Verklagsreglur við gerð fjárhagsskýrslna
Ársreikningar eru skipulögð samantekt á fjárhagsstöðu og afkomu einingar yfir tiltekið tímabil. Fyrir fyrirtæki þjóna ársreikningar sem aðalverkfæri til að meta heilbrigði fyrirtækisins, uppfylla skattskyldur, laða að fjárfesta, tryggja fjármögnun og tryggja gagnadrifna ákvarðanatöku. Hins vegar gerast hágæða ársreikningar ekki af sjálfu sér. Þeir krefjast vel skipulagðrar og samræmdrar undirbúningsaðferðar sem fylgir gildandi reikningsskilastöðlum. Þessi grein fjallar um kerfisbundna aðferð við gerð ársreikninga, allt frá skráningarstigi til kynningar og lokaúttektar.
1. Ákvörðun reikningsskilastaðla og -reglna
Fyrsta skrefið er að ákvarða hvaða reikningsskilastaðlar eru notaðir. Í Indónesíu geta aðilar notað PSAK (fjárhagsreikningsskilastaðla), SAK ETAP fyrir aðila án opinberrar ábyrgðar eða SAK EMKM fyrir ör-, lítil og meðalstór fyrirtæki. Val á staðli mun hafa áhrif á tekjufærslu, eignaskráningu, afskriftir og framsetningu skýrslu.
Þegar staðlar hafa verið settir þurfa fyrirtæki að þróa innri reikningsskilareglur, svo sem aðferðir við birgðamat (FIFO eða meðaltal), afskriftaaðferðir (línuleg eða lækkandi staða) og afskriftastefnu fyrir viðskiptakröfur. Þessar reglur verða að vera samræmdar til að tryggja að ársreikningar séu samanburðarhæfir og áreiðanlegir yfir tímabil.
2. Safnaðu og staðfestu sönnunargögn um viðskipti
Sérhver tala í fjárhagsskýrslu verður að vera studd með gildum færslugögnum. Þess vegna er næsta skref að safna skjölum eins og sölureikningum, kvittunum, innkaupapöntunum, bankamillifærslukvittunum, innborgunarkvittunum, samningum og öðrum fylgiskjölum.
Auk innheimtu er staðfesting lykilatriði. Staðfesting felur í sér að athuga hvort upplýsingar séu heillegar (dagsetning, upphæð, tengdir aðilar), heimildir séu veittar og hvort stefnu fyrirtækisins sé fylgt. Án fullnægjandi sönnunargagna auka færslur hættuna á villum og niðurstöðum endurskoðunar. Á þessu stigi ættu fyrirtæki einnig að flokka skjöl eftir tegund færslu til að auðvelda skráningu.
3. Skrá færslur í dagbókina
Eftir að sönnunargögn um færslur hafa verið staðfest er næsta skref að skrá þær í dagbók. Dagbók er tímaröðun yfir fjárhagslegar færslur byggð á debet- og kreditreglunum. Skráning getur farið fram í almennri dagbók eða sérstakri dagbók (t.d. söludagbók, innkaupadagbók, kvittunardagbók og útgreiðsludagbók), allt eftir þörfum fyrirtækisins.
Nákvæmni á þessu stigi er lykilatriði fyrir gæði lokaskýrslunnar. Mistök við ákvörðun reikninga eða upphæða munu flytjast yfir í síðari ferla. Þess vegna þurfa bókhaldarar að skilja bókhaldslykil fyrirtækisins og tryggja að hver færsla sé skráð á réttan reikning.
4. Bóka í aðalbók
Eftir að færslur hafa verið gerðar í dagbók eru færslur færðar (bókaðar) í aðalbókina. Aðalbókin inniheldur safn reikninga sem sýna stöðu og hreyfingar hvers reiknings, svo sem reiðufé, viðskiptakröfur, birgðir, viðskiptaskuldir, eigið fé, tekjur og gjöld.
Tilgangur bókunar er að draga saman færslur sem áður höfðu verið dreifðar um færslubókina í upplýsingar um hvern reikning fyrir sig svo hægt sé að ákvarða stöðu hvers reiknings. Á þessu stigi eru nákvæmar tilvísanir og samræmd reikningsnúmer mikilvæg til að forðast rangflokkun.
5. Undirbúið prufujöfnuð
Prófjöfnuður er listi yfir stöðu reikninga yfir tiltekið tímabil, notaður til að athuga stöðuna á milli heildar debets og heildar kredits. Ef heildar debet er ekki jöfn heildar kredits, þá er um skráningar- eða bókunarvillu að ræða sem þarf að rannsaka.
Hins vegar er mikilvægt að skilja að jafnvægisreikningur er ekki endilega alveg nákvæmur. Mistök geta samt sem áður komið upp, eins og að færa inn rangar upphæðir á meðan jafnvægi er enn í gangi eða að reikningar séu ranglega flokkaðir. Engu að síður er prófunarreikningurinn mikilvægt upphafsstjórnunartæki áður en leiðréttingar eru gerðar.
6. Að gera leiðréttingar (leiðrétta færslur)
Í lok tímabils þurfa fyrirtæki að gera leiðréttingarfærslur til að tryggja að ársreikningar þeirra endurspegli raunverulegar aðstæður. Leiðréttingar eru almennt gerðar vegna tímamismunar á milli reiðufjárfærslna og rekstrarreiknings, sem og vegna þess að reikningar eru til staðar sem krefjast útreikninga í lok tímabils.
Algeng dæmi um leiðréttingar eru meðal annars:
– Fyrirframgreiddur kostnaður (t.d. leiga eða tryggingar) sem þarf að skipta eftir bótatímabilinu.
– Tekjur sem berast fyrirfram og eru hugsanlega ekki enn að fullu tekjufærðar.
– Afskriftir fastafjármuna eins og ökutækja og búnaðar.
– Útgjöld sem enn á eftir að greiða, svo sem laun eða rafmagn sem ekki hefur verið greitt fyrr en í lok tímabilsins.
– Óinnheimtanlegar kröfur og myndun varúðarreiknings vegna vafasamra viðskipta.
– Birgðaleiðréttingar byggðar á niðurstöðum birgðatalningar.
Leiðréttingar tryggja að tekjur og gjöld séu skráð á réttu tímabili svo að rekstrarreikningurinn sé nákvæmari.
7. Undirbúið prufujöfnuð eftir leiðréttingar
Eftir að leiðréttingarfærslur hafa verið bókaðar í aðalbókhaldið útbýr fyrirtækið leiðréttan prufujöfnuð. Þessi prufujöfnuður þjónar sem bein grunnur að gerð aðalfjárhagsreikninga. Á þessu stigi endurspegla stöður reikningsins stöðuna í lok tímabils eftir að allar leiðréttingar hafa verið teknar til greina.
Ef ójafnvægi er enn til staðar verður fyrirtækið að endurskoða leiðréttingarfærsluna, bókunina eða hugsanlega rangar tölur.
8. Undirbúa aðalfjárhagsskýrsluna
Almennt samanstanda fjárhagsskýrslur af eftirfarandi kjarnaskýrslum:
1. Hagnaðar- og tapskýrsla
Sýnir tekjur og gjöld yfir tiltekið tímabil til að afla hagnaðar eða taps. Þessi skýrsla hjálpar til við að meta rekstrarárangur fyrirtækis.
2. Skýrsla um fjárhagsstöðu (efnahagsreikningur)
Efnahagsreikningur sýnir eignir, skuldir og eigið fé á tilteknum degi og sýnir fjárhagslegan styrk, lausafjárstöðu og fjármögnunaruppbyggingu fyrirtækis.
3. Yfirlit yfir breytingar á eigin fé
Lýsir breytingum á fjármagni eiganda, þar á meðal óráðstafað hagnað, viðbótarfjárfestingum og arði eða persónulegum úthlutunum.
4. Sjóðstreymisyfirlit
Lýsir innstreymi og útstreymi reiðufjár, flokkað í rekstrar-, fjárfestingar- og fjármögnunarstarfsemi. Þessi skýrsla er nauðsynleg til að meta getu fyrirtækis til að afla reiðufjár og stjórna lausafjárþörf.
5. Skýringar við ársreikning (CALK)
Inniheldur ítarlegar útskýringar á reikningsskilaaðferðum, tilteknum reikningsupplýsingum og öðrum mikilvægum upplýsingum sem ekki sjást beint í tölunum. CALK hjálpar lesendum að skilja samhengi skýrslunnar.
9. Framkvæma endurskoðun og afstemmingu
Áður en skýrsla er birt þarf að framkvæma innri úttekt. Þessi úttekt felur í sér að greina sanngirni talnanna, bera þær saman við fyrri tímabil og skoða ákveðin hlutföll. Ennfremur er afstemming mikilvæg, þar á meðal:
– Afstemming reiðufjárstöðu við bankayfirlit (bankaafstemming).
– Afstemma viðskiptakröfur við staðfestingu viðskiptavinar (ef þörf krefur).
– Samræma greiðslur við skrár birgja.
– Afstemming efnislegra birgða við bókhaldsfærslur.
Þetta stig hjálpar til við að draga úr hættu á rangfærslum og tryggir að skýrslan sé tilbúin til notkunar.
10. Búa til lokunardagbók og skjöl
Eftir að skýrslan er tilbúin getur fyrirtækið gert lokafærslur til að loka tekju- og gjaldareikningum í óráðstafað eigið fé eða eigið fé. Markmiðið er að skila nafnvirðisreikningum í núll í upphafi næsta tímabils.
Að lokum skal skrá allt ferlið: færslukvittanir, dagbókarfærslur, höfuðbækur, prufujöfnuð, leiðréttingar og lokaskýrslur. Góð skjölun auðveldar framtíðarendurskoðanir, skattaendurskoðanir og mat stjórnenda.
Niðurstaða
Fjárhagsskýrslugerð er röð samtengdra skrefa, allt frá því að setja staðla og safna sönnunargögnum um viðskipti, skráningu og bókun, og leiðréttingum í lok tímabils, til framsetningar og mats á skýrslum. Nákvæmni, samræmi í stefnu og innra eftirlit eru lykilatriði til að framleiða viðeigandi, áreiðanlegar og ábyrgar fjárhagsskýrslur. Með því að fylgja réttum verklagsreglum uppfylla fyrirtæki ekki aðeins formlegar skyldur sínar heldur öðlast þau einnig stefnumótandi verkfæri til að skipuleggja vöxt og stjórna áhættu á skilvirkari hátt.
