Rekeningkunde vir Kontant en Kontantekwivalente
Kontant en kontantekwivalente is die lewensaar van 'n maatskappy se finansies. Byna alle sake-aktiwiteite – van die ontvangs van kliëntebetalings en die betaling van verskaffers tot die betaling van werknemers en die terugbetaling van lenings – verminder kontantbestuur. Omdat dit die mees likiede en maklik misbruikte rekening is, is kontant ook een van die mees gereeld geouditeerde en streng beheerde rekeninge. Hierdie artikel bespreek die definisie van kontant en kontantekwivalente, die komponente daarvan, rekeningkundige behandeling en die interne beheerpraktyke wat noodsaaklik is vir akkurate en betroubare finansiële verslagdoening.
Verstaan Kontant en Kontantekwivalente
Oor die algemeen is kontant kontant en saldo's beskikbaar vir onmiddellike gebruik. Kontant sluit beide kontant byderhand en kontant in die bank in. In die balansstaat word kontant as 'n bedryfsbate aangebied omdat dit te eniger tyd gebruik kan word om die maatskappy se bedrywighede te finansier.
Intussen is kontantekwivalente korttermynbeleggings wat hoogs likied is, maklik in kontant omgeskakel kan word in 'n sekere bedrag, en 'n weglaatbare risiko van waardeskommeling het. In wese is kontantekwivalente "amper dieselfde" as kontant omdat hulle vinnig en veilig gelikwideer kan word.
Onder baie rekeningkundige standaarde het kontantekwivalente tipies baie kort looptye, tipies drie maande of minder vanaf die verkrygingsdatum. Hierdie looptyd is belangrik vir die instrument om werklik hoë likiditeit en lae risiko te weerspieël.
Kontantkomponente
Kontant in die praktyk kan verskeie vorme aanneem:
1. Kontant: banknote en muntstukke wat in 'n kleinkas of kluis gehou word.
2. Bankrekeningsaldo: tjek- of spaarrekening wat te eniger tyd onttrek kan word.
3. Tjeks en giro-rekeninge wat ontvang is en onmiddellik gewissel kan word (indien daar geen probleme is nie).
4. Kleinkas: fondse wat opsy gesit word vir klein roetine-uitgawes, byvoorbeeld plaaslike vervoerkoste, vergaderingskoste of die aankoop van skryfbehoeftes.
Dit is egter belangrik om daarop te let dat nie alle fondse in 'n bank outomaties as kontant geklassifiseer word nie. Beperkte kontantsaldo's – soos trustfondse, waarborgfondse of fondse wat slegs vir spesifieke doeleindes gebruik mag word – moet dikwels afsonderlik aangebied of voldoende in die notas tot die finansiële state openbaar gemaak word, afhangende van die aard van die beperkings.
Kontant-ekwivalente komponente
Kontantekwivalente sluit gewoonlik hoogs likiede, lae-risiko instrumente in, soos:
– Baie korttermyn deposito's (bv. 1 maand of 3 maande) wat sonder beduidende boetes inbetaal kan word.
– Geldmarksekuriteite wat op kort termyn verval en lae kredietrisiko het.
– Ander geldmarkinstrumente wat vinnig teen 'n byna sekere waarde in kontant omgeskakel kan word.
Instrumente soos gewone aandele word nie as kontantekwivalente beskou nie, omdat hul waarde fluktueer. Langtermyn-effekte is ook nie kontantekwivalente nie, omdat hulle verskillende risiko's van waardeskommelings en likiditeit het.
Erkenning en Meting
In rekeningkunde word kontant en kontantekwivalente erken wanneer 'n maatskappy beheer oor die kontant of kontantekwivalente instrumente verkry. Metings gebruik gewoonlik nominale waarde vir kontant en 'n drabedrag wat die billike waarde vir kontantekwivalente benader. Omdat kontantekwivalente van korte duur is en lae risiko dra, is die verskil in waarde gewoonlik onbeduidend.
Krities vir verslagdoening is om die korrekte bateklassifikasie te verseker: of 'n instrument as kontant, kontantekwivalente, korttermynbeleggings of ander bates geklassifiseer word. Verkeerde klassifikasie kan 'n maatskappy se likiditeits- en finansiële gesondheidsanalise beïnvloed.
Kontanttransaksie-opname
Daaglikse kontanttransaksies word deur 'n debiet- en kredietmeganisme aangeteken. 'n Eenvoudige voorbeeld:
– Kontantontvangste uit kontantverkope
Debiet: Kontant
Krediet: Verkope
– Kontantontvangste uit die vereffening van kliëntevorderings
Debiet: Kontant
Krediet: Debiteure
– Betaling aan verskaffers
Debiet: Rekeninge betaalbaar
Krediet: Kontant
– Betaling van bedryfsuitgawes (bv. elektrisiteit, huur)
Debiet: Uitgawes (Elektrisiteit/Huur)
Krediet: Kontant
In die praktyk gebruik maatskappye gewoonlik kasboeke of kontant-/bankmodules in rekeningkundige stelsels om transaksies chronologies aan te teken, vergesel van voldoende transaksiebewyse (fakture, kwitansies, bewys van oordrag).
Kleinkasstelsel: Voorskot en Wisselvallig
Kleinkas word gewoonlik deur twee metodes bestuur:
1. Voorskotstelsel
In hierdie stelsel word die kleinkassaldo teen 'n vaste bedrag gehou. Kleinkasuitgawes word aangeteken met behulp van uitbetalingsstrokies, en wanneer fondse min raak, word die kleinkas aangevul tot die bedrag van die uitbetalingsstrokie.
Rekeningkundige inskrywings word gewoonlik gemaak wanneer aanvulling plaasvind:
Debiet: Verwante uitgawes (vervoer, skryfbehoeftes, ens.)
Krediet: Kontant/Bank
2. Fluktuerende stelsel
Kleinkasuitgawes word onmiddellik na voorkoms aangeteken, wat toelaat dat die kleinkasrekeningsaldo kan wissel na gelang van transaksies. Hierdie stelsel word minder algemeen gebruik omdat dit moeiliker is om te beheer.
Die voorskotstelsel word dikwels as beter vir beheer beskou omdat dit versoening tussen fisiese kontant en bewys van uitgawes vergemaklik.
Bankversoening
Een van die belangrikste prosedures in kontantrekeningkunde is bankversoening, wat behels dat die kontantsaldo volgens die maatskappy se rekords met die saldo volgens die bankstaat ooreenstem. Versoening is nodig weens tydsverskille en transaksies wat nie deur enige party aangeteken is nie, soos:
– Deposito's in transito: is deur die maatskappy aangeteken, het nog nie die bank binnegegaan nie.
– Uitstaande tjeks: is deur die maatskappy as betalings aangeteken, nog nie gewissel nie.
– Bankadministrasiefooie: by die bank aangeteken, nog nie deur die maatskappy aangeteken nie.
– Bankrente: rente-inkomste wat in die bank aangeteken is, maar nog nie deur die maatskappy aangeteken is nie.
– Teruggekaatste tjek of verwerpte tjek: die bank verwerp die uitbetaling, die maatskappy moet die vorderings aanpas.
– Aantekeningfoute deur die maatskappy of bank.
Die resultate van die versoening lewer gewoonlik aanpassingsjoernale op, byvoorbeeld vir bankadministrasiefooie of rente-inkomste wat pas uit die bankstaat ontdek is.
Aanbieding in Finansiële State
In die staat van finansiële posisie word kontant en kontantekwivalente as 'n enkele item, "Kontant en Kontantekwivalente", aangebied. In die notas tot die finansiële state maak maatskappye dikwels die volgende bekend:
– Rekeningkundige beleide rakende die definisie van kontantekwivalente.
– Besonderhede van kontant- en kontantekwivalente komponente.
– Beperkte kontant, indien enige.
– Relevante likiditeitsrisiko's en kontantbestuur.
Kontant en kontantekwivalente is ook nou verwant aan die kontantvloeistaat. Trouens, die definisie van kontant en kontantekwivalente wat op die balansstaat gebruik word, moet ooreenstem met die definisie wat gebruik word in die voorbereiding van die kontantvloeistaat. Veranderinge in kontant en kontantekwivalente gedurende die tydperk moet verduidelik word deur middel van bedryfs-, beleggings- en finansieringskontantvloei.
Interne Beheer oor Kontant
Omdat kontant die kwesbaarste vir bedrog is, moet maatskappye sterk interne beheermaatreëls implementeer, insluitend:
1. Skeiding van pligte: die persoon wat kontant ontvang, moet verskil van die persoon wat transaksies aanteken en verskil van die persoon wat bankversoening doen.
2. Gelaagde magtiging: betalings van 'n sekere bedrag moet deur 'n gemagtigde amptenaar goedgekeur word.
3. Volledige dokumentasie: elke kwitansie/uitgawe moet deur geldige bewyse ondersteun word.
4. Daaglikse deposito's: kontant wat ontvang word, moet onmiddellik in die bank gedeponeer word om risiko te verminder.
5. Fisiese toegangsbeperkings: kluise, kleinkas, banktokens en oordragmagtigings word streng bewaak.
6. Roetineversoening: bankversoening word periodiek gedoen (ideaal gesproke maandeliks of meer gereeld).
7. Interne oudits en verrassingskontroles: ewekansige kleinkasinspeksies is effektief om misbruik te voorkom.
Sluiting
Rekeningkunde vir kontant en kontantekwivalente is meer as net die optekening van kontantinvloei en -uitvloei. Dit omvat behoorlike klassifikasie, gedissiplineerde rekordhouding, akkurate bankversoenings, deursigtige aanbieding en voldoende interne beheermaatreëls. Met behoorlike kontantbestuur kan maatskappye likiditeit handhaaf, die risiko van bedrog verminder en die betroubaarheid van finansiële verslagdoening verbeter. Uiteindelik dien die kwaliteit van kontant- en kontantekwivalentinligting as 'n kritieke fondament vir bestuur-, belegger- en krediteurbesluitneming.
