Εργαλεία με δυνατότητα άμεσης εκτύπωσης από το cloud
Η ανάπτυξη της τεχνολογίας cloud δεν έχει αλλάξει μόνο τον τρόπο που αποθηκεύουμε δεδομένα, αλλά και τον τρόπο που εργαζόμαστε με έγγραφα σε καθημερινή βάση. Ενώ η εκτύπωση αρχείων κάποτε περιλάμβανε τη μεταφορά εγγράφων σε μια μονάδα flash, την αποστολή τους μέσω email ή τη σύνδεση καλωδίων σε έναν υπολογιστή και έναν εκτυπωτή, τώρα η διαδικασία έχει γίνει πολύ πιο βολική. Διάφορες συσκευές με λειτουργίες άμεσης εκτύπωσης από το cloud επιτρέπουν στους χρήστες να εκτυπώνουν έγγραφα από οπουδήποτε, οποτεδήποτε, αρκεί να είναι συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο και να έχουν πρόσβαση σε έναν εκτυπωτή που υποστηρίζει την υπηρεσία.
Αυτό το άρθρο εξετάζει τι είναι η λειτουργία εκτύπωσης στο cloud, τους τύπους εργαλείων που την υποστηρίζουν, τα οφέλη της, παραδείγματα χρήσης σε διάφορες ανάγκες και πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν την υιοθετήσετε.
Τι είναι η Άμεση Εκτύπωση από το Cloud;
Η εκτύπωση στο cloud είναι η δυνατότητα αποστολής εντολών εκτύπωσης από μια υπηρεσία ή εφαρμογή αποθήκευσης που βασίζεται στο cloud (π.χ. Google Drive, OneDrive, Dropbox ή μια εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων) σε έναν εκτυπωτή συνδεδεμένο σε δίκτυο. Στην πράξη, οι χρήστες απλώς επιλέγουν ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο στο cloud, πατούν το κουμπί "Εκτύπωση" και, στη συνέχεια, επιλέγουν τον εκτυπωτή προορισμού. Το έγγραφο θα εκτυπωθεί χωρίς να χρειάζεται πρώτα να κατεβάσουν το αρχείο στην τοπική συσκευή ή να συνδέσουν φυσικά τον εκτυπωτή στον υπολογιστή.
Αυτή η τεχνολογία συνήθως λειτουργεί μέσω ενός από τα ακόλουθα σχήματα:
1. Έξυπνοι εκτυπωτές (εκτυπωτές με δυνατότητα cloud) που μπορούν να συνδεθούν στο διαδίκτυο και να λάβουν εργασίες εκτύπωσης μέσω επίσημων εφαρμογών ή υπηρεσιών cloud.
2. Μια ενδιάμεση εφαρμογή (σύνδεση) σε έναν υπολογιστή ή διακομιστή γραφείου που γεφυρώνει έναν κανονικό εκτυπωτή έτσι ώστε να μπορεί να λαμβάνει εντολές από το cloud.
3. Υπηρεσίες εκτύπωσης προμηθευτών (π.χ., αυτές του κατασκευαστή του εκτυπωτή) που διαχειρίζονται ουρές εκτύπωσης μέσω λογαριασμών χρηστών και κρυπτογράφησης.
Τύποι συσκευών που υποστηρίζουν άμεση εκτύπωση από το cloud
1. Εκτυπωτής Wi-Fi με ενσωμάτωση στο cloud
Αυτή είναι η πιο δημοφιλής κατηγορία. Πολλοί σύγχρονοι εκτυπωτές είναι εξοπλισμένοι με συνδεσιμότητα Wi-Fi και συνοδευτικές εφαρμογές (κινητά/επιτραπέζιοι υπολογιστές) που επιτρέπουν την εκτύπωση από υπηρεσίες cloud. Οι χρήστες συνήθως απλώς συνδέουν τον εκτυπωτή σε ένα δίκτυο Wi-Fi, δημιουργούν έναν λογαριασμό προμηθευτή (εάν είναι απαραίτητο) και, στη συνέχεια, τον αντιστοιχίζουν με την εφαρμογή στο τηλέφωνο ή τον φορητό υπολογιστή τους.
Ορισμένοι εκτυπωτές διαθέτουν ακόμη και οθόνες αφής που σας επιτρέπουν να συνδεθείτε απευθείας σε ορισμένες υπηρεσίες cloud και στη συνέχεια να επιλέξετε έγγραφα για εκτύπωση χωρίς πρόσθετες συσκευές. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε μικρά γραφεία ή κοινόχρηστους χώρους εργασίας.
2. Πολυλειτουργικός εκτυπωτής (MFP) για γραφείο
Τα πολυλειτουργικά μηχανήματα (MFP) συνήθως διαθέτουν πιο ολοκληρωμένες λειτουργίες: εκτύπωση, σάρωση, αντιγραφή και φαξ. Σε συσκευές γραφείου, η εκτύπωση στο cloud συχνά ενσωματώνεται με συστήματα διαχείρισης χρηστών, ρυθμίσεις πρόσβασης βάσει ρόλων και έλεγχο ταυτότητας (PIN, κάρτα πρόσβασης ή σύνδεση σε λογαριασμό). Αυτό είναι κρίσιμο για τις επιχειρήσεις, επειδή η εκτύπωση συχνά περιλαμβάνει ευαίσθητα έγγραφα, όπως συμβόλαια, οικονομικές αναφορές ή δεδομένα πελατών.
Εκτός από την εκτύπωση, οι πολυλειτουργικοί εκτυπωτές (MFP) έχουν συχνά τη δυνατότητα σάρωσης στο cloud, που σημαίνει σάρωση φυσικών εγγράφων και απευθείας μεταφόρτωσή τους σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στο cloud. Ο συνδυασμός της «σάρωσης στο cloud» και της «εκτύπωσης από το cloud» καθιστά αυτές τις συσκευές αποτελεσματικά εργαλεία εργασίας για υβριδικές ροές εγγράφων (ένα μείγμα φυσικών και ψηφιακών).
3. Εφαρμογή για κινητά για εκτύπωση στο cloud
Πολλοί χρήστες εργάζονται πιο συχνά στα smartphone τους. Επομένως, οι εφαρμογές για κινητά έχουν γίνει απαραίτητα εργαλεία για την απευθείας εκτύπωση από το cloud. Αυτές οι εφαρμογές συνήθως συνδέονται με υπηρεσίες cloud και δικτυωμένους εκτυπωτές, επιτρέποντας στους χρήστες να εκτυπώνουν έγγραφα, φωτογραφίες ή email σε λίγα μόνο βήματα.
Το πλεονέκτημα είναι η ευελιξία: μπορείτε να εκτυπώνετε από το τηλέφωνό σας εν κινήσει, από το σπίτι για τις σχολικές ανάγκες του παιδιού σας ή από την αίθουσα συσκέψεων όταν χρειάζεστε ξαφνικά ένα έντυπο αντίγραφο του υλικού της παρουσίασής σας.
4. Σύστημα Διαχείρισης Εκτυπώσεων που βασίζεται στο cloud
Σε ένα εταιρικό περιβάλλον, τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται δεν είναι μόνο οι εκτυπωτές και οι εφαρμογές τους, αλλά και οι πλατφόρμες διαχείρισης εκτυπώσεων. Αυτά τα συστήματα ρυθμίζουν ποιος μπορεί να εκτυπώσει, πόσο όριο χρησιμοποιείται, πώς καταγράφεται η δραστηριότητα και πώς εφαρμόζονται οι πολιτικές ασφαλείας. Με ένα μοντέλο cloud, οι ομάδες IT μπορούν να διαχειρίζονται συσκευές και ουρές εκτύπωσης χωρίς να χρειάζεται να ρυθμίζουν συνεχώς διακομιστές εσωτερικής εγκατάστασης.
Τέτοιες λύσεις συνήθως παρέχουν:
– Πίνακας διαχείρισης μέσω διαδικτύου
– Ενσωμάτωση χρηστών με υπηρεσίες καταλόγου/SSO
– Αναφορά χρήσης
– λειτουργία «ασφαλούς εκτύπωσης» (τα νέα έγγραφα εκτυπώνονται μετά την επαλήθευση ταυτότητας του χρήστη στον εκτυπωτή)
– Πολιτικές εξοικονόμησης κόστους, για παράδειγμα περιορισμοί έγχρωμης εκτύπωσης
5. Υπηρεσίες εκτύπωσης σε περίπτερο ή cloud
Σε ορισμένες τοποθεσίες (πανεπιστήμια, χώρους συνεργασίας, βιβλιοθήκες), οι χρήστες μπορούν να εκτυπώνουν από το cloud μέσω περιπτέρων ή διαδικτυακών πυλών. Αυτό λειτουργεί: οι χρήστες ανεβάζουν αρχεία ή επιλέγουν αρχεία από τον λογαριασμό τους στο cloud, πληρώνουν (εάν είναι απαραίτητο) και στη συνέχεια τα εκτυπώνουν σε έναν διαθέσιμο εκτυπωτή. Αυτός ο τύπος συσκευής είναι ιδανικός για δημόσια περιβάλλοντα που απαιτούν εύκολη πρόσβαση και έλεγχο.
Βασικά οφέλη της απευθείας εκτύπωσης από το cloud
Πρακτικό και Εξοικονομεί Χρόνο
Δεν χρειάζεται να μετακινείτε αρχεία σε μονάδα flash ή να τα συγχρονίζετε χειροκίνητα. Η διαδικασία είναι ταχύτερη, ειδικά για ομάδες που εργάζονται συχνά με αναθεωρήσεις εγγράφων.
Υποστήριξη της εξ αποστάσεως εργασίας
Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για απομακρυσμένους εργαζόμενους ή κατανεμημένες ομάδες. Για παράδειγμα, οι διευθυντές μπορούν να στέλνουν έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο cloud για εκτύπωση στα κεντρικά γραφεία χωρίς να χρειάζεται να στέλνουν τα αρχεία μέσω ξεχωριστής συνομιλίας.
Ομαλότερη συνεργασία
Το ίδιο έγγραφο μπορεί να εκτυπωθεί από τα μέλη της ομάδας από την πιο πρόσφατη έκδοση στο cloud. Αυτό μειώνει τον κίνδυνο εκτύπωσης μιας παλιάς έκδοσης.
Ευκολότερο για πολλαπλές συσκευές
Οι χρήστες δεν εξαρτώνται πλέον από έναν μόνο φορητό υπολογιστή. Εφόσον μπορείτε να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας στο cloud, μπορείτε να εκτυπώνετε από οποιαδήποτε συσκευή.
Δυνατότητα καλύτερου ελέγχου και ασφάλειας (εάν ρυθμιστεί σωστά)
Με τη διαχείριση εκτυπώσεων που βασίζεται στο cloud, οι εταιρείες μπορούν να επιβάλλουν πολιτικές πρόσβασης, έλεγχο ταυτότητας και αρχεία καταγραφής ελέγχου. Αυτό βοηθά στη συμμόρφωση και μειώνει τη διαρροή δεδομένων που προκαλείται από εκτυπωμένα έγγραφα που έχουν απομείνει στο δίσκο του εκτυπωτή.
Παραδείγματα Χρήσης σε Διάφορες Καταστάσεις
1. Ανάγκες σχολείου και πανεπιστημίου: Οι μαθητές εκτυπώνουν υλικό από το Google Drive χωρίς να χρειάζεται να μετακινούν αρχεία, ειδικά όταν τα αρχεία ενημερώνονται συχνά.
2. Μικρομεσαίες Επιχειρήσεις και καταστήματα: Εκτυπώστε τιμολόγια, ετικέτες αποστολής ή αναφορές αποθεμάτων από ένα σύστημα ταμείου που βασίζεται στο cloud απευθείας στον εκτυπωτή.
3. Επαγγελματικό γραφείο: Εκτυπώστε συμβάσεις ή προτάσεις από φακέλους έργων στο cloud, με ασφάλεια PIN για την αποτροπή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε έγγραφα.
4. Δημιουργική ομάδα: Εκτυπώστε δοκίμια σχεδίασης ή υλικά παρουσίασης από αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο cloud, διασφαλίζοντας ότι η εκτυπωμένη έκδοση είναι η τελική.
Πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν επιλέξετε ένα εργαλείο
Συμβατότητα οικοσυστήματος
Βεβαιωθείτε ότι ο εκτυπωτής ή η λύση εκτύπωσης που χρησιμοποιείτε υποστηρίζει τις υπηρεσίες cloud που χρησιμοποιείτε. Εάν η ομάδα σας βασίζεται στο Microsoft 365, για παράδειγμα, η υποστήριξη του OneDrive και του SharePoint θα είναι πιο σχετική.
Ασφάλεια Λογαριασμού και Δικτύου
Η εκτύπωση από το cloud σημαίνει ροή δεδομένων μέσω του διαδικτύου. Χρησιμοποιήστε ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης, ενεργοποιήστε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) όταν είναι διαθέσιμος και βεβαιωθείτε ότι το δίκτυο Wi-Fi του γραφείου σας χρησιμοποιεί ασφαλή κρυπτογράφηση.
Τέλη Συνδρομής και Μοντέλα
Ορισμένες λειτουργίες εκτύπωσης ή διαχείρισης εκτυπώσεων στο cloud απαιτούν συνδρομή. Λάβετε υπόψη το συνολικό κόστος: εκτυπωτής, μελάνι/τόνερ, συντήρηση και χρεώσεις πλατφόρμας, εάν υπάρχουν.
Αξιοπιστία σύνδεσης στο Διαδίκτυο
Εάν το διαδίκτυο δεν λειτουργεί, η εκτύπωση μπορεί να καθυστερήσει. Για γραφεία που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από την εκτύπωση, μια εφεδρική σύνδεση ή μια εφεδρική ρύθμιση (π.χ., τοπική εκτύπωση) μπορεί να αποτελέσει λύση.
Απόρρητο και Διατήρηση Δεδομένων
Δώστε προσοχή στις πολιτικές του προμηθευτή: εάν τα αρχεία αποθηκεύονται προσωρινά στους διακομιστές του, για πόσο χρονικό διάστημα και πώς εφαρμόζεται η κρυπτογράφηση. Αυτό είναι σημαντικό εάν εκτυπώνετε εμπιστευτικά έγγραφα.
Penutup
Τα εργαλεία εκτύπωσης στο cloud φέρνουν επανάσταση στον τρόπο που διαχειριζόμαστε τα έγγραφα. Από εκτυπωτές Wi-Fi για οικιακή χρήση έως συστήματα διαχείρισης εκτυπώσεων που βασίζονται στο cloud για επιχειρήσεις, όλα στοχεύουν στην απλοποίηση των ροών εργασίας, στην ενίσχυση της συνεργασίας και στην επιτάχυνση της ροής των εγγράφων. Με τα κατάλληλα εργαλεία, την κατάλληλη συμβατότητα με το οικοσύστημα και τις ισχυρές ρυθμίσεις ασφαλείας, η εκτύπωση στο cloud μπορεί να αποτελέσει μια σύγχρονη, αποτελεσματική λύση για ένα ευρύ φάσμα αναγκών.
Αν θέλετε, μπορώ να σας βοηθήσω να προσαρμόσετε αυτό το άρθρο σε ένα συγκεκριμένο κοινό (π.χ. φοιτητές, ΜΜΕ, μεγάλα γραφεία) ή να προσθέσω προτάσεις για τις ελάχιστες δυνατότητες που πρέπει να διαθέτει ένας εκτυπωτής με δυνατότητα cloud.
