צעדים אדמיניסטרטיביים בניהול סיכונים
ניהול סיכונים הוא סדרה של תהליכים שנועדו לזהות, להעריך, לשלוט ולנטר סיכונים כדי למזער את השפעתם על ארגון. בפועל, הצלחת ניהול הסיכונים נקבעת לא רק על ידי ניתוח טכני כגון חישובי הסתברות או מודלים של השפעה, אלא גם על ידי עוצמה ניהולית: כיצד ארגון מפתח מדיניות, מתעד שלבים, מקצה תפקידים ומבטיח מעקב עקבי.
מאמר זה דן בשלבים המנהליים הכרוכים בניהול סיכונים שיטתי. ניתן ליישם שלבים אלה על סוגים שונים של ארגונים - חברות, סוכנויות ממשלתיות, בתי ספר, בתי חולים ואפילו מלכ"רים - מכיוון שניהול סיכונים מדגיש באופן בסיסי סדר תהליכים ואחריותיות.
1. קביעת ההקשר והמטרות של ניהול סיכונים
הצעד המנהלי הראשון הוא קביעת ההקשר. על הארגון להגדיר את הסיבה לניהול הסיכונים, את היקפו ואת המטרות שהוא שואף להשיג. הקשר זה חיוני כדי שכל הצדדים יבינו אילו סיכונים מעורבים ומה משרת התהליך.
מבחינה מנהלית, תוצאות שלב זה מוצגות בדרך כלל במסמכים כגון:
– הצהרת מטרות והיקף ניהול הסיכונים
– גבולות תהליכים (יחידות עבודה, מיקומים, פרויקטים או פעילויות ספציפיות)
– קריטריוני הצלחה ומדדי ביצוע הקשורים לסיכון
ללא הקשר ברור, תהליך ניהול הסיכונים עלול להפוך לרשימת בדיקה לפורמליות, ולא לכלי קבלת החלטות.
2. פיתוח מדיניות ומסגרות סיכונים
לאחר קביעת היעדים, על הארגון לפתח מדיניות ניהול סיכונים. מדיניות זו משמשת כגגון העיקרי המנחה את כל ההליכים הנגזרים. המדיניות מבהירה גם את התחייבויות ההנהגה, את תרבות הסיכון שיש לבנות ואת העקרונות שיש להקפיד עליהם.
מבחינה אדמיניסטרטיבית, מדיניות ומסגרות סיכונים כוללות בדרך כלל:
– עקרונות ניהול סיכונים (למשל, זהירות, שקיפות, קיימות)
– מבנה ארגוני וקווי דיווח סיכונים
– הגדרת מונחים וקטגוריות סיכון
– הקשר בין מדיניות הסיכונים לבין נהלים סטנדרטיים (SOP) או מערכות ניהול אחרות (איכות, K3, אבטחת מידע, ביקורת פנימית)
יש לנגיש ולהפיץ מסמכי מדיניות בקלות, ולבדוק אותם באופן קבוע כדי להישאר רלוונטיים.
3. קבע תפקידים, אחריות וסמכויות
ניהול סיכונים יהיה יעיל אם תפקידיו של כל צד יהיו ברורים. ארגונים צריכים לקבוע מי הבעלים של הסיכון, מי מנטר אותו, מי מאשר פעולות הפחתה ומי מבטיח דיווח.
באופן כללי, התפקידים שהוקצו כוללים:
– הנהלה בכירה: קובעת כיוון, מאשרת מדיניות, מספקת משאבים
– יחידת ניהול סיכונים או מזכירות: מתאמת תהליכים, מכינה דוחות, מנחה הערכות
– בעל הסיכון: הגורם האחראי ישירות על הסיכונים באזור עבודתו
מבקר פנימי/ועדת סיכונים: עורך ביקורות עצמאיות ומגיש המלצות
קביעה זו צריכה להיות מוצגת בצו, תרשים ארגוני, מטריצת RACI (אחראי, דין וחשבון, התייעצות, מידע) או מסמכי ממשל אחרים.
4. ביצוע זיהוי סיכונים מובנה
זיהוי סיכונים הוא תהליך של זיהוי אירועים או תנאים שעלולים להפריע להשגת יעדים. מבחינה מנהלית, הזיהוי חייב להתבצע באמצעות שיטה עקבית כך שניתן יהיה להשוות תוצאות בין יחידות ותקופות.
שיטות זיהוי נפוצות כוללות:
סיעור מוחות ממוקד עם יחידות עבודה
ראיונות ושאלונים
– ניתוח תהליכים עסקיים ו-SOP
– הערכת אירועים/תלונות שהתרחשו
– ניתוח סביבתי פנימי וחיצוני
יש לתעד את תוצאות הזיהוי בפנקס סיכונים הכולל תיאור של הסיכון, מקור הסיכון, האזור המושפע והגורם האחראי.
5. הערכת סיכון: הסתברות, השפעה ורמת עדיפות
לאחר רישום הסיכונים, השלב הבא הוא הערכת סיכונים. מבחינה אדמיניסטרטיבית, ארגונים חייבים להגדיר קריטריונים ברורים להערכה - לדוגמה, סולם של 1-5 להסתברות והשפעה - כדי למנוע מההערכה להיות סובייקטיבית לחלוטין.
מסמכים המוכנים בדרך כלל בשלב זה כוללים:
מטריצת סיכונים
– קריטריוני סיכון והגדרת כל רמה
– הערות הערכת סיכונים לכל סעיף במרשם הסיכונים
התוצר המרכזי הוא מפת עדיפויות: אילו סיכונים יש לטפל בהם באופן מיידי, אילו ניתן לנטר, ואילו מקובלים.
6. קביעת אסטרטגיית טיפול בסיכונים
ניהול סיכונים הוא סדרה של החלטות ופעולות להפחתת ההסתברות או ההשפעה, או לניהול ההשלכות. באופן כללי, אסטרטגיות לניהול סיכונים כוללות:
– הימנעות מסיכון: הפסקתם של פעילויות המעוררות סיכונים
– להפחית סיכונים (למתן): לשפר בקרות, נהלים או מערכות
– העברת סיכון: ביטוח, מיקור חוץ או חוזים מסוימים
– קבל את הסיכון (קבל): קבל עם פיקוח ותוכניות חירום
מינהל תקין דורש שכל החלטה בנוגע לטיפול תירשם, יחד עם הרציונל, העלות, מסגרת הזמן והגורם האחראי. דבר זה מתואר בדרך כלל בתוכנית טיפול בסיכונים, הכוללת לוחות זמנים, אינדיקטורים ומשאבים נדרשים.
7. רכיב מסמכים תומכים ותקין את ההליכים
לעיתים קרובות, בקרות סיכונים נכשלות לא משום שהרעיון גרוע, אלא משום שהן אינן סטנדרטיות. לכן, ארגונים צריכים לוודא שאמצעי ההפחתה שנבחרו מתורגמים למסמכים תפעוליים ברורים.
דוגמאות למסמכים תומכים:
– נהלים סטנדרטיים חדשים או נהלים סטנדרטיים מתוקנים
– הוראות עבודה
– טפסי בדיקה, רשימות תיוג ויומני רישום
– סטנדרטים מינימליים של שירות או סטנדרטים של איכות
– תנאי חוזה עם צדדים שלישיים
סטנדרטיזציה זו מסייעת להבטיח שבקרות סיכונים אינן תלויות באנשים פרטיים, אלא מוטמעות במערכת.
8. תקשורת, סוציאליזציה ואימון
ניהול סיכונים כולל גם תקשורת פנימית יעילה. סיכונים אינם שייכים לחטיבה אחת; סיכונים רבים הם חוצי-פונקציות. לכן, יש להעביר לגורמים הרלוונטיים את תוצאות הזיהוי, קביעת סדרי עדיפויות ותוכניות הפחתה.
פעילויות אדמיניסטרטיביות נפוצות שבוצעו:
– סוציאליזציה של מדיניות ונהלים לסיכונים
– הדרכה בשימוש ברישומי סיכונים ובמטריצות הערכה
– תדרוכים שוטפים על הסיכונים המרכזיים של הארגון
– תקשורת בין אירועים והפקת לקחים
המטרה היא לבנות תרבות מודעת לסיכונים, שבה דיווח על בעיות נתפס כמאמץ לשיפור, לא כטעות שיש לכסות.
9. ניטור, הערכה ודיווח תקופתי
סיכון הוא דינמי. לכן, יש לנטר את ניהול הסיכונים. שלב זה דורש ניהול דיווח יעיל: מי מדווח, מתי ובאיזה פורמט.
ניטור עשוי לכלול:
– סטטוס יישום אמצעי הפחתה (הושלם, מתמשך, מאוחר)
– שינויים ברמת הסיכון לאחר יישום בקרות
– הופעתם של סיכונים חדשים עקב שינויים בסביבה או בפרויקט
– מגמות של אירועים, תלונות או כשלים במערכת
ניתן לבצע דיווחים חודשיים, רבעוניים או לפי הצורך. באופן אידיאלי, הדוחות צריכים להדגיש סיכונים, מכשולים, המלצות והחלטות בעדיפות עליונה שההנהלה צריכה לקבל.
10. ביקורת, סקירת הנהלה ושיפור מתמיד
השלב האחרון הוא להבטיח שמערכת ניהול הסיכונים הכוללת ממשיכה להשתפר. ביקורות פנימיות או הערכות עצמאיות משמשות להערכת עמידה במדיניות ויעילות הבקרה. יתר על כן, סקירות הנהלה מבטיחות מעורבות של ההנהגה בהחלטות אסטרטגיות הקשורות לסיכונים.
שיפור מתמיד נעשה בדרך כלל על ידי:
– התאמת מדיניות וקריטריונים לסיכונים
– לשפר את תהליך הזיהוי וההערכה לדיוק רב יותר
– שילוב ניהול סיכונים עם תכנון ותקצוב
– אימוץ טכנולוגיה (לוח מחוונים לסיכונים, מערכת דיווח דיגיטלית)
עם מחזור שיפור זה, ניהול סיכונים אינו נעצר כמסמך, אלא הופך למנגנון למידה ארגוני.
סְגִירָה
שלבים אדמיניסטרטיביים בניהול סיכונים הם הבסיס לתהליך סיכונים עקבי, אחראי ובעל השפעה. החל מקביעת ההקשר ופיתוח מדיניות והקצאת תפקידים ועד ניטור וביקורת - כולם קשורים זה בזה ודורשים תיעוד מדויק.
ארגונים בעלי כישורי ניהול סיכונים חזקים יהיו מוכנים טוב יותר להתמודד עם אי ודאות, יגיבו מהר יותר לשינויים ויהיו מסוגלים טוב יותר לשמור על ביצועים בני קיימא. בסופו של דבר, ניהול סיכונים אינו עוסק רק בהימנעות מבעיות, אלא בבניית מערכת עבודה בוגרת, מאובטחת וניתנת להרחבה יותר.
