұл жүйе сирек қолданылады, себебі оны басқару қиынырақ.
Кешіктірілген төлем жүйесі көбінесе бақылау үшін тиімдірек деп саналады, себебі ол физикалық қолма-қол ақша мен шығындарды растау арасындағы сәйкестікті жеңілдетеді.
Банктік салыстыру
Қолма-қол ақша есебіндегі ең маңызды процедуралардың бірі - банктік салыстыру, ол компанияның жазбаларына сәйкес қолма-қол ақша қалдығын банктік есепшоттағы қалдықпен салыстыруды қамтиды. Салыстыру уақыт айырмашылықтары мен екі тарап та тіркемеген операцияларға байланысты қажет, мысалы:
– Жолдағы салымдар: компания тіркеген, әлі банкке түскен жоқ.
– Өтелмеген чектер: компания төлем ретінде есепке алды, әлі қолма-қол ақшаға айналдырылмаған.
– Банк әкімшілігінің алымдары: банкте тіркелген, компания әлі тіркелмеген.
– Банктік пайыз: банкте тіркелген, бірақ компания әлі тіркелмеген пайыздық табыс.
– Қайтарылған чек немесе қабылданбаған чек: банк төлемді қабылдамайды, компания дебиторлық берешекті түзетуі керек.
– Компанияның немесе банктің қателіктерін тіркеу.
Салыстыру нәтижелері әдетте түзету журналдарын шығарады, мысалы, банктің әкімшілік төлемдері немесе банк есепшотынан жаңа ғана табылған пайыздық кірістер үшін.
Қаржылық есептіліктегі презентация
Қаржылық жағдай туралы есепте ақша қаражаты және оның баламалары «Ақша қаражаты және оның баламалары» деп аталатын бірыңғай бап ретінде ұсынылады. Қаржылық есептілікке ескертпелерде компаниялар көбінесе мыналарды ашып көрсетеді:
– Ақшалай қаражаттардың эквиваленттерін анықтауға қатысты есеп саясаты.
– Қолма-қол ақша және оның балама компоненттері туралы мәліметтер.
– Егер бар болса, шектеулі қолма-қол ақша.
– Тиісті өтімділік тәуекелдері және қолма-қол ақшаны басқару.
Ақша қаражаты мен оның баламалары да ақша қаражатының қозғалысы туралы есеппен тығыз байланысты. Шын мәнінде, баланста қолданылатын ақша қаражаты мен оның баламаларының анықтамасы ақша қаражатының қозғалысы туралы есепті дайындауда қолданылатын анықтамаға сәйкес келуі керек. Кезең ішіндегі ақша қаражаты мен оның баламаларының өзгерістері операциялық, инвестициялық және қаржыландыру ақша қаражатының ағындары арқылы түсіндірілуі керек.
Ақшалай қаражатты ішкі бақылау
Қолма-қол ақша алаяқтыққа ең осал болғандықтан, компаниялар келесілерді қоса алғанда, күшті ішкі бақылауды енгізуі керек:
1. Міндеттерді бөлу: қолма-қол ақша алатын адам транзакцияларды тіркейтін адамнан және банктік салыстыруды жүргізетін адамнан өзгеше болуы керек.
2. Қабатталған рұқсат: белгілі бір соманы төлеуді уәкілетті лауазымды тұлға бекітуі тиіс.
3. Толық құжаттама: әрбір түбіртек/шығын жарамды дәлелдермен расталуы керек.
4. Күнделікті салымдар: тәуекелді азайту үшін алынған қолма-қол ақша дереу банкке салынуы керек.
5. Физикалық қолжетімділікке шектеулер: сейфтер, ұсақ ақша, банктік жетондар және аударым рұқсаттары қатаң қорғалады.
6. Күнделікті салыстыру: банктік салыстыру мерзімді түрде (дұрысы ай сайын немесе жиірек) жүргізіледі.
7. Ішкі аудиттер және күтпеген тексерулер: кездейсоқ ұсақ ақша тексерулері дұрыс пайдаланбаудың алдын алуда тиімді.
Жабу
Қолма-қол ақша мен олардың баламаларын есепке алу тек қолма-қол ақшаның түсуі мен шығысын тіркеуден де көп нәрсені білдіреді. Ол дұрыс жіктеуді, тәртіпті есепке алуды, банктік есептерді дәл салыстыруды, ашық ұсынуды және тиісті ішкі бақылауды қамтиды. Қолма-қол ақшаны дұрыс басқару арқылы компаниялар өтімділікті сақтай алады, алаяқтық қаупін азайта алады және қаржылық есептіліктің сенімділігін арттыра алады. Сайып келгенде, қолма-қол ақша мен олардың баламалары туралы ақпараттың сапасы басшылық, инвестор және кредитор шешім қабылдау үшін маңызды негіз болып табылады.
