Ақшалай есеп
Кассалық есеп - бұл қолма-қол ақша нақты алынған немесе бөлінген кезде кірістер мен шығыстарды танитын есеп әдісі. Бұл операциялар құқықтар мен міндеттемелер туындаған кезде емес, қолма-қол ақшаның түсуі мен шығуы орын алған кезде тіркелетінін білдіреді. Бұл әдісті микро, шағын және орта кәсіпорындар (ШОК), кейбір коммерциялық емес ұйымдар және қарапайым операциялық қызметі бар және күрделі несиелік операциялары жоқ субъектілер кеңінен қолданады. Іс жүзінде кассалық есеп белгілі бір уақыттағы «нақты» қолма-қол ақша жағдайын көрсететіндіктен түсіну оңайырақ деп саналады.
Анықтамасы және негізгі қағидалары
Кассалық есеп жүргізуде кіріс компания тұтынушыдан төлем алған кезде танылады. Мысалы, егер дүкен қаңтар айында тауар сатса, бірақ тұтынушы ақпан айына дейін төлем жасамаса, кіріс ақпан айында тіркеледі. Сол сияқты, шығындар ақша төленген кезде тіркеледі. Егер компания наурыз айына электр энергиясы үшін төлем алса, бірақ сәуір айына дейін төлем жасамаса, электр энергиясы үшін шығын сәуір айында тіркеледі.
Негізгі қағида қарапайым: қолма-қол ақша болмаса, жазбалар да болмайды. Сондықтан, алынған қаржылық есептілікке қолма-қол ақшаның түсуі мен жұмсалу уақыты қатты әсер етеді. Бір жағынан, бұл әдіс бизнес иелеріне өтімділікті бағалауды жеңілдетеді - қолма-қол ақша қысқа мерзімді міндеттемелерді жабуға жеткілікті ме. Екінші жағынан, егер көптеген операциялар несие бойынша жүргізілсе, бұл әдіс шынайы экономикалық көрсеткіштерді дәл көрсетпейді.
Күнделікті жазба қалай жұмыс істейді
Қолма-қол ақшаға негізделген бухгалтерлік есеп әдетте кассалық кітаптан немесе банк шотынан басталады. Әрбір кіріс кіріс ретінде, ал әрбір шығыс транзакция түріне байланысты шығыс немесе активтерді сатып алу ретінде тіркеледі. Мысалы:
1. Қолма-қол ақшаны сатудан түскен қолма-қол ақша түсімдері түскен күні кіріс ретінде есепке алынады.
2. Дебиторлық берешектерді өтеуден түскен ақшалай түсімдер, тіпті сату алдыңғы кезеңде болғанына қарамастан, алынған күні кіріс ретінде де есепке алынады.
3. Жалдау ақысын, жалақыны, электр энергиясын, шикізатты төлеу төленген кезде шығындар ретінде есепке алынады.
4. Компьютерлер немесе техника сияқты активтерді сатып алу қолма-қол ақша берілген кезде тіркеледі. Қарапайым тәжірибеде кейбір кәсіпорындар оларды бухгалтерлік есепте активтер ретінде қарастыруға болатынына қарамастан, оларды тікелей шығындар ретінде тіркейді.
Бұл әдіс көбінесе қарапайым есеп жүргізумен бірге қолданылады — мысалы, электрондық кестені пайдалану. Негізгі назар түбіртектер, сатып алу тапсырыстары, шот үзінділері және депозиттік түбіртектер сияқты транзакция дәлелдеріне аударылады.
Ақшалай есеп айырысудың артықшылықтары
Бұл әдісті, әсіресе шағын бизнесте танымал ететін бірнеше артықшылықтар бар:
1. Қолдану оңай және қарапайым
Кәсіп иелеріне дебиторлық берешек, кредиторлық берешек немесе амортизация сияқты есептеу ұғымдарын терең түсінудің қажеті жоқ. Есепке алу тек қолма-қол ақшаның қашан келіп, қашан кететініне байланысты.
2. Ақша ағынын басқаруға жарамды
Барлық бухгалтерлік есеп қолма-қол ақшаға бағытталғандықтан, алынған есептер бизнес иелеріне қолжетімді қолма-қол ақша қалдығын тез анықтауға көмектеседі. Бұл материалдарды сатып алу, жалақы төлеу немесе операцияларды жоспарлау сияқты күнделікті шешімдер үшін өте маңызды.
3. Әкімшілік шығындардың төмендеуі
Қолма-қол ақша есебі күрделі бухгалтерлік жүйені қажет етпейді, бұл бухгалтерлік қызметкерлердің немесе қымбат бағдарламалық жасақтаманың құнын төмендетеді. Бұл тиімділік шағын және орта бизнес үшін маңызды артықшылық болып табылады.
4. Бағалауды азайтыңыз
Есеп айырысу есебінде шоттар көбінесе күмәнді шоттар немесе жинақталған шығындар бойынша резерв сияқты бағалауларды қамтиды. Қолма-қол ақша есебінде бұл бағалаулардың көпшілігінен аулақ болады, себебі есеп тек ақша іс жүзінде қозғалған кезде ғана жүзеге асырылады.
Шектеулер мен тәуекелдер
Қолма-қол ақшаға негізделген бухгалтерлік есеп практикалық болғанымен, ескеру қажет бірнеше кемшіліктерге ие:
1. Кезеңнің өнімділігін дәл көрсетпейді
Кіріс пен шығыс төлемдердің уақытына байланысты болғандықтан, пайда мен шығын «бұрмалануы» мүмкін. Сату көлемі алдыңғы айларда болғанына қарамастан, көптеген тұтынушылар бірден төлегендіктен, бизнес бір айда үлкен пайда тапқандай көрінуі мүмкін.
2. Төленбеген міндеттемелер мен құқықтарды көрсетпейді
Қолма-қол ақша есебі төленбеген кредиторлық берешектерді немесе өндіріп алынбаған дебиторлық берешектерді автоматты түрде көрсетпейді. Нәтижесінде, егер төленбеген шот-фактуралар саны көп болса немесе өндіріп алынбаған несиелік сатылымдар саны көп болса, қаржылық есептілік нақтыдан гөрі сау болып көрінуі мүмкін.
3. Өсіп келе жатқан бизнес үшін пайдалану қиын
Кәсіпорын көптеген несиелік операцияларды жүргізе бастағанда, тауарлық-материалдық қорларды сатып ала бастағанда немесе қаржыландыруды пайдалана бастағанда, қолма-қол ақша есебі жеткіліксіз болады. Инвесторлар, банктер немесе үшінші тараптар әдетте қаржылық жағдайын толық көрсететін есептерді талап етеді.
4. Белгілі бір есеп беру стандарттарына сәйкес келмейді
Көптеген бухгалтерлік есеп стандарттарында, әсіресе ресми қаржылық есептілікті дайындауға міндетті компаниялар үшін, есептеу әдісі артықшылықты немесе тіпті міндетті болып табылады. Қолма-қол ақша есебі көбінесе ішкі немесе күрделілігі төмен ұйымдар үшін қолданылады.
Қолма-қол ақша мен жинақталған қаражатты салыстырудың қарапайым мысалы
Мысалы, 28 желтоқсанда қызмет көрсету кәсіпорны 10 000 000 рупийлік жұмысты аяқтады, бірақ тұтынушы тек 5 қаңтарда ғана төлем жасады.
– Ақшалай негізде: 10 000 000 рупий көлеміндегі кіріс 5 қаңтарда (келесі жылдың кезеңі) тіркелген.
– Есептеу әдісі: 10 000 000 рупий көлеміндегі кіріс 28 желтоқсанда танылады, себебі ақша әлі алынбаған болса да (дебиторлық берешек ретінде тіркеледі), қызметтер көрсетілген.
Бұл мысал ақшалай базаның ақша ағындарына көбірек назар аударатынын, ал есептеу әдісі экономикалық белсенділік жүретін кезеңге назар аударатынын көрсетеді.
Ақшалай есеп айырысу әдісін қашан қолданған дұрыс?
Қолма-қол ақшаға негізделген есеп айырысу негізінен қолма-қол ақшаға негізделген және қарапайым бизнес үшін қолайлы. Мысал ретінде шағын азық-түлік дүңгіршектерін, шағын бөлшек сауда орындарын, үйде қызмет көрсетушілерді немесе тұтынушылардың төлемдері әрқашан тікелей (қолма-қол ақша немесе банк аударымы) жүзеге асырылатын бизнестерді айтуға болады. Мұндай жағдайларда қолма-қол ақшаға негізделген есеп беру операциялық шығындарды бағалау және қаржыландыру қажеттіліктерін жоспарлау үшін жеткілікті.
Дегенмен, егер бизнес несиеге сатуды бастаса, үлкен қор болса немесе банк несиесіне өтініш беру үшін есеп беруді талап етсе, онда есептеу әдісі немесе қолма-қол ақша мен есептеудің (модификацияланған қолма-қол ақша негізі) үйлесімі тиімдірек болуы мүмкін. Көптеген бизнестер қарапайымдылық үшін қолма-қол ақша негізінде бастайды, содан кейін ауқымы мен есеп беру қажеттіліктері артқан сайын есептеу негізіне көшеді.
Кассалық есептің жақсы тәжірибелері
Ақшалай қаражат есебі пайдалы ақпарат беруді жалғастыруын қамтамасыз ету үшін келесі тәжірибелерді қолдануға болады:
1. Жеке және бизнес ақшасын бөліңіз. Бұл түсініспеушілікті болдырмау және объективті бизнес шешімдерін қабылдауға мүмкіндік беру үшін маңызды.
2. Транзакцияларды күн сайын немесе транзакция болған кезде жазып отырыңыз. Тұрақтылық олардың жиналуын күтуден маңыздырақ.
3. Транзакциялар туралы жазбаларды ұқыпты сақтаңыз. Банкноттар мен көшірмелер жазбаның негізі болып табылады.
4. Банктік салыстыруды жүргізіңіз. Қателіктерді болдырмау үшін кассалық жазбаларды шот операцияларымен сәйкестендіріңіз.
5. Ай сайынғы қорытынды жасаңыз. Трендтерді бақылау үшін кем дегенде кірістер, шығыстар және қорытынды баланс туралы есеп беріңіз.
Қорытынды
Қолма-қол ақша негізіндегі есеп – нақты қолма-қол ақша ағынына басымдық беретін есепке алу әдісі – кіріс қолма-қол ақша алынған кезде, ал шығындар қолма-қол ақша төленген кезде танылады. Бұл әдіс қарапайым, іске асыру оңай және шағын бизнеске өтімділікті басқаруға айтарлықтай көмектеседі. Дегенмен, қолма-қол ақша есебінің де шектеулері бар, әсіресе кезеңге тән экономикалық көрсеткіштерді бейнелеуде және орындалмаған құқықтар мен міндеттемелерді көрсетуде. Сондықтан әдісті таңдау бизнес қажеттіліктеріне, транзакциялардың күрделілігіне және есеп беру мақсаттарына бейімделуі керек. Көптеген шағын және орта бизнес үшін қолма-қол ақша есебі бизнес өскен сайын есептеу әдісіне көшудің алдындағы практикалық алғашқы қадам болып табылады.
