Meginreglur stjórnunarbókhalds
Stjórnunarbókhald er grein bókhalds sem leggur áherslu á að veita fjárhagslegar og ófjárhagslegar upplýsingar til að aðstoða stjórnendur við áætlanagerð, eftirlit og ákvarðanatöku. Ólíkt fjárhagsbókhaldi, sem er fyrst og fremst ætlað utanaðkomandi aðilum (fjárfestum, lánardrottnum og eftirlitsaðilum), er stjórnunarbókhald innra - hannað til að mæta þörfum stjórnenda fyrirtækja. Þess vegna snúast meginreglur stjórnunarbókhalds ekki bara um að skrá tölur, heldur einnig um hvernig upplýsingum er skipulagt til að vera viðeigandi, tímanlegar og framkvæmanlegar.
1. Meginregla um mikilvægi upplýsinga
Grundvallarreglan í stjórnunarbókhaldi er viðeigandi. Upplýsingarnar sem kynntar eru verða að vera raunverulega viðeigandi fyrir þær ákvarðanir sem taka þarf. Jafnvel mjög ítarleg gögn verða gagnslaus ef þau svara ekki spurningum stjórnenda, svo sem: hvaða vörur eru arðbærastar, hvaða kostnað er hægt að lækka eða hvaða verðlagningarstefna er viðeigandi.
Mikilvægi þýðir einnig að taka tillit til „kostnaðar á móti ávinningi“ upplýsinga. Ef kostnaðurinn við að safna og vinna úr gögnum er of mikill miðað við ávinninginn af ákvörðununum sem af því hlýst, þá eru upplýsingarnar óhagkvæmar. Stjórnunarbókhald krefst nákvæmni: nægra gagna til að taka ákvarðanir, ekki eins mikilla gagna og mögulegt er.
2. Meginreglan um tímasetningu
Viðskiptaákvarðanir eru oft háðar hraða. Skýrsla um framleiðslukostnað sem er tiltæk mánuði eftir að tímabili lýkur gæti verið of seint til að leiðrétta sóun eða galla í ferlum. Þess vegna leggur stjórnunarbókhald áherslu á hraðar og reglubundnar upplýsingar - daglega, vikulega eða jafnvel í rauntíma ef þörf krefur.
Tímasetning felur oft í sér málamiðlun við nákvæmni. Í stjórnunarlegu samhengi er skýrsla sem er nægilega nákvæm en samt tímanleg oft verðmætari en skýrsla sem er fullkomin en seint komin. Þessi meginregla gerir stjórnunarupplýsingakerfi, mælaborð og reglubundna skýrslugerð að nauðsynlegum þáttum nútíma stjórnunarbókhalds.
3. Meginregla um nákvæmni og áreiðanleika
Þótt stjórnunarbókhald sé ekki alltaf eins krefjandi og fjárhagsbókhald, þarf það samt sem áður að vera nákvæmt og áreiðanlegt. Ákvarðanir byggðar á ónákvæmum gögnum geta haft alvarlegar afleiðingar: undirverðlagningu, ósanngjarnt frammistöðumat eða fjárfestingu í taprekstri.
Áreiðanleiki tengist einnig samræmdum aðferðum. Ef fyrirtæki reiknar út rekstrarkostnað út frá vélarstundum fyrir eitt tímabil og skiptir síðan skyndilega um kostnað án nokkurrar skýringar, er erfitt að greina kostnaðarþróun. Samræmi í aðferðum hjálpar stjórnendum að skilja mynstur og gera samanburð yfir tíma.
4. Meginreglan um áherslu á ákvarðanatöku
Stjórnunarbókhald er ákvarðanamiðað. Þetta þýðir að upplýsingar eru kynntar til að styðja við raunverulegar ákvarðanir, til dæmis:
– Rekstrarákvarðanir: að ákvarða bestu framleiðslumagn, vinnutímaáætlanir eða birgðastöðu.
– Taktískar ákvarðanir: val á birgjum, kynningum, afsláttaráætlunum eða skilvirkni ferla.
– Stefnumótandi ákvarðanir: markaðsstækkun, þróun nýrra vara, fjárfesting í vélum eða yfirtökur.
Hér notar stjórnunarbókhald oft kostnaðar-magn-hagnaðargreiningu (CVP), fjárhagsáætlunargerð, fráviksgreiningu og viðeigandi kostnaðarútreikninga. Gögnin sem kynnt eru ættu að gera stjórnendum kleift að velja besta kostinn út frá fjárhagslegum áhrifum og áhættu.
5. Stjórnunarreglur
Sérhver stofnun þarf að tryggja að starfsemi gangi samkvæmt áætlun. Stjórnunarbókhald býður upp á verkfæri til að stjórna kostnaði, framleiðni, gæðum og arðsemi. Ein algengasta aðferðin er fjárhagsáætlunargerð, sem þjónar bæði sem áætlun og viðmið fyrir mat.
Með eftirliti geta stjórnendur borið saman raunverulega frammistöðu við fjárhagsáætlun og síðan greint orsakir frávika. Til dæmis, ef hráefniskostnaður er hærri en staðlað er, er það þá vegna hækkaðra birgjaverða, sóunar eða lélegrar efnisgæða? Með því að skilja orsakir frávika getur fyrirtækið gripið til viðeigandi leiðréttingaraðgerða.
6. Meginreglur réttrar kostnaðarrakningar
Ákvörðun kostnaðar við vörur og þjónustu er kjarninn í stjórnunarbókhaldi, sérstaklega fyrir framleiðslu-, þjónustu- og verkefnafyrirtæki. Nákvæmar kostnaðarupplýsingar gera kleift að gera skynsamlega verðlagningu, arðsemismat og hagkvæmniáætlanagerð.
Kostnaðarrakningar fela í sér aðgreiningu kostnaðar í:
– Bein kostnaður: svo sem bein hráefni og bein vinna.
– Óbeinn kostnaður (sameiginlegur kostnaður): rafmagn verksmiðjunnar, afskriftir véla, eftirlit og svo framvegis.
Til að auka nákvæmni nota mörg fyrirtæki aðferðir eins og virknibundna kostnaðaráætlun (e. activity-based costing, ABC), sem úthlutar rekstrarkostnaði út frá þeim verkefnum sem valda kostnaðinum. Meginreglan er sú að kostnaði skuli úthlutað eins nálægt orsökum hans og mögulegt er til að forðast villandi ákvarðanir.
7. Meginreglan um gagnsæi og skiljanleika
Skýrslur stjórnenda ættu að vera auðskiljanlegar innri notendum - allt frá yfirmönnum til stjórnarmanna. Gagnsæi þýðir skýrar forsendur, útreikningsaðferðir og gagnaheimildir. Ef skýrsla er of flókin eða útskýrir ekki grundvöll tölunnar, mun stjórnendateymi eiga erfitt með að treysta henni eða nota hana.
Skýrslugerðarform er einnig mikilvægt. Margar stofnanir sameina tölur með sjónrænum framsetningum eins og þróunartöflum, fráviksmyndum eða lykilframmistöðuvísum (KPI). Þannig eru upplýsingar ekki aðeins aðgengilegar heldur einnig „læsilegar“ og hvetja til aðgerða.
8. Meginreglur um frammistöðumat og ábyrgð
Stjórnunarbókhald gegnir hlutverki við mat á frammistöðu eininga, deilda, vara og jafnvel einstaklinga. Algengt er að nota hugtakið ábyrgðarmiðstöð, sem skiptir fyrirtæki í kostnaðarmiðstöðvar, tekjumiðstöðvar, hagnaðarmiðstöðvar og fjárfestingarmiðstöðvar. Þessi skipting ábyrgðar gerir það skýrara: hver stýrir kostnaði, hver knýr tekjur og hver ber ábyrgð á fjárfestingum eigna.
Góð frammistöðumat verður að vera sanngjarnt og hvetja til jákvæðrar hegðunar. Ef frammistöðuvísar eru ónákvæmir geta starfsmenn verið hvattir til að stefna að markmiðum sem eru ekki í samræmi við langtímamarkmið fyrirtækisins. Þess vegna þarf stjórnunarbókhald að vega og meta fjárhagsleg (hagnaður, kostnaður, arðsemi fjárfestingar) og ófjárhagsleg (gæði, ánægja viðskiptavina, vinnslutími).
9. Meginregla um framtíðarstefnu
Þó að fjárhagsbókhald einblíni á fortíðina, þá einblínir stjórnunarbókhald á framtíðina. Söluáætlanir, áætlanagerð um afkastagetu, fjárfestingargreining og spár um sjóðstreymi eru dæmi um framtíðarhorfur. Stjórnendur þurfa að taka eftirfarandi sviðsmyndir: hverjar væru áhrifin ef hráefnisverð hækkaði um 10%? Hvað ef eftirspurn minnkaði? Hvert er jafnvægispunkturinn fyrir nýja vöru?
Byggt á þessari meginreglu notar stjórnunarbókhald oft aðferðir eins og næmnigreiningu, sviðsmyndagreiningu og fjárhagsáætlunargerð (núvirðisvirði, innri ávöxtunarkrafa, endurgreiðsluárangur). Markmiðið er ekki að spá fullkomlega fyrir um framtíðina, heldur að undirbúa fyrirtækið fyrir ýmsar aðstæður.
Niðurstaða
Meginreglur stjórnunarbókhalds fela í sér mikilvægi, tímanleika, áreiðanleika, ákvarðanatökustuðning, stjórnun, nákvæma kostnaðarmælingu, gagnsæi, frammistöðumat og framtíðarstefnu. Allar þessar meginreglur miða að því að gera upplýsingar að stjórnunartæki: ekki bara tölulegri skýrslu, heldur grunn fyrir áætlanagerð, drifkrafti skilvirkni og áttavita fyrir viðskiptastefnu. Með því að beita þessum meginreglum á stöðugan hátt geta fyrirtæki bætt ákvarðanatöku, bætt frammistöðu og viðhaldið samkeppnishæfni í síbreytilegu viðskiptaumhverfi.
