Étapes administratives de la gestion des risques
La gestion des risques est un ensemble de processus visant à identifier, évaluer, maîtriser et surveiller les risques afin de minimiser leur impact sur une organisation. En pratique, son succès repose non seulement sur des analyses techniques telles que les calculs de probabilité ou les modèles d'impact, mais aussi sur une gestion administrative efficace : la manière dont l'organisation élabore ses politiques, documente les étapes, attribue les rôles et assure un suivi rigoureux.
Cet article aborde les démarches administratives liées à une gestion systématique des risques. Ces démarches peuvent s'appliquer à divers types d'organisations — entreprises, administrations, établissements scolaires, hôpitaux et même associations à but non lucratif — car la gestion des risques repose fondamentalement sur la rigueur des processus et la responsabilisation.
1. Définir le contexte et les objectifs de la gestion des risques
La première étape administrative consiste à définir le contexte. L’organisation doit préciser la raison d’être de la gestion des risques, son périmètre et les objectifs qu’elle vise. Ce contexte est essentiel pour que toutes les parties prenantes comprennent les risques encourus et l’utilité du processus.
Sur le plan administratif, les résultats de cette étape sont généralement consignés dans des documents tels que :
– Énoncé des objectifs et du périmètre de la gestion des risques
– Limites des processus (unités de travail, lieux, projets ou activités spécifiques)
– Critères de succès et indicateurs de performance liés aux risques
Sans contexte clair, le processus de gestion des risques risque de se transformer en une simple liste de formalités, et non en un outil d'aide à la décision.
2. Élaboration de politiques et de cadres de gestion des risques
Une fois les objectifs définis, l'organisation doit élaborer une politique de gestion des risques. Cette politique constitue le cadre général qui encadre toutes les procédures dérivées. Elle précise également l'engagement de la direction, la culture du risque à instaurer et les principes à respecter.
Sur le plan administratif, les politiques et cadres de gestion des risques comprennent généralement :
– Principes de gestion des risques (par exemple, prudence, transparence, durabilité)
– Structure organisationnelle et lignes de signalement des risques
– Définition des termes et des catégories de risque
– Relation entre la politique de gestion des risques et les procédures opérationnelles standard ou autres systèmes de gestion (qualité, K3, sécurité de l'information, audit interne)
Les documents de politique générale doivent être facilement accessibles et diffusés, et être régulièrement revus pour rester pertinents.
3. Définir les rôles, les responsabilités et les pouvoirs
La gestion des risques sera efficace si les rôles de chaque partie sont clairement définis. Les organisations doivent déterminer qui est responsable du risque, qui le surveille, qui approuve les mesures d'atténuation et qui assure le reporting.
Les rôles attribués comprennent généralement :
– La haute direction : définit l'orientation, approuve les politiques, fournit les ressources
– Unité de gestion des risques ou secrétariat : coordonne les processus, prépare les rapports, facilite les évaluations
– Responsable du risque : la partie directement responsable des risques dans son domaine de travail
– Auditeur interne/comité des risques : effectue des examens indépendants et formule des recommandations
Cette décision doit être consignée dans un décret, un organigramme, une matrice RACI (Responsable, Comptable, Consulté, Informé) ou tout autre document de gouvernance.
4. Procéder à une identification structurée des risques
L’identification des risques est le processus qui consiste à repérer les événements ou les conditions susceptibles d’entraver la réalisation des objectifs. Sur le plan administratif, cette identification doit être menée selon des méthodes uniformes afin de permettre la comparaison des résultats entre les unités et les périodes.
Les méthodes d'identification couramment utilisées comprennent :
– Brainstorming ciblé avec les unités de travail
– Entretiens et questionnaires
– Analyse des processus métier et procédures opérationnelles standard (SOP)
– Évaluation des incidents/plaintes survenus
– Analyse environnementale interne et externe
Les résultats de l'identification doivent être consignés dans un registre des risques qui comprend une description du risque, sa source, la zone touchée et la partie responsable.
5. Évaluation du risque : probabilité, impact et niveau de priorité
Une fois les risques recensés, l'étape suivante consiste à les évaluer. Sur le plan administratif, les organisations doivent définir des critères d'évaluation clairs – par exemple, une échelle de 1 à 5 pour la probabilité et l'impact – afin d'éviter une évaluation purement subjective.
Les documents généralement préparés à ce stade comprennent :
– Matrice des risques
– Critères de risque et définition de chaque niveau
– Notes d’évaluation des risques par élément du registre des risques
Le principal résultat est une carte des priorités : quels risques doivent être traités immédiatement, lesquels peuvent être surveillés et lesquels sont acceptables.
6. Détermination de la stratégie de traitement des risques
La gestion des risques est un ensemble de décisions et d'actions visant à réduire la probabilité ou l'impact d'un risque, ou à en gérer les conséquences. De manière générale, les stratégies de gestion des risques comprennent :
– Éviter les risques : cesser les activités qui engendrent des risques
– Réduire les risques (atténuer) : améliorer les contrôles, les procédures ou les systèmes
– Transfert des risques : assurance, externalisation ou certains contrats
– Accepter le risque (accepter) : accepter sous supervision et avec plans d’urgence
Une bonne administration exige que chaque décision de traitement soit consignée, ainsi que sa justification, son coût, son échéancier et le responsable. Ces informations figurent généralement dans un plan de traitement des risques, qui précise les échéanciers, les indicateurs et les ressources nécessaires.
7. Compiler les documents justificatifs et normaliser les procédures
Souvent, les mesures de contrôle des risques échouent non pas parce que l'idée est mauvaise, mais parce qu'elles ne sont pas standardisées. Par conséquent, les organisations doivent veiller à ce que les mesures d'atténuation choisies soient traduites dans des documents opérationnels clairs.
Exemples de pièces justificatives :
– Nouvelle procédure opérationnelle standard ou procédure opérationnelle standard révisée
– Instructions de travail
– Formulaires d’inspection, listes de contrôle et registres
– Normes minimales de service ou normes de qualité
– Conditions contractuelles avec des tiers
Cette normalisation contribue à garantir que les contrôles des risques ne dépendent pas des individus, mais sont plutôt intégrés au système.
8. Communication, socialisation et formation
La gestion des risques inclut également une communication interne efficace. Les risques ne sont pas propres à une seule division ; nombre d’entre eux sont transversaux. Par conséquent, les résultats de l’identification, la priorisation et les plans d’atténuation doivent être communiqués aux parties concernées.
Activités administratives courantes réalisées :
– Diffusion des politiques et procédures de gestion des risques
– Formation à l’utilisation des registres des risques et des matrices d’évaluation
– Des séances d'information régulières sur les principaux risques de l'organisation
– Communication sur l’incident et enseignements tirés
L’objectif est de développer une culture de la gestion des risques, où le signalement des problèmes est perçu comme une démarche d’amélioration et non comme une erreur à dissimuler.
9. Suivi, évaluation et rapports périodiques
Le risque est dynamique. Par conséquent, la gestion des risques doit être surveillée. Cette étape requiert une administration efficace des rapports : qui rend compte, quand et sous quel format ?
La surveillance peut comprendre :
– État de la mise en œuvre des mesures d’atténuation (terminée, en cours, en retard)
– Évolution du niveau de risque après la mise en œuvre des mesures de contrôle
– L’apparition de nouveaux risques dus à des changements dans l’environnement ou le projet
– Tendances des incidents, des plaintes ou des défaillances du système
Les rapports peuvent être établis mensuellement, trimestriellement ou selon les besoins. Idéalement, ils devraient mettre en évidence les risques prioritaires, les obstacles, les recommandations et les décisions que la direction doit prendre.
10. Audit, revue de direction et amélioration continue
La dernière étape consiste à garantir l'amélioration continue du système global de gestion des risques. Les audits internes et les évaluations indépendantes permettent d'évaluer la conformité aux politiques et l'efficacité des contrôles. Par ailleurs, les revues de direction assurent l'implication des dirigeants dans les décisions stratégiques relatives aux risques.
L'amélioration continue se fait généralement par :
– Adapter les politiques et les critères de risque
– Améliorer le processus d’identification et d’évaluation pour le rendre plus précis
– Intégrer la gestion des risques à la planification et à la budgétisation
– Adoption de technologies (tableau de bord des risques, système de reporting numérique)
Grâce à ce cycle d'amélioration, la gestion des risques ne se limite plus à un simple document, mais devient un mécanisme d'apprentissage organisationnel.
Clôture
Les démarches administratives en matière de gestion des risques constituent le fondement d'un processus de gestion des risques cohérent, responsable et efficace. De la définition du contexte à l'élaboration des politiques et à l'attribution des rôles, en passant par le suivi et l'audit, toutes ces étapes sont interdépendantes et nécessitent une documentation précise.
Les organisations dotées de solides compétences en gestion des risques seront mieux préparées à affronter l'incertitude, à réagir plus rapidement aux changements et à maintenir une performance durable. En définitive, la gestion des risques ne consiste pas seulement à éviter les problèmes ; il s'agit de bâtir un système de travail plus mature, plus sûr et plus évolutif.
