Şirkət Siyasətlərinin Dizaynı üçün Addımlar
Şirkət siyasətləri, təşkilat daxilində davranışı, iş metodlarını və qərar qəbuletməni istiqamətləndirən "oyun qaydaları"dır. Yaxşı siyasətlər şirkətlərə ardıcıl fəaliyyət göstərməyə, riskləri azaltmağa, qanuni uyğunluğu yaxşılaşdırmağa və hər bir işçinin gözlənilən standartları başa düşməsini təmin etməyə kömək edir. Aydın siyasətlər olmadan şirkətlər daxili münaqişələrə, üst-üstə düşən səlahiyyətlərə və ad hoc qərarlar səbəbindən məhsuldarlığın azalmasına meyllidirlər. Buna görə də, şirkət siyasətlərinin hazırlanması sadəcə sənəd yazmaqdan daha çox şeydir; proses strukturlaşdırılmalı, maraqlı tərəfləri cəlb etməli və biznes strategiyası ilə uyğunlaşdırılmalıdır.
Ehtiyacların müəyyən edilməsindən tutmuş tətbiq və qiymətləndirməyə qədər effektiv bir şirkət siyasətinin hazırlanması üçün addımlar aşağıda verilmişdir.
1. Şirkətin biznes məqsədlərini və dəyərlərini anlayın
İlk addım, mövcud siyasətlərin şirkətin istiqamətini dəstəkləməsini təmin etməkdir. Sual verin: Şirkətin bu il və növbəti bir neçə il üçün strateji hədəfləri nələrdir? Məsələn, bazarın genişlənməsinə yönəlmiş bir şirkətin miqyaslılığı, xidmət standartlarını və keyfiyyətə nəzarəti dəstəkləyən siyasətlərə ehtiyacı var. Bu arada, maliyyə və ya səhiyyə kimi yüksək səviyyədə tənzimlənən sahələrdə fəaliyyət göstərən şirkətlər uyğunluq və risklərin idarə edilməsinə üstünlük verməlidirlər.
Strategiyadan əlavə, şirkət dəyərləri də siyasətlərdə öz əksini tapmalıdır. Əgər şirkət dürüstlüyü dəstəkləyirsə, fırıldaqçılığa, maraqların toqquşmasına və ifşa siyasətləri güclü olmalıdır. Təhlükəsizlik prioritetdirsə, Əməyin Təhlükəsizliyi və Sağlamlığı (ƏT) siyasəti sadəcə formallıq deyil, konkret əməliyyat çərçivəsi olmalıdır.
2. Siyasət ehtiyaclarını və prioritet sahələri müəyyən edin
Hər şeyi birdən həll etmək lazım deyil. Yazılı təlimatlara ən çox ehtiyac duyulan sahələrin siyahısını tərtib edin. Adətən, prioritet sahələrə aşağıdakılar daxildir:
– İnsan Resursları: işə qəbul, iş saatları, məzuniyyət, intizam tədbirləri, fəaliyyətin qiymətləndirilməsi, şirkət imkanlarından istifadə və təqib əleyhinə siyasətlər.
– Əməliyyatlar: xidmət standartları, əsas iş prosedurları, satınalmalar, aktivlərin idarə edilməsi və keyfiyyətə nəzarət.
– Maliyyə: xərclərə icazə, geri ödəmə, nağd pula nəzarət, daxili audit.
– İnformasiya texnologiyaları: məlumatların təhlükəsizliyi, e-poçt və cihaz istifadəsi, sistemə giriş, məlumatların ehtiyat nüsxəsi.
– Uyğunluq və etika: maraqların toqquşması, mükafatlar, etika kodeksi, ifşaetmə.
– K3 və təhlükəsizlik: təhlükəsizlik protokolları, hadisələrin idarə olunması, fövqəladə hallar.
Yüksək təsirli siyasətlərə üstünlük verin: hüquqi risklər, maliyyə riskləri, təhlükəsizlik və şirkətin nüfuzu ilə əlaqəli siyasətlər.
3. Məlumatların, qaydaların və ən yaxşı təcrübələrin toplanması
Effektiv siyasətlər faktlara əsaslanmalı və uyğun olmalıdır. Bu mərhələdə aşağıdakıları toplayın:
– Müvafiq dövlət qaydaları (məşğulluq, məlumatların qorunması, vergitutma, sənaye standartları və s.).
– Müəyyən öhdəlikləri (məsələn, məxfilik və SLA) olan müştərilər/tərəfdaşlarla bağlanan müqavilələr və razılaşmalar.
– Artıq mövcud olan, lakin hələ sənədləşdirilməmiş “vərdişlər” də daxil olmaqla, mövcud şirkət təcrübələri.
– Xüsusilə informasiya təhlükəsizliyi və ya rüşvətxorluğa qarşı mübarizə kimi mürəkkəb sahələr üçün sənayenin etalonları və ya ən yaxşı təcrübələri.
Lazım gələrsə, qanunla potensial olaraq ziddiyyət təşkil edə biləcək heç bir maddənin olmadığından əmin olmaq üçün hüquq və ya uyğunluq üzrə məsləhətçi cəlb edin.
4. Siyasətin əhatə dairəsini, tərifini və strukturunu müəyyənləşdirin
Yazmazdan əvvəl, bu siyasətin kimə, nə vaxt və hansı şərtlər altında tətbiq olunduğunu dəqiq müəyyənləşdirin. Qeyri-müəyyən əhatə dairəsi siyasətin tətbiqini çətinləşdirir.
Ümumiyyətlə, yaxşı siyasətlər oxunaqlılıq və ardıcıllıq üçün standart bir quruluşa malikdir, məsələn:
1. Siyasətin adı
2. Məqsəd (siyasətin niyə yaradıldığı)
3. Əhatə dairəsi (kim bağlıdır)
4. Terminlərin tərifi (çoxlu şərhlərdən qaçınmaq üçün)
5. Əsas şərtlər/qaydalar
6. Rollar və məsuliyyətlər (kim nə edir)
7. Əlaqəli prosedurlar (törəmə SOP-lar varsa)
8. Sanksiyalar/nəticələr (pozuntulara görə)
9. İstinad sənədləri (qanunlar, standartlar, formalar)
10. Qüvvəyə minmə tarixi və baxış dövrü
Format ardıcıllığı işçilərin məlumat tapmasını asanlaşdırır və daxili auditləri asanlaşdırır.
5. Aydın və tətbiq olunan dildən istifadə edərək siyasətlər hazırlayın.
Şirkət siyasətlərində tez-tez rast gəlinən səhvlərdən biri həddindən artıq "qanuni" dildir və bu da onu başa düşməyi çətinləşdirir. İdeal olaraq, siyasətlər gündəlik vəziyyətlərə tətbiq oluna bilən sadə, birbaşa dildən istifadə etməlidir.
Bəzi yazı prinsipləri:
– Aktiv və qısa cümlələrdən istifadə edin.
– Meyar olmadan “lazım olduqda” və ya “şərtlərə uyğun olaraq” kimi qeyri-müəyyən terminlərdən çəkinin.
– Mövzu potensial olaraq şərh oluna bilərsə, qısa bir nümunə, məsələn, maraqların toqquşması və ya məxfi məlumatların bir forması daxil edin.
– Siyasətlər (qaydalar) və prosedurlar (metodlar) arasında fərq qoyun. Siyasətlər “nə” və “niyə”ni bildirir, prosedurlar isə “necə”ni izah edir.
Əgər siyasət uzundursa, onu asanlıqla skan etmək üçün alt başlıqlardan, işarə nöqtələrindən və qısa cədvəllərdən istifadə edin.
6. Maraqlı tərəfləri rəy bildirmək üçün cəlb edin
Təcrid olunmuş şəkildə yaradılan siyasətlər, əməliyyat reallıqları ilə uyğun gəlmədiyi üçün tətbiq edildikdə çox vaxt uğursuz olur. Buna görə də, funksionallararası araşdırma aparın. Aşağıdakı kimi tərəfləri cəlb edin:
– Məşğulluq siyasəti üçün HR
– Hüquqi aspektlər üçün hüquqi/uyğunluq
– Xərc siyasəti və nəzarəti üçün maliyyə
– İnformasiya təhlükəsizliyi üçün İT
– İş prosesinə uyğunluq üzrə əməliyyat rəhbəri
– Sahə təcrübəsi üçün xətt menecerinin/işçinin təmsilçiliyi
Bu mərhələ potensial problemləri erkən mərhələdə müəyyən etməyi hədəfləyir: siyasətin tətbiq oluna biləcəyi, həddindən artıq inzibati yükün olub-olmadığı, digər siyasətlərlə ziddiyyətin olub-olmadığı və sanksiyaların mütənasib olub-olmadığı.
7. Təsdiq və validasiya mexanizmlərini inkişaf etdirin
Yenidən baxıldıqdan sonra siyasətlər Direktorlar Şurası, Baş direktor və ya Siyasət/Uyğunluq Komitəsi kimi səlahiyyətli orqan tərəfindən rəsmi olaraq təsdiqlənməlidir. Həmçinin, səlahiyyət səviyyəsini müəyyənləşdirin: strateji siyasətlər adətən direktorlar şurası tərəfindən təsdiqlənir, əməliyyat SOP-ları isə bölmə rəhbərləri tərəfindən təsdiqlənə bilər, lakin onlar yenə də ana şirkətin siyasəti ilə uyğun olmalıdır.
Təsdiqlənmiş sənəddə aşağıdakılar olmalıdır:
– sənədin nömrəsi və versiyası
– qüvvəyə minmə tarixi
– məsul siyasət sahibi
– düzəliş tarixi (dəyişiklik qeydi)
Bu, köhnə versiyaların yayılmasının qarşısını almaq və auditlər zamanı sübutları asanlaşdırmaq üçün vacibdir.
8. Sosiallaşma və təlim (yalnız elektron poçt göndərməklə kifayətlənmir)
Siyasətlər sadəcə intranetdə yerləşdirildiyi üçün avtomatik olaraq başa düşülmür. Risk səviyyəsinə əsasən təbliğat planı hazırlayın:
– Əhəmiyyətli siyasətlər (rüşvətxorluğa qarşı mübarizə, məlumatların təhlükəsizliyi, Əməyin Mühafizəsi) üçün məcburi təlimlər və qısa viktorinalar keçirin.
– Adi siyasətlər üçün bu, brifinq sessiyası, qısa poster və ya bir səhifəlik təlimat formasında ola bilər.
– Yeni işçilərin işə qəbul zamanı əsas siyasətlərlə tanış olmasını təmin edin.
Xüsusilə potensial hüquqi təsirləri olan siyasətlər üçün oxuduğunuz və başa düşdüyünüz bir "təsdiq" mexanizmi və ya ifadəsini daxil edin.
9. Tətbiq: siyasətləri iş proseslərinə inteqrasiya edin
Siyasətlər sistemə "yerləşdirildikdə" təsirli olacaq. Məsələn:
– Xərc siyasətləri maliyyə tətbiqindəki təsdiq axını ilə əlaqələndirilməlidir.
– Məlumatlara giriş siyasətləri rol əsaslı giriş nəzarəti sisteminə əlaqələndirilməlidir.
– İntizam siyasətləri İnsan Resursları üzrə araşdırma prosedurları və pozuntuların sənədləşdirilməsi ilə əlaqələndirilməlidir.
Həmçinin uyğunluğu kimin izlədiyini, hesabatların necə aparıldığını və tətbiqi ölçmək üçün hansı göstəricilərdən istifadə edildiyini müəyyən edin.
10. Monitorinq, qiymətləndirmə və dövri təkmilləşdirmələr
Biznes mühiti dəyişir: yeni qaydalar, hibrid iş modelləri, kibertəhdidlər və ya təşkilati strukturda dəyişikliklər. Buna görə də, siyasətlər vaxtaşırı, məsələn, hər 12 aydan bir və ya böyük dəyişikliklər baş verdikdə nəzərdən keçirilməlidir.
Aşağıdakılara əsaslanaraq qiymətləndirmə aparın:
– daxili/xarici audit nəticələri
– hadisələr və pozuntu halları
– işçi və menecer rəyləri
– prosesin effektivliyi (çox mürəkkəb və ya əhəmiyyətsiz olmasından asılı olmayaraq)
Yenidən işlənmiş siyasət yenidən ictimailəşdirilməli, yeni versiya ilə işarələnməli və köhnə versiya dövriyyədən çıxarılmalıdır.
Bağlanır
Şirkət siyasətlərinin hazırlanması biznes vizyonunu, hüquqi uyğunluğu və əməliyyat reallıqlarını birləşdirən strateji bir prosesdir. Yaxşı bir siyasət sadəcə rəsmi sənəd deyil, həm də ardıcıl, təhlükəsiz və məhsuldar bir iş mədəniyyəti qurmaq üçün bir vasitədir. Məqsədləri anlamaqdan, prioritetləri müəyyən etməkdən, aydın layihələr hazırlamaqdan, maraqlı tərəfləri cəlb etməkdən və müntəzəm monitorinq aparmaqdan tutmuş strukturlaşdırılmış addımlarla şirkətlər həqiqətən istifadə edilən, başa düşülən və təşkilati fəaliyyətə real təsir göstərən siyasətlərə nail ola bilərlər.
İstəsəniz, sənayenizə və şirkətinizin ölçüsünə uyğunlaşdırılmış nümunəvi şirkət siyasəti şablonu (məsələn, məzuniyyət siyasəti, İT cihazından istifadə siyasəti və ya davranış qaydaları) yaratmağınıza kömək edə bilərəm.
