Արդյունավետության կառավարման գործընթացի վարչական քայլերը
Արդյունավետության կառավարումը գործընթացների շարք է, որը ապահովում է կազմակերպության նպատակներին հասնելը՝ չափելի անհատական և թիմային ներդրումների միջոցով: Այնուամենայնիվ, արդյունավետության կառավարումը կախված է ոչ միայն ղեկավարության որակից կամ բիզնես ռազմավարությունից, այլև վարչական կարգից: Լավ կազմակերպված կառավարումը գնահատման գործընթացը դարձնում է ավելի արդար, տվյալները՝ ավելի ճշգրիտ, որոշումները՝ ավելի հաշվետու և նպաստում է շարունակական բարելավմանը: Այս հոդվածը քննարկում է արդյունավետության կառավարման գործընթացի էական վարչական քայլերը՝ պլանավորումից մինչև հետևողականություն:
1. Սահմանել կատարողականի կառավարման քաղաքականություն և շրջանակներ
Վարչարարության առաջին քայլը կազմակերպության կողմից հստակ կատարողականի կառավարման քաղաքականության ապահովումն է: Այս քաղաքականությունը ծառայում է որպես հղում բոլոր կողմերի համար՝ ղեկավարության, մարդկային ռեսուրսների և աշխատակիցների: Այս փուլում վարչարարությունը ներառում է պաշտոնական փաստաթղթերի (օրինակ՝ ուղեցույցների կամ ստանդարտ ընթացակարգերի) մշակում, որոնք բացատրում են նպատակները, սկզբունքները, գնահատման ժամանակահատվածները, գնահատման մեթոդները, յուրաքանչյուր կողմի դերերը և գնահատման արդյունքների հետևանքները:
Բացի այդ, կազմակերպությունները պետք է ստեղծեն կարողությունների շրջանակ և հիմնական կատարողականի ցուցանիշներ (KPI)՝ որպես գնահատումների հիմք: Այս շրջանակը պետք է փաստաթղթավորված լինի և հեշտությամբ հասանելի լինի, ինչը կնվազեցնի տարբեր մեկնաբանությունների ռիսկը: Առանց լավ փաստաթղթավորված քաղաքականության, գնահատման գործընթացը կարող է դառնալ սուբյեկտիվ և դժվար հաշվանցելի:
2. Արդյունավետության պլանավորում. Նպատակների և ցուցանիշների սահմանում
Պլանավորումը կատարողականի կառավարման հիմքն է: Վարչական առումով կազմակերպությունները պետք է ստեղծեն ձևաթուղթ կամ թվային համակարգ՝ յուրաքանչյուր պաշտոնի համար կատարողականի նպատակները գրանցելու համար: Այս փուլում ղեկավարները և աշխատակիցները համաձայնության են գալիս կազմակերպության ռազմավարությանը համապատասխանող նպատակների շուրջ:
Վարչական առաջադրանքները ներառում են՝ նպատակների ձևակերպում SMART (կոնկրետ, չափելի, հասանելի, համապատասխան և ժամանակային սահմանափակում) սկզբունքի հիման վրա, յուրաքանչյուր ցուցանիշին կշիռներ շնորհելը և գնահատման ժամանակահատվածների ժամանակացույց կազմելը (ամսական, եռամսյակային, կիսամյակային կամ տարեկան): Այս բոլոր համաձայնությունները պետք է փաստաթղթավորվեն և վավերացվեն, օրինակ՝ թվային ստորագրության կամ HRIS հավելվածում հաստատման միջոցով:
Լավ նպատակների փաստաթղթավորումը նաև ծառայում է որպես «կատարողականի պայմանագիր», այնպես որ աշխատակիցները հասկանում են ակնկալիքները, իսկ ղեկավարները՝ ուղեցույց մարզչական աշխատանքի համար։
3. Պարբերական տվյալների հավաքագրում և կատարողականի գրանցում
Հաջորդ վարչական քայլը կատարողականի տվյալների հետևողական հավաքագրումն է: Գնահատման շատ գործընթացներ ձախողվում են, քանի որ տվյալները չեն հավաքվում ամբողջ ժամանակահատվածում, ինչի հետևանքով գնահատականները հիմնված են միայն հիշողության կամ վերջին տպավորությունների վրա (վերջին ժամանակների կողմնակալություն): Հետևաբար, կազմակերպությունները պետք է ստեղծեն կատարողականի գրանցման մեխանիզմ՝ կամ ձեռքով, կամ համակարգի միջոցով:
Հավաքված տվյալները կարող են ներառել ձեռքբերումների թվեր (վաճառք, արտադրողականություն, որակ), նախագծերի գրառումներ, հաճախորդների հաշվետվություններ, բացակայություններ և կարողությունների վրա հիմնված աշխատանքային վարքագծի ապացույցներ: Վարչական առումով կարևոր է ապահովել տվյալների միասնական ձևաչափ, տվյալների հստակ աղբյուրներ և հետևողական գրանցման ամսաթվեր:
Տվյալների հուսալիությունն ապահովելու համար, մարդկային ռեսուրսների բաժինը կամ դրանց հետ կապված ստորաբաժանումները պետք է իրականացնեն պարզ ստուգում, օրինակ՝ համապատասխանեցնեն հաշվետվությունները գործառնական համակարգերի հետ կամ անցկացնեն նմուշային աուդիտներ։
4. Մոնիթորինգ և մարզում. Մարզչական փաստաթղթեր
Արդյունավետության կառավարումը միայն վերջնական գնահատում չէ, այլև մեկ տարի տևողությամբ մարզչական գործընթաց: Վարչական առումով, յուրաքանչյուր մարզչական գործունեություն, անհատական հանդիպում կամ պարբերական գնահատում պետք է գրանցվի: Այս մարզչական գրառումները պետք է ներառեն՝ քննարկված խնդիրները, նպատակներին հասնելու առաջընթացը, խոչընդոտները, բարելավման ծրագրերը և հետագա պարտավորությունները:
Ձայնագրման մարզչական գործունեությունը կարևոր է երկու պատճառով։ Առաջինը՝ այն փաստաթղթավորված արձանագրություն է տրամադրում այն մասին, որ ղեկավարը կատարել է իր դերը՝ աշխատակցին աջակցելու հարցում։ Երկրորդ՝ այն հիմք է ստեղծում ավելի օբյեկտիվ գնահատականների համար և կանխում է կոնֆլիկտը, երբ հայտարարվում են գնահատման արդյունքները։
Կազմակերպությունները կարող են օգտագործել մարզչական արձանագրությունների ձևանմուշներ կամ HRIS-ի «կատարողականի նշումներ» գործառույթը՝ դրանք հեշտ հետևելու և դրանց կորուստը կանխելու համար։
5. Կատարողականի գնահատում. Փաստաթղթերի իրականացում և ամբողջականություն
Գնահատման փուլում վարչարարությունն ավելի կարևոր է դառնում, քանի որ այն ներառում է վերջնական արդյունքի և դրա կարիերայի ու վարձատրության վրա ազդեցության որոշումը: Լրացվող փաստաթղթերի թվում են գնահատման ձևը, KPI-ների ձեռքբերման ապացույցները, վարքագծի/կարողությունների գրառումները և համապատասխան կողմերից ստացված արձագանքները (օրինակ՝ գործընկերներից կամ ներքին հաճախորդներից, եթե օգտագործվում է 360 աստիճանի գնահատում):
Վարչարարությունը ներառում է նաև գնահատումների ժամանակացույց կազմելը, գնահատողներին հիշեցումներ ուղարկելը և բոլոր գնահատողների կողմից գնահատման ուղեցույցների հասկացողության ապահովումը: HR բաժինը կարող է անցկացնել ճեպազրույցներ՝ գնահատման չափանիշների հետևողականությունն ապահովելու համար, ներառյալ՝ ինչպես գնահատել, կառուցողական մեկնաբանություններ գրել և կողմնակալությունից խուսափել:
Եթե գործընթացն իրականացվում է թվային եղանակով, անհրաժեշտ է ապահովել, որ համակարգ մուտքն իրականացվի սահուն, ժամանակային սահմանափակումները հստակ լինեն, և տվյալները պահվեն անվտանգ։
6. Գնահատման արդյունքների չափագրում և վավերացում
Կալիբրացիան գնահատման արդյունքները ստորաբաժանումների կամ ղեկավարների միջև համեմատելու գործընթաց է՝ հետևողականությունն ապահովելու համար: Վարչական առումով այս փուլը ներառում է կալիբրացիայի հանդիպում, արձանագրություն և փաստաթղթավորված վերջնական որոշում: Նպատակն է նվազեցնել գնահատման անհավասարությունները, ինչպիսիք են ղեկավարների չափազանց առատաձեռն կամ չափազանց խիստ լինելու պատճառով առաջացածները:
Այստեղ HR բաժինը հանդես է գալիս որպես միջնորդ՝ տվյալների վրա հիմնված քննարկումներն ապահովելու համար: Պահանջվող փաստաթղթերի թվում են վարկանիշների բաշխման ամփոփումը, վերանայման կարիք ունեցող աշխատակիցների ցանկը և վարկանիշի փոփոխությունների պատճառները (եթե այդպիսիք կան): Կալիբրացիայի կառավարումը կազմակերպությանը ապացույցներ է տրամադրում, որ վարկանիշային որոշումները կամայականորեն չեն կայացվում:
7. Հետադարձ կապի ներկայացում և արդյունքների վավերացում
Վերջնական արդյունքների համաձայնեցումից հետո, հաջորդ վարչական քայլը աշխատակցին պաշտոնապես հետադարձ կապ տրամադրելն է: Սա սովորաբար արվում է ղեկավարի և աշխատակցի միջև անհատական հանդիպման միջոցով: Այս փուլում վարչական քայլերը ներառում են հետադարձ կապի նիստի պլանավորումը, քննարկման հիմնական կետերի գրանցումը և գնահատման արդյունքների վավերացումը:
Հաստատման փաստաթուղթը կարող է լինել ստորագրված ձևաթուղթ կամ թվային համաձայնագիր, որը նշում է, որ աշխատակիցը ստացել և հասկացել է գնահատման արդյունքները (պարտադիր չէ, որ համաձայն լինի դրանց հետ): Եթե կա բողոք, կազմակերպությունը պետք է ունենա հստակ բողոքարկման մեխանիզմ, ներառյալ ներկայացման ձևաթուղթը, վերջնաժամկետը և վերանայման գործընթացը:
8. Հետագա գործողություններ. Արդյունավետության զարգացման և բարելավման ծրագիր
Լավ կատարողականի կառավարումը միշտ ուղեկցվում է զարգացման ծրագրով: Վարչական առումով կազմակերպությունները պետք է մշակեն Անհատական զարգացման ծրագիր (ԱՆԾ), որը ուրվագծում է բարելավման կարիք ունեցող կարողությունները, զարգացման գործողությունները (ուսուցում, մենթորինգ, աշխատանքային ռոտացիա), ժամանակացույցը և հաջողության ցուցանիշները:
Անբավարար կատարողականություն ունեցող աշխատակիցների համար պահանջվում է Կատարողականի բարելավման ծրագիր (ԱԲԾ): Դրա կառավարումը պետք է լինի մանրակրկիտ, քանի որ այն ներառում է ինտենսիվ մարզչական աշխատանք և զբաղվածության հետ կապված հնարավոր հետևանքներ: ԱԲԾ-ն սովորաբար ներառում է բարելավման նպատակներ, գնահատման ժամանակացույց, ընկերության աջակցություն և ԱԲԾ-ի իրավասության չափանիշներ: Այս փաստաթուղթը պետք է պահվի անվտանգ և հասանելի լինի լիազորված կողմերին:
9. Ինտեգրացիա մարդկային ռեսուրսների կառավարման որոշումների հետ. Վարձատրություն, առաջխաղացում և տաղանդների կառավարում
Գնահատման արդյունքները հաճախ հիմք են հանդիսանում կարևոր որոշումների համար՝ աշխատավարձի բարձրացում, բոնուսներ, առաջխաղացումներ, տեղափոխումներ և նույնիսկ կադրերի զարգացման ծրագրեր: Վարչական առումով, HR բաժինը պետք է պատրաստի գնահատման արդյունքների ամփոփում, տաղանդների մատրից (օրինակ՝ 9-բաժնով) և առաջարկվող գործողություններ:
Կարևոր է ապահովել համապատասխան կողմերի կողմից հաստատումների արձանագրությունը, ինչպես նաև օգտագործված նկատառումների փաստաթղթավորումը: Սա նպաստում է թափանցիկության պահպանմանը և նվազեցնում է անարդարության ռիսկը: Ավելին, կատարողականի տվյալների ինտեգրումը այլ մարդկային ռեսուրսների համակարգերի հետ թույլ է տալիս ավելի արագ, տվյալների վրա հիմնված որոշումներ կայացնել:
10. Արխիվներ, տվյալների անվտանգություն և գործընթացների գնահատում
Վերջին քայլը արխիվացումն ու գնահատումն է: Արդյունավետության կառավարման բոլոր փաստաթղթերը՝ սկսած նպատակներից և մարզչական նշումներից մինչև գնահատման ձևաթղթեր և զարգացման ծրագրեր, պետք է պահպանվեն փաստաթղթերի պահպանման քաղաքականությանը համապատասխան: Մուտքը պետք է կարգավորվի՝ գաղտնիությունը պահպանելու և իրավական պահանջներին համապատասխանելու համար, մասնավորապես՝ աշխատակիցների անձնական տվյալների վերաբերյալ:
Արխիվացումից բացի, կազմակերպությունները պետք է գնահատեն իրենց կատարողականի կառավարման գործընթացների արդյունավետությունը՝ արդյոք KPI-ները համապատասխան են, արդյոք ժամանակացույցերը իրատեսական են, արդյոք աշխատակիցները գործընթացը ընկալում են որպես արդար, և արդյոք գնահատման արդյունքները ազդում են կատարողականի բարելավման վրա: Գնահատումները կարող են իրականացվել հարցումների, ներքին քննարկումների կամ գործընթացների աուդիտների միջոցով, որոնց արդյունքները հետագայում կօգտագործվեն հաջորդ ժամանակահատվածի համար ստանդարտ ընթացակարգերը (SOP) բարելավելու համար:
Penutup
Արդյունավետության կառավարման մեջ վարչարարությունը միայն թղթաբանություն չէ, այլ արդար, թափանցիկ և կատարելագործմանն ուղղված գործընթաց ստեղծելու հիմք: Կանոնավոր վարչական քայլերի միջոցով՝ սկսած քաղաքականությունից, պլանավորումից, գրանցումից, գնահատումից, կարգաբերումից, հետադարձ կապից, հետևողականությունից և արխիվացումից, կազմակերպություններն ավելի լավ պատրաստված կլինեն առողջ կատարողական մշակույթ կառուցելու համար: Վերջիվերջո, օգուտները տարածվում են ոչ միայն կատարողականի գնահատման միավորների վրա, այլև աշխատակիցների կարողությունների աճին և կազմակերպության նպատակների կայուն իրականացմանը:
