Գործարար կառավարման վերահսկողություն
Գործարար կառավարման մեջ վերահսկողությունը կառավարման գործառույթ է, որը որոշում է, թե արդյոք կազմակերպությունը գործում է ըստ ծրագրի, թե շեղվում է իր սահմանված նպատակներից: Գործնականում վերահսկողությունը չի սահմանափակվում միայն սխալներ գտնելով, այլև ապահովում է, որ բոլոր ռեսուրսները՝ մարդիկ, փողը, ժամանակը, տեղեկատվությունը և ակտիվները, օգտագործվեն արդյունավետ և արդյունավետ: Առանց պատշաճ վերահսկողության, նույնիսկ լավագույն ծրագրերը կարող են ձախողվել անվերահսկելի իրականացման, որակի անկման, ծախսերի աճի և ռիսկերի աճի պատճառով:
Վերահսկողության սահմանումը և դերը
Ընդհանուր առմամբ, մոնիթորինգը (վերահսկողությունը) կարելի է հասկանալ որպես կատարողականի չափման, այն ստանդարտների հետ համեմատելու և շեղումների դեպքում ուղղիչ գործողություններ ձեռնարկելու գործընթաց: Բիզնեսի կառավարման մեջ մոնիթորինգը կարևոր դեր է խաղում գործառնական կայունությունը պահպանելու և ռազմավարական նպատակներին հասնելուն աջակցելու գործում: Մոնիթորինգը օգնում է մենեջերներին ապահովել, որ աշխատանքը կատարվում է ընթացակարգերին համապատասխան, որակի չափանիշները պահպանվում են, և աշխատանքի արդյունքները համապատասխանում կամ գերազանցում են համաձայնեցված ցուցանիշները:
Ավելին, վերահսկողությունն ունի նաև կանխարգելիչ նշանակություն։ Երբ մոնիթորինգի համակարգը լավ է գործում, խնդիրները կարող են վաղ հայտնաբերվել, որպեսզի շտկումներ կատարվեն մինչև կորուստների աճը։ Հսկողությունը «պատժի» գործիք չէ, այլ կազմակերպչական ուսուցման մեխանիզմ՝ արմատական պատճառների բացահայտում, գործընթացների կատարելագործում և կատարողականի անընդհատ բարելավում։
Վերահսկողության նպատակը բիզնեսի կառավարման մեջ
Վերահսկողության հիմնական նպատակն է ապահովել, որ կազմակերպչական նպատակներին հասնենք։ Այնուամենայնիվ, դինամիկ բիզնես աշխարհում վերահսկողության նպատակը կարելի է բաժանել մի քանի հիմնական ասպեկտների՝
1. Ապահովել իրականացումը համապատասխանեցնել պլանին. Վերահսկողությունը ապահովում է, որ յուրաքանչյուր ստորաբաժանում աշխատի աշխատանքային պլանի, բյուջեի և նպատակների հիման վրա:
2. Պահպանել արդյունավետությունը և արդյունավետությունը. Վերահսկողությունը նպաստում է ռեսուրսների վատնմանը և ուղղորդում է գործունեությունը դեպի արժեքավոր արդյունքներ:
3. Պահպանել ապրանքի կամ ծառայության որակը. Որակի չափանիշները պետք է վերահսկվեն՝ հաճախորդների գոհունակությունը բարձր մնալու համար:
4. Ռիսկերի և շեղումների նվազեցում. ներառյալ ֆինանսական, գործառնական, իրավական ռիսկերը, ինչպես նաև քաղաքականությանը չհամապատասխանելը։
5. Բարձրացնել հաշվետվողականությունը. Վերահսկողությունը պարզաբանում է պարտականությունները և խրախուսում աշխատանքային կարգապահությունը:
6. Խրախուսեք շարունակական կատարելագործումը. Մոնիթորինգի արդյունքները կարող են օգտագործվել որպես գնահատման նյութ գործընթացների նորարարության և համակարգի կատարելագործման համար:
Վերահսկողության գործընթացը. Ստանդարտներից մինչև ուղղիչ գործողություններ
Արդյունավետ վերահսկողությունը սովորաբար հետևում է համակարգված գործընթացի: Ընդհանուր առմամբ, բիզնեսի կառավարման ոլորտում վերահսկողության գործընթացը ներառում է չորս քայլ.
1. Սահմանեք չափանիշներ
Ստանդարտները կարող են լինել թվային (օրինակ՝ վաճառքի նպատակներ, ծախսերի սահմանաչափեր, արտադրանքի թերությունների մակարդակներ) կամ ոչ թվային (օրինակ՝ սպասարկման ստանդարտներ, ժամանակին կատարում, ստանդարտ գործառնական ընթացակարգերի (SOP) համապատասխանություն): Լավ ստանդարտները պետք է լինեն հստակ, իրատեսական և չափելի:
2. Իրական կատարողականի չափում
Չափումը կատարվում է գործառնական տվյալների, ֆինանսական հաշվետվությունների, ներքին աուդիտների, հաճախորդների հարցումների, արտադրական հաշվետվությունների և անմիջական դիտարկման միջոցով: Թվային դարաշրջանում չափումը կարող է իրականացվել նաև իրական ժամանակի վահանակների միջոցով, որոնք ցուցադրում են հիմնական կատարողականի ցուցանիշները (KPI):
3. Համեմատեք կատարողականը ստանդարտների հետ
Այս փուլում մենեջերները վերլուծում են բացը. արդյոք կատարողականը համապատասխանում է ստանդարտին, գերազանցում է ստանդարտը, թե՞ ցածր է ստանդարտից: Փոքր տարբերությունները կարող են հանդուրժելի լինել, բայց մեծ տարբերությունները պահանջում են ուսումնասիրություն:
4. Ուղղիչ և կանխարգելիչ գործողությունների ձեռնարկում
Եթե շեղումներ են հայտնաբերվում, կազմակերպությունը պետք է միջոցներ ձեռնարկի: Ուղղիչ գործողությունները կարող են ներառել վերապատրաստում, աշխատանքային հոսքի բարելավում, վերանայված ստանդարտ գործառնական ընթացակարգեր, թիրախային ճշգրտումներ, մեքենաների վերանորոգում կամ ռազմավարական փոփոխություններ: Ավելին, կանխարգելիչ գործողությունները նպատակ ունեն կանխել նմանատիպ խնդիրների կրկնությունը:
Վերահսկողության տեսակները բիզնեսում
Բիզնեսի կառավարման ոլորտում վերահսկողությունը կարելի է տարբերակել իրականացման ժամանակի և դրա ուշադրության կենտրոնում։
1. Հետադարձ կապով կառավարում
Այն իրականացվում է նախքան այնպիսի գործողությունների մեկնարկը, ինչպիսիք են աշխատակիցների ընտրությունը, բյուջեի պլանավորումը, մատակարարների ստուգումը կամ գնումների հաստատման ընթացակարգերը: Նպատակն է կանխել խնդիրների առաջացումը:
2. Գործընթացի ընթացքում վերահսկողություն (զուգահեռ վերահսկողություն)
Կատարվում է գործողությունների ընթացքում: Օրինակ՝ արտադրական գծի մոնիթորինգ, հաճախորդների սպասարկման անմիջական մոնիթորինգ կամ պաշարների ամենօրյա ստուգումներ: Այս մոնիթորինգը թույլ է տալիս արագ շտկումներ կատարել, նախքան վերջնական արտադրանքի վնասվելը:
3. Հետադարձ կապի վերահսկողություն
Անցկացվում է որևէ գործողության ավարտից հետո, ինչպիսիք են ամսական վաճառքի հաշվետվության գնահատումը, տարեկան ֆինանսական աուդիտը կամ աշխատակցի կատարողականի գնահատումը: Հետադարձ կապը կարևոր է հաջորդ ժամանակահատվածում բարելավման համար:
Բացի այդ, վերահսկողությունը կարող է նաև բաժանվել ներքին վերահսկողության (ղեկավարության կողմից՝ վերադասների, ներքին աուդիտների կամ տեղեկատվական համակարգերի միջոցով) և արտաքին վերահսկողության (անկախ աուդիտորների, կարգավորող մարմինների կամ կապակցված կողմերի, ինչպիսիք են բաժնետերերը, կողմից):
Մոնիթորինգի գործիքներ և տեխնիկաներ
Բիզնեսի կառավարման մեջ վերահսկողությունը պահանջում է ճիշտ գործիքներ՝ ապահովելու համար, որ ուղղիչ որոշումները հիմնված լինեն ոչ թե պարզապես ենթադրությունների, այլ տվյալների վրա: Որոշ հաճախ օգտագործվող մեթոդներ ներառում են.
– KPI և հավասարակշռված գնահատման քարտ. Արդյունավետության չափում ֆինանսական և ոչ ֆինանսական ասպեկտներով, ինչպիսիք են հաճախորդները, ներքին գործընթացները և կազմակերպչական ուսուցումը։
– Բյուջե (բյուջետային վերահսկողություն). համեմատելով իրական ծախսերը նախատեսված բյուջեի հետ։
– Ներքին և արտաքին աուդիտներ. համապատասխանության, հաշվետվությունների հուսալիության և ներքին վերահսկողության արդյունավետության ստուգում։
– Ստանդարտ գործառնական ընթացակարգ (ՍԳԸ): Ծառայում է որպես հղում՝ ապահովելու համար, որ գործընթացները հետևողականորեն իրականացվեն:
– Որակի կառավարում. ինչպիսիք են ընդհանուր որակի կառավարումը (TQM) և շարունակական կատարելագործման մոտեցումները։
– Կառավարման տեղեկատվական համակարգ. օգնում է հավաքել և ներկայացնել տվյալներ՝ արագ և ճշգրիտ մոնիթորինգի համար։
Վերահսկողության իրականացման մարտահրավերները
Չնայած իր կարևորությանը, վերահսկողությունը հաճախ բախվում է մարտահրավերների: Նախ, չափազանց խիստ վերահսկողությունը կարող է սթրես առաջացնել և խեղդել աշխատակիցների ստեղծագործականությունը: Երկրորդ, անճշտ կամ ուշացած տվյալները կարող են վերահսկողությունը դարձնել անարդյունավետ: Երրորդ, աշխատակիցների դիմադրությունը վերահսկողության նկատմամբ կարող է առաջանալ, եթե կազմակերպչական մշակույթը թափանցիկ չէ, կամ եթե վերահսկողությունը ընկալվում է որպես մեղքի որոնում: Չորրորդ, արագ փոփոխվող բիզնես միջավայրերը, ինչպիսիք են շուկայական տատանումները և տեխնոլոգիական զարգացումները, պահանջում են ճկուն և հարմարվողական ստանդարտներ:
Հետևաբար, վերահսկողությունը պետք է իրականացվի համաչափորեն: Ղեկավարները պետք է առաջնահերթություն տան հաղորդակցությանը, բացատրեն վերահսկողության նպատակը և ներգրավեն աշխատակիցներին չափորոշիչներ սահմանելու գործում՝ պատասխանատվության զգացումը խթանելու համար:
Արդյունավետ և էթիկական վերահսկողություն
Արդյունավետ վերահսկողությունը վերաբերում է ոչ միայն մեխանիզմներին, այլև էթիկայի կանոններին։ Վերահսկողության մեջ ընկերությունները պետք է հարգեն անձնական կյանքը, խուսափեն խտրականությունից և ապահովեն արդար քաղաքականություն։ Տեխնոլոգիաների վրա հիմնված հսկողությունը, ինչպիսիք են տեսախցիկները կամ թվային գործունեության հետևումը, պետք է սահմանափակվի հստակ կանոններով՝ անվստահության խթանումից խուսափելու համար։
Լավ վերահսկողությունը նաև լուծումների վրա է կենտրոնացած։ Երբ շեղումներ են տեղի ունենում, հիմնական ուշադրությունը չպետք է կենտրոնացվի անհատներին մեղադրելու վրա, այլ համակարգային պատճառներ գտնելու վրա՝ լինեն դրանք անորոշ ստանդարտ ընթացակարգեր, անբավարար վերապատրաստում, չափազանց ծանրաբեռնվածություն, թե՞ բաժինների միջև թույլ համակարգում։
Եզրակացություն
Բիզնեսի կառավարման մեջ վերահսկողությունը կառավարման գործառույթ է, որը ապահովում է, որ կազմակերպչական գործունեությունն իրականացվի ըստ պլանների, չափորոշիչների և նպատակների: Չափորոշիչներ սահմանելու, կատարողականը չափելու, գնահատելու և ուղղիչ գործողություններ ձեռնարկելու գործընթացի միջոցով վերահսկողությունը օգնում է բիզնեսներին պահպանել արդյունավետությունը, որակը և հաշվետվողականությունը: Կազմակերպչական կարիքները բավարարելու համար կարող են կիրառվել վերահսկողության տարբեր տեսակներ և մեթոդներ՝ նախնական վերահսկողությունից մինչև հետադարձ կապ և KPI-ներից մինչև աուդիտներ:
Վերջին հաշվով, արդյունավետ վերահսկողությունը հավասարակշռված է. բավականաչափ խիստ՝ ուղղվածությունն ու որակը պահպանելու համար, բայց բավականաչափ մարդասիրական՝ մոտիվացիան, նորարարությունը և առողջ աշխատանքային մշակույթը խթանելու համար: Պատշաճ վերահսկողության դեպքում բիզնեսի կառավարումն ավելի լավ պատրաստված կլինի դիմակայել ռիսկերին, օգտագործել հնարավորությունները և հասնել կայուն աճի:
