Verkfæri með beinni prentun úr skýinu
Þróun skýjatækni hefur ekki aðeins breytt því hvernig við geymum gögn heldur einnig því hvernig við vinnum með skjöl daglega. Þó að prentun skráa hafi áður fólgið í sér að flytja skjöl á USB-lykil, senda þau með tölvupósti eða tengja snúrur við tölvu og prentara, er ferlið nú orðið mun þægilegra. Ýmis tæki með eiginleikum til að prenta beint úr skýinu gera notendum kleift að prenta skjöl hvar og hvenær sem er, svo framarlega sem þeir eru tengdir internetinu og hafa aðgang að prentara sem styður þjónustuna.
Þessi grein fjallar um hvað skýjaprentun er, hvaða verkfæri styðja hana, kosti hennar, dæmi um notkun við ýmsar þarfir og atriði sem þarf að hafa í huga áður en hún er tekin upp.
Hvað er bein prentun úr skýinu?
Skýprentun er möguleikinn á að senda prentskipanir frá skýjabundinni geymsluþjónustu eða forriti (t.d. Google Drive, OneDrive, Dropbox eða skjalastjórnunarforriti) til nettengds prentara. Í reynd velja notendur einfaldlega skrá sem er geymd í skýinu, ýta á „Prenta“ hnappinn og velja síðan áfangaprentara. Skjalið verður prentað án þess að þurfa fyrst að hlaða skránni niður á staðbundið tæki eða tengja prentarann líkamlega við tölvuna.
Þessi tækni virkar venjulega með einni af eftirfarandi aðferðum:
1. Snjallprentarar (skýjatengdir prentarar) sem geta tengst internetinu og tekið við prentverkefnum í gegnum opinber forrit eða skýjaþjónustu.
2. Milliforrit (tengi) á tölvu eða skrifstofuþjóni sem tengir við venjulegan prentara svo hann geti tekið við skipunum úr skýinu.
3. Prentþjónustur frá söluaðilum (t.d. þær sem prentaraframleiðandinn býður upp á) sem stjórna prentröðum í gegnum notendareikninga og dulkóðun.
Tegundir tækja sem styðja beina prentun úr skýinu
1. Wi-Fi prentari með skýjasamþættingu
Þetta er vinsælasti flokkurinn. Margir nútíma prentarar eru búnir Wi-Fi tengingu og fylgiforritum (snjallsíma/borðtölvu) sem gera kleift að prenta úr skýjaþjónustu. Notendur tengja prentarann venjulega einfaldlega við Wi-Fi net, stofna söluaðilareikning (ef nauðsyn krefur) og para hann síðan við forritið í símanum sínum eða fartölvunni.
Sumir prentarar eru jafnvel með snertiskjái sem gera þér kleift að skrá þig beint inn í ákveðnar skýjaþjónustur og velja síðan skjöl til prentunar án þess að nota viðbótartæki. Þetta er sérstaklega gagnlegt á litlum skrifstofum eða sameiginlegum vinnusvæðum.
2. Fjölnotaprentari (MFP) fyrir skrifstofur
Fjölnota prentvélar bjóða yfirleitt upp á ítarlegri eiginleika: prentun, skönnun, afritun og fax. Í skrifstofutækjum er skýjaprentun oft samþætt notendastjórnunarkerfum, aðgangsstillingum sem byggja á hlutverkum og auðkenningu (PIN-númer, aðgangskort eða innskráning á reikning). Þetta er mikilvægt fyrir fyrirtæki því prentun felur oft í sér viðkvæm skjöl eins og samninga, fjárhagsskýrslur eða viðskiptavinagögn.
Auk prentunar geta fjölnota prentvélar oft skannað í skýið, sem þýðir að skanna efnisleg skjöl og hlaða þeim beint inn í tiltekna skýjamöppu. Samsetningin af „skanna í skýið“ og „prenta úr skýinu“ gerir þessi tæki að skilvirkum vinnutækjum fyrir blönduð skjalaflæði (blanda af efnislegum og stafrænum).
3. Farsímaforrit fyrir skýjaprentun
Margir notendur vinna oftar í snjallsímum sínum. Þess vegna eru smáforrit orðin nauðsynleg verkfæri til að prenta beint úr skýinu. Þessi forrit tengjast venjulega skýjaþjónustu og nettengdum prenturum, sem gerir notendum kleift að prenta skjöl, myndir eða tölvupóst í örfáum skrefum.
Kosturinn er sveigjanleiki: þú getur prentað úr símanum þínum á ferðinni, heiman frá þér fyrir skólaþarfir barnsins þíns eða úr fundarherberginu þegar þú þarft skyndilega prentað eintak af kynningarefninu þínu.
4. Skýjabundið prentstjórnunarkerfi
Í fyrirtækjaumhverfi eru verkfærin sem notuð eru ekki bara prentarar og forrit þeirra, heldur einnig prentstjórnunarkerfi. Þessi kerfi stjórna hverjir geta prentað, hversu mikill kvóti er notaður, hvernig virkni er skráð og hvernig öryggisstefnu er framfylgt. Með skýjalíkani geta upplýsingatækniteymi stjórnað tækjum og prentröðum án þess að þurfa stöðugt að stilla upp netþjóna á staðnum.
Slíkar lausnir bjóða yfirleitt upp á:
– Vefbundið stjórnborð
– Samþætting notenda við skráarþjónustur/SSO
– Notkunarskýrslugerð
– „örugg prentun“ (ný skjöl eru prentuð eftir að notandinn hefur staðfest sig við prentarann)
– Sparnaðarreglur, til dæmis takmarkanir á litprentun
5. Söluturn eða skýjatengd prentþjónusta
Á sumum stöðum (háskólum, samvinnurýmum, bókasöfnum) geta notendur prentað úr skýinu í gegnum sjálfsala eða vefgáttir. Þetta virkar þannig: notendur hlaða inn skrám eða velja skrár af skýjareikningi sínum, greiða (ef þörf krefur) og prenta þær síðan á tiltækan prentara. Þessi tegund tækja er tilvalin fyrir opinber umhverfi sem krefjast auðvelds aðgangs og stjórnunar.
Helstu kostir þess að prenta beint úr skýinu
Hagnýtt og tímasparandi
Það er engin þörf á að færa skrár yfir á USB-lykil eða samstilla handvirkt. Ferlið er hraðara, sérstaklega fyrir teymi sem vinna oft með endurskoðun skjala.
Stuðningur við fjarvinnu
Þessi eiginleiki er sérstaklega gagnlegur fyrir fjarstarfsmenn eða dreifð teymi. Til dæmis geta stjórnendur sent skjöl sem eru geymd í skýinu til prentunar á höfuðstöðvum án þess að þurfa að senda skrárnar í gegnum sérstakt spjall.
Sléttara samstarf
Liðsmenn geta prentað sama skjalið úr nýjustu útgáfunni í skýinu. Þetta dregur úr hættu á að prenta út úrelta útgáfu.
Auðveldara fyrir mörg tæki
Notendur eru ekki lengur háðir einni fartölvu. Svo lengi sem þú getur skráð þig inn á skýjareikninginn þinn geturðu prentað úr hvaða tæki sem er.
Möguleiki á betri stjórn og öryggi (ef rétt sett upp)
Með skýjabundinni prentstjórnun geta fyrirtæki framfylgt aðgangsstefnu, auðkenningu og endurskoðunarskrám. Þetta hjálpar til við að tryggja reglufylgni og dregur úr gagnaleka af völdum prentaðra skjala sem skilja eftir í prentaraskúffunni.
Dæmi um notkun í ýmsum aðstæðum
1. Þarfir skóla og háskóla: Nemendur prenta efni úr Google Drive án þess að þurfa að færa skrár, sérstaklega þegar skrár eru oft uppfærðar.
2. Lítil og meðalstór fyrirtæki og verslanir: Prentið reikninga, sendingarmiða eða birgðaskýrslur úr skýjabundnu gjaldkerakerfi beint á prentarann.
3. Fagleg skrifstofa: Prentaðu samninga eða tillögur úr verkefnamöppum í skýinu, með PIN-öryggi til að koma í veg fyrir óheimilan aðgang að skjölum.
4. Skapandi teymi: Prenta prufukökur eða kynningarefni úr skrám sem eru geymdar í skýinu og tryggja að prentaða útgáfan sé lokaútgáfan.
Það sem þarf að hafa í huga áður en þú velur verkfæri
Samrýmanleiki vistkerfa
Gakktu úr skugga um að prentarinn þinn eða prentlausnin styðji skýjaþjónusturnar sem þú notar. Ef teymið þitt notar til dæmis Microsoft 365, þá er stuðningur við OneDrive og SharePoint viðeigandi.
Reiknings- og netöryggi
Prentun úr skýinu þýðir að gögn flæða um internetið. Notið sterk lykilorð, virkjaðu tveggja þátta auðkenningu (2FA) þegar hún er í boði og tryggið að Wi-Fi netið á skrifstofunni noti örugga dulkóðun.
Áskriftargjöld og gerðir
Sumir eiginleikar skýprentunar eða prentstjórnunar krefjast áskriftar. Taktu tillit til heildarkostnaðar: prentara, blek/tóner, viðhalds og kerfisgjöld, ef við á.
Áreiðanleiki internettengingar
Ef internetið er niðri getur prentun tafist. Fyrir skrifstofur sem reiða sig mikið á prentun getur varatenging eða varauppsetning (t.d. staðbundin prentun) verið lausn.
Persónuvernd og gagnageymslu
Gefðu gaum að reglum söluaðilans: hvort skrár eru geymdar tímabundið á netþjónum þeirra, hversu lengi og hvernig dulkóðun er framkvæmd. Þetta er mikilvægt ef þú ert að prenta trúnaðarskjöl.
Lokun
Skýjaprentunartól eru að gjörbylta því hvernig við stjórnum skjölum. Frá Wi-Fi prenturum fyrir heimilisnotkun til skýjabundinna prentstjórnunarkerfa fyrir fyrirtæki, miða þau öll að því að einfalda vinnuflæði, auka samvinnu og flýta fyrir skjalaflæði. Með réttu tólunum, viðeigandi samhæfni við vistkerfi og öflugum öryggisstillingum getur skýjaprentun verið nútímaleg og skilvirk lausn fyrir fjölbreyttar þarfir.
Ef þú vilt get ég aðstoðað þig við að sníða þessa grein að ákveðnum markhópi (t.d. nemendum, lítil- og meðalstórum fyrirtækjum, stórum skrifstofum) eða bætt við ráðleggingum um lágmarkseiginleika sem skýjatengdur prentari ætti að hafa.
