የችግር ጊዜ አስተዳደር ጽንሰ-ሀሳብ
የክራይሲስ ማኔጅመንት ማለት በድርጅቶች የሚተገበሩ ያልተጠበቁ ክስተቶችን ለመቋቋም የሚተገበሩ የመርሆች፣ የስትራቴጂዎች እና የታቀዱ እርምጃዎች ስብስብ ሲሆን ይህም ስራዎችን ሊያውኩ፣ ዝናን ሊያበላሹ፣ የገንዘብ ኪሳራ ሊያስከትሉ ወይም የሰውን ደህንነት አደጋ ላይ ሊጥሉ የሚችሉ ያልተጠበቁ ክስተቶችን ለመቋቋም ነው። ቀውሶች ኩባንያዎችን፣ የመንግስት ኤጀንሲዎችን፣ ለትርፍ ያልተቋቋሙ ድርጅቶችን እና ማህበረሰቦችን እንኳን ሊጎዱ ይችላሉ። በፍጥነት በሚሄድ የመረጃ ዘመን፣ ቀውሶች መሬት ላይ ብቻ ሳይሆን በደቂቃዎች ውስጥ በማህበራዊ ሚዲያ ሊሰራጩ ይችላሉ። ስለዚህ፣ የክራይሲስ ማኔጅመንት ጽንሰ-ሀሳብን መረዳት ድርጅቶች በፍጥነት፣ በተገቢው እና በኃላፊነት ምላሽ እንዲሰጡ ወሳኝ ነው።
የአደጋ ጊዜ ፍቺ እና ባህሪያት
ቀውስ በአጠቃላይ ጫና እና እርግጠኛ አለመሆን በሚፈጠርበት ጊዜ ፈጣን ውሳኔ የሚጠይቅ ያልተለመደ ሁኔታ ተብሎ ይገለጻል። የችግር ቁልፍ ባህሪያት መካከል የሚከተሉት ይገኙበታል፡ (1) በድንገት ብቅ ማለት ወይም በፍጥነት ማደግ፣ (2) ከፍተኛ ተጽዕኖ የማሳደር አቅም ያለው፣ (3) የህዝብ እና የሚዲያ ትኩረትን መሳብ፣ (4) የድርጅቱን ስትራቴጂካዊ ዓላማዎች አደጋ ላይ የሚጥል እና (5) ሁለገብ ተግባርን ማስተባበር ይጠይቃል። ቀውስ ሁልጊዜ ሙሉ በሙሉ መጥፋት ማለት አይደለም፤ በጥሩ አስተዳደር፣ ቀውስ ለማሻሻል፣ ለመማር እና እምነትን ለማጠናከር የሚያስችል ፍጥነት ሊሆን ይችላል።
በድርጅቶች ውስጥ ያሉ የችግር ዓይነቶች
በአጠቃላይ፣ ቀውሶች በምንጫቸው እና በተፅዕኖአቸው መሰረት ሊመደቡ ይችላሉ። በመጀመሪያ፣ የአቅርቦት ሰንሰለት መስተጓጎል፣ የፋብሪካ እሳት፣ የስራ ቦታ አደጋዎች ወይም የአይቲ ስርዓት ውድቀቶች ያሉ የአሠራር ቀውሶች። ሁለተኛ፣ እንደ ኪሳራ፣ ውድቀት ወይም የሂሳብ ማጭበርበር ያሉ የፋይናንስ ቀውሶች። ሶስተኛ፣ እንደ የሥነ ምግባር ጥሰቶች ክሶች፣ ደካማ የአገልግሎት አሰጣጥ ወይም ይፋዊ የሆኑ ውስጣዊ ግጭቶች ያሉ የዝና ቀውሶች። አራተኛ፣ እንደ የቁጥጥር ጥሰቶች፣ የውል አለመግባባቶች ወይም የውሂብ ግላዊነት ጥሰቶች ያሉ የህግ እና የተገዢነት ቀውሶች። አምስተኛ፣ እንደ የተፈጥሮ አደጋዎች፣ ወረርሽኞች፣ የፖለቲካ አለመረጋጋት እና ማህበራዊ አለመረጋጋት ያሉ ውጫዊ ቀውሶች። በተግባር፣ አንድ ቀውስ ብዙውን ጊዜ ሌላን ያስከትላል፤ ለምሳሌ፣ የሳይበር ጥቃት (የአይቲ ቀውስ) ወደ ዝና ቀውስ እና የህግ ቀውስ ሊያድግ ይችላል።
የአደጋ ጊዜ አስተዳደር ዓላማ
የችግር አስተዳደር ጽንሰ-ሀሳብ የሚመነጨው ከዋናው ግብ ነው፡ አሉታዊ ተፅእኖዎችን መቀነስ እና የድርጅቱን ጤና በተቻለ ፍጥነት ወደነበረበት መመለስ። ይህ ግብ በተለምዶ ወደ በርካታ ዓላማዎች ይከፈላል፡- የሰውን ደህንነት መጠበቅ፣ አስፈላጊ ስራዎችን ቀጣይነት መጠበቅ፣ ትክክለኛ እና ወጥነት ያለው ግንኙነት ማረጋገጥ፣ ህጉን ማክበር፣ የባለድርሻ አካላትን እምነት መጠበቅ እና የገንዘብ ኪሳራዎችን መከላከል። የችግር አስተዳደር ለወደፊቱ ተመሳሳይ አደጋዎችን ለመከላከል የተማረ ትምህርት ለማመንጨትም ያለመ ነው።
የአደጋ ጊዜ አስተዳደር ደረጃዎች
አብዛኛው ጽሑፍ የችግር አስተዳደርን እንደ በርካታ ደረጃዎችን የያዘ ዑደት ይገልጸዋል። አንድ የተለመደ አካሄድ የሚከተሉትን ያካትታል፡ መከላከል/መቀነስ፣ ዝግጁነት፣ ምላሽ እና ማገገም።
1. መከላከል እና መቀነስ
ይህ ደረጃ የአደጋ ጊዜ የመከሰት እድልን በመቀነስ እና ተፅዕኖውን በመቀነስ ላይ ያተኩራል። ድርጅቶች የአደጋ መለየት፣ የደህንነት ኦዲት፣ የቁጥጥር ተገዢነት፣ መደበኛ የአሠራር ሂደቶች (SOPs) ማሻሻያዎችን እና የደህንነት እና የሥነ ምግባር ባህልን ማጠናከርን ያካሂዳሉ። ቅነሳው የአቅራቢዎችን ልዩነት፣ የተሻሻለ የሳይበር ደህንነት እና ማጭበርበርን ለመከላከል የተጠናከረ የውስጥ ቁጥጥሮችን ያካትታል።
2. ዝግጁነት
ዝግጁነት ማለት አንድ ድርጅት ቀውስ ሲከሰት ምላሽ እንዲሰጥ ማዘጋጀት ማለት ነው። የተለመዱ ተግባራት የችግር አስተዳደር ቡድን ማቋቋም፣ የባለድርሻ አካላት ካርታ ማውጣት፣ የአደጋ ጊዜ ዕቅዶችን ማዘጋጀት፣ ስልጠና እና ማስመሰል እና የግንኙነት አብነቶችን ማዘጋጀትን ያካትታሉ። በዚህ ደረጃ፣ ድርጅቱ የትእዛዝ ሰንሰለትን እና ቁልፍ ውሳኔዎችን የማድረግ ስልጣን የተሰጠው ማን እንደሆነ ይወስናል።
3. ምላሽ
ምላሽ ማለት ቀውስ ሲፈጠር የሚወሰደው አፋጣኝ እርምጃ ነው። ዋና ዋና ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮች በተለምዶ፡ ደህንነት፣ ማረጋጋት፣ የእውነታ አሰባሰብ፣ የትረካውን መቆጣጠር እና ከውስጥ እና ከውጭ አካላት (ለምሳሌ፣ ተቆጣጣሪዎች፣ ባለስልጣናት፣ ሆስፒታሎች ወይም አጋሮች) ጋር ቅንጅት መፍጠር ናቸው። ፍጥነት ወሳኝ ነው፣ ነገር ግን ትክክለኛነት አደጋ ላይ መጣል የለበትም። ጥሩ ምላሽ በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ አሰጣጥን፣ የተግባራት ግልጽ ክፍፍልን እና ግልጽ ግንኙነትን ያጎላል።
4. ማገገም እና መማር
ሁኔታው ቁጥጥር ስር ከዋለ በኋላ ድርጅቱ ወደ ማገገሚያ ደረጃ ይገባል፡- ስራዎችን ወደነበረበት መመለስ፣ መሠረተ ልማትን መጠገን፣ አስፈላጊ በሚሆንበት ጊዜ ካሳ መስጠት እና የህዝብን እምነት ወደነበረበት መመለስ። ምን እንደሰራ እና ምን መሻሻል እንደሚያስፈልገው ለመገምገም ከቀውስ በኋላ የሚደረግ ግምገማ (ከእርምጃ በኋላ የሚደረግ ግምገማ) ይካሄዳል። ከዚያ ጀምሮ ድርጅቱ መደበኛ የአሠራር አሠራሮቹን (SOPs)፣ የክትትል ስርዓቶቹን ያዘምናል እና በሚቀጥለው ቀውስ ውስጥ የበለጠ የመቋቋም አቅም እንዲኖረው የቡድን አቅም ይገነባል።
በችግር ጊዜ አስተዳደር ውስጥ ቁልፍ ክፍሎች
የችግር ጊዜ አስተዳደር ጽንሰ-ሀሳብ ውጤታማ በሆነ መንገድ እንዲሠራ፣ ሊታሰብባቸው የሚገቡ በርካታ ቁልፍ ክፍሎች አሉ፡-
– አመራር እና አስተዳደር፡- መሪዎች ረጋ ያሉ፣ ቆራጥ እና ኃላፊነት የሚሰማቸው መሆን አለባቸው። ለምሳሌ ግልጽ የሆነ አስተዳደር በችግር ጊዜ በአዛዥ መዋቅሮች፣ ሚናዎች እና በማባባስ ሂደቶች አማካኝነት ግራ መጋባትን ለመከላከል ይረዳል።
– የአደጋ አስተዳደር፡- የአደጋ አስተዳደር ብቻውን የሚቆም አይደለም፤ ከአደጋ አስተዳደር ጋር በቅርበት የተቆራኘ ነው። የአደጋ መለየት፣ የተፅዕኖ ግምገማ እና የመቀነስ ስልቶች መሰረት ናቸው።
– የችግር ጊዜ ግንኙነቶች፡- እርስ በርስ የሚጋጩ መረጃዎች አንድን ሁኔታ ሊያባብሱት ይችላሉ። ድርጅቶች ቃል አቀባይ፣ ቁልፍ መልዕክቶች እና የማህበራዊ ሚዲያ አጠቃቀምን ጨምሮ የውስጥ እና የውጭ ግንኙነት ፖሊሲዎች ሊኖራቸው ይገባል።
– ተሻጋሪ-ተግባራዊ ቅንጅት፡- አንድ ቀውስ በአንድ ክፍል ብቻ ሊፈታ አይችልም። የሰው ኃይል፣ የሕግ፣ የሕዝብ ግንኙነት፣ የደህንነት፣ የአይቲ፣ የአሠራር እና የፋይናንስ ሥርዓቶች በተዋሃደ ማዕቀፍ ውስጥ መሥራት አለባቸው።
– ግብዓቶች እና ሎጂስቲክስ፡- የአደጋ ጊዜ ምላሽ የአደጋ ጊዜ ፈንድ፣ የሻጭ መዳረሻ፣ የደህንነት መሳሪያዎች፣ የውሂብ ምትኬ እና ለአገልግሎት ዝግጁ የሆኑ የሰው ሀብቶችን ይፈልጋል።
– ሥነ ምግባር እና ተገዢነት፡- ሥነ ምግባርን ችላ የሚል የችግር አስተዳደር ወደ ተጨማሪ ቀውሶች ሊያመራ ይችላል። ውሳኔዎች ደህንነትን፣ ፍትሃዊነትን እና የሕግ ተገዢነትን ግምት ውስጥ ማስገባት አለባቸው።
በችግር ጊዜ የግንኙነት መርሆዎች
መግባባት የችግር ጊዜ አስተዳደር በጣም የሚታይ ገጽታ ሲሆን ብዙውን ጊዜ የችግር ጊዜ አስተዳደር ስኬትን ወይም ውድቀትን ይወስናል። የተለመዱ መርሆዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡ ፈጣን ግን ትክክለኛ ግንኙነት፣ ሚስጥራዊ መረጃዎችን ሳይገልጹ ግልጽነት፣ ለተጎጂዎች ወይም ለተጎዱ ወገኖች ርህራሄ፣ የመልእክት ወጥነት እና የማስተካከያ እርምጃ ቁርጠኝነት። ድርጅቶች ሌሎችን ያለጊዜው ከመውቀስ፣ እውነታዎችን ከመደበቅ ወይም ሊጠብቋቸው የማይችሏቸውን ተስፋዎች ከማድረግ መቆጠብ አለባቸው። በማህበራዊ ሚዲያ አውድ፣ ድርጅቶች ግንዛቤዎችን እንዲረዱ እና የተሳሳተ መረጃ እንዲያስተካክሉ የሕዝብ ውይይቶችን መከታተል ወሳኝ ነው።
የድርጅታዊ ባህል ሚና እና የአዕምሮ ዝግጁነት
የችግር አስተዳደር ጽንሰ-ሀሳብ ሰነዶችን ስለማቀድ ብቻ ሳይሆን ስለ ባህልም ጭምር ነው። የደህንነት ባህል ያላቸው፣ በአደጋ ሪፖርት ማድረግ ግልጽነት ያላቸው እና ለሂደቶች ተገዢነት ያላቸው ድርጅቶች በተለምዶ የበለጠ ጠንካራ ናቸው። የቡድኑ የአእምሮ ዝግጁነትም ወሳኝ ነው፡ ጫና ውስጥ የመሥራት፣ በፍጥነት የማስተባበር እና ምላሽ የማይሰጡ ውሳኔዎችን የማድረግ ችሎታ። መደበኛ ስልጠና እና የችግር ማስመሰያዎች የድርጅታዊ ልማዶችን እና ምላሾችን ለመቅረጽ ይረዳሉ።
መዝጊያ
የችግር አስተዳደር የአንድን ድርጅት ህልውና በአለመረጋጋት መካከል የሚወስን ስትራቴጂካዊ ችሎታ ነው። ጽንሰ-ሐሳቡን በመረዳት - ከችግር ዓይነቶች፣ ዓላማዎች፣ ደረጃዎች፣ ቁልፍ ክፍሎች፣ እስከ የግንኙነት መርሆዎች - ድርጅቶች ለአደጋ ጊዜዎች የበለጠ በተለካ እና ኃላፊነት በተሞላበት መንገድ ምላሽ መስጠት ይችላሉ። ቀውሶች ሁልጊዜ ሊወገዱ የማይችሉ ሊሆኑ ይችላሉ፣ ነገር ግን ተጽዕኖዎቻቸውን ማስተዳደር ይቻላል። በሚገባ የተዘጋጁ ድርጅቶች መትረፍ ብቻ ሳይሆን መተማመንን እንደገና መገንባት እና ቀውስ ካለፈ በኋላ ጠንካራ ሆነው ብቅ ማለት ይችላሉ።
