Նախագծերի պորտֆելի կառավարում
Նախագծերի պորտֆելի կառավարումը ռազմավարական մոտեցում է նախագծերի հավաքածու ընտրելու, առաջնահերթություն տալու, կառավարելու և գնահատելու համար՝ համապատասխանեցնելով դրանք կազմակերպության նպատակներին: Ի տարբերություն նախագծերի կառավարման, որը կենտրոնանում է մեկ նախագծի հաջողության վրա, նախագծերի պորտֆելի կառավարումը նախագծերը դիտարկում է որպես «ներդրումներ», որոնք պետք է կառավարվեն իրենց ընդհանուր կազմի, ռիսկերի և օգուտների համար: Այս պրակտիկայի միջոցով կազմակերպությունները կարող են ապահովել, որ սահմանափակ ռեսուրսները՝ բյուջեն, ժամանակը և տաղանդը, հատկացվեն այն նախաձեռնություններին, որոնք ապահովում են ամենամեծ արժեքը և առավել համապատասխան են:
1. Ինչո՞ւ է նախագծերի պորտֆելի կառավարումը կարևոր։
Շատ կազմակերպություններում նախագծերը հաճախ առաջանում են բազմաթիվ աղբյուրներից՝ գործառնական կարիքներից, հաճախորդների խնդրանքներից, ղեկավարության հրահանգներից և նույնիսկ կարգավորող պահանջներից։ Առանց լավ կառավարվող պորտֆելի, կազմակերպությունները խոցելի են «նախագծերի գերծանրաբեռնվածության» նկատմամբ. չափազանց շատ նախագծեր են իրականացվում միաժամանակ, բայց քչերն են իրականում ավարտվում ժամանակին և ապահովում իրական ազդեցություն։
Նախագծերի պորտֆելի կառավարումը օգնում է պատասխանել հիմնարար հարցերին՝ որ նախագծերն են արժե իրականացնել հիմա, որոնք պետք է հետաձգվեն, և որոնք պետք է դադարեցվեն։ Սա թույլ է տալիս կազմակերպություններին մեծացնել կենտրոնացումը, նվազեցնել կորուստները և ապահովել, որ ընթացիկ նախագծերն իսկապես աջակցեն բիզնես ռազմավարությանը։
2. Պորտֆոլիոյի, ծրագրի և նախագծի միջև եղած տարբերությունները
Շփոթությունից խուսափելու համար կարևոր է տարբերակել այս երեք հասկացությունները.
– Նախագիծը ժամանակավոր ջանք է, որը նպատակ ունի ստեղծել եզակի արդյունք, ինչպիսիք են նոր կիրառումը, պահեստի կառուցումը կամ ապրանքի թողարկումը։
– Ծրագիրը փոխկապակցված նախագծերի ամբողջություն է, որոնք կառավարվում են համակարգված եղանակով՝ այնպիսի օգուտներ ստանալու համար, որոնք հնարավոր չէ ստանալ, եթե նախագծերը կառավարվեն առանձին։
– Պորտֆելը նախագծերի և/կամ ծրագրերի ամբողջություն է, որը կառավարվում է որպես մեկ միավոր՝ կազմակերպության ռազմավարական նպատակներին հասնելու համար։
Պորտֆոլիոն պարտադիր չէ, որ բաղկացած լինի փոխկապակցված նախագծերից։ Դրա փոխարեն, այն հաճախ ներառում է տարբեր գործառույթների բազմազան նախագծեր, քանի դեռ դրանք օգտագործում են կազմակերպչական ռեսուրսներ և ազդում ռազմավարության իրականացման վրա։
3. Նախագծերի պորտֆելի կառավարման հիմնական նպատակները
Ընդհանուր առմամբ, նախագծերի պորտֆելի կառավարումը նպատակ ունի.
1. Համապատասխանեցրեք նախագծերը կազմակերպության ռազմավարությանը
Յուրաքանչյուր նախագիծ պետք է ունենա հստակ ռազմավարական հիմնավորում, ինչպիսիք են՝ եկամտի աճը, գործառնական արդյունավետությունը, համապատասխանությունը կամ հաճախորդների գոհունակության բարձրացումը։
2. Առավելագույնի հասցնել պորտֆելի արժեքը
Արժեքը կարող է լինել ֆինանսական շահույթ, ռիսկի նվազեցում, ապրանքանիշի ամրապնդում կամ մրցակցային առավելություն։
3. Ռիսկի և եկամտաբերության հավասարակշռում
Ինչպես ներդրումները, այնպես էլ նախագծերի պորտֆելը պետք է հավասարակշռված լինի. կան «անվտանգ» նախագծեր՝ ցածր ռիսկով, և կան նորարարական նախագծեր՝ բարձր ռիսկով, բայց մեծ ներուժով։
4. Ռեսուրսների օգտագործման օպտիմալացում
Պորտֆելի կառավարումը կանխում է ռեսուրսների մրցակցությունը, նվազեցնում է խոչընդոտները և պահպանում թիմի կարողությունների իրատեսականությունը։
5. Բարելավել թափանցիկությունը և կառավարումը
Պորտֆելի հաշվետվությունների միջոցով ղեկավարները կարող են ավելի համապարփակ կերպով վերահսկել կարգավիճակը, ծախսերը, օգուտները և խոչընդոտները։
4. Պորտֆելի կառավարման հիմնական գործընթացները
Չնայած յուրաքանչյուր կազմակերպություն տարբեր է, նախագծերի պորտֆելի կառավարման գործընթացը սովորաբար ներառում է հետևյալ քայլերը.
ա. Նախագծային առաջարկների նույնականացում և հավաքագրում
Կազմակերպությունը հավաքում է նախագծի գաղափարներ տարբեր ստորաբաժանումներից: Այս փուլում կարևոր է ստեղծել միասնական առաջարկի ձևաչափ՝ նպատակներ, համառոտ շրջանակ, գնահատված ծախսեր, օգուտներ, ռիսկեր, տևողություն և ռեսուրսների պահանջներ:
բ. Դասակարգում և դասակարգում
Նախագծերը կարող են խմբավորվել ըստ տեսակի, օրինակ՝
– Համապատասխանության/կարգավորման նախագծեր
– Ծախսարդյունավետության նախագծեր
– Աճի նախագծեր (եկամտի աճ)
– Նորարարական և փոխակերպման նախագծեր
Կատեգորիզացիան օգնում է ապահովել պորտֆելի հավասարակշռությունը, որպեսզի կազմակերպությունները չկենտրոնանան միայն մեկ տեսակի նախաձեռնության վրա։
գ. Գնահատում և առաջնահերթությունների սահմանում
Այս փուլը պորտֆելի կառավարման միջուկն է: Հաճախ օգտագործվող մեթոդներն են՝
– Կշռված գնահատման մոդել. նախագծերը գնահատվում են այնպիսի չափանիշների հիման վրա, ինչպիսիք են ռազմավարական ազդեցությունը, ներդրումների վերադարձը, հրատապությունը, ռիսկը և բարդությունը։
– Ծախսերի և օգուտների վերլուծություն. նախագծի ծախսերի համեմատություն կանխատեսվող օգուտի արժեքի հետ։
– Ռիսկերի և արժեքի մատրից. քարտեզագրում է նախագիծը՝ տեսնելու ռիսկերի և պոտենցիալ օգուտների բաշխումը։
Լավ առաջնահերթությունը նշանակում է ոչ միայն ընտրել «ամենամեծ» նախագիծը, այլև այն նախագիծը, որն առավել հարմար է ներկայիս կազմակերպչական համատեքստին։
դ. Պորտֆելի ընտրություն և հավասարակշռում
Երբ վարկանիշը հաստատվում է, կազմակերպությունը որոշում է, թե որ նախագծերը հաստատել, որոնք հետաձգել և որոնք մերժել: Հավասարակշռությունը հաշվի է առնում ռեսուրսների սահմանափակումները և կարճաժամկետ ու երկարաժամկետ նախագծերի համադրությունը պահպանելու անհրաժեշտությունը:
ե. Պորտֆելի մակարդակի լիազորում, ֆինանսավորում և ժամանակացույց
Պորտֆելները պահանջում են ֆինանսավորման պլան և մակրո ժամանակացույց։ Այստեղ կազմակերպությունը սահմանում է, թե երբ կարող են սկսվել նախագծերը, որ թիմերն են ներգրավված և ընդհանուր բյուջետային սահմանափակումները։
զ. Մոնիթորինգ, հաշվետվություն և պարբերական վերանայում
Պորտֆելները դինամիկ են։ Սկզբում բարձր առաջնահերթություն ունեցող նախագծերը կարող են իջեցվել շուկայի, քաղաքականության կամ նախագծի կատարողականի փոփոխությունների պատճառով։ Հետևաբար, անհրաժեշտ են կանոնավոր վերանայումներ՝
- գնահատել նախագծի կատարողականը,
- գնահատել օգուտների իրականացումը,
- դադարեցնել այլևս արդիական չհամարվող նախագծերը,
- ռեսուրսները ուղղել ավելի արժեքավոր նախագծերի։
5. Կառավարման և կառավարման դերը
Պորտֆելի արդյունավետ կառավարումը պահանջում է հստակ կառավարում: Շատ կազմակերպություններ ստեղծում են Նախագծերի կառավարման գրասենյակ (PMO) կամ նմանատիպ ստորաբաժանում՝ պորտֆելի չափորոշիչները, գործընթացները և հաշվետվությունները կառավարելու համար: PMO-ն կարող է ծառայել որպես.
– մեթոդաբանության և ձևանմուշների պահապան,
– առաջնահերթությունների որոշման ֆասիլիտատոր,
– նախագծի կատարողականի տվյալների մատակարար,
– պորտֆելի վահանակի կառավարիչ,
- աջակցություն ղեկավարության որոշումների կայացմանը։
Այնուամենայնիվ, PMO-ն միշտ չէ, որ պետք է լինի «նախագծային ոստիկանություն»։ Հասուն PMO-ն ծառայում է որպես ռազմավարական գործընկեր, որը օգնում է կազմակերպությանը մեծացնել իր հաջողության հնարավորությունները։
6. Ծրագրերի պորտֆելի կառավարման ընդհանուր մարտահրավերներ
Հաճախ հանդիպող խոչընդոտներից մի քանիսը ներառում են.
1. Նախագծի նպատակները անորոշ են կամ չափելի չեն
Առանց սահմանված օգուտների և հաջողության ցուցանիշների, դժվար է օբյեկտիվորեն գնահատել նախագծի արժեքը։
2. Կազմակերպչական կողմնակալություն և քաղաքականություն
Նախագծերը հաճախ ընտրվում են «առաջարկողի» հիման վրա, այլ ոչ թե դրանց արժեքի։ Սա խաթարում է պորտֆելի որակը։
3. Անհամապատասխան տվյալներ
Առանց ստանդարտների կատարված արժեքի, տևողության և օգուտի գնահատականները դժվար կդարձնեն նախագծերի միջև համեմատությունները։
4. Անիրատեսական ռեսուրսների կարողություն
Շատ կազմակերպություններ չափազանց շատ նախագծեր են հաստատում, այնուհետև ամեն ինչ դանդաղ է ընթանում և ժամկետները խախտվում են։
5. Նախագիծը դադարեցնելու համար կարգապահություն չկա
Այլևս արդիական չհանդիսացող նախագծերը հաճախ շարունակվում են «անօգտագործելի ծախսերի» սխալ գաղափարի պատճառով. նրանք ափսոսում են դրանք կանգնեցնելու համար, քանի որ ծախսերն արդեն իսկ կատարվել են։
7. Լավագույն փորձը, որը կարող է կիրառվել
Նախագծերի պորտֆելի կառավարումը բարելավելու համար կարող են օգնել հետևյալ մեթոդները.
– Սահմանել առաջնորդության համար թափանցիկ և համաձայնեցված առաջնահերթ չափանիշներ։
– Օգտագործեք օգուտի հստակ ցուցանիշներ, ինչպիսիք են եկամտի աճը, ծախսերի խնայողությունները, գործընթացի ժամանակի կրճատումը կամ NPS/հաճախորդի գոհունակության աճը։
– Ստեղծեք պորտֆելի վահանակ, որը կցուցադրի ռեսուրսների կարգավիճակը, ծախսերը, ռիսկերը և հզորությունը։
– Կատարել պորտֆելի կանոնավոր վերանայումներ, օրինակ՝ ամսական կամ եռամսյակային, ներառյալ նախագծերը արագացնելու, հետաձգելու կամ դադարեցնելու վերաբերյալ որոշումները։
– Ակտիվորեն կառավարեք ռեսուրսների ծավալը՝ դիտարկելով ոչ միայն մարդկանց թիվը, այլև դերերի հասանելիությունը (մշակող, վերլուծաբան, ինժեներ և այլն):
– Ապահովել միջբաժնային հաղորդակցություն՝ խուսափելու համար այն նախագծերի կրկնօրինակումից, որոնք իրականում կարող են համակցվել կամ պարզեցվել։
8. Քեսիմպուլան
Նախագծերի պորտֆելի կառավարումը ավելին է, քան պարզապես ընթացիկ նախագծերի ցանկ. դա ռազմավարական որոշումների կայացման համակարգ է, որը ապահովում է, որ կազմակերպությունն աշխատում է ճիշտ նախագծերի վրա, ճիշտ ժամանակին, ճիշտ ռեսուրսներով: Նույնականացման, գնահատման, առաջնահերթությունների սահմանման, հավասարակշռման և մոնիթորինգի կարգապահ գործընթացի միջոցով կազմակերպությունները կարող են մեծացնել նախագծային ներդրումների արժեքը, նվազեցնել ռիսկերը և արագացնել բիզնես նպատակների իրականացումը: Արագ փոփոխությունների աշխարհում նախագծերի պորտֆելի արդյունավետ կառավարման կարողությունը դառնում է ժամանակակից կազմակերպությունների համար ավելի ու ավելի կարևոր մրցակցային առավելություն:
