Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Buchhaltungsmethode, die Erträge und Aufwendungen erst dann erfasst, wenn tatsächlich Geld eingeht oder ausgezahlt wird. Das bedeutet, dass Transaktionen erst dann verbucht werden, wenn Geldzu- und -abflüsse erfolgen, nicht erst, wenn Rechte und Pflichten entstehen. Diese Methode wird häufig von Kleinst-, Klein- und Mittelbetrieben (KKMU), bestimmten gemeinnützigen Organisationen und Unternehmen mit einfachen Geschäftstätigkeiten und ohne komplexe Kreditgeschäfte angewendet. In der Praxis gilt die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als leichter verständlich, da sie die tatsächliche Liquiditätslage zu einem bestimmten Zeitpunkt abbildet.
Definition und Grundprinzipien
Bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden Erträge erfasst, sobald das Unternehmen die Zahlung vom Kunden erhält. Verkauft ein Geschäft beispielsweise im Januar Waren, zahlt der Kunde aber erst im Februar, werden die Erträge im Februar verbucht. Entsprechend werden Aufwendungen erfasst, sobald das Geld bezahlt wird. Erhält ein Unternehmen eine Stromrechnung für März, zahlt aber erst im April, werden die Stromkosten im April verbucht.
Das Grundprinzip ist einfach: Ohne Bargeld keine Buchhaltung. Daher werden die resultierenden Finanzberichte stark vom Zeitpunkt der Zahlungseingänge und -ausgänge beeinflusst. Einerseits erleichtert diese Methode Unternehmern die Beurteilung der Liquidität – ob die liquiden Mittel zur Deckung kurzfristiger Verbindlichkeiten ausreichen. Andererseits spiegelt diese Methode die tatsächliche wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nicht genau wider, wenn viele Transaktionen auf Kredit erfolgen.
So funktioniert die tägliche Aufzeichnung
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung beginnt typischerweise mit einem Kassenbuch oder Bankkonto. Jede Einnahme wird als Ertrag und jede Ausgabe als Aufwand oder Anlagenkauf verbucht, je nach Art der Transaktion. Zum Beispiel:
1. Bareinnahmen aus Barverkäufen werden am Tag des Eingangs als Umsatzerlöse verbucht.
2. Bareinnahmen aus der Begleichung von Forderungen werden ebenfalls als Umsatzerlöse am Tag des Eingangs erfasst, auch wenn der Verkauf in der vorangegangenen Periode stattfand.
3. Zahlungen für Miete, Gehälter, Strom und Rohstoffe werden bei Zahlung als Aufwendungen erfasst.
4. Der Kauf von Anlagegütern wie Computern oder Maschinen wird bei der Auszahlung verbucht. In der Praxis erfassen manche Unternehmen diese Anschaffungen direkt als Ausgaben, obwohl sie buchhalterisch als Anlagegüter behandelt werden könnten.
Diese Methode wird häufig in Verbindung mit einfacher Buchführung – beispielsweise mithilfe einer Tabellenkalkulation – angewendet. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Transaktionsbelegen wie Quittungen, Bestellungen, Kontoauszügen und Einzahlungsbelegen.
Vorteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Diese Methode bietet mehrere Vorteile, die sie besonders in kleinen Unternehmen beliebt machen:
1. Einfach und leicht anzuwenden
Unternehmer müssen keine detaillierten Kenntnisse über periodengerechte Abgrenzungskonzepte wie Forderungen, Verbindlichkeiten oder Abschreibungen besitzen. Die Buchung basiert lediglich auf den tatsächlichen Zahlungseingängen und -ausgängen.
2. Geeignet für das Cashflow-Management
Da sich die gesamte Buchhaltung auf Bargeld konzentriert, helfen die daraus resultierenden Berichte Unternehmern, ihren verfügbaren Kassenbestand schnell zu ermitteln. Dies ist entscheidend für alltägliche Entscheidungen, wie beispielsweise den Materialeinkauf, die Gehaltszahlung oder die Betriebsplanung.
3. Geringere Verwaltungskosten
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfordert kein komplexes Buchhaltungssystem und reduziert somit die Kosten für Buchhaltungspersonal oder teure Software. Diese Effizienz ist ein erheblicher Vorteil für KMU.
4. Schätzungen minimieren
Bei der periodengerechten Gewinnermittlung beinhalten Konten häufig Schätzungen, beispielsweise für die Wertberichtigung zweifelhafter Forderungen oder aufgelaufene Aufwendungen. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung vermeidet viele dieser Schätzungen, da die Buchung erst erfolgt, wenn das Geld tatsächlich fließt.
Einschränkungen und Risiken
Die kassenbasierte Buchführung ist zwar praktisch, weist aber einige Schwächen auf, die berücksichtigt werden müssen:
1. Gibt die historische Leistung nicht korrekt wieder.
Da Einnahmen und Ausgaben vom Zeitpunkt der Zahlungen abhängen, können Gewinn und Verlust „verzerrt“ werden. Ein Unternehmen könnte in einem Monat einen hohen Gewinn erzielen, weil viele Kunden auf einmal bezahlt haben, obwohl die Umsätze tatsächlich in den Vormonaten erzielt wurden.
2. Berücksichtigt keine unbezahlten Verpflichtungen und Rechte
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst unbezahlte Verbindlichkeiten oder unbezahlte Forderungen nicht automatisch. Daher können Finanzberichte einen besseren Eindruck machen, als sie tatsächlich sind, wenn eine große Anzahl offener Rechnungen oder unbezahlter Kreditverkäufe vorliegt.
3. Für wachsende Unternehmen schwer zu handhaben.
Wenn ein Unternehmen zahlreiche Kreditgeschäfte tätigt, Warenbestände erwirbt oder Finanzierungen in Anspruch nimmt, reicht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht mehr aus. Investoren, Banken oder Dritte verlangen in der Regel Berichte, die ein umfassenderes Bild der finanziellen Lage zeichnen.
4. Nicht im Einklang mit bestimmten Berichtsstandards
In vielen Rechnungslegungsstandards, insbesondere für Unternehmen, die formale Jahresabschlüsse erstellen müssen, wird die periodengerechte Gewinnermittlung bevorzugt oder ist sogar vorgeschrieben. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird häufiger intern oder für Unternehmen mit geringer Komplexität angewendet.
Einfaches Beispiel für den Vergleich von Cash- und Periodenabgrenzungsrechnung
Beispielsweise hat ein Dienstleistungsunternehmen am 28. Dezember Arbeiten im Wert von 10.000.000 Rupiah abgeschlossen, der Kunde hat aber erst am 5. Januar bezahlt.
– Einnahmenüberschussrechnung: Am 5. Januar (nächstes Geschäftsjahr) werden Einnahmen in Höhe von 10.000.000 Rp. verbucht.
– Periodengerechte Gewinnermittlung: Ein Umsatz von 10.000.000 Rp wird am 28. Dezember erfasst, da die Dienstleistungen erbracht wurden, obwohl das Geld noch nicht eingegangen ist (erfasst als Forderung).
Dieses Beispiel zeigt, dass sich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung stärker auf die Zahlungsströme konzentriert, während sich die Periodenabgrenzungsrechnung auf den Zeitraum konzentriert, in dem die wirtschaftliche Aktivität stattfindet.
Wann ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EÜR) angemessen?
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung eignet sich für Unternehmen, die überwiegend bargeldbasiert und einfach aufgestellt sind. Beispiele hierfür sind kleine Imbissstände, Einzelhändler mit geringem Umsatz, Dienstleister im Haushalt oder Unternehmen, bei denen Kundenzahlungen stets direkt (bar oder per Überweisung) erfolgen. In diesen Fällen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausreichend, um die Betriebskosten zu ermitteln und den Finanzierungsbedarf zu planen.
Wenn ein Unternehmen jedoch auf Kredit verkauft, über einen großen Lagerbestand verfügt oder für Bankkreditanträge Berichte erstellen muss, ist die periodengerechte Gewinnermittlung oder eine Kombination aus Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und periodengerechter Gewinnermittlung (modifizierte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) möglicherweise besser geeignet. Viele Unternehmen beginnen aus Gründen der Einfachheit mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und wechseln dann zur periodengerechten Gewinnermittlung, wenn ihr Umfang und ihre Berichtspflichten steigen.
Bewährte Verfahren in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Um sicherzustellen, dass die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung weiterhin nützliche Informationen liefert, können folgende Praktiken angewendet werden:
1. Trennen Sie private und geschäftliche Gelder. Dies ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und objektivere Geschäftsentscheidungen zu ermöglichen.
2. Erfassen Sie Transaktionen täglich oder immer dann, wenn eine Transaktion anfällt. Regelmäßigkeit ist wichtiger, als abzuwarten, bis sich die Transaktionen anhäufen.
3. Führen Sie Ihre Transaktionsaufzeichnungen ordentlich. Banknoten und Kontoauszüge bilden die Grundlage für die Aufzeichnungen.
4. Führen Sie einen Bankabgleich durch. Gleichen Sie die Kassenbelege mit den Kontotransaktionen ab, um Fehler zu vermeiden.
5. Erstellen Sie eine monatliche Zusammenfassung. Berichten Sie mindestens über Einnahmen, Ausgaben und den Endsaldo, um Trends zu erkennen.
Abschluss
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Buchführungsmethode, die den tatsächlichen Geldfluss in den Vordergrund stellt: Erträge werden bei Zahlungseingang und Aufwendungen bei Zahlungsausgang erfasst. Diese Methode ist einfach, leicht umzusetzen und unterstützt kleine Unternehmen maßgeblich bei der Liquiditätsplanung. Allerdings hat die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung auch ihre Grenzen, insbesondere bei der Darstellung der periodenspezifischen wirtschaftlichen Leistung und der Erfassung bestehender Ansprüche und Verbindlichkeiten. Daher sollte die Wahl der Methode auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens, die Komplexität der Transaktionen und die Berichtsziele abgestimmt sein. Für viele KMU ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ein praktischer erster Schritt, bevor sie mit zunehmendem Unternehmenswachstum zur periodengerechten Gewinnermittlung übergehen.
