ቅድሚያ የሚሰጠውን ደረጃ እንዴት መወሰን እንደሚቻል
በዕለት ተዕለት ሕይወታችን፣ ብዙ ጊዜ በአንድ ጊዜ ብዙ ምርጫዎችና ፍላጎቶች ያጋጥሙናል፤ እነሱም ሥራን፣ የቤተሰብ ጉዳዮችን፣ የገንዘብ ግቦችን፣ ጤናን እና የራስን ልማት ፍላጎቶችን እንኳን ማካበት ናቸው። ሁሉም ነገር አስፈላጊ ሆኖ ከተገኘ፣ ድካም፣ ትኩረት ማጣት እና በመጨረሻም ምንም ነገር በተመቻቸ ሁኔታ አለማጠናቀቅን አደጋ ላይ እንጥላለን። ቅድሚያ መስጠት ቁልፍ የሚሆነው እዚህ ላይ ነው። ቅድሚያ መስጠት የሚደረጉ ዝርዝሮችን መጻፍ ብቻ አይደለም፤ የትኞቹ በጣም ተፅዕኖ ፈጣሪ፣ በጣም አጣዳፊ እና ከህይወታችን ግቦች ጋር የሚጣጣሙ እንደሆኑ የመለየት ሂደት ነው።
1. የቅድሚያ ልኬትን ትርጉም ይረዱ
ቅድሚያ መስጠት የአንድን ተግባር ወይም ውሳኔ አስፈላጊነት በዋጋው፣ በዓላማው፣ በጥድፊያው እና በተፅዕኖው ላይ በመመስረት ደረጃ መስጠት ነው። ቅድሚያ መስጠት ጊዜን፣ ጉልበትን እና ሀብቶችን በመጀመሪያ በጣም አስፈላጊ ለሆነው ነገር እንድንመድብ ያስችለናል። በዚህም ምክንያት ምርታማነት ይጨምራል፣ ጭንቀት ይቀንሳል፣ እና በቀላሉ እውነተኛ እድገት ይሰማናል።
ብዙ ሰዎች ብዙ ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮች እንዳሉ በስህተት ያምናሉ። እንደ እውነቱ ከሆነ፣ ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮች ጥቂት ናቸው። ብዙ እቅዶች ሊኖሩን ይችላሉ፣ ነገር ግን በማንኛውም ጊዜ፣ ስኬታማ ቀን ለማግኘት በእውነት ቅድሚያ ሊሰጣቸው የሚገቡ ከ1-3 ነገሮች ብቻ አሉ።
2. ከዓላማው ጀምር፡ ምን ማሳካት ትፈልጋለህ?
ግቦችዎ ግልጽ ካልሆኑ ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች ማስቀመጥ ከባድ ይሆናል። ስለዚህ የመጀመሪያው እርምጃ "በዚህ የህይወቴ ምዕራፍ ምን እየተከታተልኩ ነው?" ለሚለው ቀላል ጥያቄ መልስ መስጠት ነው። ግቦቹ ሊለያዩ ይችላሉ፡- ሥራ መገንባት፣ የገንዘብ አቅሜን ማረጋጋት፣ ኮሌጅ ማጠናቀቅ፣ ጤናዬን ማሻሻል፣ የቤተሰብ ግንኙነቶችን ማጠናከር ወይም ንግድ መጀመር።
የረጅም ጊዜ ግቦችን (ለምሳሌ፣ ከ1-5 ዓመታት) ጻፍ፣ ከዚያም ወደ መካከለኛ ጊዜ ግቦች (ከ3-6 ወራት) እና የአጭር ጊዜ ግቦች (ሳምንታዊ/በየቀኑ) ከፋፍላቸው። ዕለታዊ ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮች ወደ ትላልቅ ግቦች የሚያመሩ “ደረጃዎች” መሆን አለባቸው። አንድ እንቅስቃሴ ግብን የማይደግፍ ከሆነ፣ ምናልባት ከፍተኛ ቅድሚያ የሚሰጠው ጉዳይ ላይሆን ይችላል - ምንም እንኳን ሥራ የበዛበት ቢመስልም።
3. የዕቃ ዝርዝር፡ ማድረግ ያለብዎትን እና ማድረግ የሚፈልጉትን ሁሉ ይፃፉ።
ከመደርደርዎ በፊት ሁሉንም ነገር አንድ ላይ ሰብስቡ። አጠቃላይ ዝርዝር ለመጻፍ ከ10-15 ደቂቃዎች ይውሰዱ፡ የሥራ ተግባራት፣ የጊዜ ገደቦች፣ የቤት ኃላፊነቶች፣ ቀጠሮዎች፣ መማር የሚፈልጓቸው ነገሮች እና የእረፍት ፍላጎትዎ እንኳን። ብዙ ሰዎች ከመጠን በላይ ስራ ስላላቸው ሳይሆን ሁሉም ነገር ግልጽ መዋቅር ሳይኖር በጭንቅላታቸው ውስጥ ስለሚሽከረከር የተጨናነቀ ስሜት ይሰማቸዋል።
በመጻፍ ሸክሙን ከአእምሮዎ ወደ ወረቀት (ወይም የማስታወሻ መተግበሪያ) ያስተላልፋሉ። ይህም ቅድሚያ መስጠት ያለብዎትን ነገር በሚመርጡበት ጊዜ የበለጠ ተጨባጭ እንዲሆኑ ይረዳዎታል።
4. "አስፈላጊ" እና "አስቸኳይ" መካከል ያለውን ልዩነት ለይ
ቅድሚያ ለመስጠት ከሚታወቁት ዘዴዎች አንዱ አስፈላጊ እና አጣዳፊ ተግባራትን መለየት ነው። አጣዳፊ ተግባራት ፈጣን ትኩረት ያስፈልጋቸዋል (ለምሳሌ፣ የነገው የጊዜ ገደብ)፣ አስፈላጊ ተግባራት ደግሞ የረጅም ጊዜ ግቦችን እና እሴቶችን (ለምሳሌ፣ መደበኛ የአካል ብቃት እንቅስቃሴ ወይም ክህሎትን ለማሻሻል መማር) ጋር የተያያዙ ናቸው።
በአጠቃላይ፣ ተግባራት በአራት ምድቦች ሊከፈሉ ይችላሉ፡
1. አስፈላጊ እና አጣዳፊ፡ ወዲያውኑ መደረግ አለበት (ቀውስ፣ የጊዜ ገደቡን መዝጋት)።
2. አስፈላጊ ግን አጣዳፊ አይደለም፡ የታቀደ (እቅድ ማውጣት፣ ራስን ማጎልበት፣ ጤና)።
3. አስፈላጊ ያልሆነ ግን አጣዳፊ፡- ውክልና መስጠት ወይም መገደብ (ትኩረትን የሚከፋፍሉ ነገሮች፣ ሌሎች ሊያስተናግዷቸው የሚችሏቸው ትናንሽ ጥያቄዎች)።
4. አስፈላጊ አይደለም እና አጣዳፊ አይደለም፡- መሰረዝን ያስቡበት (ዓላማ የሌለው ማሸብለል፣ ዋጋ የማይሰጡ እንቅስቃሴዎች)።
የተለመደ ስህተት ጊዜን "በአስቸኳይ" ነገር ግን አስፈላጊ ባልሆኑ ነገሮች ላይ ማሳለፍ ነው ምክንያቱም ስራ የበዛበት ስለሚመስል። ነገር ግን ህይወትን የሚቀይሩት በጣም አስፈላጊ ነገሮች ብዙውን ጊዜ አጣዳፊ ያልሆኑ አስፈላጊ ነገሮች ናቸው፤ እነሱም መማር፣ ጤናማ ልምዶችን ማዳበር፣ ገንዘብ መቆጠብ እና ግንኙነቶችን ማሳደግ ናቸው።
5. የተፅዕኖ መስፈርቶችን ተጠቀም፡ የትኛው ነው ብዙ ውጤቶችን የሚሰጠው?
ተግባራት እኩል አስፈላጊ ሲሆኑ፣ የተፅዕኖ መለኪያዎችን ይጠቀሙ። “ይህንን ካጠናቀቅኩ፣ ተፅዕኖው ምን ይሆናል?” ብለው ይጠይቁ። ከፍተኛ ውጤት የሚያስገኘውን ተግባር ይምረጡ። የ80/20 (ፓሬቶ) መርህ ብዙውን ጊዜ ተግባራዊ ይሆናል፡ 20% የሚሆኑት ተግባራት 80% የሚሆነውን ውጤት ያስገኛሉ።
Misalnya:
- ለትልቅ ደንበኛ ዋና አቀራረብን ማጠናቀቅ የኢሜይል አቃፊን ከማጽዳት የበለጠ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል።
– የሥራ ክፍት የሥራ ቦታዎችን ከማንበብ እና ከማዘግየት ይልቅ የሲቪ እና የፖርትፎሊዮ ዝግጅት የበለጠ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል።
በውጤት ላይ በማተኮር፣ ውጤታማ የሚመስሉ ነገር ግን ተግባራቸውን የማያንቀሳቅሱ ትናንሽ ተግባራትን ወጥመድ ያስወግዳሉ።
6. ውጤቶቹን እና የጊዜ ገደቦችን ያስቡበት
ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮችም በውጤቶች ተጽዕኖ ይደረግባቸዋል። ለሌላ ጊዜ ቢዘገዩ ጉልህ የሆኑ ችግሮችን የሚያስከትሉ ተግባራት ብዙውን ጊዜ ቅድሚያ ሊሰጣቸው ይገባል። የሚከተሉትን ጥያቄዎች ያስቡባቸው፡
- ይህ ተግባር ዛሬ ካልተከናወነ ምን ይሆናል?
– ዘግይተው ቢመጡ የገንዘብ፣ የዝና፣ የጤና ወይም የግንኙነት አደጋዎች አሉ?
- ተጨባጭ የጊዜ ገደብ ምንድነው?
የጊዜ ገደቦች አስፈላጊ ናቸው፣ ነገር ግን ሁሉም ነገር "ድንገተኛ" እንዲሆን አይፍቀዱ። ሳይደናገጡ በተከታታይ እንዲሰሩ የሚያግዝዎትን ምክንያታዊ የውስጥ የጊዜ ገደቦችን ያዘጋጁ።
7. ተጨባጭ የሆነ የዕለት ተዕለት ዝርዝር ያዘጋጁ (የህልም ዝርዝር አይደለም)
ብዙ ሰዎች በቀን 15 ተግባራትን ይጽፋሉ፣ ከዚያም 5 ተግባራትን ብቻ ስለሚያጠናቅቁ እንደ ውድቀት ይሰማቸዋል። ሆኖም ግን፣ 5 የታለሙ ተግባራት ከ15 የዘፈቀደ ተግባራት የበለጠ ውጤታማ ሊሆኑ ይችላሉ። ይህንን ዘዴ ይሞክሩ፡
- ሦስቱን ዋና ዋና ተግባራት (በጣም አስፈላጊ ተግባራት) ይወስኑ።
- ጊዜ ካለዎት ከ2-5 ትናንሽ ተግባራትን ያክሉ።
- ለማይጠበቀው ነገር ቦታ ይተዉ።
ዋና ዋና ተግባራት ጉልበትዎ ከፍተኛ በሚሆንበት ጊዜ (ለምሳሌ፣ ጠዋት ላይ) መከናወን አለባቸው። አነስተኛ ተግባራት ጉልበትዎ ዝቅተኛ በሚሆንበት ጊዜ ወይም በጊዜ መካከል ሊከናወኑ ይችላሉ።
8. "አይሆንም" ማለትን ተማር እና ወሰን አውጣ።
እያንዳንዱን ጥያቄ በተከታታይ የምትቀበል ከሆነ ቅድሚያ የምትሰጠው ዝርዝርህ አይዘልቅም። "አይሆንም" ማለት ራስ ወዳድነት አይደለም፣ ይልቁንም ለበለጠ አስፈላጊ ነገር ያለህን ቁርጠኝነት መጠበቅ ነው። በትህትና ውድቅ ማድረግ ትችላለህ፡
– “በዚህ ሳምንት አልችልም፣ ግን በሚቀጥለው ሳምንት መርዳት እችላለሁ።”
– “በመጨረሻው ቀን ላይ እያተኮርኩ ነው፣ ከዚያ በኋላ መመለስ እችላለሁን?”
– “በዚህ ጊዜ አዳዲስ ኃላፊነቶችን መሸከም አልችልም።”
ገደቦችም ለራስህም ተፈጻሚ ይሆናሉ፡ ትኩረትን የሚከፋፍሉ ነገሮችን መገደብ፣ ማህበራዊ ሚዲያን በተወሰኑ ጊዜያት መፈተሽ ወይም በሚሰሩበት ጊዜ የትኩረት ሁነታን መጠቀም።
9. በየጊዜው ገምግም እና አስተካክል
ቅድሚያ የሚሰጣቸው ነገሮች ተለዋዋጭ ናቸው። በዚህ ወር አስፈላጊ የሆነው ነገር በሚቀጥለው ወር ሊለወጥ ይችላል። ስለዚህ፣ ፈጣን ግምገማ ያድርጉ፦
– በየቀኑ፡ ነገን ለማሳለፍ የሚያስፈልጉት ሶስት ዋና ዋና ነገሮች ምንድን ናቸው?
– ሳምንታዊ፡ በዚህ ሳምንት ምን ስኬቶች ነበሩህ እና ምን እንቅፋቶች ነበሩህ?
– ወርሃዊ፡- ግቦቹ አሁንም ጠቃሚ ናቸው? ምን መጨመር ወይም መቀነስ ያስፈልጋል?
ግምገማ ከቅጦች ለመማር ይረዳዎታል፤ እነዚህም ያለ ውጤት ጊዜ የሚያባክኑ ተግባራት፣ የትኞቹ ልማዶች መጠናከር እንዳለባቸው እና ምን ውሳኔዎች መለወጥ እንዳለባቸው ይማራሉ።
10. ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች ቴክኒካል ብቻ ሳይሆን ልማድ አድርገው።
ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች መወሰን የጊዜ አጠቃቀም ብቻ ሳይሆን ራስን በራስ ማስተዳደርም ጭምር ነው። በእውነት ስለሚያስደስቱት ነገር እውነቱን መናገር አለብዎት። ጤናዎ ቅድሚያ የሚሰጠው ነገር ነው ብለው ቢናገሩም፣ እንቅልፍንና የአካል ብቃት እንቅስቃሴን ያለማቋረጥ ከሠዉ፣ በእሴቶችዎ እና በድርጊቶችዎ መካከል የተሳሳተ አሰላለፍ አለ።
በትንሽ ይጀምሩ፡ በየቀኑ አንድ ጉልህ እርምጃ ይምረጡ። ትናንሽ እና ወጥነት ያላቸው እርምጃዎች ለአንድ ሳምንት ብቻ ከሚቆዩ ትላልቅ ለውጦች ይልቅ በሕይወትዎ ውስጥ ግልጽ የሆነ አቅጣጫ ይመሠርታሉ።
መዝጊያ
ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች ማስቀመጥ የበለጠ ዓላማ ያለው እና የተረጋጋ ሕይወት እንድንኖር ይረዳናል። ቁልፉ የዕለት ተዕለት ተግባራትን ከግቦች ጋር ማገናኘት፣ አስፈላጊ እና አጣዳፊ መካከል መለየት፣ ተፅእኖንና ውጤቶችን መገምገም እና ገደቦችን የማውጣት ድፍረት ማግኘት ነው። ተጨባጭ ቅድሚያ የሚሰጣቸውን ነገሮች በማውጣት እና አዘውትረው በመገምገም፣ የበለጠ ውጤታማ ከመሆን ባለፈ ጊዜ እና ጉልበት በጥበብ ጥቅም ላይ መዋል ያለባቸው ሀብቶች መሆናቸውን የበለጠ ማወቅ ይችላሉ።
ከፈለጉ፣ እንደ ሁኔታዎ (ለምሳሌ ተማሪ፣ ሠራተኛ፣ ፍሪላንስለር ወይም የቤት እመቤት) ላይ ተመስርተው ዕለታዊ/ሳምንታዊ ቅድሚያ የሚሰጠው መለኪያ ምሳሌ እንዲፈጥሩ ልረዳዎ እችላለሁ፤ ይህም የበለጠ ተግባራዊ እንዲሆን ይረዳል።
