Alati s funkcijom direktnog štampanja iz oblaka
Razvoj cloud tehnologije nije samo promijenio način na koji pohranjujemo podatke, već i način na koji svakodnevno radimo s dokumentima. Dok je štampanje datoteka nekada uključivalo prebacivanje dokumenata na fleš disk, slanje putem e-pošte ili povezivanje kablova s računarom i štampačem, sada je taj proces postao mnogo praktičniji. Različiti uređaji s funkcijama direktnog štampanja iz oblaka omogućavaju korisnicima štampanje dokumenata s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme, sve dok su povezani na internet i imaju pristup štampaču koji podržava tu uslugu.
Ovaj članak razmatra šta je funkcija štampanja u oblaku, vrste alata koji je podržavaju, njene prednosti, primjere upotrebe u različitim potrebama i stvari koje treba uzeti u obzir prije njenog usvajanja.
Šta je direktno štampanje iz oblaka?
Cloud printanje je mogućnost slanja naredbi za printanje iz usluge ili aplikacije za pohranu u oblaku (npr. Google Drive, OneDrive, Dropbox ili aplikacija za upravljanje dokumentima) na mrežno povezani štampač. U praksi, korisnici jednostavno odaberu datoteku pohranjenu u oblaku, pritisnu dugme "Ispis", a zatim odaberu odredišni štampač. Dokument će biti odštampan bez potrebe da se prethodno preuzme datoteka na lokalni uređaj ili fizički poveže štampač sa računarom.
Ova tehnologija obično funkcioniše putem jedne od sljedećih shema:
1. Pametni štampači (štampači spremni za oblak) koji se mogu povezati na internet i primati zadatke štampanja putem službenih aplikacija ili usluga u oblaku.
2. Posrednička aplikacija (konektor) na računaru ili kancelarijskom serveru koja premošćuje obični štampač tako da može primati komande iz oblaka.
3. Usluge štampanja dobavljača (npr. one proizvođača štampača) koje upravljaju redovima čekanja za štampanje putem korisničkih računa i šifriranja.
Vrste uređaja koji podržavaju direktno štampanje iz oblaka
1. Wi-Fi štampač sa integracijom u oblak
Ovo je najpopularnija kategorija. Mnogi moderni štampači opremljeni su Wi-Fi vezom i pratećim aplikacijama (mobilnim/desktop) koje omogućavaju štampanje iz cloud servisa. Korisnici obično jednostavno povežu štampač na Wi-Fi mrežu, kreiraju račun dobavljača (ako je potrebno), a zatim ga upare s aplikacijom na svom telefonu ili laptopu.
Neki štampači čak imaju ekrane osjetljive na dodir koji vam omogućavaju da se direktno prijavite na određene usluge u oblaku, a zatim odaberete dokumente za štampanje bez ikakvih dodatnih uređaja. Ovo je posebno korisno u malim kancelarijama ili dijeljenim radnim prostorima.
2. Multifunkcionalni štampač (MFP) za kancelariju
Multifunkcionalni uređaji obično imaju sveobuhvatnije funkcije: štampanje, skeniranje, kopiranje i faksiranje. Na uređajima kancelarijske klase, štampanje u oblaku je često integrirano sa sistemima za upravljanje korisnicima, postavkama pristupa zasnovanim na ulogama i autentifikacijom (PIN, pristupna kartica ili prijava na račun). Ovo je ključno za preduzeća jer štampanje često uključuje osjetljive dokumente kao što su ugovori, finansijski izvještaji ili podaci o kupcima.
Pored štampanja, MFP-ovi često mogu i skenirati u oblak, što znači skeniranje fizičkih dokumenata i njihovo direktno otpremanje u određenu mapu u oblaku. Kombinacija "skeniranja u oblak" i "štampanja iz oblaka" čini ove uređaje efikasnim radnim alatima za hibridne tokove dokumenata (kombinacija fizičkog i digitalnog).
3. Mobilna aplikacija za printanje u oblaku
Mnogi korisnici sve češće rade na svojim pametnim telefonima. Stoga su mobilne aplikacije postale neophodni alati za direktno štampanje iz oblaka. Ove aplikacije se obično povezuju sa uslugama u oblaku i mrežnim štampačima, omogućavajući korisnicima štampanje dokumenata, fotografija ili e-poruka u samo nekoliko koraka.
Prednost je fleksibilnost: možete štampati sa telefona dok ste u pokretu, od kuće za školske potrebe vašeg djeteta ili iz sale za sastanke kada vam iznenada zatreba štampana kopija materijala za prezentaciju.
4. Sistem za upravljanje štampanjem u oblaku
U poslovnom okruženju, alati koji se koriste nisu samo štampači i njihove aplikacije, već i platforme za upravljanje štampanjem. Ovi sistemi regulišu ko može štampati, koliko kvote se koristi, kako se aktivnosti evidentiraju i kako se sprovode sigurnosne politike. Sa cloud modelom, IT timovi mogu upravljati uređajima i redovima čekanja za štampanje bez potrebe za stalnim konfigurisanjem lokalnih servera.
Takva rješenja obično pružaju:
– Administratorska ploča bazirana na webu
– Integracija korisnika sa uslugama direktorija/SSO
– Izvještavanje o korištenju
– funkcija „sigurnog otpuštanja štampanja“ (novi dokumenti se štampaju nakon što se korisnik autentifikuje na štampaču)
– Politike uštede troškova, na primjer ograničenja štampanja u boji
5. Usluge kioska ili štampanja u oblaku
Na nekim lokacijama (univerziteti, coworking prostori, biblioteke), korisnici mogu štampati iz oblaka putem kioska ili web portala. Ovo funkcioniše: korisnici otpremaju datoteke ili odabiru datoteke sa svog cloud računa, plaćaju (ako je potrebno), a zatim ih štampaju na dostupnom štampaču. Ova vrsta uređaja je idealna za javna okruženja koja zahtijevaju jednostavan pristup i kontrolu.
Ključne prednosti štampanja direktno iz oblaka
Praktično i štedi vrijeme
Nema potrebe za premještanjem datoteka na fleš disk ili ručnom sinhronizacijom. Proces je brži, posebno za timove koji često rade s revizijama dokumenata.
Podrška za rad na daljinu
Ova funkcija je posebno korisna za udaljene radnike ili distribuirane timove. Na primjer, menadžeri mogu slati dokumente pohranjene u oblaku na ispis u sjedištu bez potrebe za slanjem datoteka putem zasebnog chata.
Glatka saradnja
Članovi tima mogu ispisati isti dokument iz najnovije verzije u oblaku. Ovo smanjuje rizik od ispisa zastarjele verzije.
Lakše za više uređaja
Korisnici više nisu ovisni o jednom laptopu. Sve dok se možete prijaviti na svoj cloud račun, možete ispisivati s bilo kojeg uređaja.
Potencijal za bolju kontrolu i sigurnost (ako se pravilno podesi)
Pomoću upravljanja štampanjem u oblaku, kompanije mogu provoditi politike pristupa, autentifikaciju i evidenciju revizije. Ovo pomaže u usklađivanju s propisima i smanjuje curenje podataka uzrokovano ostavljenim odštampanim dokumentima u ladici štampača.
Primjeri upotrebe u različitim situacijama
1. Potrebe škola i fakulteta: Učenici štampaju materijale sa Google Drive-a bez potrebe za premeštanjem datoteka, posebno kada se datoteke često ažuriraju.
2. Mikro, mala i srednja preduzeća i trgovine: Štampajte fakture, etikete za otpremu ili izvještaje o zalihama iz blagajničkog sistema zasnovanog na oblaku direktno na štampač.
3. Profesionalna kancelarija: Štampajte ugovore ili predloge iz fascikli projekata u oblaku, sa PIN sigurnošću kako biste sprečili neovlašćeni pristup dokumentima.
4. Kreativni tim: Ispis probnih otisaka ili prezentacijskih materijala iz datoteka pohranjenih u oblaku, osiguravajući da je ispisana verzija konačna verzija.
Stvari koje treba uzeti u obzir prije odabira alata
Kompatibilnost ekosistema
Provjerite da vaš štampač ili rješenje za štampanje podržava usluge u oblaku koje koristite. Ako je vaš tim zasnovan na Microsoft 365, na primjer, podrška za OneDrive i SharePoint će biti relevantnija.
Sigurnost računa i mreže
Štampanje iz oblaka znači da podaci teku preko interneta. Koristite jake lozinke, omogućite dvofaktorsku autentifikaciju (2FA) kada je dostupna i osigurajte da vaša kancelarijska Wi-Fi mreža koristi sigurnu enkripciju.
Pretplatničke naknade i modeli
Neke funkcije štampanja u oblaku ili upravljanja štampanjem zahtijevaju pretplatu. Uzmite u obzir ukupne troškove: štampač, tintu/toner, održavanje i naknade za platformu, ako je primjenjivo.
Pouzdanost internet veze
Ako je internet u kvaru, štampanje može kasniti. Za kancelarije koje se u velikoj mjeri oslanjaju na štampanje, rješenje može biti rezervna veza ili rezervna postavka (npr. lokalno štampanje).
Privatnost i zadržavanje podataka
Obratite pažnju na politike dobavljača: da li se datoteke privremeno čuvaju na njihovim serverima, koliko dugo i kako je implementirano šifriranje. Ovo je važno ako štampate povjerljive dokumente.
Zatvaranje
Alati za cloud print revolucioniraju način na koji upravljamo dokumentima. Od Wi-Fi štampača za kućnu upotrebu do sistema za upravljanje printanjem zasnovanih na oblaku za preduzeća, svi oni imaju za cilj pojednostavljenje radnih procesa, poboljšanje saradnje i ubrzanje protoka dokumenata. Uz prave alate, odgovarajuću kompatibilnost ekosistema i robusne sigurnosne postavke, cloud print može biti moderno i efikasno rješenje za širok spektar potreba.
Ako želite, mogu vam pomoći prilagoditi ovaj članak određenoj ciljnoj grupi (npr. studentima, malim i srednjim preduzećima, velikim kancelarijama) ili dodati preporuke za minimalne funkcije koje bi štampač spreman za oblak trebao imati.
