በአፈጻጸም አስተዳደር ሂደት ውስጥ የአስተዳደር እርምጃዎች

በአፈጻጸም አስተዳደር ሂደት ውስጥ የአስተዳደር እርምጃዎች

የአፈጻጸም አስተዳደር የድርጅታዊ ግቦች ሊለኩ በሚችሉ የግለሰብ እና የቡድን አስተዋፅዖዎች አማካኝነት እንዲሳኩ የሚያረጋግጡ ተከታታይ ሂደቶች ናቸው። ሆኖም፣ የተሳካ የአፈጻጸም አስተዳደር በአመራር ጥራት ወይም በንግድ ስትራቴጂ ላይ ብቻ ሳይሆን በአስተዳደር ሥርዓት ላይም ጭምር ይወሰናል። በሚገባ የተደራጀ አስተዳደር የግምገማ ሂደቱን ፍትሃዊ፣ መረጃ የበለጠ ትክክለኛ፣ ውሳኔዎችን የበለጠ ተጠያቂ ያደርገዋል፣ እና ቀጣይነት ያለው መሻሻልን ያመቻቻል። ይህ ጽሑፍ ከዕቅድ እስከ ክትትል ድረስ በአፈጻጸም አስተዳደር ሂደት ውስጥ አስፈላጊ የሆኑትን የአስተዳደር ደረጃዎች ያብራራል።

1. የአፈጻጸም አስተዳደር ፖሊሲዎችን እና ማዕቀፎችን ማቋቋም

በአስተዳደር ውስጥ የመጀመሪያው እርምጃ ድርጅቱ ግልጽ የሆነ የአፈጻጸም አስተዳደር ፖሊሲ እንዳለው ማረጋገጥ ነው። ይህ ፖሊሲ ለሁሉም ወገኖች፡ ለአስተዳደር፣ ለሰብአዊ ሀብት እና ለሠራተኞች እንደ ማጣቀሻ ሆኖ ያገለግላል። በዚህ ደረጃ አስተዳደር ዓላማዎችን፣ መርሆዎችን፣ የግምገማ ጊዜዎችን፣ የግምገማ ዘዴዎችን፣ የእያንዳንዱን ወገን ሚናዎች እና የግምገማ ውጤቱን ውጤቶች የሚያብራሩ ኦፊሴላዊ ሰነዶችን (ለምሳሌ፣ መመሪያዎች ወይም SOPs) ማዘጋጀትን ያካትታል።

በተጨማሪም፣ ድርጅቶች ለግምገማዎች መሠረት የብቃት ማዕቀፍ እና ቁልፍ የአፈጻጸም አመልካቾች (KPIs) ማዘጋጀት አለባቸው። ይህ ማዕቀፍ በሰነድ የተቀረጸ እና በቀላሉ ተደራሽ መሆን አለበት፣ ይህም የተለያዩ ትርጓሜዎችን የመቀነስ አደጋን ይቀንሳል። በሚገባ የተመዘገበ ፖሊሲ ከሌለ የግምገማ ሂደቱ ተጨባጭ እና ለማጤን አስቸጋሪ ሊሆን ይችላል።

2. የአፈጻጸም እቅድ፡ ኢላማዎችን እና አመልካቾችን ማዘጋጀት

እቅድ ማውጣት የአፈጻጸም አስተዳደር መሠረት ነው። በአስተዳደራዊ መልኩ ድርጅቶች ለእያንዳንዱ የሥራ ቦታ የአፈጻጸም ግቦችን ለመመዝገብ የሚያስችል ቅጽ ወይም ዲጂታል ሥርዓት መዘርጋት አለባቸው። በዚህ ደረጃ፣ የበላይ ኃላፊዎችና ሠራተኞች ከድርጅቱ ስትራቴጂ ጋር በሚጣጣሙ ግቦች ላይ ይስማማሉ።

የአስተዳደር ተግባራት የሚከተሉትን ያካትታሉ፡- በSMART (የተለየ፣ ሊለካ የሚችል፣ ሊሳካ የሚችል፣ ተገቢ እና በጊዜ የተገደበ) መርህ ላይ የተመሰረቱ ግቦችን መጻፍ፣ ለእያንዳንዱ አመላካች ክብደቶችን መመደብ እና የግምገማ ጊዜዎችን (ወርሃዊ፣ ሩብ ዓመት፣ ሴሚስተር ወይም በየዓመቱ) መርሐግብር ማስያዝ። እነዚህ ሁሉ ስምምነቶች መመዝገብ እና መረጋገጥ አለባቸው፣ ለምሳሌ በዲጂታል ፊርማ ወይም በHRIS ማመልከቻ ውስጥ በዲጂታል ፊርማ በኩል።

ጥሩ የግብ ሰነዶች እንደ "የአፈጻጸም ውል" ሆነው ያገለግላሉ፣ ስለዚህ ሰራተኞች የሚጠበቁትን ይረዳሉ፣ እና አስተዳዳሪዎች ለአሰልጣኝነት መመሪያ አላቸው።

3. ወቅታዊ የውሂብ አሰባሰብ እና የአፈጻጸም ቀረጻ

የሚቀጥለው የአስተዳደር እርምጃ ወጥ የሆነ የአፈጻጸም መረጃ መሰብሰብ ነው። ብዙ የግምገማ ሂደቶች የሚሳኩበት ምክንያት መረጃው በወቅቱ በሙሉ ስላልተሰበሰበ፣ ግምገማዎችን በማስታወስ ወይም በቅርብ ጊዜ በተደረጉ ግንዛቤዎች (የቅርብ ጊዜ አድልዎ) ላይ ብቻ በመመስረት ነው። ስለዚህ፣ ድርጅቶች የአፈጻጸም ቀረጻ ዘዴን በእጅ ወይም በስርዓት መመስረት አለባቸው።

የተሰበሰበው መረጃ የስኬት አሃዞችን (ሽያጭ፣ ምርታማነት፣ ጥራት)፣ የፕሮጀክት መዝገቦችን፣ የደንበኛ ሪፖርቶችን፣ የመቅረት ሁኔታዎችን እና በብቃት ላይ የተመሰረተ የስራ ባህሪ ማስረጃዎችን ሊያካትት ይችላል። በአስተዳደራዊ መልኩ፣ ወጥ የሆነ የውሂብ ቅርጸት፣ ግልጽ የውሂብ ምንጮች እና ወጥ የሆነ የምዝገባ ቀናትን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው።

መረጃው አስተማማኝ መሆኑን ለማረጋገጥ የሰው ኃይል ወይም ተዛማጅ ክፍሎች ቀላል ማረጋገጫ ማድረግ አለባቸው፣ ለምሳሌ ሪፖርቶችን ከኦፕሬቲንግ ሲስተሞች ጋር ማዛመድ ወይም የናሙና ኦዲቶችን ማካሄድ።

4. ክትትል እና ስልጠና፡ የሥልጠና ሰነዶች

የአፈጻጸም አስተዳደር የመጨረሻ ግምገማ ብቻ ሳይሆን የአንድ ዓመት የአሰልጣኝነት ሂደትም ጭምር ነው። በአስተዳደራዊ መልኩ፣ እያንዳንዱ የአሰልጣኝነት እንቅስቃሴ፣ የአንድ ለአንድ ስብሰባ ወይም ወቅታዊ ግምገማ መመዝገብ አለበት። እነዚህ የአሰልጣኝነት መዝገቦች የሚከተሉትን ማካተት አለባቸው፡- የተብራሩ ጉዳዮች፣ ወደ ዒላማዎች የሚደረጉ እድገቶች፣ እንቅፋቶች፣ የማሻሻያ ዕቅዶች እና የክትትል ግዴታዎች።

የቀረጻ ስልጠና በሁለት ምክንያቶች አስፈላጊ ነው። በመጀመሪያ፣ ሥራ አስኪያጁ ሠራተኛውን በመደገፍ ረገድ ሚናውን እንደተወጣ የሚያሳይ የተዘገበ መዝገብ ያቀርባል። ሁለተኛ፣ ለበለጠ ተጨባጭ ግምገማዎች መሠረት ይሰጣል እንዲሁም የግምገማ ውጤቶች ሲታወጁ ግጭትን ይከላከላል።

ድርጅቶች በቀላሉ ለመከታተል እና እንዳይጠፉ ለመከላከል የስልጠና ደቂቃዎች አብነቶችን ወይም በHRIS ውስጥ ያለውን "የአፈጻጸም ማስታወሻዎች" ባህሪን መጠቀም ይችላሉ።

5. የአፈጻጸም ግምገማ፡ የሰነዶች አተገባበር እና የተሟላነት

በግምገማው ደረጃ፣ አስተዳደር የበለጠ ወሳኝ ይሆናል፣ ምክንያቱም የመጨረሻውን ውጤት እና በሙያ እና በካሳ ላይ የሚያሳድረውን ተጽዕኖ መወሰንን ያካትታል። መሞላት ያለባቸው ሰነዶች የግምገማ ቅጹን፣ የKPI ስኬት ማስረጃን፣ የባህሪ/ብቃት መዝገቦችን እና ከሚመለከታቸው አካላት (ለምሳሌ፣ የስራ ባልደረቦች ወይም የውስጥ ደንበኞች 360 ዲግሪ ግምገማ የሚጠቀሙ ከሆነ) ያካትታሉ።

አስተዳደሩ ግምገማዎችን የጊዜ ሰሌዳ ማስያዝ፣ ለገምጋሚዎች ማሳሰቢያዎችን መላክ እና ሁሉም ገምጋሚዎች የግምገማ መመሪያዎቹን እንዲረዱ ማረጋገጥን ያካትታል። የሰው ኃይል ወጥ የሆነ የግምገማ ደረጃዎችን ለማረጋገጥ አጭር መግለጫዎችን ማዘጋጀት ይችላል፣ ይህም እንዴት ደረጃ መስጠት እንደሚቻል፣ ገንቢ አስተያየቶችን መጻፍ እና አድልዎ ማስወገድን ያካትታል።

ሂደቱ በዲጂታል መንገድ የሚከናወን ከሆነ፣ የስርዓት መዳረሻ በተቀላጠፈ ሁኔታ መሄዱን፣ የጊዜ ገደቦች ግልጽ መሆናቸው እና መረጃው ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ መቀመጡን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው።

6. የግምገማ ውጤቶችን ማስተካከል እና ማረጋገጥ

መለኪያ (Calibration) የግምገማ ውጤቶችን በክፍሎች ወይም በአስተዳዳሪዎች መካከል የማወዳደር ሂደት ሲሆን ወጥነትን ለማረጋገጥ ነው። በአስተዳደራዊ መልኩ፣ ይህ ደረጃ የመለኪያ ስብሰባ፣ ቃለ ጉባኤዎች እና በሰነድ የተመዘገበ የመጨረሻ ውሳኔን ያካትታል። ግቡ አስተዳዳሪዎች በጣም ለጋስ ወይም በጣም ጥብቅ በመሆናቸው ምክንያት የሚከሰቱትን የግምገማ አለመመጣጠን መቀነስ ነው።

እዚህ፣ የሰው ኃይል በመረጃ ላይ የተመሰረቱ ውይይቶችን ለማረጋገጥ እንደ አመቻች ሆኖ ያገለግላል። የሚያስፈልጉ ሰነዶች የደረጃ አሰጣጥ ስርጭቶችን ማጠቃለያ፣ ግምገማ የሚያስፈልጋቸው የሰራተኞች ዝርዝር እና የደረጃ አሰጣጥ ለውጦች ምክንያቶችን (ካሉ) ያካትታሉ። የካሊብሬሽን አስተዳደር ለድርጅቱ የደረጃ አሰጣጥ ውሳኔዎች በዘፈቀደ እንደማይደረጉ የሚያሳይ ማስረጃ ይሰጣል።

7. የግብረመልስ አቀራረብ እና የውጤቶች ማረጋገጫ

የመጨረሻዎቹ ውጤቶች ከተስማሙ በኋላ፣ የሚቀጥለው የአስተዳደር እርምጃ ለሠራተኛው በይፋ ግብረመልስ መስጠት ነው። ይህ ብዙውን ጊዜ የሚከናወነው በተቆጣጣሪው እና በሠራተኛው መካከል በሚደረግ የአንድ ለአንድ ስብሰባ ነው። በዚህ ደረጃ የአስተዳደር እርምጃዎች የግብረመልስ ክፍለ ጊዜን መርሐግብር ማስያዝ፣ ቁልፍ የውይይት ነጥቦችን መመዝገብ እና የግምገማ ውጤቶችን ማፅደቅን ያካትታሉ።

የማረጋገጫ ሰነዱ ሠራተኛው የግምገማ ውጤቱን እንደተቀበለ እና እንደተረዳ የሚገልጽ የተፈረመ ቅጽ ወይም ዲጂታል ስምምነት ሊሆን ይችላል (በእርግጥ ከእነሱ ጋር መስማማት ላይኖር ይችላል)። ቅሬታ ካለ ድርጅቱ የማስረከቢያ ቅጽ፣ የጊዜ ገደብ እና የግምገማ ሂደትን ጨምሮ ግልጽ የሆነ የይግባኝ ዘዴ ሊኖረው ይገባል።

8. ክትትል፡ የአፈጻጸም ልማት እና የማሻሻያ ዕቅድ

ጥሩ የአፈጻጸም አስተዳደር ሁልጊዜ ከልማት ዕቅድ ጋር አብሮ ይመጣል። በአስተዳደራዊ ሁኔታ፣ ድርጅቶች መሻሻል የሚያስፈልጋቸውን ብቃቶች፣ የልማት እንቅስቃሴዎችን (ስልጠና፣ አማካሪነት፣ የሥራ ፈረቃ)፣ የጊዜ ገደቦችን እና የስኬት አመልካቾችን የሚያብራራ የግለሰብ ልማት ዕቅድ (IDP) ማዘጋጀት አለባቸው።

ዝቅተኛ ደረጃ ላላቸው ሠራተኞች የአፈጻጸም ማሻሻያ ዕቅድ (PIP) ያስፈልጋል። አስተዳደሩ ጥንቃቄ የተሞላበት መሆን አለበት ምክንያቱም ከፍተኛ የሥልጠና እና የሥራ መዘዞችን ያካትታል። PIP በተለምዶ የማሻሻያ ግቦችን፣ የግምገማ መርሃ ግብርን፣ የኩባንያ ድጋፍን እና የPIP ብቁነትን መስፈርቶች ያካትታል። ይህ ሰነድ ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ መቀመጥ እና ለተፈቀደላቸው ወገኖች ተደራሽ መሆን አለበት።

9. ከሰው ኃይል ውሳኔዎች ጋር ውህደት፡ ካሳ፣ ማስተዋወቂያ እና የተሰጥኦ አስተዳደር

የግምገማ ውጤቶች ብዙውን ጊዜ ለአስፈላጊ ውሳኔዎች መሠረት ይሆናሉ፤ የደመወዝ ጭማሪ፣ ጉርሻዎች፣ ማስተዋወቂያዎች፣ ዝውውሮች እና የካድሬ ልማት ፕሮግራሞችም ጭምር። በአስተዳደራዊ መልኩ የሰው ኃይል የግምገማ ውጤቶችን ማጠቃለያ፣ የተሰጥኦ ማትሪክስ (ለምሳሌ፣ 9-ቦክስ) እና የሚመከሩ እርምጃዎችን ማዘጋጀት አለበት።

ከሚመለከታቸው አካላት የተሰጡ ማፅደቆችን እንዲሁም ጥቅም ላይ የዋሉትን ጉዳዮች መዝግቦ መያዝ አስፈላጊ ነው። ይህ ግልጽነትን ለመጠበቅ እና የፍትሃዊነት አደጋን ለመቀነስ ይረዳል። በተጨማሪም፣ የአፈጻጸም መረጃን ከሌሎች የሰው ኃይል ስርዓቶች ጋር ማዋሃድ ፈጣን፣ በመረጃ ላይ የተመሰረቱ ውሳኔዎችን ያስችላል።

10. ማህደሮች፣ የውሂብ ደህንነት እና የሂደት ግምገማ

የመጨረሻው እርምጃ ማህደር እና ግምገማ ነው። ከዒላማዎች እና ከማሰልጠኛ ማስታወሻዎች እስከ የግምገማ ቅጾች እና የልማት ዕቅዶች ድረስ ያሉ ሁሉም የአፈጻጸም አስተዳደር ሰነዶች በሰነድ ማቆያ ፖሊሲዎች መሠረት መቀመጥ አለባቸው። ሚስጥራዊነትን ለመጠበቅ እና በተለይም የሰራተኛ የግል መረጃዎችን በተመለከተ ተደራሽነት ቁጥጥር ሊደረግበት ይገባል።

ከማህደር በተጨማሪ ድርጅቶች የአፈጻጸም አስተዳደር ሂደቶቻቸውን ውጤታማነት መገምገም አለባቸው፤ KPIዎች ተገቢ መሆናቸውን፣ የጊዜ ሰሌዳዎች ተጨባጭ መሆናቸውን፣ ሰራተኞች ሂደቱን ፍትሃዊ አድርገው ይመለከቱ እንደሆነ፣ እና የግምገማ ውጤቶቹ የአፈጻጸም መሻሻል ላይ ተጽዕኖ እያሳደሩ መሆኑን። ግምገማዎች በዳሰሳ ጥናቶች፣ በውስጥ ውይይቶች ወይም በሂደት ኦዲቶች ሊካሄዱ ይችላሉ፣ ከዚያም ውጤቶቹ ለቀጣዩ ጊዜ SOPsን ለማሻሻል ጥቅም ላይ ይውላሉ።

መዝጊያ

በአፈጻጸም አስተዳደር ውስጥ አስተዳደር የወረቀት ስራ ብቻ ሳይሆን ፍትሃዊ፣ ግልጽ እና ማሻሻያ-ተኮር ሂደት ለመፍጠር መሰረት ነው። ከፖሊሲዎች፣ ከዕቅድ፣ ከመዝገብ፣ ከግምገማ፣ ከልኬት፣ ከአስተያየት፣ ከክትትል እና ከማህደር ጀምሮ በሥርዓት በተቀመጡ የአስተዳደር እርምጃዎች ድርጅቶች ጤናማ የአፈጻጸም ባህል ለመገንባት በተሻለ ሁኔታ ይዘጋጃሉ። በመጨረሻም፣ ጥቅሞቹ ከአፈጻጸም ግምገማ ውጤቶች ባሻገር የሰራተኞች አቅም መጨመር እና የድርጅታዊ ግቦች ዘላቂ ስኬትን ይዘልቃሉ።