Tööriistad, millel on otse pilvest printimise funktsioon
Pilvetehnoloogia areng on muutnud mitte ainult andmete salvestamise viisi, vaid ka seda, kuidas me iga päev dokumentidega töötame. Kui varem hõlmas failide printimine dokumentide edastamist mälupulgale, e-posti teel saatmist või kaablite ühendamist arvuti ja printeriga, siis nüüd on see protsess muutunud palju mugavamaks. Erinevad seadmed, millel on otse pilvest printimise funktsioonid, võimaldavad kasutajatel dokumente printida kõikjal ja igal ajal, kui neil on internetiühendus ja juurdepääs teenust toetavale printerile.
See artikkel käsitleb pilvprintimise funktsiooni olemust, seda toetavaid tööriistu, selle eeliseid, kasutusnäiteid erinevates vajadustes ja asju, mida enne selle kasutuselevõttu kaaluda.
Mis on otse pilvest printimine?
Pilveprintimine on võimalus saata printimiskäsklusi pilvepõhisest salvestusteenusest või rakendusest (nt Google Drive, OneDrive, Dropbox või dokumendihaldusrakendus) võrguühendusega printerisse. Praktikas valivad kasutajad lihtsalt pilves talletatud faili, vajutavad nuppu „Prindi“ ja valivad seejärel sihtprinteri. Dokument prinditakse ilma, et oleks vaja faili kõigepealt kohalikku seadmesse alla laadida või printerit füüsiliselt arvutiga ühendada.
See tehnoloogia töötab tavaliselt ühe järgmistest skeemidest kaudu:
1. Nutikad printerid (pilveprinterid), mis saavad luua ühenduse internetiga ja vastu võtta printimistöid ametlike rakenduste või pilveteenuste kaudu.
2. Vaherakendus (ühendus) arvutis või kontoriserveris, mis ühendab tavalist printerit, et see saaks pilvest käske vastu võtta.
3. Tarnija prinditeenused (nt printeritootja omad), mis haldavad prindijärjekordi kasutajakontode ja krüptimise kaudu.
Seadmete tüübid, mis toetavad otse pilvest printimist
1. Pilveintegratsiooniga WiFi-printer
See on kõige populaarsem kategooria. Paljud tänapäevased printerid on varustatud WiFi-ühenduse ja kaasrakendustega (mobiil/lauaarvuti), mis võimaldavad printida pilveteenustest. Kasutajad ühendavad printeri tavaliselt lihtsalt WiFi-võrguga, loovad müüjakonto (vajadusel) ja seejärel siduvad selle oma telefoni või sülearvuti rakendusega.
Mõnel printeril on isegi puutetundlikud ekraanid, mis võimaldavad teil otse teatud pilveteenustesse sisse logida ja seejärel ilma lisaseadmeteta dokumente printimiseks valida. See on eriti kasulik väikestes kontorites või jagatud tööruumides.
2. Multifunktsionaalne printer (MFP) kontorisse
MFP-del on tavaliselt ulatuslikumad funktsioonid: printimine, skannimine, kopeerimine ja faksimine. Kontoriklassi seadmetes on pilveprintimine sageli integreeritud kasutajahaldussüsteemide, rollipõhiste juurdepääsuseadete ja autentimisega (PIN-kood, juurdepääsukaart või konto sisselogimine). See on ettevõtete jaoks ülioluline, kuna printimine hõlmab sageli tundlikke dokumente, nagu lepingud, finantsaruanded või kliendiandmed.
Lisaks printimisele on MFP-d sageli võimelised pilve skannima, mis tähendab füüsiliste dokumentide skannimist ja nende otse üleslaadimist kindlasse pilvekausta. „Pilve skannimise” ja „pilvest printimise” kombinatsioon muudab need seadmed tõhusateks tööriistadeks hübriidsete dokumendivoogude (füüsilise ja digitaalse segu) jaoks.
3. Mobiilirakendus pilvprintimiseks
Paljud kasutajad töötavad üha sagedamini oma nutitelefonidega. Seetõttu on mobiilirakendustest saanud olulised tööriistad otse pilvest printimiseks. Need rakendused loovad tavaliselt ühenduse pilveteenuste ja võrguprinteritega, võimaldades kasutajatel dokumente, fotosid või e-kirju printida vaid mõne sammuga.
Eeliseks on paindlikkus: saate printida telefonist liikvel olles, kodust lapse koolivajaduste korral või koosolekuruumist, kui vajate ootamatult oma esitlusmaterjalide paberkandjal koopiat.
4. Pilvepõhine prindihaldussüsteem
Ettevõtte keskkonnas ei kasutata tööriistadena ainult printereid ja nende rakendusi, vaid ka prindihaldusplatvorme. Need süsteemid reguleerivad, kes saab printida, kui palju kvooti kasutatakse, kuidas tegevust logitakse ja kuidas turvapoliitikaid jõustatakse. Pilvemudeli abil saavad IT-meeskonnad hallata seadmeid ja prindijärjekordi ilma, et peaksid pidevalt kohapealseid servereid konfigureerima.
Sellised lahendused pakuvad tavaliselt järgmist:
– Veebipõhine administreerimispaneel
– Kasutajate integreerimine kataloogiteenuste/SSO-ga
– Kasutusaruanded
– funktsioon „turvaline printimine” (uued dokumendid prinditakse pärast kasutaja printeris autentimist)
– Kulude kokkuhoiupoliitika, näiteks värviprintimise piirangud
5. Kioski- või pilvepõhised printimisteenused
Mõnes kohas (ülikoolid, ühistööruumid, raamatukogud) saavad kasutajad pilvest printida kioskite või veebiportaalide kaudu. See toimib järgmiselt: kasutajad laadivad faile üles või valivad faile oma pilvekontolt, maksavad (vajadusel) ja seejärel prindivad need saadaoleval printeril. Seda tüüpi seade sobib ideaalselt avalikesse keskkondadesse, mis vajavad hõlpsat juurdepääsu ja kontrolli.
Pilvest otse printimise peamised eelised
Praktiline ja ajasäästlik
Faile pole vaja mälupulgale teisaldada ega käsitsi sünkroonida. Protsess on kiirem, eriti meeskondade jaoks, kes töötavad sageli dokumentide redigeerimisega.
Kaugtöö toetamine
See funktsioon on eriti kasulik kaugtöötajatele või hajutatud meeskondadele. Näiteks saavad juhid saata pilve salvestatud dokumente peakorterisse printimiseks ilma, et peaksid faile eraldi vestluse kaudu saatma.
Sujuvam koostöö
Meeskonnaliikmed saavad sama dokumenti printida pilves olevast uusimast versioonist. See vähendab aegunud versiooni printimise ohtu.
Lihtsam mitme seadme jaoks
Kasutajad ei sõltu enam ühest sülearvutist. Niikaua kui saate oma pilvekontole sisse logida, saate printida igast seadmest.
Parema kontrolli ja turvalisuse potentsiaal (õige seadistuse korral)
Pilvepõhise prindihalduse abil saavad ettevõtted jõustada juurdepääsupoliitikaid, autentimist ja auditilogisid. See aitab tagada vastavust nõuetele ja vähendab andmete lekkimist, mis on põhjustatud printeri salve jäänud prinditud dokumentidest.
Näited kasutamisest erinevates olukordades
1. Kooli ja kolledži vajadused: õpilased prindivad Google Drive'ist materjale ilma faile teisaldamata, eriti kui faile sageli uuendatakse.
2. Väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted ning kauplused: printige arveid, saatelehti või laoseisu aruandeid pilvepõhisest kassasüsteemist otse printerisse.
3. Professionaalne kontor: Printige lepinguid või ettepanekuid pilves olevatest projektikaustadest PIN-koodiga turvalisuse abil, et vältida dokumentidele volitamata juurdepääsu.
4. Loominguline meeskond: Printige pilves talletatud failidest kujundusproovid või esitlusmaterjalid, tagades, et prinditud versioon on lõplik.
Asjad, mida enne tööriista valimist arvestada
Ökosüsteemi ühilduvus
Veenduge, et teie printer või prindilahendus toetab teie kasutatavaid pilveteenuseid. Näiteks kui teie meeskond põhineb Microsoft 365-l, on OneDrive'i ja SharePointi tugi asjakohasem.
Konto ja võrgu turvalisus
Pilvest printimine tähendab, et andmed liiguvad interneti kaudu. Kasutage tugevaid paroole, lubage kahefaktoriline autentimine (2FA), kui see on saadaval, ja veenduge, et teie kontori WiFi-võrk kasutaks turvalist krüptimist.
Tellimustasud ja mudelid
Mõned pilveprintimise või prindihalduse funktsioonid nõuavad tellimust. Arvestage kogumaksumusega: printeri, tindi/tooneri, hoolduse ja platvormi tasud, kui need on kohaldatavad.
Internetiühenduse töökindlus
Kui internetiühendus on katkenud, võib printimine viibida. Kontorites, mis sõltuvad suuresti printimisest, võib lahenduseks olla varuühendus või varulahendus (nt kohalik printimine).
Privaatsus ja andmete säilitamine
Pöörake tähelepanu müüja eeskirjadele: kas faile hoitakse ajutiselt nende serverites, kui kaua ja kuidas krüptimist rakendatakse. See on oluline konfidentsiaalsete dokumentide printimisel.
Sulgemine
Pilvprintimise tööriistad muudavad revolutsiooniliselt dokumentide haldamise viisi. Alates koduseks kasutamiseks mõeldud WiFi-printeritest kuni ettevõtete pilvepõhiste prindihaldussüsteemideni on need kõik suunatud töövoogude lihtsustamisele, koostöö parandamisele ja dokumendivoo kiirendamisele. Õigete tööriistade, sobiva ökosüsteemi ühilduvuse ja tugevate turvaseadetega võib pilvprintimine olla kaasaegne ja tõhus lahendus paljudele vajadustele.
Soovi korral saan aidata seda artiklit konkreetsele sihtrühmale (nt õpilased, VKEd, suured kontorid) kohandada või lisada soovitusi pilvevalmidusega printeri minimaalsete funktsioonide kohta.
