Як скласці простую фінансавую справаздачу
Фінансавыя справаздачы часта здаюцца складанымі, але для малога бізнесу, арганізацый або кіравання асабістымі фінансамі можна стварыць спрошчаную версію, якая ўсё яшчэ будзе акуратнай і карыснай. З дапамогай простай фінансавай справаздачы вы можаце вызначыць сваё фінансавае здароўе, прыбытак і адкуль паступаюць і сыходзяць вашы грошы. Гэты артыкул крок за крокам раскажа вам, як стварыць простую і лёгкую ў рэалізацыі фінансавую справаздачу.
1. Зразумейце мэту фінансавых справаздач
Перш чым пачаць, вызначце мэту стварэння справаздачы. Ці гэта праверка прыбытку і страт вашага бізнесу, кіраванне грашовымі патокамі, справаздачнасць перад інвестарамі ці проста маніторынг штомесячных выдаткаў? Гэтая мэта вызначыць дэталі неабходнай вам інфармацыі. У простай справаздачы асноўная ўвага, як правіла, будзе нададзена:
- Рэгулярна запісвайце даходы і выдаткі
– Ведайце баланс вашых грашовых сродкаў або баланс вашага рахунку
– Разлічыць прыбытак/страту за пэўны перыяд
– Праглядзіце пазіцыі актываў і запазычанасці ў зводным выглядзе
Выразныя мэты дапамогуць вам быць паслядоўнымі і не дапусціць, каб вашы справаздачы сталі занадта складанымі.
2. Падрыхтуйце перыяд запісу і носьбіты інфармацыі
Наступны крок — вызначыць справаздачны перыяд. Справаздачы звычайна штомесячныя, але могуць быць і штотыднёвымі (для бізнесу з вялікай колькасцю транзакцый) або штогадовымі (для буйных выкладаў). Для пачаткоўцаў штомесячная справаздача ідэальна падыходзіць, бо яна падрабязная, але не занадта патрабавальная.
Пасля гэтага абярыце носьбіт запісу:
– Сшытак/бухгалтарская кніга: падыходзіць для тых, хто ўмее пісаць уручную
– Microsoft Excel/Google Табліцы: найбольш гнуткія і простыя ў аўтаматычным разліку
– Простае бухгалтарскае прыкладанне: падыходзіць, калі колькасць транзакцый пачынае павялічвацца
Калі вы толькі пачынаеце, выкарыстоўвайце электронную табліцу, бо вы можаце ствараць шаблоны і выкарыстоўваць іх зноў і зноў.
3. Збор дадзеных аб транзакцыях
Добрая справаздача будуецца на поўных дадзеных. Збярыце ўсе доказы транзакцый, такія як:
– Даведкі аб продажах і пакупках
– Пацвярджэнне пераводу або пераводу рахунку
– Квітанцыя аб аплаце
– Дэбіторская/крэдыторская запазычанасць
– Пацверджанне эксплуатацыйных выдаткаў (электрычнасць, інтэрнэт, арэнда, заработная плата і г.д.)
Вазьміце за звычку весці ўлік штодзённых транзакцый, бо выкарыстанне толькі памяці часта прыводзіць да памылак. Па магчымасці, асобна вядзіце асабістыя і бізнес-рахункі для больш дакладнага вядзення ўліку.
4. Вядзіце ўлік даходаў і выдаткаў
Гэта аснова простай фінансавай справаздачнасці. Стварыце табліцу са слупкамі, падобнымі да наступных:
- Дата
– Падрабязнасці транзакцыі
– Катэгорыя (напрыклад: продажы, сыравіна, транспарт, заработная плата)
– Даход (рупій)
– Выдаткі (Rp)
– Спосаб аплаты (наяўныя/перавод/электронны кашалёк)
– Баланс (неабавязкова, але вельмі карысна)
Кожны раз, калі адбываецца транзакцыя, неадкладна запісвайце яе. Напрыклад:
– 3 студзеня: продаж прадукцыі ў памеры 500 000 рупій (даход)
– 4 студзеня: закупка сыравіны. 200 000 рупій (выдаткі).
З гэтых запісаў у вас ужо ёсць агульнае ўяўленне: колькі грошай паступае, колькі грошай сыходзіць і розніца.
5. Групаванне транзакцый па катэгорыях
Каб справаздачы былі больш змястоўнымі, транзакцыі трэба групаваць. Без катэгорый вы будзеце бачыць толькі вялікія лічбы, не разумеючы іх крыніцы. Прыклады катэгорый даходу:
– Продажы прадуктаў/паслуг
– Іншыя даходы (камісія, арэндная плата, бонусы)
Прыклады катэгорый выдаткаў:
– Сыравіна/матэрыялы
– Эксплуатацыйныя выдаткі (электрычнасць, вада, інтэрнэт)
– Транспарт і дастаўка
– Заробак/працоўныя выдаткі
– Маркетынг/рэклама
- Арэнда
– Тэхнічнае абслугоўванне/абсталяванне
– Падаткі і адміністраванне
Катэгорыі дапамагаюць ацаніць, якія выдаткі найбольшыя і ці ёсць на чым зэканоміць.
6. Падрыхтуйце простую справаздачу аб прыбытках і стратах
Справаздача аб прыбытках і стратах паказвае вашы фінансавыя вынікі за пэўны перыяд: ці атрымалі вы прыбытак, ці страту. Найпрасцейшы фармат:
Даход – Выдаткі = Прыбытак/Страта
Прыклад фармату:
1. Агульны даход
– Продажы: 120 000 000 рупій
– Іншыя даходы: 200 000 індонезійскіх рупій
Агульны даход: 10 500 000 рупій
2. Агульная нагрузка
– Сыравіна: 4 000 000 рупій
– Аперацыйныя выдаткі: 1 500 000 рупій
– Транспарт: 800 000 рупій
– Маркетынг: 700 000 рупій
Агульныя выдаткі: 13 500 000 рупій
3. Чысты прыбытак
10 500 000 IDR – 7 000 000 IDR = 3 500 000 IDR
Калі вынік адмоўны, гэта азначае страту. Гэтая справаздача мае вырашальнае значэнне для ацэнкі таго, ці варта працягваць ваш бізнес, ці трэба павышаць цэны, ці скарачаць выдаткі.
7. Стварэнне простай справаздачы аб руху грашовых сродкаў
Прыбытак не абавязкова азначае наяўнасць грашовых сродкаў. Вы можаце зарэгістраваць продаж, але пакупнік яшчэ не заплаціў. Такім чынам, справаздача аб руху грашовых сродкаў адсочвае фактычнае паступленне і выдатак грашовых сродкаў.
Падзяліце на тры простыя часткі:
1. Зняцце наяўных
– Чэкі ад продажу за наяўныя грошы
– Урэгуляванне дэбіторскай запазычанасці
– Іншыя атрыманыя даходы
2. Зняцце наяўных
– Закупка тавараў/матэрыялаў
– Аплата звычайных збораў
– Аплата запазычанасці
3. Пачатковы баланс + Розніца ў грашовых сродках = Канчатковы баланс
Напрыклад:
– Пачатковы баланс грашовых сродкаў: 2 000 000 індонезійскіх рупій
– Агульны прыток грашовых сродкаў: 8 000 000 рупій
– Агульная сума зняцця: 7 500 000 рупій
– Канчатковы баланс грашовых сродкаў: 2 500 000 рупій
З дапамогай грашовага патоку вы можаце ацаніць, калі вам трэба павялічыць капітал або стрымаць выдаткі.
8. Падрыхтуйце просты баланс (неабавязкова, але рэкамендуецца)
Баланс паказвае фінансавае становішча на пэўную дату. Для спрошчанага апісання проста падсумуйце:
– Актывы (чым вы валодаеце): грашовыя сродкі, баланс банкаўскага рахунку, інвентар, абсталяванне
– Абавязацельствы/Даўгі (тое, што вы павінны): даўгі пастаўшчыкам, пазыкі
– Капітал/Уласны капітал (розніца паміж актывамі і пасівамі)
Формула:
Актывы = Абавязацельствы + Уласны капітал
прыклад:
– Актывы: грашовыя сродкі 2 500 000 рупій, запасы 3 000 000 рупій, абсталяванне 4 000 000 рупій → усяго 9 500 000 рупій
– Запазычанасць: 2 000 000 рупій
– Капітал: 7 500 000 рупій
Баланс дапамагае ўбачыць чысты капітал і стабільнасць бізнесу.
9. Праверка адпаведнасці і пазбяганне распаўсюджаных памылак
Некаторыя распаўсюджаныя памылкі пры стварэнні простых справаздач:
– Не фіксацыя дробных транзакцый (нават калі яны часта здараюцца, то сума вялікая)
- Змешванне асабістых і бізнес-грошак
– Не захоўванне пацверджанняў транзакцый
– Няправільная катэгорыя (напрыклад, асабістыя выдаткі ўключаны ў бізнес-выдаткі)
– Не рэгулярна падаваць справаздачы, таму яны назапашваюцца, і вы забываеце падрабязнасці.
Рашэнне: дысцыпліна ў штодзённым нататкаванні, штотыднёвых падсумаваннях і штомесячных ацэнках.
10. Высновы і планы дзеянняў
Фінансавыя справаздачы — гэта не проста запісы, а інструменты прыняцця рашэнняў. Пасля завяршэння справаздачы зрабіце выснову:
— Гэты месяц прыбытковы ці стратны?
— Дзе найбольшыя выдаткі?
— Ці хопіць грошай на наступны месяц?
— Патрэбна павялічыць продажы або знізіць выдаткі?
Зыходзячы з гэтага, распрацуйце просты план дзеянняў, напрыклад, зніжэнне выдаткаў на дастаўку, павелічэнне колькасці рэкламных акцый на найбольш эфектыўных каналах або паскарэнне спагнання дэбіторскай запазычанасці.
Закрыццё
Стварэнне простай фінансавай справаздачы па сутнасці пачынаецца з паслядоўнага ўліку аперацый. З вашых запісаў аб даходах і выдатках вы можаце стварыць справаздачу аб прыбытках і стратах, справаздачу аб руху грашовых сродкаў і, калі магчыма, просты баланс. Нягледзячы на тое, што гэтыя справаздачы здаюцца простымі, іх дастаткова, каб дапамагчы вам зразумець сваё фінансавае становішча, прымаць лепшыя рашэнні і падтрымліваць фінансавае здароўе як вашага бізнесу, так і асабістага жыцця.
Пры жаданні я магу стварыць шаблон Google Sheets/Excel (фармат табліцы даходаў і выдаткаў, справаздачы аб прыбытках і стратах, а таксама аб руху грашовых сродкаў), які вы зможаце проста запаўняць у адпаведнасці са сваімі штодзённымі аперацыямі.
