Стъпки за проектиране на фирмени политики
Фирмените политики са „правилата на играта“, които ръководят поведението, методите на работа и вземането на решения в рамките на една организация. Добрите политики помагат на компаниите да работят последователно, да намалят риска, да подобрят спазването на законовите изисквания и да гарантират, че всеки служител разбира очакваните стандарти. Без ясни политики компаниите са склонни към вътрешни конфликти, припокриване на правомощия и намалена производителност поради ad hoc решения. Следователно, проектирането на фирмени политики е повече от просто писане на документ; процесът трябва да бъде структуриран, да включва заинтересованите страни и да е съобразен с бизнес стратегията.
Следват стъпките за разработване на ефективна фирмена политика, от идентифициране на нуждите до прилагането и оценката.
1. Разберете бизнес целите и ценностите на компанията
Първата стъпка е да се гарантира, че въведените политики подкрепят посоката на компанията. Запитайте се: Какви са стратегическите цели на компанията за тази година и следващите няколко години? Например, компания, фокусирана върху разширяване на пазара, се нуждае от политики, които подкрепят мащабируемостта, стандартите за обслужване и контрола на качеството. В същото време компаниите, опериращи в силно регулирани индустрии, като финанси или здравеопазване, трябва да дадат приоритет на съответствието и управлението на риска.
В допълнение към стратегията, ценностите на компанията трябва да бъдат отразени и в политиките. Ако една компания поддържа почтеност, тогава политиките за борба с измамите, конфликта на интереси и подаването на сигнали за нередности трябва да бъдат строги. Ако безопасността е приоритет, политиката за здравословни и безопасни условия на труд (ЗБУТ) трябва да бъде конкретна оперативна рамка, а не просто формалност.
2. Определете нуждите на политиката и приоритетните области
Не е необходимо всичко да се решава наведнъж. Направете списък с областите, които най-много се нуждаят от писмени насоки. Обикновено приоритетните области включват:
– Човешки ресурси: набиране на персонал, работно време, отпуски, дисциплинарни мерки, оценки на представянето, използване на съоръженията на компанията и политики срещу тормоз.
– Операции: стандарти за обслужване, основни работни процедури, обществени поръчки, управление на активите и контрол на качеството.
– Финанси: оторизация на разходи, възстановяване на разходи, контрол на паричните средства, вътрешен одит.
– Информационни технологии: сигурност на данните, използване на имейл и устройства, достъп до системата, архивиране на данни.
– Съответствие и етика: конфликт на интереси, бакшиши, етичен кодекс, подаване на сигнали за нередности.
– K3 и сигурност: протоколи за безопасност, справяне с инциденти, извънредни ситуации.
Приоритизирайте политиките с голямо въздействие: тези, свързани с правни рискове, финансови рискове, безопасност и репутация на компанията.
3. Събиране на данни, разпоредби и най-добри практики
Ефективните политики трябва да са базирани на факти и да са в съответствие. На този етап съберете:
– Съответни правителствени разпоредби (трудова заетост, защита на данните, данъчно облагане, индустриални стандарти и др.).
– Договори и споразумения с клиенти/партньори, които имат определени задължения (напр. поверителност и SLA).
– Текущи фирмени практики, включително „навици“, които вече са въведени, но все още не са документирани.
– Референтни показатели или най-добри практики от индустрията, особено за сложни области като информационна сигурност или борба с подкупите.
Ако е необходимо, включете правен консултант или консултант по съответствие, за да се уверите, че няма членове, които биха могли да противоречат на закона.
4. Определете обхвата, дефиницията и структурата на политиката
Преди да пишете, ясно дефинирайте за кого се прилага тази политика, кога и при какви условия. Неясният обхват прави политиката трудна за прилагане.
Обикновено добрите политики имат стандартна структура за по-лесна четливост и последователност, например:
1. Заглавие на полицата
2. Цел (защо е създадена политиката)
3. Обхват (кой е обвързан)
4. Дефиниция на термини (за да се избегнат многобройни тълкувания)
5. Основни условия/правила
6. Роли и отговорности (кой какво прави)
7. Свързани процедури (ако има производни стандартни оперативни процедури)
8. Санкции/последици (за нарушения)
9. Справочни документи (закони, стандарти, формуляри)
10. Дата на влизане в сила и цикъл на преглед
Последователността на формата улеснява служителите да намират информация и улеснява вътрешните одити.
5. Изготвяйте политики, използвайки ясен и приложим език.
Често срещана грешка в политиките на компанията е използването на език, който е твърде „легалистичен“, което го прави труден за разбиране. В идеалния случай политиките трябва да използват прост, директен език, който може да се прилага в ежедневни ситуации.
Някои принципи на писане:
– Използвайте кратки и активни изречения.
– Избягвайте двусмислени термини като „според необходимостта“ или „според условията“ без критерии.
– Включете кратък пример, ако темата е потенциално отворена за тълкуване, например пример за конфликт на интереси или форма на поверителни данни.
– Правете разлика между политики (правила) и процедури (методи). Политиките посочват „какво“ и „защо“, докато процедурите обясняват „как“.
Ако политиката е дълга, използвайте подзаглавия, точки с водещи символи и кратки таблици, за да я улесните за разглеждане.
6. Включете заинтересованите страни за принос
Политиките, създадени изолирано, често се провалят при прилагането им, защото не съответстват на оперативните реалности. Затова е необходимо да се проведе междуфункционален преглед. Включете страни като:
– Човешки ресурси за политиките по заетостта
– Правни/съответствие с нормативните изисквания за правни аспекти
– Финанси за разходни политики и контрол
– ИТ за информационна сигурност
– Ръководител операции за съответствие на работния процес
– Представителство на прекия ръководител/служител за участие в практическите дейности
Този етап има за цел да идентифицира потенциални проблеми на ранен етап: дали политиката може да бъде приложена, дали има прекомерна административна тежест, дали има конфликт с други политики и дали санкциите са пропорционални.
7. Разработете механизми за одобрение и валидиране
След като бъдат преразгледани, политиките трябва да бъдат официално одобрени от упълномощен орган, като например Съвета на директорите, Главния изпълнителен директор или Комитета по политики/съответствие. Също така, определете нивото на оторизация: стратегическите политики обикновено се одобряват от Съвета на директорите, докато оперативните стандартни оперативни процедури (СОП) могат да бъдат одобрени от ръководителите на отдели, но те все пак трябва да са в съответствие с основната политика.
Завереният документ трябва да съдържа:
– номер и версия на документа
– дата на влизане в сила
– отговорен собственик на полицата
– история на редакциите (дневник на промените)
Това е важно, за да се предотврати разпространението на стари версии и да се улесни доказването по време на одити.
8. Социализация и обучение (не само изпращане на имейли)
Политиките не се разбират автоматично само защото са публикувани в интранета. Планирайте работа с обществеността въз основа на нивото на риск:
– За ключови политики (борба с подкупите, сигурност на данните, здравословни и безопасни условия на труд) провеждайте задължително обучение и кратки тестове.
– За рутинни политики това може да бъде под формата на брифинг, кратък плакат или ръководство от една страница.
– Осигурете запознаване на новите служители с основните политики по време на адаптацията им.
Включете механизъм или декларация за „потвърждение“, че сте прочели и разбрали, особено за политики, които имат потенциални правни последици.
9. Прилагане: интегриране на политиките в работните процеси
Политиките ще бъдат ефективни, ако са „вградени“ в системата. Например:
– Политиките за разходи трябва да бъдат свързани с процеса на одобрение във финансовото приложение.
– Политиките за достъп до данни трябва да бъдат свързани със система за контрол на достъпа, базирана на роли.
– Дисциплинарните политики трябва да бъдат свързани с процедурите за разследване на човешките ресурси и документирането на нарушенията.
Също така определете кой следи за спазването на изискванията, как се извършва отчитането и какви показатели се използват за измерване на изпълнението.
10. Мониторинг, оценка и периодични подобрения
Бизнес средата се променя: нови регулации, хибридни модели на работа, киберзаплахи или промени в организационната структура. Следователно, политиките трябва да се преразглеждат периодично, например на всеки 12 месеца или когато настъпят големи промени.
Извършете оценка въз основа на:
– констатации от вътрешния/външния одит
– инциденти и случаи на нарушения
– обратна връзка от служителите и мениджърите
– ефективност на процеса (дали е твърде сложен или неуместен)
Ревизираната политика трябва да бъде ресоциализирана, обозначена с нова версия, а старата версия да бъде изтеглена от обращение.
Затваряне
Проектирането на фирмени политики е стратегически процес, който съчетава бизнес визия, спазване на законовите изисквания и оперативни реалности. Една добра политика не е просто официален документ, а инструмент за изграждане на последователна, безопасна и продуктивна работна култура. Със структурирани стъпки – от разбиране на целите, определяне на приоритети, разработване на ясни проекти, ангажиране на заинтересованите страни и провеждане на редовен мониторинг – компаниите могат да постигнат политики, които наистина се използват, разбират и имат реално въздействие върху организационното представяне.
Ако желаете, мога да ви помогна да създадете примерен шаблон за фирмена политика (напр. политика за отпуски, политика за използване на ИТ устройства или кодекс за поведение), съобразен с вашата индустрия и размера на компанията.
