የአሠራር እንቅፋቶችን እንዴት ማሸነፍ እንደሚቻል

የአሠራር ችግሮችን እንዴት ማሸነፍ እንደሚቻል

በዛሬው ፈጣን የንግድ ዓለም ውስጥ፣ የደንበኞችን ፍላጎት ለማሟላት፣ ጥራትን ለመጠበቅ እና ትርፋማነትን ለማስቀጠል የተቀላጠፈ አሠራር ቁልፍ ነው። ሆኖም ግን፣ ብዙ ድርጅቶች - በማኑፋክቸሪንግ፣ በአገልግሎት፣ በችርቻሮ ወይም በቴክኖሎጂ ላይ የተመሰረቱ - ብዙውን ጊዜ የተለመደ ችግር ያጋጥማቸዋል፡ የአሠራር ማነቆዎች። ማነቆ ማለት በሥራ ፍሰት ውስጥ ሌሎች ሂደቶችን የሚያዘገይ የመስተጓጎል ነጥብ ነው። ካልተፈቱ፣ ማነቆዎች የማድረስ መዘግየቶችን፣ ወጪዎችን መጨመርን፣ የጥራት መቀነስን እና የቡድን ሞራልን መቀነስን ሊያስከትሉ ይችላሉ። ይህ ጽሑፍ የአሠራር ማነቆዎችን በስርዓት እንዴት መለየት፣ መተንተን እና መፍታት እንደሚቻል ያብራራል።

የችግር ሁኔታዎችን መረዳት፡- ምን እንደሆኑ እና ለምን እንደሚከሰቱ

የአንድ ሂደት ደረጃ አቅም ከሌላው በታች ሲሆን የአሠራር ችግር ይከሰታል፣ ይህም የስራ ፍሰት እንዲቆም ያደርጋል። ቀላል ምሳሌ፡- አንድ ፋብሪካ በቀን 200 ዩኒቶች የመገጣጠም አቅም ቢኖረውም፣ በቀን 120 ዩኒቶች ብቻ የመጠቅለል አቅም አለው። በዚህም ምክንያት፣ እቃዎች በቅድመ-ማሸጊያ ቦታ ላይ ይከማቻሉ፣ ይህም ወደ ጭነት መዘግየት ያስከትላል።

የችግር መንስኤዎች የተለያዩ ናቸው፤ ከእነዚህም ውስጥ የሚከተሉት ይገኙበታል፡-
1. በሂደቶች መካከል የአቅም አለመመጣጠን (አንዳንድ የስራ ጣቢያዎች በጣም ቀርፋፋ ናቸው)።
2. የተወሰነ የሰው ኃይል (በቂ ያልሆነ የሰው ኃይል፣ በቂ ብቃት ወይም በቂ ያልሆነ የጊዜ ሰሌዳ)።
3. መሳሪያው ጊዜው ያለፈበት ወይም በተደጋጋሚ የሚጎዳ ሲሆን ይህም ከፍተኛ የስራ ማቆም ጊዜን ያስከትላል።
4. በትክክል ደረጃውን የጠበቁ ወይም በራስ-ሰር ሊደረጉ የሚችሉ ከመጠን በላይ በእጅ የሚሰሩ ሂደቶች።
5. በአቅም እቅድ የማይጠበቁ የፍላጎት ልዩነቶች።
6. በአስተዳደር ሂደት ውስጥ ቢሮክራሲ እና በርካታ ማፅደቂያዎች።
7. የመረጃ ስርዓቱ የተዋሃደ ስላልሆነ የውሂብ ግብዓት ተደጋጋሚ እና ለስህተት የተጋለጠ ነው።

ኩባንያዎች መሰረታዊ ምክንያቶችን በመረዳት፣ ሰዎችን ከማከል ወይም ጊዜያዊ የሆነውን የትርፍ ሰዓት ሥራ ከማከናወን ይልቅ ትክክለኛ የማሻሻያ ስልቶችን መምረጥ ይችላሉ።

ደረጃ 1፡ የሂደቱን ሙሉ ፍሰት ካርታ ያውጡ

ችግሮችን ለመፍታት የመጀመሪያው እርምጃ ሂደቱን ከዳር እስከ ዳር መመልከት ነው። እያንዳንዱ ክፍል በራሱ አካባቢ ላይ ብቻ ስለሚያተኩር ብዙ ማነቆዎች የማይታዩ ናቸው። እንደሚከተሉት ያሉ መሳሪያዎችን ይጠቀሙ፡
- የሂደት ፍሰት ገበታ፡- ከጅምሩ እስከ መጨረሻው ያለውን የሥራ ቅደም ተከተል ይገልጻል።
– የቫልዩ ዥረት ካርታ ስራ (VSM): የካርታዎች እሴት የተጨመረበት እና እሴት ያልተጨመረበት ሂደቶች እና ጊዜያት።
– የመዋኛ ንድፍ፡- ማን ምን እንደሚያደርግ ያብራራል፣ በቡድኖች መካከል ያለውን እንቅስቃሴ ጨምሮ።

ሂደቶች ካርታ ሲደረጉ፣ የወረፋ ነጥቦችን፣ እንደገና መስራትን ወይም ምክንያታዊ ያልሆነ ጊዜ የሚወስዱ እርምጃዎችን መለየት ይችላሉ። ይህ ሰነድ በቡድኖች መካከል የጋራ መግባባት እንዲኖርም ይረዳል።

ደረጃ 2፡ ማነቆዎችን በመረጃ ይለዩ፣ ግምቶችን ሳይሆን

ብዙውን ጊዜ ውዝግቦች በስህተት ይወሰዳሉ። ስራ የበዛበት የሚመስል መድረክ ዋናው መንስኤ ላይሆን ይችላል። የሚከተለውን መረጃ ይጠቀሙ፡
- የዑደት ጊዜ (አንድ የሥራ ክፍል ለማጠናቀቅ የሚፈጀው ጊዜ)።
- የመተላለፊያ ውጤት (በአንድ ክፍለ ጊዜ የተጠናቀቁ የዩኒቶች ብዛት)።
- በሂደት ላይ ያለ ሥራ (WIP) (ለመሠራት የሚጠብቀው የሥራ መጠን)።
- የመምራት ጊዜ (ከጥያቄው እስከ ማጠናቀቂያው ጊዜ)።
- አጠቃቀም (የሀብት አጠቃቀም ደረጃ)።
- የእረፍት ጊዜ (ጊዜው በመቋረጡ ምክንያት ተቋርጧል)።

የክፍተቱ ነጥብ ብዙውን ጊዜ የሚገለጸው በሚከተሉት ነው፡ ረጅሙ የዑደት ጊዜ፣ ከዚያ ደረጃ በፊት የWIP ክምችት እና ከዚያ ደረጃ አቅም በኋላ አጠቃላይ የውጤት መጠን።

ደረጃ 3፡ የድንበር ፅንሰ-ሀሳብ (TOC) መርሆዎችን ተግባራዊ ማድረግ

በጣም ውጤታማ ከሆኑ አቀራረቦች አንዱ በዋና ዋና ገደቦች ላይ የሚያተኩረው የገደብ ንድፈ ሐሳብ ነው። TOC አምስት ደረጃዎች አሉት፡
1. ገደቦችን ለይ (ብዙውን ጊዜ የውጤት ፍሰትን የሚገድቡ ነጥቦችን)።
2. የገደብ ብዝበዛ፡- ከፍተኛ ኢንቨስትመንት ሳይኖር ከፍተኛ ውጤት ማስመዝገብ (ስራ ፈትነትን መቀነስ፣ ቁሳቁሶች ሁልጊዜ ዝግጁ መሆናቸውን ማረጋገጥ፣ መስተጓጎሎችን መቀነስ)።
3. የሌሎች ሂደቶች ተገዢነት፡- የሌሎች ሂደቶችን እንቅስቃሴዎች ገደቦችን ለመደገፍ ማስተካከል፣ ስራን ከመሰብሰብ ይልቅ።
4. የመገደብ ከፍታ፡ አሁንም በቂ ካልሆነ በኢንቨስትመንት አቅምን ይጨምሩ፡ አዳዲስ ማሽኖች፣ ቅጥር ወይም የውጭ አገልግሎት ሰጪዎች።
5. ድገም፡- አንድ ገደብ ከተፈታ በኋላ፣ አዲስ ገደብ በሌላ ቦታ ይታያል።

በ TOC፣ ኩባንያዎች “ሁሉንም ነገር በአንድ ጊዜ ማስተካከል” የሚለውን ውድ እና ግራ የሚያጋባ ወጥመድ ያስወግዳሉ።

ደረጃ 4፡ WIPን ይቀንሱ እና የሰልፉን ስርዓት ያመቻቹ

ከመጠን በላይ የሆነ የWIP አሰራር ሂደቶች ስራ የበዛባቸው ቢሆኑም ቀርፋፋ እንዲሆኑ ያደርጋል። ብዙ ድርጅቶች "ብዙ ባደረጉ ቁጥር በፍጥነት ይጨርሳሉ" ብለው በማሰብ በስራ ላይ ይጠመዳሉ። ሆኖም ግን፣ ከመጠን በላይ የሆነ የWIP አጠቃቀም የመቀየሪያ ወጪዎችን ይጨምራል፣ የመሪነት ጊዜን ያራዝማል እና የስህተት አደጋን ይጨምራል።

ሊተገበሩ የሚችሉ መፍትሄዎች፡
– የWIP ገደብ (ለምሳሌ በካንባን): በአንድ ደረጃ ሊሠራ የሚችለውን የሥራ መጠን ይገድቡ።
- የመጀመሪያ ደረጃ ወደ መጀመሪያ ደረጃ (FIFO): የድሮ ስራዎች እንዳይቀሩ ለመከላከል ስራዎች መሰራታቸውን ያረጋግጡ።
- አነስተኛ የጅምላ መጠን፡ አስፈላጊ ካልሆነ በአንድ ጊዜ ብዙ መጠን ያለው ሂደትን ይቀንሱ።

በዚህም ምክንያት የስራ ፍሰቶች የተስተካከሉ ሲሆኑ የችግር ችግሮችም በቀላሉ የሚታዩ ናቸው ምክንያቱም በስራ እጥረት ምክንያት አይሸፈኑም።

ደረጃ 5፡ ስራውን መደበኛ ያድርጉት እና አላስፈላጊ ልዩነቶችን ያስወግዱ

ብዙውን ጊዜ ችግሮች የሚከሰቱት ሁሉም ሰው በተለየ መንገድ ስለሚሠራ ነው። መደበኛነት ማለት ግትርነት ማለት አይደለም፣ ይልቁንም እንደ ማጣቀሻ የሚያገለግል "የአሁኑ ምርጥ ልምምድ" መፍጠር ነው። አንዳንድ የተለመዱ እርምጃዎች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡
– የSOPዎችን አጭር እና ለመለማመድ ቀላል ያድርጉት።
- ለሚደጋገሙ ሂደቶች የማረጋገጫ ዝርዝሮችን ይጠቀሙ።
– መሳሪያዎችን/ሰነዶችን ለመፈለግ የሚፈጀውን ጊዜ ለመቀነስ 5S (ሴይሪ፣ ሴይተን፣ ሴይሶ፣ ሴይኬቱ፣ ሺትሱኬ) ተግባራዊ ያድርጉ።
- ብቃቶች በእኩል እንዲከፋፈሉ ለማድረግ ስልጠና መስጠት፣ በተለይም ወደ ማነቆነት በሚመሩ ደረጃዎች።

መደበኛነት ስህተቶችን ይቀንሳል፣ ስራን ያፋጥናል፣ እና አፈፃፀምን ለመለካት ቀላል ያደርገዋል።

ደረጃ 6፡ የጊዜ ሰሌዳዎችን፣ የሥራ ፈረቃዎችን እና የሰው ኃይል ምደባን ማመቻቸት

አንዳንድ ጊዜ ችግሩ የሚከሰተው በሰዎች እጥረት ምክንያት ሳይሆን በአግባቡ ባልተከፋፈለ ምክንያት ነው። ተንትን፡
- ከፍተኛው የሥራ ጫና የሚከሰተው መቼ ነው (ሰዓት፣ ቀን፣ ወቅት)?
- የትኞቹ ቡድኖች ከመጠን በላይ ስራ ላይ ናቸው እና የትኞቹ ደግሞ በአግባቡ ጥቅም ላይ አልዋሉም?
- የተለያዩ ክህሎት ያላቸው ሰራተኞች ሊረዷቸው የሚችሉ "የተጨናነቁ ቦታዎች" አሉ?

ተግባራዊ መፍትሄዎች፡
- ሰራተኞች ወረፋ ሲጨምር የሚያጋጥሟቸውን ችግሮች ለመፍታት እንዲረዳቸው የተለያዩ ስልጠናዎች።
- በፍላጎት መረጃ ላይ የተመሠረተ ተለዋዋጭ የጊዜ ሰሌዳ ማውጣት።
- ከመጠን በላይ ትርፍ ሰዓት ሳይጠይቁ የተበላሹ መዝገቦችን ለማካካስ ጊዜያዊ የፈረቃ ማስተካከያዎች።

ይህ ዓመቱን ሙሉ የማያስፈልጉ ቋሚ የሰራተኞች ቆጠራዎችን ከመጨመር የበለጠ ውጤታማ ነው።

ደረጃ 7፡ የማሽን እና የስርዓት አስተማማኝነትን (ጥገና እና የአይቲ) ያሻሽሉ

በማሽን ላይ በተመሰረቱ ኦፕሬሽኖች ወይም ዲጂታል ሲስተሞች ውስጥ፣ የእረፍት ጊዜ በጣም የተለመደ ችግር ነው። የማሻሻያ ስልቶች የሚከተሉትን ያካትታሉ፡
- የመከላከያ ጥገና፡- ድንገተኛ ጉዳትን ለመከላከል የሚያስችል መደበኛ የጥገና መርሃ ግብር።
- ትንበያ ጥገና፡- ውድቀቶችን ለመተንበይ ዳሳሾችን እና መረጃዎችን ይጠቀሙ።
- የአይቲ ስርዓቶችን ማረጋጋት፡ የውሂብ ውህደት፣ ተደጋጋሚ ግብዓትን መቀነስ፣ በተደጋጋሚ የሚዘገዩ አፕሊኬሽኖችን አፈፃፀም ማሻሻል።

በአስተማማኝነት ላይ ኢንቨስት ማድረግ ብዙውን ጊዜ የማይታዩ ነገር ግን ጊዜ የሚወስዱ መስተጓጎሎችን በመቀነስ ትልቅ ተጽዕኖ ያሳድራል።

ደረጃ 8፡ አውቶሜሽንን እና በምርጫ ወደ ውጭ መላክን ያስቡበት

አውቶሜሽን በጣም ውጤታማ ሊሆን ይችላል፣ ነገር ግን በትክክለኛው ቦታ ላይ መከናወን አለበት። ዋናው መርህ፡- የተረጋጉ እና ደረጃቸውን የጠበቁ ሂደቶችን በራስ-ሰር ማድረግ ነው፣ አሁንም ትርምስ ያለባቸውን አይደለም። ሊታሰቡባቸው የሚገቡ አማራጮች፡-
- የውሂብ ግብዓት በስርዓት ውህደት ወይም RPA በኩል በራስ-ሰር የሚደረግ።
- የተወሰኑ ደረጃዎችን ለማፋጠን የምርት መርጃዎችን መጠቀም።
- በተለይም ፍላጎት በሚለዋወጥበት ጊዜ ዋና ዋና ብቃቶች ያልሆኑ አንዳንድ ሂደቶችን ወደ ውጭ መላክ።

ሆኖም ግን፣ ዋናውን መንስኤ ሳይፈታ አውቶሜሽን የጉዳቱን ወደ ሌላ ቦታ እንዳያንቀሳቅስ ያረጋግጡ።

ከሲምፑላን

የአሠራር ማነቆዎችን መፍታት እንደ ቋሚ የትርፍ ሰዓት ያሉ አስጨናቂ ምላሾችን ሳይሆን በውሂብ ላይ የተመሠረተ አቀራረብን ይጠይቃል። ሂደቱን በመቅረጽ፣ ቁልፍ ገደቦችን በመለየት፣ WIPን በመቀነስ፣ ስራን መደበኛ በማድረግ እና አቅምን በማመቻቸት ይጀምሩ። ማሻሻያዎች በአብዛኛው የውጤት ፍሰትን በሚገድቡ ነጥቦች ላይ እንዲያተኩሩ ለማረጋገጥ እንደ Theory of Constraints ያሉ ማዕቀፎችን ይጠቀሙ። ማነቆዎች በስርዓት ሲፈቱ፣ ኩባንያዎች ተጨባጭ ጥቅሞችን ያገኛሉ፡ አጭር የመሪነት ጊዜ፣ የበለጠ ሊተዳደሩ የሚችሉ ወጪዎች፣ የተሻሻለ ጥራት እና የበለጠ እርካታ ያላቸው ደንበኞች።

ከፈለጉ፣ ይህንን ጽሑፍ ከተወሰነ የንግድ አውድ (ለምሳሌ፣ ማኑፋክቸሪንግ፣ መጋዘን/ሎጂስቲክስ፣ የደንበኞች አገልግሎት፣ ሆስፒታል ወይም የሶፍትዌር ቡድን) ጋር ማበጀት እችላለሁ፣ ይህም የበለጠ ዝርዝር የጉዳይ ጥናቶችን እና የKPI አመልካቾችን ያካትታል።