Ընկերության քաղաքականության մշակման քայլեր

Ընկերության քաղաքականության մշակման քայլեր

Ընկերության քաղաքականությունը «խաղի կանոններ» են, որոնք ուղղորդում են վարքագիծը, աշխատանքային մեթոդները և որոշումների կայացումը կազմակերպության ներսում: Լավ քաղաքականությունը օգնում է ընկերություններին հետևողականորեն գործել, նվազեցնել ռիսկերը, բարելավել իրավական համապատասխանությունը և ապահովել, որ յուրաքանչյուր աշխատակից հասկանա սպասվող չափանիշները: Առանց հստակ քաղաքականության, ընկերությունները հակված են ներքին հակամարտությունների, լիազորությունների համընկնման և արտադրողականության նվազման՝ ad hoc որոշումների պատճառով: Հետևաբար, ընկերության քաղաքականության մշակումը ավելին է, քան պարզապես փաստաթուղթ գրելը. գործընթացը պետք է կառուցվածքային լինի, ներգրավի շահագրգիռ կողմերին և համապատասխանի բիզնես ռազմավարությանը:

Ստորև ներկայացված են ընկերության արդյունավետ քաղաքականություն մշակելու քայլերը՝ կարիքների բացահայտումից մինչև իրականացում և գնահատում:

1. Հասկանալ ընկերության բիզնես նպատակներն ու արժեքները

Առաջին քայլը ընկերության ուղղությանը նպաստող գործող քաղաքականությունն ապահովելն է: Հարցրեք. Որո՞նք են ընկերության ռազմավարական նպատակները այս տարվա և հաջորդ մի քանի տարիների համար: Օրինակ՝ շուկայի ընդլայնմանը կենտրոնացած ընկերությունը կարիք ունի մասշտաբայնությանը, սպասարկման չափանիշներին և որակի վերահսկողությանը նպաստող քաղաքականության: Միևնույն ժամանակ, խիստ կարգավորվող ոլորտներում, ինչպիսիք են ֆինանսները կամ առողջապահությունը, գործող ընկերությունները պետք է առաջնահերթություն տան համապատասխանությանը և ռիսկերի կառավարմանը:

Ռազմավարությունից բացի, ընկերության արժեքները պետք է արտացոլվեն նաև քաղաքականության մեջ: Եթե ընկերությունը պաշտպանում է ազնվությունը, ապա խարդախության դեմ պայքարի, շահերի բախման և խարդախության բացահայտման քաղաքականությունը պետք է լինի խիստ: Եթե անվտանգությունը գերակա է, աշխատանքի անվտանգության և առողջության (OHS) քաղաքականությունը պետք է լինի կոնկրետ գործառնական շրջանակ, այլ ոչ թե պարզապես ձևականություն:

2. Սահմանել քաղաքականության կարիքները և առաջնահերթ ոլորտները

Ամեն ինչ միանգամից լուծելու կարիք չկա։ Կազմեք այն ոլորտների ցանկը, որոնք ամենաշատն են կարիք ունենում գրավոր ուղեցույցների։ Սովորաբար առաջնահերթ ոլորտներն են՝

– Մարդկային ռեսուրսներ. աշխատանքի ընդունում, աշխատանքային ժամեր, արձակուրդ, կարգապահական միջոցառումներ, աշխատանքի գնահատում, ընկերության հարմարությունների օգտագործում և ոտնձգությունների դեմ պայքարի քաղաքականություն։
– Գործառնություններ՝ սպասարկման չափորոշիչներ, հիմնական աշխատանքային ընթացակարգեր, գնումներ, ակտիվների կառավարում և որակի վերահսկողություն։
– Ֆինանսներ՝ ծախսերի հաստատում, փոխհատուցում, դրամական միջոցների վերահսկողություն, ներքին աուդիտ։
– Տեղեկատվական տեխնոլոգիաներ՝ տվյալների անվտանգություն, էլ. փոստի և սարքերի օգտագործում, համակարգին մուտք, տվյալների պահուստավորում։
– Համապատասխանություն և էթիկա. շահերի բախում, թեյավճարներ, էթիկայի կանոնագիրք, խարդախության մասին հաղորդում։
– K3 և անվտանգություն. անվտանգության արձանագրություններ, միջադեպերի կառավարում, արտակարգ իրավիճակներ։

Առաջնահերթություն տվեք բարձր ազդեցություն ունեցող քաղաքականություններին. դրանք վերաբերում են իրավական ռիսկերին, ֆինանսական ռիսկերին, անվտանգությանը և ընկերության հեղինակությանը։

3. Տվյալների, կանոնակարգերի և լավագույն փորձի հավաքագրում

Արդյունավետ քաղաքականությունը պետք է հիմնված լինի փաստերի վրա և համապատասխանի կանոններին։ Այս փուլում հավաքեք.

– Համապատասխան պետական ​​​​կարգավորումներ (զբաղվածություն, տվյալների պաշտպանություն, հարկում, արդյունաբերական ստանդարտներ և այլն):
– Հաճախորդների/գործընկերների հետ կնքված պայմանագրեր և համաձայնագրեր, որոնք ունեն որոշակի պարտավորություններ (օրինակ՝ գաղտնիության և SLA):
– Ընկերության ներկայիս գործելակերպը, ներառյալ արդեն իսկ գործող, բայց դեռևս չփաստաթղթավորված «սովորույթները»։
– Արդյունաբերության չափանիշներ կամ լավագույն փորձ, հատկապես այնպիսի բարդ ոլորտների համար, ինչպիսիք են տեղեկատվական անվտանգությունը կամ կաշառակերության դեմ պայքարը։

Անհրաժեշտության դեպքում ներգրավեք իրավաբանական կամ համապատասխանության խորհրդատու՝ համոզվելու համար, որ չկան հոդվածներ, որոնք կարող են հակասել օրենքին։

4. Որոշեք քաղաքականության շրջանակը, սահմանումը և կառուցվածքը

Գրելուց առաջ հստակ սահմանեք, թե ում վրա է տարածվում այս քաղաքականությունը, երբ և ինչ պայմաններում: Անորոշ շրջանակը դժվարացնում է քաղաքականության իրականացումը:

Ընդհանուր առմամբ, լավ քաղաքականությունները ունեն ստանդարտ կառուցվածք՝ ընթեռնելիության և հետևողականության համար, օրինակ՝

1. Պոլիսի անվանում
2. Նպատակ (ինչու է ստեղծվել քաղաքականությունը)
3. Շրջանակ (ով է կապված)
4. Տերմինների սահմանում (բազմակի մեկնաբանություններից խուսափելու համար)
5. Հիմնական պայմաններ/կանոններ
6. Դերերը և պարտականությունները (ով ինչ է անում)
7. Առնչվող ընթացակարգեր (եթե կան ածանցյալ ստանդարտ ընթացակարգեր)
8. Պատժամիջոցներ/հետևանքներ (խախտումների համար)
9. Հղումային փաստաթղթեր (օրենքներ, չափորոշիչներ, ձևաթղթեր)
10. Ուժի մեջ մտնելու ամսաթիվը և վերանայման ցիկլը

Ձևաչափի հետևողականությունը հեշտացնում է աշխատակիցների համար տեղեկատվության որոնումը և նպաստում է ներքին աուդիտներին։

5. Մշակեք քաղաքականություններ՝ օգտագործելով հստակ և կիրառելի լեզու։

Ընկերության քաղաքականության մեջ տարածված սխալներից մեկը չափազանց «իրավական» լեզուն է, որը դժվարացնում է դրա ըմբռնումը: Իդեալականում քաղաքականությունը պետք է օգտագործի պարզ, ուղղակի լեզու, որը կարող է կիրառվել առօրյա իրավիճակներում:

Գրելու որոշ սկզբունքներ.

- Օգտագործեք ակտիվ և հակիրճ նախադասություններ։
– Խուսափեք երկիմաստ արտահայտություններից, ինչպիսիք են՝ «անհրաժեշտության դեպքում» կամ «պայմանների համաձայն», որոնք չեն պարունակում չափանիշներ։
– Ներառեք կարճ օրինակ, եթե թեման հնարավոր է մեկնաբանության ենթակա լինի, օրինակ՝ շահերի բախման կամ գաղտնի տվյալների որևէ ձևի օրինակ։
– Տարբերակեք քաղաքականությունները (կանոնները) և ընթացակարգերը (մեթոդները): Քաղաքականությունները նշում են «ինչը» և «ինչու»-ն, մինչդեռ ընթացակարգերը բացատրում են «ինչպես»-ը:

Եթե ​​քաղաքականությունը երկար է, օգտագործեք ենթավերնագրեր, կետեր և համառոտ աղյուսակներ՝ այն հեշտ սկանավորելու համար։

6. Ներգրավեք շահագրգիռ կողմերին իրենց կարծիքը հայտնելու համար

Մեկուսացված կերպով ստեղծված քաղաքականությունները հաճախ ձախողվում են իրականացման ժամանակ, քանի որ դրանք չեն համապատասխանում գործառնական իրականությանը: Հետևաբար, անցկացրեք միջֆունկցիոնալ վերանայում: Ներգրավեք այնպիսի կողմերի, ինչպիսիք են՝

– Մարդկային ռեսուրսներ զբաղվածության քաղաքականության համար
– Իրավական/համապատասխանություն իրավական ասպեկտների համար
– Ֆինանսավորում ծախսերի քաղաքականության և վերահսկողության համար
- ՏՏ տեղեկատվական անվտանգության համար
- Աշխատանքային գործընթացների համապատասխանության գործառնությունների ղեկավար
– Գծային ղեկավարի/աշխատակիցների ներկայացուցչություն դաշտային պրակտիկայի վերաբերյալ տեղեկատվության համար

Այս փուլի նպատակն է վաղ փուլում բացահայտել հնարավոր խնդիրները՝ արդյոք քաղաքականությունը կարող է իրականացվել, արդյոք կա չափազանց վարչական բեռ, արդյոք կա հակասություն այլ քաղաքականությունների հետ, և արդյոք պատժամիջոցները համաչափ են։

7. Մշակել հաստատման և վավերացման մեխանիզմներ

Վերանայվելուց հետո քաղաքականությունը պետք է պաշտոնապես հաստատվի լիազորված մարմնի կողմից, ինչպիսիք են տնօրենների խորհուրդը, գործադիր տնօրենը կամ քաղաքականության/համապատասխանության կոմիտեն: Նաև սահմանեք լիազորման մակարդակը. ռազմավարական քաղաքականությունը սովորաբար հաստատվում է տնօրենների խորհրդի կողմից, մինչդեռ գործառնական ստանդարտ ընթացակարգերը կարող են հաստատվել բաժինների ղեկավարների կողմից, բայց դրանք պետք է համապատասխանեն մայր քաղաքականությանը:

Հավաստագրված փաստաթուղթը պետք է պարունակի՝

- փաստաթղթի համարը և տարբերակը
- ուժի մեջ մտնելու ամսաթիվը
- պատասխանատու ապահովագրական պայմանագրի սեփականատերը
- փոփոխությունների պատմություն (փոփոխությունների գրանցամատյան)

Սա կարևոր է հին տարբերակների շրջանառությունը կանխելու և աուդիտների ընթացքում ապացույցների ստացումը հեշտացնելու համար։

8. Սոցիալականացում և վերապատրաստում (ոչ միայն էլեկտրոնային նամակներ ուղարկելը)

Քաղաքականությունները ավտոմատ կերպով հասկանալի չեն միայն այն պատճառով, որ դրանք տեղադրված են ներցանցում: Պլանավորեք իրազեկվածությունը՝ հիմնվելով ռիսկի մակարդակի վրա.

– Կարևորագույն քաղաքականությունների (կաշառակերության դեմ պայքար, տվյալների անվտանգություն, աշխատանքի և առողջության պահպանում) համար անցկացրեք պարտադիր վերապատրաստումներ և կարճատև վիկտորինաներ։
– Սովորական քաղաքականության համար սա կարող է լինել ճեպազրույցի, կարճ պաստառի կամ մեկ էջանոց ուղեցույցի տեսքով։
– Համոզվեք, որ նոր աշխատակիցները ստանում են հիմնական քաղաքականությունը աշխատանքի ընդունման ընթացքում։

Ներառեք «հաստատման» մեխանիզմ կամ հայտարարություն, որը դուք կարդացել և հասկացել եք, հատկապես այն քաղաքականությունների համար, որոնք ունեն հնարավոր իրավական հետևանքներ:

9. Իրականացում. քաղաքականությունների ինտեգրում աշխատանքային գործընթացների մեջ

Քաղաքականությունները արդյունավետ կլինեն, եթե դրանք «ներդրված» լինեն համակարգում։ Օրինակ՝

– Ծախսերի քաղաքականությունը պետք է կապված լինի ֆինանսական հայտի հաստատման հոսքի հետ։
– Տվյալների մուտքի քաղաքականությունները պետք է կապված լինեն դերերի վրա հիմնված մուտքի վերահսկման համակարգի հետ։
– Կարգապահական քաղաքականությունը պետք է կապված լինի մարդկային ռեսուրսների հետաքննության ընթացակարգերի և խախտումների փաստաթղթավորման հետ։

Նաև որոշեք, թե ով է վերահսկում համապատասխանությունը, ինչպես է կատարվում հաշվետվությունը և ինչ ցուցանիշներ են օգտագործվում իրականացումը չափելու համար։

10. Մոնիթորինգ, գնահատում և պարբերական բարելավումներ

Գործարար միջավայրը փոխվում է՝ նոր կանոնակարգեր, հիբրիդային աշխատանքային մոդելներ, կիբեռսպառնալիքներ կամ կազմակերպչական կառուցվածքի փոփոխություններ: Հետևաբար, քաղաքականությունները պետք է պարբերաբար վերանայվեն, օրինակ՝ յուրաքանչյուր 12 ամիսը մեկ կամ երբ տեղի են ունենում խոշոր փոփոխություններ:

Կատարեք գնահատում՝ հիմնվելով հետևյալի վրա.

– ներքին/արտաքին աուդիտի արդյունքներ
- խախտումների դեպքեր և միջադեպեր
- աշխատակիցների և ղեկավարների արձագանքը
– գործընթացի արդյունավետությունը (անկախ նրանից՝ այն չափազանց բարդ է, թե անտեղի)

Վերանայված քաղաքականությունը պետք է վերասոցիալականացվի, նշվի նոր տարբերակով, իսկ հին տարբերակը հանվի շրջանառությունից։

Penutup

Ընկերության քաղաքականության մշակումը ռազմավարական գործընթաց է, որը համատեղում է բիզնեսի տեսլականը, իրավական համապատասխանությունը և գործառնական իրականությունը: Լավ քաղաքականությունը պարզապես պաշտոնական փաստաթուղթ չէ, այլ հետևողական, անվտանգ և արդյունավետ աշխատանքային մշակույթ կառուցելու գործիք: Կառուցվածքային քայլերի միջոցով՝ սկսած նպատակների հասկացումից մինչև առաջնահերթությունների սահմանում, հստակ նախագծերի մշակում, շահագրգիռ կողմերի ներգրավում և կանոնավոր մոնիթորինգ՝ ընկերությունները կարող են հասնել այնպիսի քաղաքականության, որը իսկապես կօգտագործվի, կհասկանա և իրական ազդեցություն կունենա կազմակերպության արդյունավետության վրա:

Եթե ​​ցանկանաք, կարող եմ օգնել ձեզ ստեղծել ընկերության քաղաքականության նմուշային ձևանմուշ (օրինակ՝ արձակուրդի քաղաքականություն, ՏՏ սարքավորումների օգտագործման քաղաքականություն կամ վարքագծի կանոնագիրք), որը կհարմարեցվի ձեր ոլորտին և ընկերության չափսին։