Zaɓuɓɓukan hanyar lissafin kuɗi don ƙananan kasuwanci
Lokacin gudanar da ƙaramin kasuwanci, galibi ana ɗaukar lissafin kuɗi a matsayin kawai "rahoton haraji" ko aikin gudanarwa wanda za a iya ɗagewa. Duk da haka, hanyar lissafin kuɗi da aka zaɓa tun daga farko tana da tasiri sosai ga ingancin yanke shawara, kwararar kuɗi, ikon samun kuɗi, har ma da shirye-shiryen kasuwancin don ci gaba. Hanyar da ta dace tana taimaka wa masu kasuwanci su fahimci ko kasuwancin yana da riba da gaske, waɗanne kayayyaki ne suka fi riba, da kuma lokacin da ya dace a ƙara yawan kaya ko ɗaukar ma'aikata.
Gabaɗaya, akwai hanyoyi da dama na lissafin kuɗi da ƙananan 'yan kasuwa ke amfani da su. Kowannensu yana da nasa fa'idodi, ƙuntatawa, da matakai daban-daban na rikitarwa. Wannan labarin ya tattauna zaɓuɓɓukan hanyoyin lissafin kuɗi, lokacin da za a yi amfani da su, da kuma la'akari masu amfani don taimaka muku zaɓar hanyar da ta fi dacewa da halayen kasuwancin ku.
1) Lissafin kuɗi na tushen kuɗi
Hanya mafi sauƙi kuma mafi sauƙi da ƙananan kasuwanci ke amfani da ita ita ce lissafin kuɗi bisa ga kuɗi. A cikin wannan hanyar, ana rubuta kudaden shiga lokacin da aka karɓi kuɗi, kuma ana rubuta kuɗaɗen da aka kashe lokacin da aka biya kuɗi. Saboda haka, ba a mai da hankali kan lokacin da aka yi ciniki ba, sai dai lokacin da kuɗi ke shigowa da fita.
Kelebihan:
– Yana da sauƙin aiwatarwa. Ana iya yin rikodin ta amfani da littafin kuɗi, maƙunsar bayanai, ko kuma manhaja mai sauƙi.
– An daidaita shi da tsarin kula da kuɗi na yau da kullun. Masu kasuwanci za su iya ganin sauran kuɗinsu kai tsaye.
- Yana da inganci ga kasuwancin da ke da ma'amaloli na kuɗi, kamar shagunan abinci, ayyukan yau da kullun, ko kasuwancin da ba kasafai ake fitar da abubuwan da ake karɓa ba.
Kekurangan:
– Ba ya nuna ainihin aiki. Kuna iya bayyana kamar kuna da "riba" a cikin wata ɗaya kawai saboda yawan biyan kuɗi da ke shigowa, alhali kuwa a zahiri, waɗannan biyan kuɗi na iya zama abin karɓa daga watan da ya gabata.
– Yin nazarin abubuwan da ake karɓa da waɗanda ake biya daidai yana da wahala domin ba a rubuta ma'amaloli na bashi da ba a biya ba a matsayin kuɗin shiga ko kashe kuɗi.
– Ba ya dace da kasuwancin da ke neman ci gaba cikin sauri ba. Masu zuba jari, bankuna, ko abokan hulɗa galibi suna fifita rahotannin da suka dogara da tattara bayanai saboda yana da wakilci sosai.
Hanyar tsabar kuɗi ta dace da ƙananan 'yan kasuwa masu sauƙin jujjuyawar ciniki, yawancin ma'amaloli kuɗi ne/canja wurin kai tsaye, kuma buƙatun bayar da rahoto har yanzu ba su da yawa.
2) Lissafin kuɗi na tushen tara kuɗi
Hanyar tara kuɗi tana gane kuɗaɗen shiga idan aka yi ciniki (ko da yake ba a karɓi kuɗin ba) kuma tana gane kuɗaɗen da aka kashe lokacin da aka samu alhaki (ko da yake ba a biya ba). Misali, a ce ka sayar da kaya a ranar 5 kuma abokin ciniki bai biya ba har sai ranar 30. A lissafin tara kuɗi, ana rubuta kuɗaɗen shiga a ranar 5, yayin da biyan kuɗi a ranar 30 yana rage asusun da za a iya karɓa.
Kelebihan:
– Yana ba da cikakken hoto game da riba. Kuɗin shiga da kuɗaɗen da aka kashe suna daidaita a lokaci ɗaya.
– Ingantacciyar shawara. Za ka iya tantance riba, yanayin tallace-tallace, da kuma farashi daidai.
– Ya fi “dacewa.” Yawancin ɓangarorin waje sun fi dogara da rahotannin tattara bayanai don tantance lafiyar kasuwanci.
Kekurangan:
– Ya fi rikitarwa. Kuna buƙatar sarrafa abubuwan da ake karɓa, biyan kuɗi, raguwar kadarori, da kuma daidaitawar ƙarshen lokaci.
– Ba koyaushe yake nuna kwararar kuɗi ba. Ribar na iya zama mai yawa, amma kwararar kuɗi na iya zama da tauri saboda yawan karɓar kuɗi.
Hanyar tara kuɗi gabaɗaya ta dace da kasuwancin da ke da tallace-tallacen bashi, manyan kaya, kwangilolin sabis na ƙara girma, ko kasuwancin da suka fara neman kuɗi da faɗaɗawa.
3) Hanyar gauraya (gauraye)
Wasu ƙananan kasuwanci suna amfani da wata hanya mai gauraya: misali, ana rubuta kudaden shiga ne bisa ga kuɗi, amma ana rubuta wasu kuɗaɗen ne bisa ga tara kuɗi; ko akasin haka. Wasu kuma suna yin rikodin ma'amaloli na yau da kullun bisa ga kuɗi don sauƙi, sannan su yi gyare-gyare na tara kuɗi a ƙarshen wata ko shekara don dalilan bayar da rahoto.
Kelebihan:
– Mai sauƙin sassauƙa. Za ka iya daidaita sauƙin adana bayanai da buƙatar yin rahoto mai kyau.
– Sauyi mai sauƙi. Ya dace da kasuwanci masu tasowa daga tsari mai sauƙi zuwa tsari mai tsari.
Kekurangan:
– Yana iya haifar da rudani idan ba a daidaita shi ba. Idan ba tare da ƙa'idodi bayyanannu ba, rahotanni na iya zama da wahala a kwatanta tsakanin lokutan.
– Sulhu yana buƙatar ladabtarwa, musamman idan akwai kaya, abubuwan da ake karɓa, da kuma abubuwan da ake biya.
Hanyar haɗakar na iya zama gada, amma tana buƙatar manufofin cikin gida: waɗanne ma'amaloli ake rubuta su a matsayin kuɗi, waɗanda ake tara su, da kuma lokacin da aka yi gyare-gyare.
4) Shigarwa ɗaya ko shigarwa biyu (tsarin rikodi)
Baya ga tsabar kuɗi ko tarawa, ƙananan 'yan kasuwa suna buƙatar zaɓar tsarin lissafin kuɗi: shiga ɗaya ko shiga biyu.
Shiga guda ɗaya
Lissafin kuɗi na shiga ɗaya yana kama da lissafin kuɗi: kuna rubuta kuɗin shiga da kashe kuɗi, wani lokacin tare da rukuni-rukuni. Wannan ya dace da ƙananan kasuwanci masu sauƙin mu'amala.
– Pro: mai sauƙi, mai sauri, ba ya buƙatar fahimtar bashi da zare kudi.
– Fursunoni: yana da sauƙin kuskure, yana da wahalar ƙirƙirar takardun ma'auni, kuma ba ya goyon bayan zurfafa bincike ko kimantawa.
Shigarwa sau biyu
Lissafin shiga sau biyu shine ma'aunin lissafin zamani: kowace ma'amala tana shafar akalla asusu biyu (debit da credit). Wannan tsarin yana ba ku damar shirya bayanan samun kuɗi, takardun ma'auni, da bayanan kwararar kuɗi cikin aminci.
– Ribobi: mafi daidaito, cikakke, kuma mai sauƙin bincike.
– Fursunoni: buƙatar aikace-aikacen lissafin kuɗi ko ma'aikatan da suka fahimci lissafin kuɗi na asali.
Yawancin aikace-aikacen lissafin kuɗi a yau suna sa shigarwar kuɗi sau biyu ya zama ƙasa da damuwa saboda ana ƙirƙirar tallace-tallace, sayayya, da ma'amaloli na biyan kuɗi ta hanyar fom ɗin atomatik.
5) Maganin kaya: lokaci-lokaci vs na dindindin
Ga 'yan kasuwa da ke sayar da kayayyaki, hanyoyin yin rikodin kaya suma suna da mahimmanci.
– Tsarin lokaci-lokaci: ana ƙirga kaya lokaci-lokaci (misali, a ƙarshen wata). Ana ƙirga farashin kayan da aka sayar (COGS) daga farkon hannun jari + sayayya - ƙarshen hannun jari.
– Ya dace da ƙananan kasuwancin dillalai waɗanda ba su yi amfani da tsarin hannun jari na ainihin lokaci ba.
- Tsarin dindindin: ana sabunta kaya da COGS tare da kowace ciniki ta tallace-tallace/siyayya.
– Ya dace da kasuwancin da ke da SKUs da yawa, manyan tallace-tallace, ko kuma waɗanda ke buƙatar tsauraran ikon sarrafa hannun jari.
Gudanar da kaya cikin tsari yana taimakawa wajen hana asarar hannun jari, tantance farashin siyarwa mai kyau, da kuma sa ido kan kayayyakin da ke tafiya a hankali.
6) Abubuwan da za a yi la'akari da su wajen zaɓar hanyar da ta dace
Domin zaɓar hanyar lissafin kuɗi da ta dace da buƙatunku, yi la'akari da waɗannan abubuwan:
1. Tsarin kasuwanci da hanyar ma'amala
- Idan yawancin ma'amaloli kuɗi ne kuma masu sauƙi, tushen kuɗi zai iya isa.
– Idan akwai masu karɓar kuɗi/biya da yawa, hanyar tara kuɗi tana ba da hoto mafi daidaito.
2. Sikeli da girma
– Kamfanonin da ke son faɗaɗawa ya kamata su fara canzawa zuwa lissafin kuɗi da kuma lissafin shiga sau biyu da wuri domin guje wa sake "haɗa" tsarin da zarar sun girma.
3. Bukatun bayar da rahoto
– Don amfani na ciki kawai, tsarin mai sauƙi zai iya isa.
– Ga bankuna/masu zuba jari/abokan hulɗa, rahotanni masu tsabta da daidaito suna da matuƙar taimako.
4. Kwarewar gudanarwa
– Idan babu ma'aikatan gudanarwa, zaɓi hanyar da ta fi dacewa don aiwatarwa.
– Idan kana amfani da manhaja, za a iya yin shigarwa sau biyu da tara kuɗi cikin sauƙi.
5. Bin doka da oda
– Tabbatar cewa hanyar yin rikodin ku tana ba ku damar tattara takaddun da ake buƙata (misali, taƙaitaccen bayani game da tallace-tallace, kuɗaɗen da aka kashe, kaya, da rasitin ma'amala). Shawarwari da mai ba da shawara kan haraji/akawu na iya taimaka muku bin ƙa'idodi masu dacewa.
7) Shawarwari masu amfani ga ƙananan 'yan kasuwa
A matsayin jagora mai sauƙi:
- Ƙananan kasuwanci waɗanda galibi ke gudanar da ma'amaloli na kuɗi: tushen kuɗi + rikodin tsari ga kowane nau'in kuɗi, da kuma sulhu na banki na wata-wata.
– Kasuwancin dillalai masu hannun jari: yi la'akari da tsarin kaya na lokaci-lokaci mafi ƙarancin lokaci, kuma fara amfani da aikace-aikacen hannun jari/tallace-tallace don kada a "ƙididdige COGS kawai".
– Kasuwancin sabis na aiki ko biyan kuɗi: tarin kuɗi galibi suna da wakilci, musamman idan akwai ci gaba, kashi-kashi, ko kudaden shiga da aka gane a kashi-kashi.
– Kamfanonin da ke neman kuɗi: suna amfani da rahotannin shiga da tattara bayanai sau biyu don tabbatar da cewa ana iya ganin ma'aunin kasuwanci a sarari.
Abu mafi mahimmanci shine daidaito. Hanyar "mai kyau amma ta yau da kullun" sau da yawa ta fi tasiri fiye da hanyar zamani wadda ba a bi ta da tsari ba.
Penutup
Hanyoyin lissafin kuɗi ba wai kawai tsare-tsare ba ne; kayan aikin kewaya kasuwanci ne. Lissafin kuɗi na tushen kuɗi ya fi kyau a cikin sauƙi da sarrafa kwararar kuɗi, yayin da lissafin kuɗi na tushen tattarawa ya fi kyau a cikin daidaiton aiki da shirye-shiryen faɗaɗawa. Hanyar haɗin gwiwa na iya zama gada, yayin da zaɓin shigarwa ɗaya ko shigarwa biyu ke ƙayyade yadda rahotanninku za su iya zama cikakke. Ta hanyar la'akari da tsarin kasuwancin ku, ma'amaloli, ƙarfin gudanarwa, da manufofin kasuwanci, za ku iya zaɓar hanyar lissafin kuɗi mafi dacewa - kuma ku yi amfani da lambobi don kafa shawarwari masu ƙarfi.
